ICBF - Circular 0004 de 2013

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Inicio Documento Circular 4 de 2013 ICBF Ocultar anotaciones   Buscar  Índice CIRCULAR 4 DE 2013 (octubre 15) <Fuente: Archivo interno entidad emisora>

INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR - ICBF

PARA: DIRECTORES, SUBDIRECTORES, JEFES DE OFICINA Y COORDINADORES DE

GRUPO DE LA DIRECCIÓN GENERAL, DIRECTORES REGIONALES,

COORDINADORES ADMINISTRATIVOS Y/O FINANCIEROS, SUPERVISORES E

INTERVENTORES

ASUNTO: GUÍA DE CIERRE FINANCIERO 2013 Y APERTURA 2014

Con el propósito de finalizar el cierre de la vigencia 2013 y apertura 2014 con oportunidad y eficiencia, la Secretaría General en coordinación con la Dirección Financiera y sus grupos han optimizado el documento “Guía de Cierre Financiero 2013 y Apertura 2014” con el fin de presentar de una manera sucinta las actividades

y fechas que requieren estricto cumplimiento y detallan las acciones con cada una de las áreas de las Direcciones Regionales y de la Dirección General, a fin de que permita el cumplimiento de los requisitos de Ley y los reglamentos sobre la materia de una manera más fácil y segura, en la cual incorporaron las observaciones que presentaron las áreas de la consulta del borrador de la guía previamente remitido. La Guía se encuentra compuesta de dos (2) documentos así: -- Cronograma de la Guía de Cierre Financiero 2013 y Apertura 2014: Indica las principales actividades que se deben realizar, el plazo máximo para adelantarlas, quiénes son los responsables, y el detalle de cómo se lleva a cabo cada labor. La herramienta fue diseñada para permitir que su consulta sea sencilla y eficiente. Adicionalmente indica en qué parte del instructivo de cierre se encuentra el detalle del procedimiento general. -- Guía de Cierre Financiero 2013 y Apertura 2014: Está conformado por seis capítulos:

I. Guía de Cierre: Explica la forma como deben desarrollarse cada uno de los aspectos contenidos dentro del cronograma para el cierre de la vigencia 2013, detallando el procedimiento que se debe realizar en cada una de las actividades que configuran el proceso financiero de cierre 2013.

II. Guía de Apertura: Explica la forma cómo deben desarrollarse cada uno de los aspectos contenidos dentro del cronograma para la apertura de la vigencia 2014, detallando el procedimiento que se debe realizar en cada una de las actividades que configuran el proceso financiero de apertura 2014.

III. Tip's: fueron elaborados con el fin de resaltar los aspectos más relevantes de cada área involucrada en el proceso financiero del Instituto y facilitar su seguimiento y cumplimiento, lo cual no implica que las demás

actividades no deben realizarse.

IV. Formatos: Relaciona los formatos que se deben utilizar para realizar un proceso determinado, tales como “Liberación de saldos” y “Certificación para la Constitución de Reservas Presupuéstales Excepcionales".

V. Glosario: Define los términos utilizados en la guía, para hacer al usuario más comprensible la lectura del documento.

VI. Planeador: Permite al usuario visualizar en forma de calendario las actividades a desarrollarse en los días determinados de cada mes. · Nueva Herramienta de Consulta: Esta herramienta está diseñada para que el usuario ubique de manera rápida la información en la Guía de Cierre Financiero 2013 y Apertura 2014. La consulta puede ser realizada mediante tres

opciones: Temas, Tabla de Contenido o Mapa Conceptual. Las fechas y plazos establecidos que se encuentran estipulados en el “Cronograma de la Guía de Cierre Financiero 2013 y Apertura 2014”, deben darse a conocer al público en general en cada uno de los Grupos Financieros. Es necesario precisar que éstas son un referente de obligatorio cumplimiento; sin embargo en caso de presentarse situaciones que ameriten excepciones a los plazos y condiciones deberá aprobarse por parte del Director responsable de los recursos en el Nivel Nacional y la Secretaría General, para lo correspondiente a los Gastos de Funcionamiento y de Apoyo o la Subdirectora General para lo correspondiente a los Gastos Misionales, cuyo trámite queda sujeto a la posibilidad operativa de las áreas financieras y en especial de los horarios establecidos en el Sistema SIIF NACION. Los documentos Guía de Cierre Financiero 2013 y Apertura 2014, se publicarán en Intranet, cuya dirección se

dará a conocer oportunamente. Es necesario tener en cuenta que para la aprobación de vacaciones y turnos de fin e inicio de año de los servidores públicos de las Direcciones Financiera, Contratación, Administrativa, Gestión Humana, Oficina Asesora Jurídica, Supervisores de Contratos y en general las personas que intervienen en el cierre fiscal del año 2013 y apertura del año 2014, se debe tener en cuenta garantizar el cumplimiento del 100% de las actividades asignadas de forma tal que su ausencia no sea obstáculo para culminar adecuada y oportunamente el proceso. Así mismo con el fin de facilitar la dinámica del cierre y apertura es necesario que cada área nombre un interlocutor para la coordinación de las diferentes actividades con las áreas Financieras, para lo cual agradezco remitir a cada Coordinador Financiero el nombre del funcionario delegado a más tardar el día lunes 21 de octubre de 2013 Del compromiso y cumplimiento de cada uno de nosotros dependerá el éxito del cierre 2013 y apertura 2014. Cordialmente, ADRIANA MARIA GONZALEZ MAXCYCLAK Subdirectora encargada de las funciones de Directora General Ir al inicio Derecho del Bienestar Familiar La publicación "Derecho del Bienestar Familiar" ”, es responsabilidad de Avance Jurídico Casa Editorial S.A.S, de acuerdo con el contrato No. 01017062023.

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