ICBF - Circular 0004 de 2017

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Inicio Documento Circular 4 de 2017 ICBF Ocultar anotaciones   Buscar  Índice CIRCULAR 4 DE 2017 (febrero 14) <Fuente: Archivo interno entidad emisora>

INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR

PARA: DIRECTORES SEDE NACIONAL

JEFES DE OFICINA SEDE NACIONAL

DIRECTORES REGIONALES

ASUNTO: DIRECTRICES PARA LA EJECUCIÓN PRESUPUESTAL 2017

Los resultados obtenidos en la ejecución presupuestal de la entidad desde finales del 2014 a la fecha han sido muy satisfactorios. La ejecución del año pasado fue la mejor de los últimos 26 años gracias a las directrices y al modelo de seguimiento que hemos implementado. Por lo anterior y con el propósito de seguir mejorando los resultados y alcanzar los objetivos planteados, desde la Dirección General en coordinación con las Direcciones de Planeación y Control de Gestión, Financiera, Abastecimiento y la Oficina de Gestión Regional, se formulan las siguientes directrices que buscan la ejecución

del 100% de los recursos para el 2017 con un enfoque de eficiencia y eficacia, para que sean aplicados por los Directores, Jefes de Oficina de la Sede Nacional y los Directores Regionales. Metas de Ejecución Presupuestal de la Vigencia 2017. - La proyección de la meta a comprometer y obligar del presupuesto asignado a cada Regional o Gerente de Recursos, se establecerá con base en las proyecciones de fecha de inicio de los contratos, y los registros de plan de pagos registrados, respectivamente, en el Plan Anual de Adquisiciones - PAA (a través del Sistema de información PACCO) con corte al mes enero de 2017. - Para los recursos asignados a los rubros presupuéstales no programables en el sistema PACCO, los gerentes de recurso deben informar a la Dirección de Planeación y Control de Gestión, antes del 28 de febrero, la proyección mensualizada especificando el objeto general, cuándo y cómo se comprometerán y obligarán los recursos no programables en el PAA y los recursos que se encuentran en el Nivel, durante la vigencia 2017. Para lo anterior, la Dirección de Planeación y Control de Gestión enviará en la segunda semana de febrero un formato de Excel con el listado de los rubros no programables y sus recursos asignados. - Las metas de compromisos y obligaciones mensualizadas para el año, se comunicarán a los Gerentes de Recursos, Directores en la Sede Nacional, Directores Regionales, antes del 15 de marzo. Con estas metas se evaluarán los indicadores A2-PA-1-01, A2PA1-02, A2-PA1-03 y A2-PA1-04 del tablero de control publicado en

el SIMEI.

[1] - El porcentaje de recursos comprometidos frente a la apropiación de cada gerente de recurso y regional, deberá alcanzar el 100% al 31 de agosto de 2017, salvo los recursos destinados para: -- Adición de contratos para cubrir la adquisición de bienes y/o servicios para el último cuatrimestre del año. -- Terminar la operación del año para procesos que vienen con Vigencias Futuras y terminan después de agosto. -- Apalancar trámites presupuestaos con vigencias futuras que se suscribirán en el último cuatrimestre. - La fecha máxima para la contratación del 100% de los recursos apropiados en los rubros de prestación de servicios es hasta el 31 de agosto. Los recursos que en ese momento no se hayan contratado deberán trasladarse a los demás rubros del proyecto de inversión, sean misionales o de apoyo, para disponer de éstos en otros gastos elegibles que permitan ejecutar los recursos en el último cuatrimestre. - Para los recursos que no estén comprometidos a 31 de agosto y que no cuenten con un plan de contratación definido, los gerentes de recurso deberán solicitar los traslados a los demás rubros del proyecto de inversión, sean misionales o de apoyo, para disponer de éstos en otros gastos elegibles que permitan ejecutar los recursos en el último cuatrimestre o informar a la Dirección de Planeación y Control de Gestión para que se tomen las medidas correspondientes. - Para mejorar el seguimiento a la programación de la ejecución presupuestal, reiteramos que para cada contrato que se proyecta realizar, debe tener un único consecutivo en PACCO.

Programación del Plan Anual de Adquisiciones - PAA - Los Gerentes de Recurso y Directores Regionales, serán los responsables de planear y verificar la oportuna y correcta actualización de la información en el PAA. Se realizarán dos cortes para la publicación en SECOP: el primer y el tercer miércoles de cada mes. No se podrá iniciar ningún proceso contractual sin estar registrado en el PAA publicado. Control de Certificados de Disponibilidad Presupuestal - CDP's - Para la expedición de CDP's que ampare un proceso contractual debe adjuntarse, a la solicitud debidamente legalizada y firmada (documento “F1.P3.GF Formato solicitud expedición CDP”), la certificación de PACCO. - Cada CDP deberá amparar un único Registro Presupuestal. El funcionario de presupuesto que tenga a su cargo el Registro Presupuestal deberá, luego de hacer el registro, informar al supervisor del contrato el saldo pendiente por comprometer, para que éste último autorice mediante el formato “F2.P3.GF Formato solicitud modificación CDP' debidamente diligenciado, la liberación de los recursos. - El analista de presupuesto debe realizar un seguimiento y control del uso de CDP's por tiempo de expedición y edades. Los CDP's que tengan fecha de creación mayor a 90 días y saldos sin comprometer, deberán ser liberados previa autorización por parte de los Gerentes de Recursos, quienes deberán diligenciar el formato “F2.P3.GF Formato solicitud modificación CDP", es decir aquellos salvo los CDP's que amparan procesos contractuales, hayan sido adicionados dentro de los 90 días, amparen gastos de personal, servicios públicos, sentencias y conciliaciones, y viáticos. Traslados presupuestales - Los recursos que se distribuyan del nivel a la sede nacional y o de éstos a regionales, así como entre regionales,

deberán tramitarse máximo hasta el día 20 de cada mes, considerando los tiempos necesarios para que las regionales puedan comprometer los recursos en el mismo mes y con ello no impactar de manera negativa los indicadores de gestión y la ejecución de las mismas. De igual forma, toda modificación al presupuesto, (traslado, adición y contracrédito), que impacte la actualización del PAA, debe realizarse teniendo en cuenta el cronograma de publicaciones aquí establecido, de tal forma que se cuente con el tiempo suficiente para actualizar la información en PACCO, y en SECOP. - En el caso de movimientos internos o los contracréditos solicitados por parte de las regionales y las áreas responsables de recursos en la Dirección Nacional, deberán solicitarse por parte del Gerente de recurso al Grupo de Presupuesto de la Dirección Financiera, a más tardar el tercer día hábil antes de finalizar cada mes. - Si la regional requiere que estas modificaciones se vean reflejadas el mismo mes que las solicitan, debe registrar la solicitud ante los Gerentes de Recurso de la Dirección General, mínimo con cinco (5) días hábiles antes del 20 de cada mes, para así poder gestionar lo pertinente en los plazos establecidos; de lo contrario, se verá reflejada la modificación en el mes siguiente. - El tiempo máximo para el trámite de las solicitudes de modificación de presupuesto efectuadas por las Direcciones Regionales a las áreas respectivas en la Dirección General será de cinco (5) días hábiles. - Salvo que la regional haya hecho la solicitud y garantice de forma escrita la ejecución total de los recursos, no se debe distribuir apropiación a las regionales después del 1 de septiembre. - A partir del mes de noviembre el Grupo de Presupuesto de la Dirección Financiera no tramitará solicitudes de

traslados de recursos de las regionales hacia la Sede Nacional, salvo que la Sede lo haya solicitado. En ese sentido, estos recursos quedarán como inejecución de la regional. - Es importante recordar que todas las solicitudes deben estar debidamente cargadas en el Sistema de Información Misional -SIM. En el caso de las regionales, contar con el acta del comité estratégico y remitirlas oportunamente al área de la Dirección General con todos los documentos anexos para su trámite. Aquellas solicitudes remitidas por las Regionales a las áreas de la Dirección General y que transcurridos 15 días hábiles no se haya realizado el trámite respectivo, serán anuladas automáticamente en el SIM y, en caso de requerirse, deberán ser cargadas nuevamente. Vigencias futuras y vigencias expiradas - Se tramitarán las solicitudes de autorización para comprometer vigencias futuras ordinarias que cumplan con los requisitos y que sean radicadas por el área que lo requiera ante la Dirección de Planeación y Control de Gestión antes del 31 de julio de 2017. - Se tramitarán las solicitudes de autorización para comprometer vigencias futuras ordinarias por sustitución de apropiación que sean radicadas por el área que lo requiera ante la Dirección de Planeación y Control de Gestión, antes del 1 de noviembre de 2017 y que cumplan los requisitos establecidos para tal fin. - Se tramitarán vigencias expiradas que sean radicadas por el área que lo requiera ante la Dirección de Planeación y Control de Gestión, antes del 31 de mayo de 2017, siempre que cumplan los requisitos legales. Rezago presupuestal 2016 Las cuentas por pagar deberán pagarse en su totalidad antes del 28 de febrero y las reservas presupuéstales antes

del 31 de mayo, previa depuración y reducción de saldos si así lo establece el acta de liquidación o el acto administrativo. En los casos en los cuales se esté adelantando un proceso jurídico contractual o exista una orden de no pago por un organismo de control, la reserva presupuestal conservará el saldo por obligar hasta tanto no se levante el impedimento o haya un fallo que determine el mandato de pagar. El gerente de recurso y el supervisor del contrato debe hacer durante la vigencia un seguimiento permanente y todas las gestiones que estén a su alcance para liquidar estas reservas y evitar que se constituyan posibles pasivos exigibles a futuro. Cumplimiento de PAC La evaluación del PAC de recursos propios y nación, se realiza con los indicadores de gestión PA50 y PA51 del tablero de control publicado en el SIMEI. Para alcanzar una óptima ejecución del PAC, se debe tener en cuenta [2] por parte del gerente de recurso en Sede y Regionales los siguientes lineamientos: - Enviar oportunamente la solicitud de PAC teniendo en cuenta las fechas establecidas por el Grupo de Tesorería de la Dirección Financiera. El responsable debe hacer seguimiento permanente sobre la forma de pago de los compromisos adquiridos y así programar el PAC respectivo. - En el momento de realizar la programación de PAC se debe tener en cuenta las inejecuciones que han tenido los contratos, con el fin de solicitar los recursos que realmente se requieren. - Informar oportunamente, teniendo en cuenta las fechas establecidas por la Dirección Financiera, los respectivos saldos de PAC que no se ejecutarán y de esta manera poderlos reasignar a las diferentes áreas y/o regionales que lo requieran. - Al finalizar el mes no debe quedar PAC gestionado (órdenes de pago y obligaciones), ya que éste no se tendrá

en cuenta como PAC ejecutado. - Para conocimiento y fines pertinentes, la Dirección Financiera - Grupo de Tesorería se publicará en la NAS un reporte de la ejecución del PAC por posición de gasto y áreas. Todas estas medidas buscan aunar esfuerzos para mejorar la ejecución presupuestal de la entidad y poder cumplir con los objetivos propuestos de finalizar la vigencia 2017 con el 100% de los recursos apropiados comprometidos y obligados sin constituir reservas presupuestales. Cordialmente,

CRISTINA PLAZAS MICHELSEN

Directora General 1 SIMEI - Sistema Integral de Monitoreo y Evaluación Institucional 2 SIMEI - Sistema Integral de Monitoreo y Evaluación Institucional Ir al inicio Derecho del Bienestar Familiar La publicación "Derecho del Bienestar Familiar" ”, es responsabilidad de Avance Jurídico Casa Editorial S.A.S, de acuerdo con el contrato No. 01017062023.

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