ICBF - Circular 0005 de 2016

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Inicio Documento Circular 5 de 2016 ICBF Ocultar anotaciones   Buscar  Índice CIRCULAR 5 DE 2016 (abril 22) <Fuente: Archivo interno entidad emisora>

INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR – ICBF 10000/ 22 ABR 2016

PARA: DIRECTORES SEDE NACIONAL

JEFES DE OFICINA SEDE NACIONAL

DIRECTORES REGIONALES

ASUNTO: DIRECTRICES PARA LA EJECUCIÓN PRESUPUESTAL 2016

Los resultados de la ejecución presupuestal del ICBF en la vigencia 2015 fueron muy positivos gracias a la gestión de todas las áreas, tanto en sede como en regionales. Sin embargo, aún tenemos retos importantes para lograr el objetivo estratégico de ubicarnos como la entidad con mayor ejecución presupuestal dentro de aquellas que reciben apropiaciones del Presupuesto General de la Nación. En tal sentido, es necesario impartir la siguientes directrices buscando garantizar la ejecución presupuestal del 100% de los recursos apropiados al ICBF

en la vigencia 2016, las cuales deberán implementarse por los directores y jefes de oficina de la sede nacional y las direcciones regionales como gerentes de recurso. Metas de Ejecución Presupuestal de la Vigencia 2016. - Con la programación realizada en el Plan Anual de Adquisiciones - PAA (a través del Sistema de información PACCO), de la apropiación asignada a cada gerente de recurso con corte a 30 de abril de 2016, se estimarán las metas de ejecución presupuestal para cada mes del año por cada responsable. - Los gerentes de recursos deberán registrar durante el mes de abril el 100% de la totalidad de los recursos programables en el PAA, de acuerdo con el momento en el cual se tiene planeado que se generaría el registro presupuestal respectivo. Si se han identificado saldos de apropiación que no serán contratados en lo que resta de la vigencia, inmediatamente debe tramitarse el contracrédito o el traslado a otros rubros presupuestales. - Los gerentes de recursos deben informar a la Dirección de Planeación y Control de Gestión antes de finalizar el mes de abril, la proyección mensualizada de en qué, cuándo, dónde y cómo se comprometerán y obligarán los recursos no programables en PAA y los recursos que se encuentran en el Nivel, durante la vigencia 2016. - Salvo que el proceso contractual cuente con vigencias futuras, los compromisos presupuestales de los recursos apropiados en la vigencia 2016 para cada proyecto, deberán estar comprometidos en un 100% en el mes de agosto. Para los recursos que no estén comprometidos a esta fecha y que no cuenten con un plan de contratación definido, cumpliendo con el principio de anualidad, los gerentes de recurso deberán solicitar los traslados a los

demás rubros del proyecto de inversión, sean misionales o de apoyo para disponer de éstos en otros gastos elegibles que permitan ejecutar los recursos en el último trimestre o informar a la Dirección de Planeación y Gestión para que se tomen las medidas para ejecutar dichas partidas. - La fecha máxima para la contratación del 100% de los recursos apropiados en los rubros de prestación de servicios es el 30 de agosto. Los recursos que en ese momento no se hayan contratado deberán trasladarse a los demás rubros del proyecto de inversión, sean misionales o de apoyo para disponer de éstos en otros gastos elegibles que permitan ejecutar los recursos en el último trimestre. - Para el mes de septiembre deberán tenerse las condiciones para determinar el porcentaje de ejecución del cierre del 2016 y las contrataciones pendientes para el último trimestre. Programación del Plan Anual de Adquisiciones PAA - Los gerentes de recursos deben planear y mantener actualizado el PAA. Se realizarán cortes los días miércoles de la primera y de la tercera semana de cada mes, para su posterior publicación en SECOP; no se podrá iniciar ningún proceso contractual sin estar registrado en el PAA publicado. Control de Certificados de Disponibilidad Presupuestal - CDP's - Para la expedición de CDP's, cuando se solicite para amparar un proceso contractual, se verificará que esté debidamente programado y publicado en el Plan Anual de Adquisiciones. - A partir de la fecha, cada CDP deberá amparar un único Registro Presupuestal. El funcionario de presupuesto que tenga a su cargo el Registro Presupuestal deberá, luego de hacer el registro, liberar los saldos del CDP, salvo que el área responsable advierta que el CDP esté amparando otro proceso contractual.

• Se debe realizar un seguimiento y control del uso de CDP's por tiempo de expedición y edades. Los CDP's que tengan fecha de creación mayor a 90 días y saldos sin comprometer deberán ser liberados.

Traslados presupuestales - Los recursos que se vayan a distribuir del nivel a la sede nacional y demás regionales o entre regionales, deberán trasladarse máximo hasta el día 20 de cada mes, esto considerando los tiempos necesarios para que las regionales puedan comprometer los recursos en el mismo mes y con ello no impactar de manera negativa los indicadores de gestión y la ejecución de las mismas. - En el caso de los contracréditos solicitados por parte de las regionales y demás modificaciones a las apropiaciones, éstas se deben realizarse el último día que de acuerdo con el calendario establecido por la Dirección Financiera. - Si la regional requiere que estas modificaciones se vean reflejadas el mismo mes que las solicitan, debe registrar la solicitud ante los Gerentes de Recurso de la Dirección General, mínimo cinco (5) días hábiles antes del cierre financiero, para así poder gestionar lo pertinente en los plazos establecidos; de lo contrario, se verá reflejada la modificación en el mes siguiente. - El tiempo máximo para el trámite de las solicitudes de modificación de presupuesto efectuadas por las Direcciones Regionales a las áreas respectivas en la Dirección General será de cinco (5) días hábiles - Salvo que la regional haya hecho la solicitud y garantice la ejecución total de los recursos, no se le deben distribuir recursos después del 30 de septiembre. - Es importante recordar que todas las solicitudes deben estar debidamente cargadas en el SIM. En el caso de las regionales, contar con el acta del comité estratégico y remitirlas oportunamente al área de la Dirección General

con todos los documentos anexos para su trámite. Aquellas solicitudes remitidas por las Regionales a las áreas de la Dirección General y que transcurridos 30 días calendario, no se haya realizado el trámite respectivo, serán anuladas automáticamente en el Sistema de Información Misional -SIM y en caso de requerirse, deberán ser cargadas nuevamente. Vigencias futuras y vigencias expiradas - Se tramitarán las vigencias futuras ordinarias que cumplan con los requisitos y que sean radicadas por el área que lo requiera ante la Dirección de Planeación y Control de Gestión antes del 30 de septiembre de 2016. - Se tramitarán vigencias futuras ordinarias para sustitución de apropiación que sean radicadas por el área que lo requiera ante la Dirección de Planeación y Control de Gestión, antes del 30 de noviembre de 2016 y que cumplan los requisitos establecidos para tal fin. - Se tramitarán vigencias expiradas que sean radicadas por el área que lo requiera ante la Dirección de Planeación y Control de Gestión, antes del 31 de mayo de 2016, siempre que cumplan los requisitos legales. Rezago presupuestal 2015 Las cuentas por pagar se deberán pagar en un 100% antes del 30 de abril y las reservas presupuestales de la vigencia 2015 se deberán pagar o liberar en un 100% antes del 30 de junio, salvo los casos en los cuales se esté adelantando un proceso jurídico contractual que impida determinar la obligatoriedad del pago. Cumplimiento de PAC La evaluación del PAC de recursos propios y Nación, se realiza con los indicadores de gestión PA 50 y PA 51, y publicados en el SIMEI. Para alcanzar una óptima ejecución del PAC, se debe tener en cuenta los siguientes

lineamientos: - Enviar oportunamente la solicitud de PAC teniendo en cuenta las fechas establecidas en el calendario PAC emitido por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público y las fechas establecidas por el Grupo de Tesorería de la Dirección Financiera. - Tener control y seguimiento sobre la forma de pago de los compromisos adquiridos por las diferentes áreas y así programar el PAC respectivo. - En el momento de realizar la programación de PAC se debe tener en cuenta las inejecuciones que han tenido los contratos de las diferentes áreas, con el fin de solicitar los recursos que realmente se requieren. - Dar a conocer oportunamente los respectivos saldos que no se ejecutarán y de esta manera poderlos asignar a las diferentes áreas y/o regionales que lo requieran. - Al finalizar el mes no debe quedar PAC gestionado (órdenes de pago y obligaciones), ya que éste no se tendrá en cuenta como PAC ejecutado. - Para conocimiento y fines pertinentes, la Dirección Financiera - Grupo de Tesorería enviara un reporte diario de la ejecución del PAC por posición de gasto y áreas. Todas estas medidas buscan aunar esfuerzos para mejorar la ejecución presupuestal de la entidad y poder cumplir con los objetivos propuestos de finalizar la vigencia 2016 con el 100% de los recursos apropiados comprometidos y sin constituir reservas presupuestales. Cordialmente, MARGARITA BARRAQUER SOURDIS Subdirectora general encargada de las funciones de la Dirección General Ir al inicio Derecho del Bienestar Familiar La publicación "Derecho del Bienestar Familiar" ”, es responsabilidad de Avance Jurídico Casa Editorial S.A.S, de acuerdo con el contrato No. 01017062023.

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