ICBF - Circular 0002 de 2019

Gov.co Gobierno de Colombia Derecho del Bienestar Familiar Buscar en la compilación   Logo ICBF Inicio Compilación normativa interna Compilación normativa externa Compilación normativa funcionamiento Índice temático de asuntos misionales Restablecimiento de derechos Jurisprudencia Doctrina Menú principal Inicio Compilación normativa interna Compilación normativa externa Compilación normativa funcionamiento Índice temático de asuntos misionales Restablecimiento de derechos Jurisprudencia Doctrina Novedades Búsqueda avanzada

Usted está en: 

Inicio Documento

Usted está en: 

Inicio Documento Circular 2 de 2019 ICBF Ocultar anotaciones   Buscar  Índice CIRCULAR 2 DE 2019 (febrero 1) <Fuente: Archivo interno entidad emisora> INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR PARA: SUBDIRECTORA GENERAL; SECRETARIO GENERAL; DIRECTORES SEDE DE LA DIRECCIÓN GENERAL; JEFES DE OFICINA SEDE DE LA DIRECCIÓN

GENERAL; DIRECTORES REGIONALES; COORDINADORES FINANCIELOS

REGIONALES

ASUNTO: RECOMENDACIONES GENERALES PARA EL SEGUIMIENTO A LA

EJECUCIÓN PRESUPUESTAL.

Con el fin de hacer un seguimiento riguroso a la planeación y ejecución de los recursos asignados a las Direcciones Regionales y a la Sede de la Dirección General del ICBF, desde la Dirección General y en coordinación con las Direcciones Financiera, Planeación y Control de Gestión, Abastecimiento y la Oficina de

Gestión Regional, se dictan las recomendaciones generales para la ejecución presupuestal de la vigencia 2019. Teniendo en cuenta el enfoque de eficiencia y eficacia que deben ser aplicados por los Directores y Jefes de Oficina de la Sede de la Dirección General, Directores y Coordinadores Financieros Regionales; con los cuales se pretende lograr un cumplimiento del 100% en las metas de obligaciones y compromisos presupuéstales para el 2019.

1. Metas de Ejecución Presupuestal de la Vigencia 2019: Con la programación realizada en el Sistema de información de Plan de Compras Contratación - PACCO de la apropiación asignada por cada Gerente de Recurso de la Dirección General y las Direcciones Regionales, se efectuará la estructuración de las metas de compromisos y obligaciones de los recursos contratables y no contratables de cada mes acumulados. Es decir, se establecerá una meta de recursos contratables y otra meta para recursos no contratables. Al mes de septiembre los recursos comprometidos de los rubros contratables deberán alcanzar el 100% de la apropiación vigente.

En el segundo Comité de Seguimiento a la Ejecución Presupuestal del mes de febrero de 2019, se comunicará la proyección de metas de ejecución presupuestal que resulte de la programación elaborada por las diferentes regionales y Gerentes de Recursos. Igualmente, a través de una videoconferencia en el mes de febrero se comunicará la programación realizada por las Direcciones Regionales. Con estas metas se evaluarán los indicadores A2-PA-1-01, A2-PA1-02, A2-PA1-03 y A2-PA104 del tablero de

control publicado en el Sistema Integral de Monitoreo y Evaluación Institucional -SIMEI.

2. Programación del Plan Anual de Adquisiciones - PAA: Los Gerentes de Recursos deberán mantener actualizado el PAA, puesto que se realizarán cortes el primer y tercer miércoles de cada mes para publicar las actualizaciones en el Sistema Electrónico de Contratación Pública -SECOP. Las publicaciones adicionales a las fechas aquí establecidas deben ser justificadas por el Gerente de Recurso al Director de Abastecimiento al momento de realizar la solicitud, dado que se entienden cómo extraordinarias y deben contar con aval previo.

Nota. Se entiende como actualización al PAA cuando se realicen ajustes en los cronogramas de adquisiciones, valores, modalidad de selección, origen de los recursos, inclusión de nuevas obras, bienes y/o servicios, exclusión de obras, bienes y/o servicios, o modificación del presupuesto anual de adquisiciones. No se podrá iniciar ningún proceso contractual sin estar previamente registrado en la última versión de PAA que se publique.

3. Cronograma de Traslados Presupuéstales 2019

Con el propósito de optimizar los tiempos y alcances de la gestión operativa que conllevan las resoluciones de modificaciones presupuéstales, durante la vigencia 2019 continuaremos con la política de expedición de una resolución por semana, lo que implica definir el cronograma de traslados presupuéstales fijando fechas máximas en las que se deben entregar las “solicitudes de traslados” al Grupo de Presupuesto de la Dirección FinancieraGPDF. Para el año 2019 el cronograma es el siguiente: El acto administrativo que corresponda será tramitado por el Grupo de Presupuestó de la Dirección financieraGPDF, a partir del día hábil siguiente a la fecha límite de recibo de las solicitudes de traslado radicadas. Para el caso de las solicitudes entregadas al GPDF luego del último plazo de cada mes, se tramitará el primer día hábil del mes siguiente. Partiendo de lo anterior, se hace necesario resaltar los principales aspectos a tener en cuenta para el trámite de las resoluciones de modificación presupuestal: - Es pertinente que las distintas áreas de la Sede de la Dirección General y las Direcciones Regionales del ICBF cumplan los plazos y parámetros establecidos en los procedimientos vigentes: “P11.DE Procedimiento de Modificaciones Presupuéstales y de Metas Sociales y Financieras, y P3.GF Ejecución y Control de Presupuesto”, en los cuales se enmarcan los trámites de traslados presupuéstales. - Es responsabilidad del enlace financiero de la Dirección General tramitar las solicitudes de traslado presupuestal; garantizar que los recursos a contracreditar estén disponibles y libres de afectación en la Dirección Regional o unidad ejecutora (nivel nacional) según sea el caso; y terminar el registro de la resolución en SIIF Nación. Esto es, se deben generar los controles necesarios para que la Dirección Regional o área de la Sede de la Dirección General no utilice la apropiación que será objeto del traslado. - Las solicitudes de traslado presupuestal radicadas en el GPDF deberán cumplir con todos los requisitos establecidos para su trámite: -- Contar con la apropiación disponible igual o mayor a la que se pretende trasladar, -- Que los documentos cuenten con las aprobaciones y firmas necesarias,

-- Que hayan sido aprobadas en el Nuevo Modelo Financiero - NMF. Si la solicitud no cumple con alguno de los requisitos será devuelta de inmediato a través del aplicativo Nuevo Modelo Financiero NMF, y en físico serán devueltos los documentos, por lo que se deberá empezar una nueva solicitud. - Para cualquier solicitud de traslado que se requiera por fuera del cronograma establecido, el director del área responsable deberá solicitar la autorización mediante correo electrónico, elevado ante el Director Financiero y con copia al coordinador del GPDF, en donde argumente y justifique la necesidad del traslado presupuestal. Dicha solicitud debe estar acompañada por el correo electrónico de la Regional con el cual el (los) Coordinador(es) Financiero(s) de las Direcciones Regionales involucrada avalen y acepten el traslado de recursos de manera extemporánea, con el fin que la Dirección Regional adelante las gestiones a las que haya lugar para la utilización de los mismos. Es de aclarar que sin la totalidad de los requisitos expuestos no se podrá dar trámite a las solicitudes por fuera de los tiempos antes señalados. - El GPDF recibirá las solicitudes de traslado presupuestal durante todo el mes, dentro de los horarios establecidos para la jornada laboral habitual. Dando trámite conforme a lo estipulado en la presente circular. - En caso de ser necesario, por razones de fuerza mayor o caso fortuito, en los cuales se requiera realizar un trámite de esta naturaleza fuera de los horarios normales laborales y del cronograma establecido, esta situación deberá ser puesta en conocimiento del Director Financiero y el coordinador del Grupo de Presupuesto de la Dirección Financiera, con el fin que se adelanten las gestiones a las que haya lugar.

• La Sede de la Dirección General en el contexto presupuestal se asimila a una Dirección Regional, y la misma es calificada con los componentes de gestión, como indicadores y análisis a su ejecución presupuestal, por lo tanto, se hace necesario que los recursos presupuéstales que no se van a distribuir a las Direcciones Regionales y Sede de la Dirección General, así como los que van a ser devueltos desde la Direcciones Regionales, se dejen como soporte presupuestal en el Nivel Nacional, es decir, en la Unidad Ejecutora del SIIF Nación.

Lo anterior busca mejorar la planeación de la ejecución de los recursos asignados a las Direcciones Regionales y a la Sede de la Dirección General, optimizar los procesos y garantizar, que al final de la vigencia 2019, la totalidad del presupuesto del ICBF se encuentre comprometido.

4. Recomendaciones generales para tener en cuenta en la Nueva Estrategia de Seguimiento a la Ejecución

Presupuestal. Con el propósito de mejorar los índices de ejecución presupuestal obtenidos en las vigencias anteriores, se plantean las siguientes recomendaciones para alcanzar el objetivo de aprovechar al máximo los recursos distribuidos a nivel nacional para la presente vigencia, y los que fueron trasladados como rezago presupuestal de la vigencia anterior. a. SEGUIMIENTO PRESUPUESTAL - PRESENTE VIGENCIA. - Seguimiento a la apropiación disponible, saldos de Certificado de Disponibilidad Presupuestal - CDP, saldos de Registro Presupuestal - RP y programación del rezago de la siguiente vigencia. Con base en la información extraída de Sistema Integrado de Información Financiera -SIIF Nación, el primer día hábil de cada mes y una vez cargada la información en el Nuevo Modelo Financiero - NMF al módulo de

Análisis y Seguimiento Presupuestal - ASP, las Direcciones Regionales realizarán el seguimiento mensual de los siguientes saldos, en los cuatro primeros días hábiles de cada mes: - Apropiación disponible: por rubro y recurso presupuestal. - Saldos de CDP: por cada CDP. - Saldos de RP: por cada registro presupuestal. - Rezago de la vigencia siguiente: se proyecta el rezago que posiblemente quede al cierre de la vigencia actual. El módulo presenta los CDP, RP y la apropiación por rubro y recurso presupuestal. Para el 2019 se continuará con el análisis y seguimiento de los saldos en la ejecución presupuestal del ICBF a través del módulo de Análisis y Seguimiento Presupuestal ASP - NMF, tal como lo establece el procedimiento P38.GF “Procedimiento Seguimiento a la Ejecución Presupuestal Modulo ASP”, cuyo uso es de carácter obligatorio para las Direcciones Regionales y las áreas de la Sede de la Dirección General. Se tiene previsto comenzar a partir del mes de abril con los informes del mes en el que se realizará seguimiento a los saldos de marzo. Por ende, se invita a los distintos enlaces de la Sede de la Dirección General, así como las de las distintas Direcciones Regionales a brindar especial atención a las directrices formuladas para comenzar con el seguimiento, y así mismo, a ponerse en contacto con el GPDF para aclarar cualquier duda al respecto. La información registrada en las actas generadas a través del módulo ASP - NMF serán insumo válido para que los gerentes de recursos de la Dirección General soliciten al GPDF los respectivos contracréditos de aquellos

saldos de apropiación cuyo concepto se encuentre como “valor a liberar” o “sin análisis” en las Direcciones Regionales y en la Sede de la Dirección General. - Seguimiento obligaciones Se realizará un comparativo del plan de pagos de cada contrato que se encuentre programado en el sistema PACCO y los pagos reflejados en el SIIF Nación de forma mensual. Se establecerá un Pareto de los contratos con mayor desviación entre el valor programado a pagar y el valor registrado en la obligación generada por SIIF mensualmente, para las 33 Direcciones Regionales y la Sede de la Dirección General, con el propósito de determinar las acciones encaminadas a mejorar el indicador de obligaciones - Seguimiento a las liberaciones de compromisos Para los contratos de los proyectos de Primera Infancia y Protección en los que se identifiquen importantes desviaciones, producto de inejecuciones por bajas coberturas o ahorro de recursos, se solicitará que cada dos meses, a partir del mes de febrero, se lleve a cabo el proceso de liberación presupuestal de los contratos que se encuentren en estas condiciones. Para adelantar este proceso se deberá diligenciar y firmar el formato F3.G1.F “Formato Liberación saldos registros presupuéstales compromiso”, que la Dirección Financiera dispuso para tal fin. El analista de presupuesto regional o del Grupo Financiero Sede Dirección General - GFSDG, una vez recibido el formato, realizará la reducción del RP y del CDP que lo ampara, con el fin de obtener la liberación efectiva de los recursos. El proceso de modificación contractual se debe adelantar y finalizar con cortes a los meses de junio y septiembre, acumulando las liberaciones presupuéstales realizadas previamente con el formato.

La liberación realizada con el formato implica la actualización en los aplicativos del Sistema de Información Misional - SIM y PACCO.

b. SEGUIMIENTO PRESUPUESTAL - REZAGO PRESUPUESTAL 2018.

Con base en la Información extraída de SIIF Nación, el primer día hábil de cada mes y cargada en el Nuevo Modelo Financiero al módulo de Análisis y Seguimiento Presupuestal, las Direcciones Regionales realizarán el seguimiento mensual del rezago presupuestal al cierre de la vigencia 2018. El módulo presenta los saldos de las cuentas por pagar y las reservas presupuéstales, en los cuales se debe registrar el valor a ejecutar y el valor a liberar. Al igual que para el análisis de la vigencia 2019, el uso de este módulo es de carácter obligatorio tanto para las Direcciones Regionales como para las áreas de la Sede de la Dirección General A partir del quinto día hábil de cada mes, el aplicativo proporcionará el insumo necesario para presentar la información ante los Comités Regionales y de Seguimiento a la Ejecución Presupuestal en la Dirección General, al igual que para las videoconferencias con las Regionales. Se recomienda que los saldos del rezago presupuestal que sean trasladados queden, en lo posible, pagados o liberados en el transcurso del primer semestre de 2019. Ello implica adelantar las labores a las que haya lugar para la depuración de dichos saldos, conforme lo establezcan las actas de liquidación y/o los actos administrativos correspondientes. Se deberán tener plenamente identificados y justificados los saldos del rezago, a fin de dar a conocer el detalle de su estado, qué trámites se deben realizar, qué inconvenientes jurídicos o contractuales pueden presentarse y la

justificación de la permanencia de dichos saldos. Es importante que desde las Coordinaciones Financieras Regionales se gestionen las acciones tendientes a la ejecución oportuna de los saldos del rezago presupuestal, en coordinación con las áreas jurídicas y de contratación. Con el propósito de contar a tiempo y de manera prioritaria, con las actas de liquidación y/o los actos administrativos para la cancelación de dicho rezago, buscando que los saldos no fenezcan al final de la vigencia, sino que se logre su cancelación. Los saldos de rezago presupuestal que fenezcan al 31 de diciembre de 2019, podrían representar un pasivo exigible de vigencia expirada, con el perjuicio y la responsabilidad a la que haya lugar, además, por el impacto que tiene sobre el presupuesto de la vigencia en la cual se reconozca el pago. Finalmente, se reitera la necesidad de que las Direcciones Regionales del ICBF cumplan con los plazos y parámetros establecidos en el procedimiento vigente “P5.GF Procedimiento Constitución Ejecución y Seguimiento De Reservas Presupuéstales y Cuentas por Pagar”.

5. Recomendaciones Certificados de Disponibilidad Presupuestal - CDP Cada CDP deberá amparar un único proceso contractual o acto administrativo y un único Registro Presupuestal.

El analista de presupuesto que tenga a su cargo el RP, deberá, luego de hacer el registro, liberar el saldo del CDP que le dio vida al compromiso. Se exceptúan de hacer un registro presupuestal por CDP aquellos actos administrativos que por su naturaleza justifican la expedición de más de un registro presupuestal, por ejemplo,

nómina, servicios públicos, viáticos, caja menor, entre otros. Para la expedición de CDP, cuando se solicita para amparar un proceso contractual, se deberá verificar que esté debidamente programado y publicado en el Plan Anual de Adquisiciones, salvo los procesos de selección financiados con vigencias futuras y cuyo borrador de pliego podrá publicarse sin la expedición de CDP previo, según lo estipulado en el artículo 6o de la Ley 1882 del 15 de enero de 2018. También se debe realizar análisis, seguimiento y control del uso de CDP por tiempo de expedición y movimientos. Aquellos CDP que tengan fecha de creación mayor a 90 días y saldos sin comprometer, deberán ser liberados, salvo aquellos CDP que estén amparando procesos de selección, gastos de personal, servicios públicos, gravamen a los movimientos financieros, sentencias y conciliaciones o impuestos y viáticos.

6. Comités de seguimiento a la ejecución presupuestal En cumplimiento de la Resolución 3480 de 2016 mediante la cual se crea el Comité de Seguimiento a la Ejecución Presupuestal, que se adelanta en la sede de la Dirección General, sus sesiones se llevan a cabo dos veces al mes con coordinación de la Dirección de Planeación y Control de Gestión, presidida por la Dirección Financiera y acompañada por la Oficina de gestión Regional, se mantendrá este ciclo.

La primera sesión se adelantará entre el quinto y el sexto día hábil de cada mes, y estará destinada al seguimiento a la apropiación disponible, saldos de CDP, RP y las alertas de cumplimiento de los compromisos efectuados al cierre del mes, frente a la programación de compromisos proyectada para el mismo mes en el sistema PACCO.

La segunda sesión se adelantará en la tercera semana del mes, allí se abordará el seguimiento a las obligaciones y liberaciones de los contratos misionales, principalmente en los proyectos de Primera Infancia y Protección. Previo al primer Comité de Seguimiento a la Ejecución Presupuestal de cada mes, los enlaces financieros de las áreas y Gerentes de Recurso adelantaran el análisis de las actas generadas por cada Dirección Regional en el módulo ASP, para presentar ante el Comité las recomendaciones que consideren pertinentes para la toma de decisiones. Así mismo, para la segunda sesión del mes, se presentarán los resultados del análisis de cumplimiento del plan de pagos de los contratos más representativos en cada Dirección Regional y, de igual manera, el análisis del cumplimiento de la programación realizada en el sistema PACCO, explicando las dificultades encontradas en la contratación y en el plan de pagos. Lo anterior con el fin de presentar ante el comité los contratos que tengan probabilidad de ser de liberados conforme a lo dispuesto en el literal (a) del numeral 4.

7. Rol de los colaboradores que cargan la información en el sistema PACCO La fuente de información que permitirá hacerle seguimiento al cumplimiento del flujo de pagos de los contratos misionales será PACCO. El éxito de la estrategia depende de la calidad de la información que sea cargada en el sistema, esto es, no sólo la información del flujo de pagos proyectado para cada contrato, sino las modificaciones que sobre dicho flujo se vayan dando en el proceso de ejecución de dichos contratos. Por lo tanto, cargar inicialmente la información de forma adecuada, y luego, mantener el sistema actualizado, es la clave para que los reportes que se generen mensualmente desde PACCO determinen los contratos que presenten inejecuciones.

Por lo anterior, es fundamental el concurso de los Coordinadores de los Grupos de Planeación de las Direcciones Regionales o quien haga sus veces, así como de los colaboradores de apoyo PACCO. La Dirección de Abastecimiento de la Sede de la Dirección General llevará a cabo un seguimiento minucioso de la información de cada contrato en el sistema, para que efectivamente corresponda con la realidad, y así velar porque el flujo de obligaciones reales de cada contrato proveniente del SIIF Nación esté actualizado diariamente.

8. Videoconferencias.

La Subdirección de Programación en coordinación con la Dirección Financiera realizarán videoconferencias cada dos meses con las Direcciones Regionales, en las cuales se mostrará un ranking de cumplimiento sobre las metas de compromisos, obligaciones, reservas presupuéstales y cuentas por pagar; y se evaluará el proceso de liberación realizado por las Direcciones Regionales.

9. Cronograma del pago de honorarios de contratistas de prestación servicios Teniendo en cuenta las modificaciones realizadas al Decreto 780 de 2016 por el Decreto 1273 de 2018, concerniente al pago del mes vencido de los aportes a la seguridad social, el proceso de radicación de cuentas de cobro, liquidaciones y pagos de honorarios a los contratistas de prestación de servicio cambiará para ajustarse a dicha disposición. En el anexo 1 se presentan las fechas establecidas para el cumplimiento de las actividades relacionadas con este proceso. Vale la pena resaltar que la Dirección Financiera y la Dirección de Información y Tecnología están preparando los ajustes necesarios, tanto en los sistemas como en los procedimientos, para dar cumplimiento a lo estipulado en el Decreto 1273 de 2018. Una vez este proceso esté terminado, se dará a

conocer oportunamente a todos los interesados. Teniendo en cuenta lo anterior, es importante precisar que las cuentas de cobro deben ser radicadas en Pagaduría de acuerdo con el cronograma anexo, para su respectiva revisión y liquidación. Las cuentas deben ser obligadas a partir del primer día hábil del mes siguiente, para ello se debe disponer del PAC correspondiente para que sea posible realizar los abonos al beneficiario final dos días después de haber registrado la obligación. Por ejemplo, las cuentas radicadas y liquidadas a finales de enero del 2019 pueden ser obligadas solo a partir del primer día hábil de febrero del mismo año, situación que se aplica para el resto del año de acuerdo con el cronograma anexo. Finalmente, es importante recordar que cumplir el objetivo de ejecución de la totalidad del presupuesto asignado al ICBF es un compromiso de todos. Cordialmente, AURA LUCIA LLOREDA MERA Directora del Sistema Nacional de Bienestar Familiar Encargada de las Funciones de Directora General Ir al inicio Derecho del Bienestar Familiar La publicación "Derecho del Bienestar Familiar" ”, es responsabilidad de Avance Jurídico Casa Editorial S.A.S, de acuerdo con el contrato No. 01017062023.

ISBN : 978-958-98873-3-2

Créditos y reserva de derechos de autor ICBF - DRA © 2023

Última actualización: Control de versiones logo logo co

Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF) Dirección Sede de la Dirección General: Av. Carrera 68 # 64C - 75 Bogotá, Colombia.

Código Postal: 111061

NIT: 899999.239-2

Horario de Atención: Lunes a viernes de 8:00 a.m. a 5:00 p.m.

Consultar Entidades del Sector de la Inclusión Social y Reconciliación.

@ICBFCOLOMBIA

ICBFCOLOMBIAOFICIAL

ICBFCOLOMBIA

ICBFINSTITUCIONALICBF

Contacto

Teléfono Conmutador: +57 601 437 76 30, Disponible lunes a viernes de 8:00 a.m. a 5:00 p.m.

Línea gratuita nacional ICBF: 01 8000 91 80 80, Disponible lunes a viernes 8:00 am a 5:00 pm.

Línea 141: Línea gratuita nacional para protección, emergencia y orientación. Disponible las 24 horas.

Linea Anticorrupción : 01 8000 91 80 80, opción 4.

Correo Atención al Ciudadano: atencionalciudadano@icbf.gov.co Correo Notificaciones Judiciales ICBF: Notificaciones.Judiciales@icbf.gov.co Política de Seguridad y Privacidad de la Información, Seguridad Digital y Continuidad de la Operación Consultar también: Políticas del Sistema Integrado de Gestión ICBF Política de Privacidad y Condiciones de Uso

Política de Tratamiento de Datos Personales Política Editorial y de Actualización de Contenidos Web × Contraste Contraste Reducir Reducir letra Aumentar Aumentar letra Restaurar Retornar valores Ir arriba Ir arriba Ir abajo Ir abajo