ICBF - Circular 0016 de 2012

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Inicio Documento Circular 16 de 2012 ICBF Ocultar anotaciones   Buscar  Índice CIRCULAR 16 DE 2012 (septiembre 12) <Fuente: Archivo interno entidad emisora>

INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR – ICBF

PARA: DIRECTORES, SUBDIRECTORES, JEFES DE OFICINA Y COORDINADORES DE

GRUPO DE LA DIRECCIÓN GENERAL, DIRECTORES REGIONALES,

COORDINADORES ADMINISTRATIVOS Y/O FINANCIEROS, SUPERVISORES E

INTERVENTORES

ASUNTO: GUIA DE CIERRE FINANCIERO 2012 Y APERTURA 2013

Con el propósito de finalizar el cierre de la vigencia 2012 y apertura 2013 con oportunidad y eficiencia, la Dirección Financiera y sus grupos han optimizado el documento "Guía de Cierre Financiero 2012 y Apertura 2013" con el fin de presentar de una manera sucinta las actividades y fechas que requieren estricto cumplimiento

y detallan las acciones con cada una de las áreas de las Direcciones Regionales y de la Sede de la Dirección General, a fin de que permita el cumplimiento de los requisitos de Ley y los reglamentos sobre la materia de una manera más fácil y segura. La Guía se encuentra compuesta de cuatro (4) documentos así: -- Cronograma de la Guía de Cierre Financiero 2012 y Apertura 2013: Indica las principales actividades que se deben realizar, el plazo máximo para adelantarlas y quiénes son los responsables, y el detalle de cómo se lleva a cabo cada labor. La herramienta fue diseñada para permitir que su consulta sea sencilla y eficiente. Adicionalmente indica en qué parte del instructivo de cierre se encuentra el detalle del procedimiento general. -- Guía de Cierre Financiero 2012 y Apertura 2013: Está conformado por dos capítulos: El primero sobre el cierre financiero del año 2012 y el segundo sobre la apertura del año 2013, en ellos se describe de manera detallada el procedimiento que se debe realizar en cada una de las actividades que configuran el proceso financiero, y se encuentra completamente articulado con el cronograma de actividades. -- "Tips": Los "tips" fueron elaborados con el fin de resaltar los aspectos más relevantes de cada área involucrada en el proceso financiero del Instituto y facilitar su seguimiento y cumplimiento, lo cual no implica que las demás actividades no deben realizarse. -- Formatos: Relaciona los formatos que se deben utilizar para realizar un proceso determinado, tales como “Solicitud de Traslado Presupuestal” y “Certificación para la Constitución de Reservas Presupuestales Excepcionales”. Las fechas y plazos establecidos que se encuentran estipulados en el "Cronograma de la Guía de Cierre

Financiero 2012 y Apertura 2013”, deben darse a conocer al público en general en cada uno de los Grupos Financieros. Es necesario precisar que éstas son un referente de obligatorio cumplimiento; sin embargo en caso de presentarse situaciones que ameriten excepciones a los plazos y condiciones deberá aprobarse por parte del Director responsable de los recursos en el Nivel Nacional y la Secretaría General, para lo correspondiente a los Gastos de Funcionamiento y de Apoyo o la Subdirectora General para lo correspondiente a los Gastos Misionales, cuyo trámite queda Sujeto a la posibilidad operativa de las áreas financieras y en especial de los horarios establecidos en el Sistema SIIF NACION II. Los documentos Guía de Cierre Financiero 2012 y Apertura 2013 y su respectivo cronograma se encuentran publicados en la Intranet en la siguiente dirección: Organigrama/Dirección Financiara/ Guía de Cierre 2012 y Apertura 2013 Es necesario tener en cuenta que para la aprobación de vacaciones y turnos de fin e inicio de año de los servidores públicos de las Direcciones Financiera, Contratación, Administrativa, Oficina Asesora Jurídica, Supervisores de Contratos y en general las personas que intervienen en el cierre fiscal del año 2012 y apertura del año 2013, se debe tener en cuenta garantizar el cumplimiento del 100% de las actividades asignadas de forma tal que su ausencia no sea obstáculo para culminar adecuada y oportunamente el proceso. Del compromiso y cumplimiento de cada uno de nosotros dependerá el éxito del cierre 2012 y apertura 2013. Cordialmente, DIEGO ANDRÉS MOLANO APONTE Director General Ir al inicio Derecho del Bienestar Familiar

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