ICBF - Circular 0017 de 2010

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Inicio Documento Circular 17 de 2010 ICBF Ocultar anotaciones   Buscar  Índice CIRCULAR 7 DE 2010 10 Junio <Fuente: Archivo interno entidad emisora>

INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR – ICBF

PARA: OPERADORES DEL PROGRAMA DE ALIMENTACION ESCOLAR ASUNTO: CONTROL SOCIAL POR PARTE DE LOS ACTORES DEL PROGRAMA Mediante Convenio Interadministrativo 064 de 2007, se formalizó un acuerdo de voluntades entre el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar ICBF y la Presidencia de la República a través del Programa Presidencial de Modernización, Eficiencia, Transparencia y Lucha Contra la Corrupción - PPLCC para fortalecer el ejercicio del control social en los municipios y distritos en los programas públicos de alimentación escolar.

La inversión de los recursos para lograr los objetivos de este programa, requieren una labor de vigilancia a la ejecución de los contratos en la cual el acompañamiento de la familia de los beneficiarios y la comunidad tiene

un papel fundamental. Por esta razón, la consagración de derechos a favor de la ciudadanía para contar con oportunidades de obtener información en la ejecución de los contratos de los operadores, facilita las posibilidades de acción y la eficacia de los mecanismos de participación ciudadana y de control social. Con el propósito de promover la participación y vigilancia de la ciudadanía en la gestión y prestación del servicio de alimentación escolar del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, los operadores deben: Fomentar la participación de la comunidad en los Consejos de Política Social Municipales y Departamentales para la planeación del PAE, en el ejercicio de la veeduría ciudadana. Permitir y facilitar a los organismos de control y a la comunidad, el ejercicio del control social sobre el Programa de Alimentación Escolar. Desarrollar la herramienta de "Alimentación Visible" construida en el marco del convenio entre el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y el programa Anticorrupción de la Presidencia de la República, la cual está constituida por tres componentes a saber:

1. VISIBILIDAD Y TRANSPARENCIA: Esta herramienta permite que los beneficiarios accedan a información específica respecto a la ejecución de los servicios contratados en el marco del PAE.

Para ello se crea el formato de visibilidad PAE, el cual debe contener información precisa del servicio que se presta en cada restaurante escolar y debe ser publicado en cada uno de ellos: o Número del contrato o convenio o Fecha de suscripción del contrato o convenio o Fecha de iniciación del servicio o Minuta patrón y ciclos de menú alimentario. o Días de atención. o Número de manipuladores (as) por unidad

o Número de raciones diarias - Desayuno o Número de raciones diarias almuerzos o Número de raciones de otros tipos de complemento o Número de beneficiarios o Línea de Atención al Ciudadano ICBF 018000918080 opción 3; Línea Única Anticorrupción 018000913040; correo electrónico restaurantesescolaresconcalidad@icbf.gov.co, para que denuncie las irregularidades en la prestación del servicio.

2. RENDICIÓN DE CUENTAS: Se deberá propiciar la conformación de Comités de Seguimiento PAE, los cuales deben ser integrados por siete personas: tres (3) Niños, Niñas y Adolescentes beneficiarios del programa, dos padres de familia de beneficiarios del PAE, un representante de la comunidad y el rector de la institución o un docente designado por el rector. Una vez conformado el Comité de Seguimiento PAE, el operador deberá informar y remitir el Acta de Constitución del Comité a la respectiva Dirección Regional.

Adicionalmente, para el efectivo ejercicio del Comité de Seguimiento PAE, los veedores y en general de la comunidad beneficiaría de este proyecto, los operadores deberán informar a la ciudadanía acerca del cumplimiento en la ejecución del contrato, a través de espacios generados para tal fin, en los cuales presentará los avances, problemas y demás situaciones que se generen en el desarrollo de la actividad encargada, con un contenido mínimo diseñado por el ICBF y el PPLCC, así: o Orden del día. o Tiempos de participación. o Presentación de informes de avance. o Participación de la ciudadanía. La convocatoria y logística necesaria deberá ser suministrada por el operador. Las rendiciones de cuenta deberán

realizarse por lo menos dos veces durante el desarrollo del contrato, al 50% de ejecución y al final del mismo, en la totalidad de municipios donde presta el servicio. En estas rendiciones es de fundamental importancia informar a la comunidad sobre las condiciones de cuotas de participación, haciendo especial énfasis en que éstas sólo se pueden cobrar cuándo la modalidad es de almuerzo escolar. Adicionalmente, se debe dar cuenta del total recaudado por cuotas y el uso de dichos recursos.

3. MESAS PÚBLICAS MUNICIPALES: Este componente facilita el seguimiento al cumplimiento de los contratos o convenios de una forma sistemática, sin perjuicio de las labores propias de las interventorías ni de las jornadas de rendición de cuentas, busca establecer un mecanismo de control en tiempo real, que permita identificar el estado de ejecución de los recursos del PAE y calidad en la prestación del servicio, la cual involucra a todos actores del programa.

Se realizarán mesas públicas que contarán con la presencia de todos los actores del PAE, es decir, operadores del PAE, representantes de los entes territoriales, representantes del ICBF en la región, comités de seguimiento, veedurías ciudadanas y los beneficiarios del programa que quieran asistir; estas mesas serán convocadas por los directores regionales del ICBF. Para la realización de estas mesas, se propone la siguiente agenda: o Presentación del Programa de Alimentación Escolar o Proceso de selección del operador - ventajas de la selección por o Convocatoria Pública o Cofinanciación del Programa de Alimentación escolar, o Participación de la comunidad: este espacio se genera para resolver todos los cuestionamientos realizados por los beneficiarios, representantes de los entes territoriales y por los miembros del ICBF y se debe brindar una

respuesta clara a los mismos. o Acuerdos y compromisos o Firma Acta de Acuerdos. Los componentes de visibilidad y transparencia; rendición de cuentas y la participación en las mesas públicas son de obligatorio cumplimiento en el marco de lo señalado en el clausulado del contrato o convenio suscrito con cada operador, sin perjuicio de las veedurías que conforme la ciudadanía independientemente. Conclusiones de la herramienta para los operadores: La herramienta propuesta significará entonces, dar cumplimiento a los siguientes componentes: Componente 1 Componente 2 Componente 3 Visibilidad y Transparencia Rendición de Cuentas Mesas Públicas (Publicación de la Información) (Exposición a la ciudadanía) (Asistencia y participación en las Mesas) Cordialmente,

ELVIRA FORERO HERNÁNDEZ OSCAR ORTIZ GONZÁLEZ

Directora General Director

HERRAMIENTA DE "ALIMENTACIÓN VISIBLE"

PROYECTO PPLCC - ICBF

1. INFORMACIÓN DEL PROYECTO 1.1. Información sobre la Organización Responsable

Entidad Persona contacto Ciudad Teléfono Dpto. Celular Dirección Fax

No. de Nit. Correo electrónico: Nombre del Representante Cédula Ciudadanía: Legal 1.2. Duración del Proyecto 7 meses. 1.4. Lugar de realización del Proyecto La herramienta de alimentación visible se aplicará en las 33 regionales del ICBF. 1.5. Justificación El programa de alimentación escolar tiene como objetivo contribuir a mejorar el desempeño académico, la asistencia regular y promover la formación de hábitos alimentarios saludables en la población escolar, mediante la entrega diaria de un complemento alimentario: Desayuno o Almuerzo, durante la jornada escolar.

La prestación del servicio se hace a través las diferentes Regionales con operadores o entidades especializadas en programas de alimentación, que tengan la capacidad administrativa, organizativa, técnica, logística y operativa; la experiencia y el conocimiento para la prestación de servicios de alimentación.

Son objetivos del PAE: Suministrar alimentos nutritivos e higiénicos a los niños, niñas y adolescentes matriculados en las instituciones educativas públicas del país.

Desarrollar un conjunto de acciones alimentarias, nutricionales, de salud y formativas relacionadas. Contribuir a mejorar el desempeño de los escolares y apoyar su vinculación y permanencia en el sistema educativo. Promover la participación de la familia, la comunidad y los entes territoriales, en general, del Sistema Nacional de Bienestar Familiar - SNBF. La inversión de los recursos para lograr los objetivos de este programa, requiere de una labor de vigilancia a la ejecución de los contratos en la cual el acompañamiento de la familia y la comunidad tiene un papel fundamental. Por esta razón, la consagración de derechos a favor de la ciudadanía para contar con oportunidades de obtener información en la ejecución de los contratos de los operadores, facilita las posibilidades de acción y la eficacia de los mecanismos de participación ciudadana y de control social. Es necesario facilitar que los beneficiarios de estos proyectos, puedan hacer seguimiento a la ejecución de dichos recursos de manera directa y permanente. El ICBF, los operadores y los interventores deben facilitar el flujo oportuno y claro de la información, generando escenarios en los cuales se haga el control permanente a la ejecución de los recursos y la calidad en la prestación del servicio. Esto se concreta con la herramienta propuesta en el presente documento, que facilita la participación de la

sociedad civil, en la vigilancia de los recursos destinados a brindar alimento a los niños, niñas y adolescentes matriculados en las instituciones educativas oficiales del país, tanto en las zonas rurales como en las zonas urbanas, contribuyendo a los objetivos del programa de alimentación escolar. Por otra parte, el Programa Presidencial de Transparencia, Eficiencia y Lucha Contra la Corrupción, de conformidad con el artículo 10 del decreto 519 de 2003 tiene como función: (...)

3. Desarrollar, participar y colaborar en el diseño de proyectos y herramientas, que propicien la modernización, ética, eficiencia y transparencia de la gestión del Estado.

(...)

7. Liderar y colaborar en proyectos que fortalezcan en las entidades y organismos públicos de todo orden el control interno de gestión y el control interno disciplinario y propiciar mecanismos que mediante la adecuada evaluación de procesos permiten establecer nuevos métodos para mejorar el desempeño de las entidades del Estado y el impacto de su quehacer en la sociedad.

(...)

9. Establecer contacto y coordinación entre la sociedad y el Gobierno en relación con el desarrollo de mecanismos orientados a fortalecer la veeduría cívica en los diferentes órdenes.

(...)

11. Diseñar y desarrollar proyectos de educación, concientización, fortalecimiento de valores y principios y promoción de una nueva cultura de responsabilidad social y defensa de lo público, dirigidos tanto a la comunidad en general como al sector privado y público.

12. Diseñar y proponer instrumentos que permitan hacer evaluación, seguimiento y control a los procesos contractuales adelantados por las entidades estatales de cualquier orden." En desarrollo de sus funciones el PPLCC y en el marco del convenio No. 064 suscrito entre el Instituto

Colombiano de Bienestar Familiar y el Departamento Administrativo de La Presidencia de la RepúblicaPrograma Presidencial de Lucha Contra la Corrupción, que tiene por objeto "Fortalecer el ejercicio de control social en los municipios y distritos en los programas públicos de Alimentación Escolar ", el PPLCC ha propuesto una adaptación a las herramientas de control social en la inversión de los recursos públicos que viene aplicando en todo el territorio nacional, para que sean aplicadas en el desarrollo del PAE. 1.6. Población objetivo La población objetivo corresponde a los padres de familia, alumnos, directivos y veedores ciudadanos, de las unidades de operación del servicio de alimentación escolar.

2. Objetivos del Proyecto 2.1. Objetivo General del Proyecto Fortalecer el ejercicio de control social, en los municipios y distritos, en el programa de Alimentación Escolar, a través de la herramienta "Alimentación Visible" con la participación de todos los actores dentro del proceso de prestación del servicio.

2.2. Objetivos Específicos No. Descripción Estructurar la metodología de conformación de los comités de veedores en cada una de las unidades 1 de operación que prestan el servicio dentro del PAE 2 Generar canales de denuncia eficaces para la ciudadanía Apoyar el seguimiento a la inversión de los recursos del PAE, teniendo en cuenta las fuentes de 3 financiación. 4 Crear espacios de participación ciudadana que faciliten el acceso a la información 5 Generar vínculos de confianza entre los beneficiarios y los operadores. 6 Facilitar el seguimiento y/o vigilancia a la ejecución de los contratos por parte del ICBF.

3. Herramienta de Alimentación Visible

El desarrollo de la herramienta tiene los siguientes componentes:

1. Visibilidad y transparencia.

2. Rendición de cuentas

3. Mesas Públicas 3.1 Visibilidad y Transparencia El objetivo de este componente, es permitir que los beneficiarios accedan a información específica respecto a la ejecución de los servicios contratados en el marco del PAE.

Para ello se crea el formato de visibilidad PAE, el cual es equiparable a una valla informativa de un proyecto de obra, donde se incorporan los datos esenciales del contrato suscrito con el operador a saber: o Número del contrato o convenio o Fecha de suscripción del contrato o convenio o Fecha de iniciación del servicio o Minuta patrón y ciclos de menú alimentario. o Días de atención. o Número de manipuladores (as) por unidad o Número de raciones diarias - Desayuno o Número de raciones diarias almuerzos o Número de raciones de otros tipos de complemento o Número de beneficiarios o Línea de Atención al Ciudadano ICBF 018000918080 opción 3; Línea Única Anticorrupción 018000913040; correo electrónico restaurantesescolaresconcalidad@icbf.gov.co, para que denuncie las irregularidades en la prestación del servicio. Funcionamiento El formato de visibilidad PAE deberá ser entregado por el ICBF a todos los operadores, quienes lo diligenciarán y colocarán en las instalaciones de cada una de las unidades de servicio, previa validación del director regional y el Coordinador Nacional del PAE a través de la firma en el formato. La oficina regional del ICBF deberá contar con una copia del formato de visibilidad PAE. La información publicada por el operador, debe permanecer hasta la finalización del convenio o contrato.

La supervisión del ICBF, en las visitas que se realicen a las unidades de operación, constatará que la información permanezca al alcance de los beneficiarios. El diseño del formato de visibilidad PAE estará a cargo del ICBF y del Programa Presidencial.

Comités de seguimiento: El objetivo de este componente es la creación de escenarios que permitan la intervención directa de los ciudadanos y un acceso masivo a la información acerca del cumplimiento del contrato o convenio por parte del operador. Los operadores deberán propiciar la conformación de Comités de Seguimiento PAE, los cuales deben ser integrados por siete personas: tres (3) Niños, Niñas y Adolescentes beneficiarios del programa, dos padres de familia de beneficiarios del PAE, un representante de la comunidad y el rector de la institución o un docente designado por el rector. Una vez conformado el Comité de Seguimiento PAE, el operador deberá informar y remitir el Acta de Constitución del Comité a la respectiva Dirección

Regional. Para la conformación de los comités de seguimiento se debe:

1. Informar a la Institución Educativa de la necesidad de conformar un comité de seguimiento al programa, el requerimiento y necesidad de que el rector haga parte del mismo o un profesor delegado que esté vinculado con el desarrollo del programa, los objetivos de dicho comité, quiénes lo deben conformar, las funciones que tienen sus miembros, las responsabilidades y los mecanismos de funcionamiento.

2. Informar a las familias beneficiarías de la opción de participar como miembros del comité de seguimiento para la ejecución de los recursos del Programa de Alimentación Escolar PAE, dentro de la herramienta de "Alimentación Visible". La información suministrada debe orientarse de igual manera, a que conozcan los

objetivos de dicho comité, quiénes lo deben conformar, las funciones que tienen sus miembros, las responsabilidades y los mecanismos de funcionamiento. Esta socialización debe surtirse por diferentes medios como volantes, carteleras o reuniones explicativas.

3. El operador una vez realizada la divulgación sobre la conformación de un comité de seguimiento, debe encargarse en coordinación con el rector de la institución educativa, de identificar a los otros miembros que libremente desean participar. Para ellos se debe tener presente que este comité debe estar constituido por: 3

Estudiantes del plantel educativo, el rector o un profesor o de la institución educativa y 1 Miembro de la comunidad. Sus integrantes deben ser personas de reconocida transparencia en la zona y no deben tener ningún tipo de vinculación con el operador del programa.

4. Surtida la identificación de los miembros del comité de seguimiento se debe realizar una primera reunión en la cual se conforme formalmente el comité, se defina el cronograma para las jornadas de rendición de cuentas que el operador debe convocar. Para esta conformación utilizar el anexo 1 el cual será suministrado por el ICBF a cada operador.

Para el efectivo ejercicio del Comité de Seguimiento PAE y en general de la comunidad beneficiaría de este proyecto, los operadores deberán informar a la ciudadanía acerca del cumplimiento en la ejecución del contrato, a través de espacios anteriormente descritos. En el mencionado escenario, el operador deberá presentar los avances, problemas y demás situaciones que se generen en el desarrollo de la actividad encargada, con un contenido mínimo que será diseñado por el ICBF y el PPLCC.

Contenido mínimo: o Orden del día. o Tiempos de participación, o Presentación de informes de avance,

o Participación de la ciudadanía. La convocatoria y logística necesaria deberá ser suministrada por el operador. Las rendiciones de cuenta deberán realizarse por lo menos dos veces durante el desarrollo del contrato, al 50% de ejecución y al final del mismo, en la totalidad de municipios donde presta el servicio. En estas rendiciones es de fundamental importancia informar a la comunidad sobre las condiciones de cuotas de participación, haciendo especial énfasis en que éstas sólo se pueden cobrar cuándo la modalidad es de almuerzo escolar. Adicionalmente, se debe dar cuenta del total recaudado por cuotas y el uso de dichos recursos. Sustento Jurídico de las obligaciones a cargo del operador Contractuales Obligaciones del operador Permitir y facilitar a los organismos de control y a la comunidad el ejercicio del control social sobre el Programa de Alimentación Escolar.

VEEDURÍAS CIUDADANAS: En cumplimiento de lo dispuesto por la Ley 850 de 2003, Ley 80 de 1993, se convocan a las Veedurías Ciudadanas con el fin de garantizar la participación social en la ejecución del presente contrato.

Manual de supervisión VARIABLE Y DEFINICION INSTRUCTIVO E INDICADORES Participación en los comités de Identifique si existen actas de constitución de los comités de seguimiento PAE: seguimiento PAE y constate con miembros de la asociación o entidad Hace referencia al desarrollo del contratista si estos efectivamente funcionan. seguimiento por parte de los padres y madres de los niños, niñas y Seleccione la alternativa que más se ajusta a la situación encontrada y adolescentes beneficiarios del servicio transcriba este dato a la casilla correspondiente en la hoja de registro y

y docentes de las entidades calificación. educativas. 0 - No funcionan: No tienen comités organizados o éstos no ejercen Valor estándar: 4 Tiempo máximo realmente ninguna función de seguimiento o veeduría. para exigir el estándar: A partir de la 2 - Funcionan irregularmente: Se perciben acciones de veeduría pero firma del contrato con el ICBF. éstas no son sistemáticas respecto al servicio. 4 - Funcionamiento activo: Se perciben acciones de veeduría sistemáticas respecto al servicio. 3.3. Mesas Públicas Este componente facilita el seguimiento al cumplimiento de los contratos o convenios de una forma sistemática, sin perjuicio de las labores propias de las interventorías ni de las jornadas de rendición de cuentas, busca establecer un mecanismo de control en tiempo real, que permita identificar el estado de ejecución de los recursos del PAE y calidad en la prestación del servicio, la cual involucra a todos actores del programa. Se realizarán mesas públicas que contarán con la presencia de todos los actores del PAE, es decir, operadores del PAE, representantes de los entes territoriales, representantes del ICBF en la región y los beneficiarios del programa que quieran asistir; estas mesas serán convocadas por los directores regionales del ICBF. Para la realización de estas mesas, se propone la siguiente agenda: o Presentación del Programa de Alimentación Escolar o Proceso de selección del operador - ventajas de la selección por Convocatoria Pública o Cofinanciación del Programa de Alimentación escolar, o Participación de la comunidad: este espacio se genera para resolver todos los cuestionamientos u observaciones

realizadas por los beneficiarios, representantes de los entes territoriales y por los miembros del ICBF. o Acuerdos y compromisos o Firma Acta de Acuerdos. Los componentes de visibilidad y transparencia; rendición de cuentas y la participación en las mesas públicas son de obligatorio cumplimiento en el marco de lo señalado en el clausulado del contrato o convenio suscrito con cada operador, sin perjuicio de las veedurías que conforme la ciudadanía independientemente. Conclusiones de la herramienta para los operadores: La herramienta propuesta significará entonces, dar cumplimiento a los siguientes componentes: Componente 1 Componente 2 Componente 3 Visibilidad y Transparencia Rendición de Cuentas Mesas Públicas (Publicación de la Información) (Exposición a la ciudadanía) (Asistencia y participación en las Mesas) Formato de Visibilidad PAE

PROGRAMA DE ALIMENTACIÓN ESCOLAR

Unidad de Operación Municipio Departamento INFORMACIÓN BÁSICA Número del Contrato/Convenio ]Fecha del Contrato Fecha de /Convenio inicio del servicio MINUTA PATRÓN Ver anexo: Resolución 5450 de 2007 ICBF NÚMERO DE RACIONES DIARIAS Desayuno Almuerzo No. De Beneficiarios que reciben desayuno No. De beneficiarios que reciben almuerzo Otro tipo de complemento (refrigerio reforzado) No. De beneficiarios que reciben otro tipo de complemento y valor Valor y destinación de aporte voluntario de los padres Valor cuota de participación Almuerzo de familia Aportes del operador Destinación de los aportes del operador

Días de atención contratados Días de atención contratados Número de manipuladoras Número de manipuladoras Nombre del Servidor Público ICBF que valida la Firma Servidor Público información ACTA DE CONSTITUCION DE COMITÉ DE SEGUIMIENTO PAE UNIDAD DE OPERACIÓN (1) DEPARTAMENTO – MUNICIPIO (2) FECHA (3) Se reunieron los beneficiarios directos del programa de Alimentación Escolar, el rector de la institución educativa y el representante del operador, con el objeto de integrar el comité de seguimiento a la unidad de operación mencionada. Como miembros del Comité, nosotros nos comprometemos a participar activamente en el seguimiento de la inversión a los recursos del Programa de Alimentación Escola <sic> PAE y daremos cumplimiento estricto a lo siguiente:

1. Trabajaremos por el interés de hacer seguimiento al avance de la ejecución de los recursos del PAE

2. Asistiremos a los eventos de rendición de cuentas que el operador convoque.

3. Mantendremos contacto y el flujo de Información necesario entre los miembros del comité y con los representantes del ICBF

4. Emplearemos todos los canales de denuncia para dar trámite a cualquier situación irregular que lleguemos a conocer.

PADRES 4)

NOMBRE NUMERO DE CEDULA TELÉFONO

1. 2.

RECTOR O PROFESOR DELEGADO DE LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA (5)

NOMBRE NUMERO DE CEDULA TELÉFONO

1.

MIEMBRO DE LA COMUNIDAD (6)

NOMBRE NUMERO DE CEDULA TELÉFONO

1.

ESTUDIANTES (7)

NOMBRE NUMERO DE CEDULA TELÉFONO

1. 2. 3. Rector de Institución Educativa (8) Representante del Operador (9) Ir al inicio Derecho del Bienestar Familiar La publicación "Derecho del Bienestar Familiar" ”, es responsabilidad de Avance Jurídico Casa Editorial S.A.S, de acuerdo con el contrato No. 01017062023.

ISBN : 978-958-98873-3-2

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