ICBF - Circular 0002 de 2018

Gov.co Gobierno de Colombia Derecho del Bienestar Familiar Buscar en la compilación   Logo ICBF Inicio Compilación normativa interna Compilación normativa externa Compilación normativa funcionamiento Índice temático de asuntos misionales Restablecimiento de derechos Jurisprudencia Doctrina Menú principal Inicio Compilación normativa interna Compilación normativa externa Compilación normativa funcionamiento Índice temático de asuntos misionales Restablecimiento de derechos Jurisprudencia Doctrina Novedades Búsqueda avanzada

Usted está en: 

Inicio Documento

Usted está en: 

Inicio Documento Circular 2 de 2018 ICBF Ocultar anotaciones   Buscar  Índice

CIRCULAR No. 0002 DE 2018

(Febrero 8) <Fuente: Archivo interno entidad emisora>

INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR

PARA: XXXX XXX XXXX

ASUNTO: DIRECTRICES PARA LA EJECUCIÓN PRESUPUESTAL 2018

Los resultados obtenidos desde finales del 2014 a la fecha sobre los niveles de ejecución de compromisos y obligaciones tanto en sede nacional como en las regionales han sido satisfactorios. La ejecución registrada en 2017 no tiene precedentes superando los mejores registros de su historia gracias al compromiso de los gerentes de recurso, en la sede nacional y en las direcciones regionales, sobre las metas trazadas y a la implementación de un modelo de seguimiento intensivo y detallado. Para el 2018, el reto es mantener estos niveles de ejecución y seguir mejorando en la administración de los recursos públicos. En ese sentido, la Dirección General en coordinación con las Direcciones Financiera,

Planeación y Control de Gestión, Abastecimiento y la Oficina de Gestión Regional, emite las siguientes directrices que buscan la ejecución del 100% de los recursos para la presente vigencia con un enfoque de eficiencia y eficacia, que deben ser aplicadas por los Directores, Jefes de Oficina de la Sede Nacional y los Directores Regionales. Metas de Ejecución Presupuestal de la Vigencia 2018: --Con la programación realizada en el Sistema de información PACCO, de la apropiación asignada a cada gerente de recurso y regional, con corte a 9 febrero, se realizará la proyección de las metas mes a mes acumuladas de los recursos programables (indicadores de compromiso y de obligaciones). --Al igual que para los recursos destinados a la adquisición de bienes y servicios, los Gerentes de Recurso y los Directores Regionales serán los responsables de definir y orientar la programación y ejecución de los recursos que no se ejecutan mediante un proceso contractual; para ello deben realizar el registro de esta información en el módulo denominado PACCO EXTENDIDO, adecuado dentro del sistema de información PACCO. Las proyecciones mensualizadas de: Qué, Cuánto y Cuándo se comprometerán y obligarán los recursos asignados para la presente vigencia, deben quedar registradas en el citado módulo antes del próximo 15 de febrero. --Para lo anterior, las Direcciones de Planeación y Control de Gestión, Financiera y Abastecimiento conjuntamente realizarán videoconferencias para explicar el proceso de registro de la programación de estos recursos. Previo a esto, se enviará el manual de programación PACCO EXTENDIDO para orientar el registro correcto de la información. --La programación realizada de los compromisos y las obligaciones presupuestales deberá alcanzar en el mes de

agosto de 2018 como mínimo el 70% de la apropiación asignada (debido a la contratación realizada con Vigencias futuras), y en el mes de diciembre la programación deberá alcanzar el 100% de la apropiación. --Para realizar mejor seguimiento a la programación y ejecución presupuestal, además de la descripción del objeto del gasto, el registro presupuestal debe incluir el número de consecutivo generado por el sistema PACCO. --Para los recursos que no estén comprometidos a 31 de agosto y que no cuenten con un plan de contratación definido, cumpliendo con el principio de anualidad, los gerentes de recurso deberán solicitar los traslados a los demás rubros del proyecto de Inversión, sean misionales o de apoyo, para disponer de éstos en otros gastos elegibles que permitan ejecutar los recursos en el último cuatrimestre o informar a la Dirección de Planeación y Control de Gestión para que se tomen las medidas correspondientes. --Con la programación registrada en el Sistema de información PACCO, se definirán las metas de compromisos y obligaciones mensualizadas para el año 2018. --En el Comité de seguimiento de ejecución presupuestal de febrero de 2018 se comunicarán a los Gerentes de Recursos, Directores en la Sede Nacional, la proyección de metas de ejecución presupuestal resultado de la programación realizada por las diferentes regionales y gerentes de recurso. En videoconferencia en el mes de marzo con las Direcciones Regionales se realizará la explicación de la estructuración de las metas de ejecución de compromisos y obligaciones y se comunicaran las metas mensualizadas 2018 para cada una de las regionales.

Con estas metas se evaluarán los indicadores A2-PA-1-01, A2-PA102, A2-PA1-03 y A2-PA1-04 del tablero de control publicado en el SIMEI. También, con la meta definida de obligaciones se definirán las metas de PAC. Programación del Plan Anual de Adquisiciones – PAA: --Los Gerentes de Recursos deben planear y mantener actualizado el PAA; se realizarán cortes el primer y tercer viernes de cada mes para publicar las actualizaciones al PAA en SECOP. Las publicaciones adicionales a las fechas aquí establecidas deben ser justificadas por el Gerente de Recurso responsable de la ejecución, al momento de hacer la solicitud. No se podrá iniciar ningún proceso contractual sin estar previamente registrado en la última versión de PAA que se publique. Control de Certificados de Disponibilidad Presupuestal - CDP's: --Para la expedición de CDP's que ampare un proceso contractual debe adjuntarse la certificación de PACCO. --Cada CDP's deberá amparar un Único Registro Presupuestal. El analista de presupuesto que tenga a su cargo el Registro Presupuestal deberá, luego de hacer el registro, liberar los saldos del CDP's, salvo que el área responsable advierta que el CDP está amparando otro proceso contractual. --Se debe realizar un seguimiento y control del uso de CDP's por tiempo de expedición y edades. Los CDP's que tengan fecha de creación mayor a 90 días y saldos sin comprometer, deberán ser liberados, salvo los CDP's que amparan gastos de personal, servicios públicos, sentencias, laudos arbitrales y conciliaciones, y viáticos.

Cronograma de Traslados Presupuestales 2018: --Teniendo en cuenta que durante la Vigencia 2017, la expedición de resoluciones de modificación presupuestal disminuyó considerablemente con respecto al año 2016, es necesario definir el cronograma de traslados presupuestales para la vigencia 2018, haciendo claridad, que del mismo modo que se dispuso en la Circular No. 009 del 5 de mayo de 2017, para este año solo se expedirá una resolución de modificaciones presupuestales por semana, lo que conlleva a que las fechas máximas en las cuales se deben entregar las solicitudes de traslados en el Grupo de Presupuesto de la Dirección Financiera para el año 2018 quedarán así:

MES MODIFICACIÓN PRESUPUESTAL

CREDITOS A REGIONALES CONTRACREDITOS A REGIONALES Y MOVIMIENTOS AL

CREDITOS AL NIVEL NACIONAL INTERIOR DE LA REGIONAL Enero 19 26 26

Febrero 2, 9 16 Y 20 23 23 Marzo 2, 9 16 Y 20 23 23 Abril 6, 13 Y 20 25 25 Mayo 4, 11 Y 18 28 28 Junio 8, 15 Y 20 26 26 Julio 6, 13 Y 19 26 26 Agosto 3, 10 Y 17 28 28 Septiembre 7, 17 Y 21 25 25 Octubre 5, 12 Y 19 26 26 Noviembre 2, 9 Y 16 27 27 Diciembre Según se determine en la Gula de Cierre 2018 y Apertura de Vigencia 2019 El Acto Administrativo correspondiente será tramitado a partir del día hábil siguiente a la fecha límite de recibo

de las solicitudes de traslado radicadas en el Grupo de Presupuesto de la Dirección Financiera y en el caso de las entregadas luego del último plazo de cada mes, se tramitarán el primer día hábil del mes siguiente. Partiendo de lo anterior, se hace necesario resaltar los aspectos claves a tener en cuenta para el trámite de las Resoluciones de Modificación presupuestal detallados a continuación: --Es pertinente que las distintas áreas de la Sede de la Dirección General y las Regionales del ICBF cumplan con los plazos y parámetros establecidos en el procedimiento vigente: “P11.DE Procedimiento de Modificaciones Presupuestales y de Metas Sociales y Financieras” (Anexo 1), el cual define el trámite de traslados presupuestales. --El profesional encargado en el área de la Sede de la Dirección General de tramitar las solicitudes de traslado presupuestal, deberá adelantar las gestiones necesarias a que haya lugar con las regionales que serán contracreditadas con la modificación presupuestal que se va realizar, a fin de que la apropiación que será trasladada no vaya a ser utilizada por la regional bajo ningún motivo. --Las solicitudes de traslado presupuestal radicadas en el Grupo de Presupuesto deberán cumplir con todos los requisitos establecidos para su trámite, como lo son: i) contar con la apropiación disponible igual o mayor a la que se pretende trasladar y ii) que los documentos cuenten con las aprobaciones necesarias tanto en físico como en el Nuevo Modelo Financiero - NMF. Si la solicitud no cumple con alguno de los requisitos será devuelta a través del NMF y en físico los documentos y deberá empezar el tramite como una nueva solicitud.

--Para cualquier solicitud de traslado que sea radicada en el Grupo de Presupuesto de la Dirección Financiera, de la que el Área responsable requiera su trámite por fuera del cronograma establecido, se deberá adelantar la autorización ante la Dirección Financiera, en donde el Director del Área argumente la necesidad del traslado presupuestal y esta deberá estar acompañada por el correo electrónico respectivo, en el cual se le informe al Coordinador Financiero de la Regional involucrada, que se le realizará la adición de apropiación extemporánea, a fin de que la regional se encuentre al tanto de los tramites a surgir. --El Grupo de Presupuesto recibirá las solicitudes de traslado presupuestal durante todo el mes dentro de los horarios establecidos para la jornada laboral habitual y les dará tramite conforme a lo estipulado en la presente circular. --Como quiera que la Sede Nacional se asimila a una Regional y la misma es calificada con los diferentes componentes de gestión como indicadores y ejecución presupuestal, se hace necesario que los recursos presupuestales que no se vayan a distribuir a las Regionales y Sede Nacional, se dejen como soporte presupuestal en el Nivel Nacional, es decir en la Unidad Ejecutora del SIIF Nación. Lo anterior busca mejorar la planeación en la ejecución de los recursos asignados a las Regionales y Sede Nacional, optimizar los procesos y garantizar que al final de la vigencia 2018 la totalidad del presupuesto del ICBF se encuentre comprometido y obligado.

Vigencias Futuras: Se tramitarán las solicitudes de autorización para comprometer vigencias futuras ordinarias que cumplan con los

requisitos y que sean radicadas por el área que lo requiera ante la Dirección de Planeación y Control de Gestión después del 7 de agosto de 2018.

Vigencias Expiradas: De acuerdo con lo establecido en el artículo 58 Ley 1873 del 20 de diciembre de 2017 (Ley de Presupuesto 2018), las vigencias expiradas se pueden pagar a través del rubro presupuestal correspondiente de acuerdo con el detalle del anexo del decreto de liquidación, salvo cuando se requiera un traslado presupuestal entre un proyecto existente y el proyecto que generó el pasivo, caso en el cual se deba adelantar los tramites de traslado a través del SUIFP, con la aprobación de las instancias correspondientes, la validación del Consejo Directivo y la aprobación del Director General de Presupuesto del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

Rezago Presupuestal 2017

1. Reservas Presupuestales: Todas las reservas presupuestales trasladadas, deberán ser pagadas o liberadas a más tardar el día 01 de abril de 2018, salvo en los casos en los cuales se esté adelantando un proceso jurídico y/o contractual o exista una orden de no pago emitida por una instancia competente. La reserva presupuestal conservará el saldo por obligar hasta tanto se levante el impedimento ó haya un fallo que determine el mandato de pagar, adelantando las gestiones a que haya lugar para la depuración de dichos saldos, conforme a lo que establezcan las actas de liquidación y/o actos administrativos correspondientes. Para esta fecha, las Regionales deberán tener plenamente identificado a que corresponde cada uno de los saldos existentes, en cada uno de los compromisos de Reserva Presupuestal, a

fin de dar a conocer el detalle de su estado a la fecha, tramites a realizar o inconvenientes jurídicos o contractuales justifiquen la permanencia de dichos saldos entre tanto no se resuelva su situación jurídica y/o contractual. --Es importante que desde las Coordinaciones Financieras Regionales se adelanten las gestiones correspondientes tendientes a la ejecución oportuna de los saldos de la Reserva Presupuestal en coordinación con las áreas jurídicas y de contratación, a fin de contar a tiempo con las actas de liquidación y/o los actos administrativos necesarios para la cancelación de dichas reservas, buscando que estos saldos no fenezcan al final de la vigencia, si no que se logre su cancelación mediante las actas correspondientes.

2. Cuentas Por Pagar: --Todas las cuentas por pagar deberán ser pagadas antes del 1 de marzo de 2018, previa verificación de los requisitos legales.

Cumplimiento de PAC: La evaluación del PAC de recursos propios y nación, se realiza con los indicadores de gestión PA 50 y PA 51, publicados en el SIMEI. Para alcanzar una óptima ejecución del PAC, se debe tener en cuenta por parte del gerente de recurso en Sede y Regionales los siguientes lineamientos: --Enviar oportunamente la solicitud de PAC teniendo en cuenta las fechas del cronograma establecido por la Dirección Financiera - Grupo de Tesorería. Es fundamental el control y articulación por parte del Coordinador Financiero, Pagador, enlaces financieros del Nivel Regional y enlaces financieros del Nivel Nacional, en hacer seguimiento permanente sobre la forma de pago de los compromisos adquiridos por las áreas a su cargo y así programar el PAC respectivo.

--En el momento de realizar la programación de PAC se debe tener en cuenta las inejecuciones que han tenido los contratos, con el fin de solicitar los recursos que realmente se requieren. --Dar a conocer oportunamente teniendo en cuenta las fechas establecidas por el grupo de tesorería los respectivos saldos de PAC que no se ejecutarán y de esta manera poderlos reasignar a las diferentes áreas y/o regionales que lo requieran. --Al finalizar el mes no debe quedar PAC gestionado (órdenes de pago y obligaciones), ya que éste no se tendrá en cuenta como PAC ejecutado. --Los reintegros de recursos que se realicen a favor del Instituto, tanto de recursos propios como de recursos nación, en cumplimiento del desarrollo del objeto de los contratos celebrados, es responsabilidad de los supervisores informar a los Grupos Financieros del Nivel Regional, y a su vez éstos al Grupo de Tesorería, los valores consignados identificando el concepto y datos del tercero, dentro del mismo mes del reintegro. --Para conocimiento y fines pertinentes, la Dirección Financiera - Grupo de Tesorería publicará en el Link: \\icbf.gov.co\fs_dfin\GRUPO TESORERIA\Eiecucion_PAC un reporte de la ejecución del PAC por posición de gasto y áreas.

Ejecución Presupuestal: La Resolución No. 3480 del 22 de abril de 2016 creó el Comité de Seguimiento a la Ejecución Presupuestal del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar el cual tiene como objeto direccionar y decidir sobre los procedimientos que se deben seguir para lograr la ejecución del 100% del presupuesto asignado para cada vigencia fiscal y realizar el seguimiento al uso de vigencias futuras autorizadas, en cumplimiento de las normas

que regulan la materia. El comité sesiona mínimo una vez al mes y dentro de sus funciones se encuentra realizar seguimiento exhaustivo y con el mayor detalle de la ejecución presupuestal. De otra parte, desde el Grupo de Presupuesto de la Dirección Financiera se adelantará un seguimiento exhaustivo a la ejecución presupuestal de cada una de las Regionales haciendo énfasis especial en los saldos de apropiación recurrentes y en los indicadores propuestos para compromisos y obligaciones, reportando mes a mes los correspondientes informes de ejecución para cada Regional, con el comportamiento presupuestal detallado y las observaciones respectivas a que haya lugar, a las que cada Regional deberá responder puntualmente una vez recibido el informe. Así mismo se remitirán a las Áreas de la Sede de la Dirección General los informes mensuales de seguimiento a la ejecución y saldos de apropiación recurrentes. Módulo de Análisis Seguimiento Presupuestal - ASP: Gracias a los resultados positivos obtenidos durante el 2017 con el Módulo ASP, para el 2018 continuaremos con la ardua labor del análisis y seguimiento a los saldos en la ejecución presupuestal del ICBF a través del módulo de Análisis y Seguimiento Presupuestal, para lo cual se tiene previsto comenzar con los informes a partir del mes de febrero en el cual se realizará seguimiento a los saldos del mes de enero. Por ende, invitamos a los distintos enlaces de las Áreas de la Sede Nacional, así como las de las distintas Regionales a estar pendientes de las directrices formuladas para comenzar con el seguimiento y a ponerse en contacto con el Grupo de Presupuesto de la Dirección Financiera para aclarar cualquier duda al respecto. Finalmente, todas estas medidas buscan aunar esfuerzos para mejorar la ejecución presupuestal de la entidad y

poder cumplir con los objetivos propuestos de finalizar la vigencia 2018 con el 100% de los recursos apropiados comprometidos y obligados sin constituir reservas presupuestales. Cordialmente, KAREN ABUDINEN ABUCHAIBE Directora General Ir al inicio Derecho del Bienestar Familiar La publicación "Derecho del Bienestar Familiar" ”, es responsabilidad de Avance Jurídico Casa Editorial S.A.S, de acuerdo con el contrato No. 01017062023.

ISBN : 978-958-98873-3-2

Créditos y reserva de derechos de autor ICBF - DRA © 2023

Última actualización: Control de versiones logo logo co

Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF) Dirección Sede de la Dirección General: Av. Carrera 68 # 64C - 75 Bogotá, Colombia.

Código Postal: 111061

NIT: 899999.239-2

Horario de Atención: Lunes a viernes de 8:00 a.m. a 5:00 p.m.

Consultar Entidades del Sector de la Inclusión Social y Reconciliación.

@ICBFCOLOMBIA

ICBFCOLOMBIAOFICIAL

ICBFCOLOMBIA

ICBFINSTITUCIONALICBF

Contacto

Teléfono Conmutador: +57 601 437 76 30, Disponible lunes a viernes de 8:00 a.m. a 5:00 p.m.

Línea gratuita nacional ICBF: 01 8000 91 80 80, Disponible lunes a viernes 8:00 am a 5:00 pm.

Línea 141: Línea gratuita nacional para protección, emergencia y orientación. Disponible las 24 horas.

Linea Anticorrupción : 01 8000 91 80 80, opción 4.

Correo Atención al Ciudadano: atencionalciudadano@icbf.gov.co Correo Notificaciones Judiciales ICBF: Notificaciones.Judiciales@icbf.gov.co Política de Seguridad y Privacidad de la Información, Seguridad Digital y Continuidad de la Operación Consultar también: Políticas del Sistema Integrado de Gestión ICBF Política de Privacidad y Condiciones de Uso

Política de Tratamiento de Datos Personales Política Editorial y de Actualización de Contenidos Web × Contraste Contraste Reducir Reducir letra Aumentar Aumentar letra Restaurar Retornar valores Ir arriba Ir arriba Ir abajo Ir abajo