ICBF - Circular 0004 de 2015

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Inicio Documento Circular 4 de 2015 ICBF Ocultar anotaciones   Buscar  Índice CIRCULAR 4 DE 2015 (abril 8) <Fuente: Archivo interno entidad emisora>

INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR – ICBF

PARA: DIRECTORES, SUBDIRECTORES, JEFES DE OFICINA, COORDINADORES DE

GRUPO SEDE DE LA DIRECCIÓN GENERAL, DIRECTORES REGIONALES y

COORDINADORES CENTROS ZONALES.

ASUNTO: RENDICION DE LA CUENTA Y PRESENTACIÓN DE INFORMES EN EL SISTEMA DE RENDICIÓN ELECTRÓNICA DE LA CUENTA E INFORMES - “SIRECI” A LA

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA.

En aras de garantizar que la Entidad cumpla en términos de oportunidad, calidad, confiabilidad y pertinencia con el reporte de la información que se debe rendir a la Contraloría General de la República para la presentación de

la Rendición de Cuenta e Informes “SIRECI”, esta Dirección General imparte directrices, previa las siguientes consideraciones: La Resolución Orgánica No. 7350 de 2013, modificó la Resolución Orgánica No. 6289 de 2011 de la Contraloría General de la República - CGR, por la cual se establece el “Sistema de Rendición Electrónica de la Cuenta e Informes (SIRECI), que deben utilizar los sujetos de control fiscal para la presentación de la Rendición de Cuenta e Informes a la Contraloría General de la República”. Mediante la Resolución Orgánica No. 1 de 2014, la Contraloría General de la República reglamentó el Capítulo III del Título I de la Ley 42 de 1993 sobre la contabilidad presupuestaria, registro de la deuda, certificaciones auditaje e informes, y las atribuciones conferidas por la Ley 617 de 2000 y la Ley 1530 de 2012. El Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, como parte de las entidades de la rama ejecutiva del orden nacional, que administra y maneja fondos, bienes y recursos públicos de la Nación, se encuentra sometido a la vigilancia y control fiscal de la Contraloría General de la República, por disposición constitucional y legal, lo cual implica la obligatoriedad de reportar los resultados de la gestión realizada, en los términos establecidos por el ente de control para las siguientes modalidades determinadas: - Cuenta Anual Consolidada: “Es la información que deben presentar las entidades y particulares sujetos de control del orden nacional sobre la administración, manejo y rendimiento de fondos, bienes o recursos públicos, por una vigencia fiscal determinada".

• Informe de la Gestión Contractual: “Es la información que deben presentar las entidades y particulares sujetos de control del orden nacional sobre los procesos contractuales realizados con recursos públicos". - Plan de Mejoramiento: "Es la Información que contiene el conjunto de las acciones correctivas y/o preventivas que debe adelantar un sujeto de control fiscal en un período determinado, para dar cumplimiento a la obligación de subsanar y corregir las causas administrativas que dieron origen a los hallazgos identificados por la Contraloría General de la República, como resultado del ejercicio del proceso auditor”. - Informe de personal y costos; "Información de cada uno de los conceptos incluidos en el formulario de personal de planta y formulario de personal por contrato (en forma directa o a través de persona jurídica), así como su costo”.

El período para la rendición de los informes antes mencionados será: - La modalidad de Cuenta Anual Consolidada, corresponde al período de una vigencia fiscal, comprendida entre el 1 de enero y el 31 de diciembre del respectivo año. - La modalidad de Informe de la Gestión Contractual, cubre los siguientes períodos trimestrales: enero 1 a marzo 31; abril 1 a junio 30; julio 1 a septiembre 30 y 1 de octubre a diciembre 31 del respectivo año. - La modalidad del Plan de Mejoramiento en cuanto a la suscripción, cubre el período que adopte el sujeto de control o entidad territorial para su ejecución, con base en los resultados del proceso de vigilancia y control que lo haya establecido. - Respecto a los avances del plan de mejoramiento, su periodicidad es semestral con corte a junio 30 y diciembre 31 del respectivo año.

• La modalidad informe de personal y costos, corresponde al periodo de una vigencia fiscal, comprendida entre el 1 de enero y el 31 de diciembre del respectivo año.

La fecha establecida para la rendición, está considerada en el SIRECI, para cada sujeto de control fiscal, de conformidad con las modalidades de rendición así: - Cuenta Anual Consolidada: Cada sujeto de control tendrá una fecha límite para su rendición, la cual estará ubicada en el rango previsto desde el último día hábil del mes de febrero y el cuarto (4) día hábil del mes de marzo. - Informe de la Gestión Contractual: Cada sujeto de control tendrá una fecha límite para su rendición, la cual estará ubicada entre el undécimo (11) y el quinceavo (15) día hábil del mes inmediatamente siguiente del trimestre a rendir. - Planes de Mejoramiento: La rendición de la suscripción de los planes de mejoramiento se debe realizar dentro del término que se establezca en el informe de la actuación de control, por parte de la dependencia competente de la Contraloría General de la República. El término empezara a regir para cada sujeto de control, a partir de la fecha efectiva del recibo del informe. La Dependencia competente de la Contraloría General de la República validara que el sujeto de control fiscal haya presentado el plan de mejoramiento dentro del término previsto por la misma, a partir del recibo del informe. · Informe de Personal y Costos: Para efectos de las Estadísticas Fiscales del Estado, las entidades de los niveles nacional y territorial, en sus sectores central y descentralizado, deberán remitir este informe anualmente a la Contraloría Delegada para Economía y Finanzas Públicas, a más tardar el 28 de febrero del siguiente año.

El Director General deberá realizar la correspondiente rendición a la Contraloría General de la República, a través del Sistema de Rendición Electrónica de Cuenta e Informes - SIRECI, para lo cual contará con el apoyo y participación de todos los Directores, Subdirectores, Jefes de Oficina, Coordinadores de Grupo de la Sede de la Dirección General y los Directores Regionales. Dicha información se constituye en plena prueba para cualquier proceso que adelante la Contraloría General de la República, por lo que los documentos soportes reposarán en las correspondientes dependencias a disposición del Ente de Control, quien podrá solicitarlos, examinarlos, evaluarlos o consultarlos en cualquier tiempo dentro del ejercicio de los procesos auditores. Para el Ente de Control, se entenderá por no rendida la información, cuando no se realice a través del SIRECI, por lo cual es fundamental el compromiso de todos los responsables directos de la información en el ámbito nacional y regional para el cumplimiento de los procedimientos y términos establecidos. La no presentación de la rendición o los informes previstos o la presentación extemporánea o incompleta, son causales para efecto de la imposición de sanciones, de conformidad con lo establecido en la Ley 42 de 1993, en particular, las previstas en los artículos 100 y 101 y en la 'Resolución Orgánica No. 5554 de marzo 11 de [1] [2] 2004, modificada por la Resolución 6541 de 2012, o la norma que esté vigente en materia de causales y sanciones por incumplimiento en materia de la rendición de cuentas e informes. Los responsables fiscales podrán solicitar prórrogas para la rendición de cuenta e informes en cualquiera de sus

modalidades a través del SIRECI, debidamente motivada en circunstancias de fuerza mayor o caso fortuito, con anterioridad no inferior a cinco (5) días hábiles antes de la fecha de su vencimiento. Por todo lo anterior, cada una de las áreas del ICBF responsables del reporte de la información procederá de la siguiente manera:

1. Designar un responsable directo para el registro de la información en el aplicativo Storm User establecido por el ente de control (SIRECI), informando a la Oficina de Control Interno con el fin de apropiarlo del usuario y la contraseña de acceso, en caso de no contar con dicha información.

2. Tener instalado el modulo Storm User en el equipo del responsable directo del diligenciamiento de la información.

3. Los responsables del reporte de la información en la sede de la Dirección General serán los encargados tanto de solicitar el diligenciamiento de los formularios por parte de las Regionales, así como de consolidar y validar los datos registrados, y deberán adjuntar los soportes y anexos correspondientes, cuando aplique.

4. La transmisión de la información a través del aplicativo SIRECI de la Contraloría, se hará mediante el usuario y contraseña entregado para tal fin al Representante Legal de la Entidad y según la modalidad estará a cargo de

las siguientes dependencias: - Cuenta Anual Consolidada: Oficina de Control Interno. - Informe de la Gestión Contractual: Dirección de Contratación.

• Plan de Mejoramiento: Oficina de Control Interno.
• Informe de Personal y Costos Oficina de Control Interno.

5. A continuación se relacionan los formularios por modalidad:

RELACIÓN DE FORMULARIOS CUENTA ANUAL CONSOLIDADA

IDENTIFICACIÓN FORMULARIO CONTENIDO RESPONSABLE(S)

ORIGEN DE INGRESOS F1 Estado de Ingresos Dirección Financiera. F1.1 correspondiente a toda la vigencia Coordinación Grupo de a reportar. Presupuesto. COMPOSICIÓN PATRIMONIAL F25.1 Relación de la composición Dirección Financiera. PÚBLICA Y PRIVADA patrimonial pública y privada. Coordinación Grupo de Contabilidad TRANSFERENCIAS F25.2 Relación de las transferencias Dirección Financiera. PRESUPUESTADAS POR presupuestas por recibir en la Coordinación Grupo de RECIBIR EN LA VIGENCIA vigencia actual. Presupuesto. ACTUAL CIERRE PRESUPUESTAL F33 Informe de la ejecución Dirección Financiera. presupuestal de los programas de Coordinación Grupo de inversión establecidos por la ley Presupuesto. para la vigencia a reportar. PLAN ANUAL DE COMPRAS F2 Plan de compras y su ejecución Dirección de APROBADO correspondiente a la vigencia a Abastecimiento reportar. PROCESOS JUDICIALES F9 Informe sobre Procesos Judiciales Jefe Oficina Asesora que lleva la Entidad a favor o en Jurídica. contra, correspondiente a toda la Coordinación Grupo de vigencia a reportar. Representación Judicial. PLANES DE ACCION Y F4 Plan de acción y ejecución del Dirección de Planeación EJECUCION DEL PLAN Plan Estratégico correspondiente y Control de Gestión. ESTRATEGICO a toda la vigencia a reportar. Subdirección de Evaluación. INDICADORES DE GESTION F6 Indicadores de gestión Dirección de Planeación correspondiente a toda la vigencia y Control de Gestión. a reportar. Subdirección de Evaluación. COMPROMISOS F8.1 Informes sobre compromisos Dirección de Planeación

PRESUPUESTALES DE LA presupuestales para actividades y Control de Gestión. VIGENCIA PARA ambientales, proyectos o Subdirección de ACTIVIDADES actividades que han solicitado Mejoramiento AMBIENTALES tramite ambiental, política de Organizacional. gestión ambiental, estudios de valoración de costos ambientales correspondiente a la vigencia a reportar.

PROYECTOS O ACTIVIDADES F8.3

QUE HAN SOLICITADO

TRÁMITE AMBIENTAL

POLÍTICA DE GESTIÓN F8.5

AMBIENTAL INSTITUCIONAL

ESTUDIOS DE VALORACIÓN F8.7

DE COSTOS AMBIENTALES INFORMACION OPERATIVA F10 Informe Operativo Dirección de Planeación correspondiente a la vigencia a y Control de Gestión. reportar. Subdirección de Programación. Dirección de Nutrición. PLAN DE INVERSIÓN Y F11 Informe de proyectos que afectan Dirección de Planeación EJECUCIÓN DEL PLAN DE el plan de desarrollo del sector y Control de Gestión. DESAROLLO NACIONAL para la vigencia a reportar. Subdirección de Programación. RECURSOS PARTICIPACIÓN F39 Informe sobre los recursos Dirección de Planeación destinados y las actividades y Control de Gestión. desarrolladas para la participación Subdirección de ciudadana, la prevención y Programación. atención de desastres de la Dirección de Servicios vigencia a reportar. y Atención.

ACTIVIDADES Y F39.1

RESULTADOS DE

PARTICIPACIÓN CIUDADANA

Y PREVENCION

RELACION PROYECTOS F7.1 Informe de los proyectos Jefe Oficina de FINANCIADOS CON BANCA F7.2 financiados con Banca Cooperación y MULTILATERAL Y DE Multilateral y de Cooperación Convenios.

COOPERACION Internacional (Empréstitos, INTERNACIONAL Donación y/o Cooperación), correspondientes a la vigencia a reportar.

RELACION DE ANEXOS RENDICION ANUAL DE LA CUENTA

Identificación Responsable(s)

ESTADOS FINANCIEROS CON SUS RESPECTIVAS DIRECCIÓN FINANCIERA

NOTAS

PLAN ESTRATEGICO DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN Y CONTROL DE

GESTIÓN.

POLÍTICA DE GESTIÓN AMBIENTAL DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN Y CONTROL DE

INSTITUCIONAL GESTIÓN.

SUBDIRECCIÓN DE MEJORAMIENTO

ORGANIZACIONAL

ESTUDIOS DE VALORACIÓN DE COSTOS AMBIENTALES DE LA VIGENCIA

RELACION DE FORMULARIOS INFORME DE LA GESTION CONTRACTUAL

Identificación Formulario Contenido Responsable(s) CONTRATOS REGIDOS POR F5.1 Informe de los contratos Dirección de LEY 80/93, 1150/2007 Y DEMÁS suscritos por la entidad, regidos Contratación DISPOSICIONES por Ley 80/93, 1150/2007 y REGLAMENTARIAS demás disposiciones reglamentarias, así como aquellos que fueron rendidos en periodos anteriores y que tuvieron alguna modificación en su ejecución durante el periodo a reportar CONTRATOS QUE SE RIGEN F5.2 Informe de los contratos Dirección de POR DERECHO PRIVADO suscritos por la entidad que se Contratación rigen por el derecho privado, así como los contratos que presentaron modificaciones durante el periodo a reportar. ÓRDENES DE COMPRA Y F5.3 Informe sobre contratos Dirección de TRABAJO comúnmente denominados Contratación ordenes de trabajo u órdenes de

compras, sin perjuicio que se encuentre dentro del ámbito de aplicación de la Ley 80 de 1993, 1150 de 2007 y demás disposiciones reglamentarias, o que su Gestión Contractual la realice dentro del marco del derecho privado. CONVENIOS / CONTRATOS F5.4 Informe sobre los contratos o Dirección de INTERADMINISTRATIVOS convenios interadministrativos Contratación sin límite de cuantía suscrita durante el periodo a reportar, así como aquellos que fueron rendidos en periodos anteriores y que tuvieron alguna modificación en su ejecución. INTEGRANTES CONSORCIOS Y F5.5 Información relacionada con el Dirección de UNIONES TEMPORALES Consorcio o Unión Temporal con Contratación las cuales la entidad haya realizado contratos durante el periodo a reportar. RELACIÓN DE FORMULARIO PLAN DE MEJORAMIENTO Identificación Formulario Contenido Responsable(s) PLANES DE MEJORAMIENTO - F14.1 Acciones de mejora formuladas Macroprocesos/Procesos ENTIDADES a partir de los resultados del y/o Regionales proceso de vigilancia y control involucrados. realizados por la CGR y sus respectivos avances. RELACIÓN DE FORMULARIOS INFORME DE PERSONAL Y COSTOS Identificación Formulario Contenido Responsable(s) PERSONAL Y COSTOS - ACTOS F50.5 Registro del número y fecha del Dirección de Gestión ADMINISTRATIVOS DE acto o los actos administrativos Humana APROBACIÓN por los cuales se aprobó la planta de personal existente, así como el número de cargos aprobados y provistos a diciembre 31 de la vigencia a reportar. PERSONAL Y COSTOS - PLANTA F50.6.1 Informe del personal de planta de Dirección de Gestión

la entidad indicando los costos Humana asociados relacionados en el formulario.

Nota: Solo podrán agruparse los cargos en cuyo nivel y grado devenguen los mismos conceptos en igual valor o porcentaje.

Cuando en un mismo nivel y cargo exista diferencia en alguna prima, bonificación, compensación o liquidación de cesantías con retroactividad, se deben incorporar en registros diferentes. OTRAS PRIMAS, F50.6.2 Informe sobre otras primas, Dirección de Gestión BONIFICACIONES ó bonificaciones o compensaciones Humana COMPENSACIONES - PLANTA no incluidas en el formulario F50.6.2. PERSONAL Y COSTOS - F50.7 Informe sobre los contratos de Dirección de CONTRATISTAS prestación de servicios suscritos Contratación durante la vigencia a reportar. La presente Circular deroga las disposiciones contempladas en la Circular No. 49 de 2011. Cordial saludo,

CRISTINA PLAZAS MICHELSEN

Directora General

1. Ley 42 de 1993 Artículo 100. “Los contralores podrán amonestar o llamar la atención a cualquier entidad de la administración, servidor público, particular o entidad que maneje fondos o bienes del Estado, cuando consideren, con base en los resultados de la vigilancia fiscal que han obrado contrariando los principios de eficiencia, economía, eficacia, equidad y valoración de los costos ambientales, así como por obstaculizar las investigaciones y actuaciones que adelanten las contralorías, sin perjuicio de las demás acciones a que pueda haber lugar por los mismos hechos. Parágrafo. Copia de la amonestación deberá remitirse al superior jerárquico del funcionario y a las autoridades que determinen los órganos de control fiscal.

2. Ley 42 de 1993 Artículo 101. “Los contralores impondrán multas a los servidores públicos y particulares que manejen fondos o bienes del Estado, hasta por el valor de cinco (5) salarios devengados por el sancionado a quienes no comparezcan a las citaciones que en forma escrita les hagan las contralorías; no rindan las cuentas e informes exigidos o no lo hagan en la forma y oportunidad establecidos por ellas; incurrirán reiteradamente en errores u omitan la presentación de cuentas e informes; se les determinen glosas de forma en la revisión de sus cuentas; de cualquier manera entorpezcan o impidan el cabal, cumplimiento de las funciones asignadas a las contralorías o no les suministren oportunamente las informaciones solicitadas; teniendo bajo su responsabilidad asegurar fondos, valores o bienes no lo hicieren oportunamente o en la cuantía requerida; no adelanten las acciones tendientes a subsanar las deficiencias señaladas por las contralorías; no cumplan con las obligaciones fiscales y cuando a criterio de los contralores exista mérito suficiente para ello (Aparte subrayado

CONDICIONALMENTE EXEQUIBLE).

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