ICBF - Circular 0006 de 2016

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Inicio Documento Circular 6 de 2016 ICBF Ocultar anotaciones   Buscar  Índice CIRCULAR 6 DE 2016 (mayo 20) <Fuente: Archivo interno entidad emisora>

INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR

PARA: SUPERVISORES DE CONTRATOS ESTATALES - ICBF

DE: DIRECTORA GENERAL

FECHA: 20 DE MAYO DE 2016

Dada la importancia de la función de supervisión en relación con la efectividad de la actividad contractual a cargo del ICBF, se estima pertinente revisar algunos aspectos que deben ser recordados periódicamente con miras a mantener la calidad de este proceso de control. Ha de tenerse en cuenta que de dicho proceso depende en gran medida el debido cumplimiento de los fines misionales institucionales de cara a la niñez, la adolescencia y la familia colombiana. En este contexto, se convoca a todos los funcionarios que ejercen la función de supervisión a nivel central, regional o zonal, con el propósito de recordar las obligaciones especiales a su cargo, contenidas en los artículos

83 y 84 de la Ley 80 de 1993. De conformidad con tales disposiciones, les corresponde: a. Exigir al contratista la ejecución idónea y oportuna del objeto contratado, revisar periódicamente las obras ejecutadas, los servicios prestados o bienes suministrados, para verificar que ellos cumplan con las condiciones de calidad ofrecidas. b. Adelantar las gestiones pertinentes para el reconocimiento y cobro de las sanciones pecuniarias y garantías a que hubiere lugar, así como adelantar las acciones pertinentes con el fin de obtener la indemnización de los daños que se causen en desarrollo o con ocasión del contrato celebrado. c. Verificar el cumplimiento de las obligaciones adquiridas en el contrato y sus elementos integrantes, en particular el acatamiento por parte del contratista a las especificaciones técnicas ofrecidas, las actividades administrativas a su cargo, así como las actividades legales, financieras, económicas y presupuestales. d. Tener en cuenta que la supervisión no se circunscribe, como equívocamente se ha entendido, a la verificación de las obligaciones de carácter técnico, sino que abarca el cumplimiento de todo tipo de obligaciones a cargo del contratista, independientemente de su naturaleza (técnicas, jurídicas, financieras etc.). e. Proteger los intereses de la Entidad, salvaguardar su responsabilidad frente a futuros litigios, siendo de suma importancia que el supervisor conozca el contenido del <sic> pliegos de condiciones, la oferta presentada por el contratista, el texto del contrato suscrito, y así poder percibir con claridad las obligaciones asumidas por las partes, el alcance de las actividades a desarrollar y las demás condiciones de ejecución del contrato a supervisar.

f. Informarse sobre las dificultades o problemas que ha rodeado la ejecución de cada tipo de contrato a cargo y verificar de manera permanente y metódica el balance financiero del contrato. g. Repasar la Guía del Supervisor de Contratos y Convenios suscritos por el ICBF, G1.M1.MPA1.P6 2, del 25 de mayo de 2015. h. Revisar las definiciones de supervisión e interventoría incluidas en las Leyes 80 de 1993 y 1474 de 2011, así como la responsabilidad atribuida al personal que ejerce estas actividades.

1. Abstenerse de certificar el cumplimiento de las obligaciones del contratista, previo a la autorización del pago de las facturas presentadas, cuando éstas no han sido meticulosamente revisadas, so pena de, incurrir en falsedad en documento público, con todas las consecuencias a las que haya lugar.

j. El incumplimiento de las funciones por parte del supervisor tiene incidencia disciplinaría, fiscal y penal. Tratándose de contratos de prestación de servicios, el supervisor deberá, a la finalización del contrato, solicitar a la Mesa Informática de Soluciones, la inactivación de la cuenta de usuario del contratista, la entrega del carnet de identificación, y de los documentos, información, archivos electrónicos producidos en cumplimiento de sus obligaciones contractuales. Se espera que estas recomendaciones institucionales permitan elevar los estándares de calidad y cumplimiento, tanto de la función de supervisión e interventoría, como del proceso contractual en general, con lo cual se propicie la eficiente inversión de los recursos públicos y la satisfacción de las necesidades que originaron la contratación. Cordialmente, CRISTINA PLAZAS MICHELSEN Directora General Ir al inicio Derecho del Bienestar Familiar

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