ICBF - Circular 0007 de 2013

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Inicio Documento Circular 7 de 2013 ICBF Ocultar anotaciones   Buscar  Índice CIRCULAR 7 DE 2013 (febrero 24) <Fuente: Archivo interno entidad emisora> INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR - ICBF PARA: DIRECTORES, SUBDIRECTORES, JEFES DE OFICINA Y DIRECTORES REGIONALES ASUNTO: Seguimiento a la ejecución del Plan de Mejoramiento del ICBF suscrito con la Contraloría General de la República El Plan de Mejoramiento suscrito con la Contraloría General de la República se define como el conjunto de las acciones correctivas o preventivas que debe adelantar el sujeto de control fiscal en un período determinado, para dar cumplimiento a la obligación de subsanar y corregir las causas que dieron origen a los hallazgos administrativos identificados por la Contraloría General de la República, como resultado del ejercicio del proceso auditor, con el fin de adecuar la gestión fiscal a los principios contenidos en los artículos 29. 209 de la

Constitución Política y 3 de la Ley 1437 de 2011 Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso , Administrativo o mitigar el impacto ambiental. De acuerdo con lo anterior y según lo establecido en el numeral 3.3.9 de la Guía de Auditoria de la Contraloría General de la República adoptada mediante Resolución No. 6368 de 2011 expedida por dicho ente de control el ; auditado, como resultado de la auditoría, elaborará un Plan de Mejoramiento el cual será reportado a través del Sistema de Rendición de Cuentas e Informes (SIRECI) así como avances del mismo. Sobre dicho plan, la Contraloría no emitirá pronunciamiento de coherencia e integridad, sino que será evaluada dentro del proceso auditor. Por su parte la Directiva Presidencial No 03 de 3 de abril de 2012, determinó que el cumplimiento la coherencia e integridad de los planes de mejoramiento es responsabilidad de las entidades, para lo cual tas Oficinas de Control interno son las responsables del seguimiento a los mismos en virtud de su rol de evaluador independiente. En virtud de lo anterior y con el objetivo de garantizar que el Plan de Mejoramiento consolidado, suscrito con la Contraloría General de la República cumpla con los compromisos institucionales exigidos por el ente de control en la citada resolución, se establece el Seguimiento Interno a la Ejecución del Plan de Mejoramiento del ICBF, de acuerdo con los siguientes lineamientos: En las Direcciones Regionales, el reporte del cumplimiento y avance al Plan de Mejoramiento debe realizarse de la siguiente manera. · Consolidar por parte del Coordinador del Grupo de Planeación o quien haga sus veces. · Revisar el Plan de Mejoramiento en el Comité Estratégico Regional, emprendiendo las acciones a que haya

lugar para garantizar su cumplimiento, dejando constancia de las decisiones y compromisos en las respectivas actas · Enviar a la Oficina de Control Interno, con periodicidad mensual y dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al mes reportado En las Dependencias de la Sede de la Dirección General, los dueños de los procesos como responsables de las acciones del Plan deben controlar su ejecución y preparar los respectivos reportes mensuales de cumplimiento y de avance. Se entiende por cumplimiento del Plan de Mejoramiento, el logro de las metas propuestas dentro de los plazos establecidos en el mismo - El reporte de avance y cumplimiento del Plan de Mejoramiento tanto para las Direcciones Regionales como para los responsables de la Sede de la Dirección General, debe realizarse dentro de los cinco (5) primeros días hábiles del mes siguiente al mes reportado, vía correo electrónico al Jefe de la Oficina de Control interno, en el formato Excel, diligenciando la ''Fecha de evaluación", las columnas "Avance físico en la ejecución de las metas” y "Observaciones (Logros y dificultades)". A partir de este registro, la matriz Excel arrojará tanto el porcentaje de "Cumplimiento del Plan" (CPM), como el de "Avance del Plan de Mejoramiento” (APM). éste último acumulado mes a mes - El avance y cumplimiento del Plan de Mejoramiento, será consolidado por la Oficina de Control Interno, la cual producirá los informes para el Comité de Coordinación del Sistema integrado de Gestión, el Departamento para la Prosperidad Social, la Contraloría Delegada para el Sector Social y el Contralor General de la República, éste último informe según lo establecido en la Directiva Presidencial No, 03 de 2012.

• En ningún caso, el reporte de cumplimiento de la meta podrá superar el ciento por ciento de la misma - En reunión ordinaria el Comité de Coordinación del Sistema Integrado de Gestión, evaluara el avance efectivo de los planes de mejoramiento, formulando a los responsables del plan, las observaciones y los ajustes que considere pertinentes para cumplir con las metas propuestas en dichos planes - La Oficina de Control Interno suministrará a la Subdirección de Monitoreo y Evaluación de la Dirección de Planeación y Control de Gestión la información necesaria para actualizar los registros de seguimiento, que la misma requiera en lo que corresponde al Plan de Mejoramiento suscrito con la Contraloría - La verificación a la efectividad de las acciones de mejoramiento contenidas en los planes suscritos con la Contraloría, será realizada por la Oficina de Control Interno cuando lo considere necesario en desarrollo de sus funciones o a solicitud de la alta Dirección - Teniendo en cuenta que la Contraloría General de la República y la Oficina de Control Interno del ICBF pueden requerir la información y soportes documentales que respalden el avance de las acciones del Plan de Mejoramiento, éstos deben reposar en las respectivas carpetas de las dependencias organizadas en aplicación de la labia de Retención Documental --TRDen medio físico o medio magnético.

En los casos que sea inviable contar con los soportes documentales, se suplirá con anotación de la ubicación de los mismos y/o resumen de las evidencias de la ejecución de las acciones del plan, en el mismo formato que se reportan los avances mensuales. Incumplir los términos establecidos en la presente circular obliga a la Oficina de Control Interno, a ponerlo en

conocimiento de la Oficina de Control interno Disciplinario del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF) para lo de su competencia. Por lo anterior se requiere del desarrollo sistemático de las acciones programadas por parte del equipo directivo, dueños de proceso y demás responsables para el óptimo cumplimiento de esta labor. La presente circular sustituye en su integridad la No. 41 de 2010. Cordialmente MARCO AURELIO ZULUAGA GIRALDO Director General Ir al inicio Derecho del Bienestar Familiar La publicación "Derecho del Bienestar Familiar" ”, es responsabilidad de Avance Jurídico Casa Editorial S.A.S, de acuerdo con el contrato No. 01017062023.

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