ICBF - Circular 0004 de 2014

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Inicio Documento Circular 4 de 2014 ICBF Ocultar anotaciones   Buscar  Índice CIRCULAR 4 DE 2014 (octubre 22) <Fuente: Archivo interno entidad emisora>

INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR – ICBF

PARA: DIRECTORES, SUBDIRECTORES, JEFES DE OFICINA Y DIRECTORES

REGIONALES.

ASUNTO: INSTRUCCIONES PARA DAR RESPUESTA A REQUERIMIENTOS Y

PETICIONES DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA.

De manera atenta y con el fin de garantizar que los requerimientos y peticiones realizados por la Contraloría General de la República, sean atendidos con oportunidad, pertinencia y certeza, se imparten las siguientes instrucciones respecto del procedimiento que se debe llevar a cabo desde su recepción hasta la radicación de las

respuestas: Requerimientos y Peticiones de la Contraloría General de la República 1) El Grupo de Gestión Documental de la Dirección Administrativa en la Sede de la Dirección General o quien haga sus veces en las Regionales, radicará, escaneará y remitirá por correo electrónico los requerimientos o peticiones de manera inmediata a la Oficina de Control Interno de Gestión - OCI, la cual se encargará de direccionarlos a los Dueños de Proceso y/o Direcciones Regionales competentes dependiendo del asunto objeto del requerimiento o petición. En todos los casos la OCI remitirá copia para su conocimiento a la Dirección General, la Subdirección General y la Secretaria General. 2) Una vez el requerimiento es direccionado, la Oficina de Control Interno de Gestión - OCI, será la encargada de hacer seguimiento a las respuestas, vigilar el cumplimiento de los términos legales y la pertinencia y oportunidad de la información a remitir. 3) Los Dueños de Proceso y/o Direcciones Regionales competentes, deberán de manera inmediata, revisar el requerimiento, y establecer la debida comunicación, con el fin de apoyar, coordinar y articular la respectiva respuesta institucional, aportando los soportes pertinentes. 4) El dueño de proceso y/o Regional definido por la Oficina de Control Interno de Gestión - OCI deberá consolidar y remitirle el proyecto de respuesta, para su revisión, control de legalidad y remisión oportuna al Ente de Control. 5) La información que se remita a la Oficina de Control Interno de Gestión - OCI debe estar certificada por el Director o Jefe de Oficina competente y cumplir con criterios de certeza y oportunidad respecto de la materia del

requerimiento. 6) La respuesta a los requerimientos que sean remitidos a la Dirección General del ICBF por el Despacho del Contralor (a) General, deberán ser suscritos por el Director o Directora General del ICBF, todas las demás respuestas a los requerimientos, recibidos de la Vicecontraloría, las Contralorías Delegadas, las Gerencias Departamentales, los Responsables de temas objeto de Auditoria, los Lideres de Equipos Auditores, entre otros, deberán ser suscritas y/o remitidas a la Jefatura de la Oficina de Control Interno de Gestión, (para el posterior envió al Ente de Control) por el o los respectivos dueños de proceso y/o Directores Regionales y se tramitaran de preferencia por correo electrónico (en atención a la Política Publica de Cero Papel en el Estado Colombiano) a menos que se indique o exija respuesta en medio físico. 7) De todas las respuestas que se remitan a la Contraloría General de la República, por parte de la Oficina de Control Interno de Gestión - OCI, se remitirá para conocimiento, copia por correo electrónico a la Alta Dirección, es decir, Dirección General, Subdirección General, Secretaria General y además, a los dueños de proceso y/o Direcciones Regionales competentes. Cordial saludo, CRISTINA PLAZAS MICHELSEN Directora General Ir al inicio Derecho del Bienestar Familiar La publicación "Derecho del Bienestar Familiar" ”, es responsabilidad de Avance Jurídico Casa Editorial S.A.S, de acuerdo con el contrato No. 01017062023.

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