ICBF - Circular 0013 de 2011

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Inicio Documento Circular 13 de 2011 ICBF Ocultar anotaciones   Buscar  Índice CIRCULAR 13 DE 2011 (marzo 3) <Fuente: Archivo interno entidad emisora>

INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR - ICBF

PARA: DIRECTORES REGIONALES, COORDINADORES JURÍDICOS, COORDINADORES

CENTROS ZONALES Y COORDINADORES AREAS SOLICITANTES.

ASUNTO: CONTROL DE LA CONTRATACIÓN En atención a lo previsto en el artículo 209 de la Constitución Política que señala que los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad rigen la función administrativa, esta Dirección General reitera la responsabilidad de los ordenadores del gasto y de sus equipos de apoyo de dar cumplimiento estricto a la normatividad vigente en materia contractual. En tal sentido les reiteramos:

1. El proceso contractual debe ajustarse estrictamente a lo establecido en el Estatuto General de la Contratación

Estatal cuando se trate de la adquisición de bienes y servicios para el apoyo administrativo y en las normas especiales para el Contrato de Aporte cuando se trate de contratación de programas estratégicos y misionales del Instituto aplicando de manera estricta lo establecido en el Manual de Contratación adoptado por la Resolución 4670 de 2009.

2. La regla general para la selección de los contratistas es la convocatoria pública, sin perjuicio de la posibilidad de contratar directamente cuando exista la debida y correspondiente justificación, según lo establecido en el

Manual de Contratación.

3. Los Directores Regionales, como delegatarios en materia contractual, son los responsables de la contratación en todas sus etapas, por lo cual cada uno de los aspectos de los respectivos contratos deberán estar plenamente justificados en los estudios previos y documentando en los diferentes documentos del contrato.

4. En los eventos en que el Director Regional, opte por la contratación sin convocatoria deberá adicionalmente justificar y documentar los criterios utilizados para la selección del contratista y la idoneidad del mismo para la ejecución contractual, lo cual deberá constar en los estudios previos y en el contrato.

5. No se deberá dar trámite a ninguna solicitud de trámite contratación, que no cuente con la totalidad de los requisitos previos, tales como verificación de la inclusión de la contratación en el plan de contratación, estudios previos, estudios de mercado, consulta SICE, análisis de riesgos del futuro contrato, disponibilidad presupuestal, soporte de las calidades y capacidad del contratista y proyecto de pliego de condiciones, entre otros.

6. La totalidad de los estudios previos deberá tener en cuenta lo dispuesto en el instructivo de elaboración de

estudios previos dispuesto para el efecto en el Manual de Contratación de la entidad.

7. Es responsabilidad de los ordenadores del gasto revisar el cubrimiento de los riesgos de la actividad contractual a través de los mecanismos de garantía establecidos en la ley, por lo cual la totalidad de los contratos deberán contar, en la etapa precontractual, con un análisis de riesgos y, en la etapa contractual, con las garantías otorgadas por los contratistas mediante las cuales se amparen los riesgos identificados.

8. En los procesos de contratación, se deberá propender por la sana competencia empresarial y la pluralidad de ofertes; así mismo el ordenador del gasto deberá verificar que se empleen los sistemas de información diseñados para apoyar la gestión pública, tales como el SICE de la Contraloría General de la República, el SIRI de la Procuraduría General de la Nación; el SECOP y el Registro Único de Proponentes.

9. En los procesos de contratación adelantados a través de convocatoria pública, se deberán realizar como mínimo audiencias públicas de recepción de observaciones y aclaración al proyecto de pliego de condiciones, al pliego de condiciones definitivo, de cierre y recepción de propuestas, y de adjudicación.

10. En la totalidad de las audiencias públicas adelantadas por las Regionales se deberá contar con la presencia del Director Regional, quien será el encargado de liderar las mismas.

11. De manera previa a la apertura formal de los procesos se deberá convocar a los organismos de control y en cumplimiento de lo establecido en la ley 850 de 2003 en todos los procesos de contratación se deberá convocar a la veedurías ciudadanas, como mecanismo democrático de control social que le permite a los ciudadanos o a las

diferentes organizaciones comunitarias, ejercer vigilancia sobre la gestión contractual que adelante el ICBF; así mismo, se deberán convocar a las cámaras de comercio con jurisdicción en la Regional que se adelante el proceso de contratación.

12. En la totalidad de los procesos contractuales y de manera especial, se deberá verificar que: 12.1 Los contratistas deberán contar con las licencias de funcionamiento y operación requeridas por la normatividad para la prestación del servicio que se contrata, siendo obligatorio documentar la verificación que se realiza de dicho requisito de manera previa a la suscripción de contrato. 12.2 La experiencia e idoneidad de los contratistas, para los eventos en que se realice contratación directa, deberá ser documentada en los estudios previos de la contratación y estudiada en los Comités de Asesoría Contractual, de manera previa a la suscripción del contrato. 12.3 Los expedientes contractuales deberán contar con la totalidad de la documentación contractual, tanto de la etapa precontractual, contractual y post contractual. 12.4 Los funcionarios designados para ejercer la supervisión de los contratos cumplan estrictamente con las funciones propias de dicha designación y presenten los informes oportunamente, los cuales deben archivarse en los expedientes de cada contrato. 12.5 La designación de la supervisión contractual en las Regionales ICBF deberá recaer en servidores públicos con funciones de coordinación, quienes podrán apoyarse para el cumplimiento de dicha labor en sus equipos de trabajo; sin que dicho apoyo implique el traslado de la responsabilidad de la supervisión integral de los contratos.

13. Los supervisores de los contratos, deberán ser designados de manera previa al inicio de la ejecución contractual, y serán responsables de realizar seguimiento permanente, puntual y riguroso a la ejecución de los

contratos, generando alertas tempranas sobre posibles incumplimientos e informando de manera inmediata a los ordenadores del gasto, con el objeto que se tomen las acciones contractuales a que haya lugar; tales como, imposición de multas, declaratorias de incumplimientos, caducidades o efectividad de las garantías.

14. La Oficina Asesora Jurídica continuará prestando de manera permanente, eficiente y ágil asesoría a las Direcciones Regionales, quienes tienen el deber de consultar con cualquier inquietud en temas contractuales.

15. A partir de la fecha, la Oficina de Control Interno, por instrucción de la Dirección General, realizará seguimiento y monitoreo especial a la gestión contractual adelantada en las Regionales, al cumplimiento de la normatividad aplicable en la materia y a las diferentes instrucciones impartidas por ésta Dirección para los procesos contractuales; valorando para el efecto los riesgos de dicha gestión, acompañando y asesorando a los actores intervinientes y fomentando la cultura de control en los mismos. Así mismo, en los eventos en que del seguimiento y monitoreo se evidencie el incumplimiento de la normatividad o fallas en la gestión contractual, la Oficina de Control Interno deberá reportar las mismas a la Oficina de Control Interno Disciplinario a efectos de que se inicien las acciones disciplinarias que hubiese lugar.

Cordial saludo. ELVIRA FORERO HERNANDEZ Directora General Ir al inicio Derecho del Bienestar Familiar La publicación "Derecho del Bienestar Familiar" ”, es responsabilidad de Avance Jurídico Casa Editorial S.A.S, de acuerdo con el contrato No. 01017062023.

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