ICBF - Circular 0006 de 2019

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CIRCULAR INTERNA 6 DE 2019

(junio 26) <Fuente: Archivo interno entidad emisora>

INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR

PARA DIRECTORES DE SEDE DE LA DIRECCIÓN GENERAL, DIRECTORES REGIONALES, FUNCIONARIOS Y CONTRATISTAS DEL ICBF ASUNTO 1. Inaplicación de las restricciones que en materia contractual derivan de la Ley 996 de 2005Ley de Garantías. 2. Lineamientos para buenas prácticas de ejecución presupuestal y de gestión contractual. En atención a la Resolución 14778 del 11 de octubre de 2018, mediante la cual la Registraduría Nacional del Estado Civil fijó como fecha para la realización de las elecciones de alcaldes, gobernadores, concejales y miembros de Juntas Administradoras Locales (JAL) el próximo 27 de octubre de 2019, y con el objetivo de

establecer mecanismos oportunos que prevengan la generación de impactos negativos en la actividad contractual adelantada por el ICBF, y así mismo, que promuevan el ejercicio de la correcta planeación que debe atender la Entidad en el desarrollo de su misionalidad Dirección General del ICBF se permite exhortar a todas sus dependencias, a través de sus funcionarios, directivos y contratistas a implementar medidas preventivas tendientes a garantizar el cumplimiento de las disposiciones constitucionales y legales relacionadas con el buen manejo de. los programas del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, de su ejecución presupuesta! y de la gestión contractual durante el actual periodo electoral y de desarrollo de las campañas electorales. Para lo anterior se permite reiterar la inaplicabilidad de la Ley 996 de 2005, (Ley de Garantías electorales) en relación con la actividad contractual que se requiera por el ICBF durante el año 2019 y se emiten lineamientos asociados con las buenas prácticas en materia de planeación, ejecución presupuestal y de gestión contractual.

1. Inaplicación de las restricciones que en materia contractual derivan de la Ley 996 de 2005 - Ley de Garantías Con el propósito de crear instrumentos jurídicos y herramientas que asegurarán la igualdad de condiciones para los candidatos que reúnan los requisitos de ley, e igualmente, y de reglamentar la participación en política de los servidores públicos y las garantías a la oposición, el Congreso de la República expidió en el año 2005 la Ley 996, (también llamada ley de Garantías), que actualmente encuentra plena vigencia.

Esta disposición legal prevé una serie de restricciones y prohibiciones de aplicación temporal, que limitan o inciden en el desarrollo de la actividad contractual requerida por las entidades públicas, esto, toda vez que la

contratación pública, como instrumento a través del cual se materializan los fines del Estado y se hacen efectivos los derechos e intereses de los administrados, es también susceptible de convertirse en un mecanismo para el (1) favorecimiento de partidos o candidatos políticos En virtud de lo anterior, la Ley 996 de 2005 prevé unas disposiciones que limitan el ejercicio de la actividad contractual y establecen prohibiciones expresas para servidores públicos durante la época de campañas electorales y que se enuncian a continuación:

I. Limitación general a la contratación pública a través de la modalidad de contratación directa durante las elecciones presidenciales.

Contenida en el artículo 33. RESTRICCIONES A LA CONTRATACIÓN PÚBLICA. Cuyo texto establece que: “Durante los cuatro (4) meses anteriores a la elección presidencial y hasta la realización de la elección en la segunda vuelta, sí fuere el caso, queda prohibida la contratación directa por parte de todos los entes ¡del Estado. Queda exceptuado lo referente a la defensa y seguridad del Estado, los contratos de crédito público, los requeridos para cubrir las emergencias educativas, sanitarias y desastres, así como también los, utilizados para la reconstrucción de vías, puentes, carreteras, infraestructura energética y de comunicaciones, en caso de que hayan sido objeto de atentados, acciones terroristas, desastres naturales o casos de fuerza mayor, y los que deban realizar las entidades sanitarias y hospitalarias”.

II. Prohibición expresa paré la celebración de convenios y contratos administrativos.

Establecida en el parágrafo del artículo 38 - PROHIBICIONES PARA LOS SERVIDORES PÚBLICOS así:

“Los gobernadores, alcaldes municipales y/o distritales, secretarios, gerentes y directores de entidades descentralizadas del orden municipal, departamental o distrital, dentro de los cuatro (4) meses anteriores a las elecciones, no podrán celebrar convenios interadministrativos para la ejecución de recursos públicos, ni participar, promover y destinar recursos públicos de las entidades a su cargo, como tampoco de las que participen como miembros de sus juntas directivas, en o para reuniones de carácter proselitista. Tampoco podrán inaugurar obras públicas o dar inicio a programas de carácter social en reuniones o eventos en los que participen candidatos a la Presidencia y Vicepresidencia de la República, el Congreso de la República, gobernaciones departamentales, asambleas departamentales, alcaldías y concejos municipales o distritales. Tampoco podrán hacerlo cuando participen voceros de los candidatos No podrán autorizar la utilización de inmuebles o bienes muebles de carácter público para actividades proselitistas, ni para facilitar el alojamiento, ni el transporte de electores de candidatos a cargos de elección popular. Tampoco podrán hacerlo cuando participen voceros de los candidatos. La nómina del respectivo ente territorial o entidad no se podrá modificar dentro de los cuatro (4) meses anteriores a las elecciones a cargos de elección popular, salvo que se trate de provisión de cargos por faltas definitivas, con ocasión de muerte o renuncia irrevocable del cargo correspondiente debidamente aceptada, y en los casos de aplicación de las normas de carrera administrativa. ”

III. Restricciones generales sobre la modificación de la nómina de las entidades.

Estas restricciones se encuentran establecidas por el artículo 32. VINCULACIÓN A LA NÓMINA ESTATAL, norma que cuyo texto dispone: “Se suspenderá cualquier forma de vinculación que afecte la nómina estatal, en la Rama Ejecutiva del Poder Público, durante los cuatro (4) meses anteriores a la elección presidencial y hasta la realización de la segunda vuelta', si fuere el caso. Se exceptúan de la presente disposición, los casos a que se refiere el inciso segundo del artículo siguiente. La anterior limitación es ampliada posteriormente en las prohibiciones contenidas en el artículo 38, de la misma ley, en cuyo parágrafo se establece lo siguiente: “(...) La nómina del respectivo ente territorial o entidad no se podrá modificar dentro de los cuatro (4) meses anteriores a las elecciones a cargos de elección popular, salvo que se trate de provisión de cargos por faltas definitivas, con ocasión de muerte o renuncia irrevocable del cargo correspondiente debidamente aceptada, y en los casos de aplicación de las normas de carrera administrativa.” 1.1. Razones por las que el ICBF no es sujeto de las restricciones derivadas de la Ley 996 de 2005 durante el presente periodo electoral. Según su naturaleza jurídica, el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar - ICBF es un establecimiento público descentralizado, con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio propio, creado por la Ley 75 de 1968 y reorganizado conforme a lo dispuesto por la Ley 7 de 1979 y su Decreto Reglamentario No. 2388 de 1979, Compilado por el Decreto único Reglamentario 1084 de 2015, que mediante Decreto No. 4156 de 2011

(2) fue adscrito al Departamento Administrativo para la Prosperidad Social . Para el correcto desarrollo de su objeto misional, el ICBF cuenta con 33 sedes regionales y 213 centros zonales en todo el país, sedes que operan a través de figuras de desconcentración y delegación de funciones, sin que medie descentralización alguna y, en consecuencia, sin que se genere personería jurídica alterna o dependiente en sus distintas sedes. En ese sentido, por la naturaleza territorial de las elecciones a celebrar en el año 2019, el ICBF no es sujeto destinatario de las disposiciones restrictivas de aplicación temporal derivadas de la Ley 996 de 2005, por lo menos en to que tiene que ver con las elecciones de alcaldes, gobernadores, concejales v miembros de Juntas Administradoras Locales fijadas para el próximo 27 de octubre de 2019, conforme se expone a continuación:

A. Sobre la limitación de la modalidad de contratación directa y de la nómina de la entidad.

Al respecto es pertinente advertir qué; Si bien el sujeto al cual se dirige la disposición cobija al Instituto Colombiano de Bienestar Familiar ICBF, toda vez que hace parte el supuesto de hecho previsto en las normas citadas,, éstas hacen referencia a una restricción aplicable a elecciones de presidente y vicepresidente dé la República, por lo cual, dada la naturaleza de las elecciones de autoridades locales (Gobernadores, Alcaldes, Diputados, Concejales y Ediles o miembros de las Juntas Administradoras Locales) que se adelantarán durante el año 2019, es preciso aclarar que no resultan procedentes las restricciones en relación con la actividad contractual

que adelante el ICBF durante la presente vigencia. De lo anterior se extrae que las restricciones contenidas en los artículos 32 y 33 de la Ley 996 de 2005 no son aplicables al Instituto en las elecciones que se realizarán el 27 de octubre de 2019, en las que en todo el territorio nacional se elegirán gobernadores, alcaldes, diputados, concejales y miembros de las juntas administradoras locales, por no estarse frente a los supuestos de una elección Presidencial. Lo anterior, sin perjuicio de la aplicación de las restricciones contenidas en el artículo 38 de la norma en cita, las cuales, no siendo aplicables al ICBF, si resultan vinculantes a las autoridades del nivel territorial. Como fundamento de lo dicho, se trae a colación lo establecido por el la Sala de Consulta y Servicio Civil del Consejo de Estado mediante el Concepto No. 1720 del 17 de febrero de 2006, en el que se manifestó: “En este orden de ideas, la interpretación sistemática dé las disposiciones consagradas en los artículos 32, 33 y el parágrafo del artículo 38 de la ley 996 de 2005 lleva a concluir que dichas normas contienen restricciones y prohibiciones para periodos preelectorales diferentes; las dos primeras, de manera específica para los cuatro meses anteriores a la elección presidencial; el último, de manera más genérica para los cuatro meses anteriores a las elecciones para cualquier cargo de elección popular a que se refiere la ley-incluido el de Presidente de la República-; de manera que dichas restricciones no se excluyen sino que se integran parcialmente, lo que permite concluir que en periodo preelectoral para elección de Presidente de la República, a todos los entes del Estado,

incluidos los territoriales, se aplican las restricciones de los artículos 32 y 33 con sus excepciones, así como las del parágrafo del artículo 38. En cambio, para elecciones en general, excluyendo las correspondientes a Presidente de la República, a las autoridades territoriales allí mencionadas sólo se aplican las restricciones contenidas en el parágrafo del artículo

38. El hecho de que los artículos 32 y 33 de la ley 996 de 2005 contengan prohibiciones y restricciones aplicables, las primeras en la Rama Ejecutiva; las segundas a todos los entes del Estado, específicamente para el periodo que precede las elecciones presidenciales, mientras que el parágrafo del artículo 38 ibídem. abarca un periodo preelectoral más genérico, con prohibiciones aplicables sólo a autoridades territoriales, hace que en sana hermenéutica no sea posible hacer extensivas las excepciones que el artículo 33 consagra para las prohibiciones y restricciones de los artículos 32 y 33, a las prohibiciones del artículo 38 parágrafo, pues no sólo se refiere a dos postulados de conducta diferentes, sino que se trata de normas dé carácter negativo cuya interpretación es restrictiva; v además no puede olvidarse que el legislador en el artículo 32 de la ley en comento, expresamente extendió la excepción a las restricciones contenidas en el artículo 33, únicamente para los casos de prohibición enunciados por dicho artículo 32”. (Subrayado fuera de texto)

B. Sobre la celebración de contratos y convenios Interadministrativos.

La contratación del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar con los entes territoriales se verá afectada en la medida en que dentro de los cuatro meses anteriores a las elecciones, esto es, a partir del 27 de junio de 2019, a

los gobernadores, alcaldes municipales o distritales, secretarios, gerentes y directores de entidades descentralizadas del orden municipal, departamental o distrital, les está prohibido celebrar convenios interadministrativos para la ejecución de recursos públicos, siendo este uno de los mecanismos a través de los cuales, la acción del ICBF, llega a las comunidades. Sin embargo, al no ser sujeto de la restricción el Instituto, no tendrá restricción alguna para celebrar convenios o contratos interadministrativos con entidades públicas del orden nacional o aquellas que por su naturaleza jurídica no sean sujetos de la restricción derivada de la ley de garantías para las presentes elecciones regionales. 1.2 Recomendación. En consideración al marco normativo expuesto, y con el propósito de dar cabal cumplimiento a lo dispuesto en dichas normas, la Dirección general del ICBF recomienda a los destinatarios de la presente comunicación, abstenerse de incurrir en las conductas que, de manera particular, se señalan a continuación: - Teniendo en cuenta su condición funcionarios públicos: participar en política de conformidad con lo establecido en el artículo 110 de la Constitución Política, el cual establece que no les está permitido a quienes desempeñan funciones públicas, hacer contribución alguna a los partidos, movimientos o candidatos, o: inducir a otros a que lo hagan, salvo las excepciones que establezca la ley. Además, debe recordarse que el incumplimiento de cualquiera de estas prohibiciones será causal de remoción del cargo. - Inaugurar obras públicas o dar inicio a eventos, reuniones, mesas públicas o audiencias de rendición de cuentas,

en las que participen candidatos o voceros de los candidatos a las gobernaciones, asambleas departamentales, alcaldías o concejos municipales o distritales. - De conformidad con lo establecido en el Código Penal en su artículo 422, el cual establece la sanción de multa y pérdida del empleo al servidor público, que ejerza jurisdicción, autoridad civil o política, ocupe un cargo de dirección administrativa, o se desempeñe en los órganos judiciales,: electorales o de control, y que haga parte de comités, juntas o directorios políticos!, con excepción de los miembros de las corporaciones públicas de elección popular. - Atendiendo, lo dispuesto en el artículo 38 de la Ley 996 de 2005 y en observancia de la condición de empleado del estado: acosar, presionar, o determinar, en cualquier forma, a subalternos para que respalden alguna causa, campaña o controversia política; difundir propaganda electoral a favor o en contra de cualquier partido, agrupación o movimiento; político, a través de publicaciones, estaciones oficiales de televisión y de radio o imprenta pública, a excepción de lo autorizado en la presente ley; favorecer con promociones, bonificaciones, o ascensos indebidos, a quienes dentro de la entidad a su cargo participan en su misma causa o campaña política, sin perjuicio de los concursos que en condiciones públicas de igualdad e imparcialidad ofrezcan tales posibilidades a los servidores públicos; entre otras restricciones. De igual forma, resalta que la infracción de estas prohibiciones constituye falta gravísima. Las presentes recomendaciones deben cumplirse por todos los funcionarios del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, sin perjuicio de lo dispuesto para los servidores públicos en general mediante la Directiva

No. 004 de 6 de abril de 2015 de la Procuraduría General de la Nación, en aras de garantizar el libre ejercicio de la democracia.

2. Lineamientos para buenas prácticas en materia de ejecución presupuesta! y contractual Sin perjuicio de la no aplicación de las restricciones derivadas de la Ley de Garantías, en aras de asegurar que la contienda democrática se cumpla en condiciones igualitarias y transparentes para los electores y que la nómina estatal o la contratación directa del Instituto no se utilicen como medio en la campaña electoral para favorecer a uno o varios candidatos, toda contratación directa que se adelante durante época electoral, por parte de las diferentes Direcciones del ICBF deberá contener especial justificación y sustento, por lo anterior, durante el segundo semestre del año en curso, los intervinientes de la gestión contractual y de planeación presupuestal del ICBF deberán tener en cuenta lo siguiente: 2.1. Sobre la suscripción de contratos o convenios interadministrativos Teniendo en cuenta que para atender la finalidad y misionalidad dé la Entidad, la actividad contractual del ICBF, en ocasiones requiere la celebración de contratos o convenios interadministrativos, o de asociación con entidades públicas del orden territorial y, que durante el período electoral los gobernadores, alcaldes municipales y distritales, secretarios, gerentes y directores de entidades descentralizadas del orden municipal, departamental o distrital les está prohibido celebrar convenios interadministrativos para la ejecución de recursos públicos; pudiendo realizar cualquier otro proceso de contratación, incluyendo la contratación directa.

Por lo anterior se recomienda que los: contratos y convenios interadministrativos que se requieran celebrar con

entes del orden territorial, se suscriban y surtan sus requisitos de perfeccionamiento y ejecución a más tardar el día 26 de junio de 2019, es decir el día hábil anterior a la fecha limite prevista en la disposición legal, lo anterior teniendo en cuenta los trámites de registro presupuestal en SIIF Nación del Ministerio de Hacienda. Las prórrogas, modificaciones o adiciones de convenios o contratos interadministrativos suscritos antes del período de restricción previsto por el parágrafo del artículo 38 de la Ley de Garantías están permitidas, siempre que tales prórrogas, modificaciones, adiciones y cesiones cumplan los principios de planeación, transparencia y responsabilidad. 2.2. Sobre la actualización del Plan Anual de Adquisiciones Teniendo en cuenta las directrices establecidas en la circular No. 002 del 1 de febrero de 2019 “Recomendaciones generales para el seguimiento a la ejecución presupuestar, y con el fin de lograr el cumplimiento del 100% en las metas de ejecución y contratación de los recursos asignados a las Áreas de la Dirección General y a las Regionales, se requiere que todas las Direcciones tanto de la Sede de la Dirección General como de las Direcciones Regionales programen la totalidad de las necesidades del servicio que tienen previstas durante el segundo semestre de 2019 en el Sistema de Información PACCO antes de junio 27 de 2019. Así mismo, los recursos que sean asignados en el PACCO con posterioridad a la emisión de esta circular, deberán ser programados por parte de cada Área dé la Dirección General o de la Dirección Regional, según corresponda, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su asignación. Se advierte que esta directriz será rigurosamente monitoreada semanalmente, por parte de la Dirección de

Abastecimiento con reporte a la Secretaría General, el último viernes de cada semana, para asegurar su estricto cumplimiento. Desde la Dirección de Abastecimiento se generarán los siguientes informes, para asegurar el desarrollo y cumplimiento de la meta:

1. Informe semanal por Áreas, con la siguiente información: "

1. Saldos por programar tanto a nivel nacional como Regional. ii. Compromisos por mes, de junio a octubre. -

2. Reporte de seguimiento que estará; permanentemente disponible en la red a los Gerentes de Recurso y Directores Regionales para su análisis y ajustes. El reporte en mención se puede consultar en el siguiente Iink: httpsV/icbfgob-,my.sharepo¡nt.com/;x:/g/personal/ricárdo paez icbf gov co/Ee¡43cMonDVPIZSRYZBIN5UB9mHUm36mÁaCESNSDtKOWBA?e=¡Ymcz8 2.3. Sobre la planeación de adiciones contractuales La Dirección de Contratación, previa verificación del SITCO, evidenció que durante el periodo electoral se vencerán más de 2500 contratos de diferentes tipologías (aporte, convenios y contratos interadministrativos, contratos de prestación de servicios profesionales y apoyo a la gestión). En ese sentido, y en concordancia con el ejercicio de actualización del Plan Anual de Adquisiciones expuesto en el numeral anterior y en desarrollo de los principios de planeación, eficiencia, economía y responsabilidad cada Dirección del ICBF deberá verificar si la necesidad de la contratación persiste y, en conjunto con los supervisores, evaluará los resultados de gestión de cada contratista y Entidad Administradora de Servicio para determinar la conveniencia de su continuidad o no.

La relación de los contratos tanto de prestación de servicios como de convenios o contratos interadministrativos y los contratos de aporte que respondan a la misionalidad del ICBF que serán objeto de adición y prórroga, para garantizar la continuidad del servicio durante el segundo semestre de 2019, serán informados a cada dirección misional de la sede de la Dirección General quienes consolidarán y enviarán a la Secretaría General. Respecto a la información de los contratos que respondan al funcionamiento de la entidad deberá ser reportada por las Direcciones Regionales a la Dirección de Gestión Humana quien consolidará y remitirá a la Secretaría General antes del 15 de julio del año en curso. En los análisis de conveniencia que soporten las adiciones y prórrogas de los contratos de aporte de servicios de primera infancia la evaluación de desempeño, deberá tener en cuenta, entre otros, la información reportada en el índice de Desempeño de las Entidades Administradoras del Servicio - IDEAS, con corte al día 30 de junio de 2019. En caso de requerir nuevas contrataciones, o no continuar con alguno/s operador/es actual/es por razones de desempeño, se deberán incluir previamente las nuevas necesidades contractuales en el Plan Anual de Adquisiciones - PAA, y para la respectiva contratación se aplicarán los mecanismos y procedimientos de selección previstos en el Manual de Contratación vigente en ese momento. 2.4. Sobre la contratación realizada en época electoral Independientemente de la no aplicación de las restricciones generales previstas en la Ley 996 de 2005, la Dirección General, en ejercicio de sus atribuciones, insta a los ordenadores de gasto de la sede de la Dirección

General y de las Direcciones Regionales a que la contratación directa y las cesiones que adelante el ICBF durante el periodo electoral, correspondan a un carácter excepcional y se enmarquen estrictamente a las causales taxativas previstas en la ley. En relación con la contratación directa de profesionales, técnicos y auxiliares de apoyo a la gestión de la Entidad, se recomienda a todos los ordenadores del gasto delegados, que se abstengan de celebrar contratos con personas (3) con cuya cercanía o afinidad pueda generar situaciones de conflicto de interés , aun cuando no se configure situación legal de inhabilidad o incompatibilidad. Para ello se recomienda que cada contratación esté antecedida de un análisis específico de conveniencia y oportunidad en el que se evidencie clara e inequívocamente la idoneidad, capacidad, necesidad y favorabilidad de suscribir el acuerdo con el respectivo profesional, técnico o auxiliar seleccionado. Estas acciones y recomendaciones permitirán minimizar el riesgo en materia contractual y su implementación permitirá además la materialización integral de los principios rectores de la contratación pública que le son completamente aplicables al ICBF. Atentamente,

JULIANA PUNGILUPPI

Directora General

NOTAS AL FINAL:

1. Procuraduría General de la Nación, Circular 007 del 22 de mayo de 2017. 2. https://www.icbf.gov.co/instituto

3. El concepto, características y elementos del conflicto de interés se encuentran contenidos en la GUÍA DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA - CONFLICTOS DE INTERÉS DE SERVIDORES PÚBLICOS VERSIÓN 2, expedida por el Departamento Administrativo de la Función Pública.

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