ICBF - Circular 0020 de 2011

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Inicio Documento Circular 20 de 2011 ICBF Ocultar anotaciones   Buscar  Índice CIRCULAR 20 DE 2011 (mayo 24) <Fuente: Archivo interno entidad emisora>

INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR – ICBF

PARA: DIRECTORES REGIONALES Y CORDINADORES JURIDICOS REGIONALES ASUNTO: SOPORTE DOCUMENTAL EXPEDIENTES DE CONTRATOS De manera atenta, y reiterándoles el memorando S-2010-048802-IMAC, del 02 de diciembre de 2010, les recuerdo que le corresponde al área en la que se origina el contrato o convenio (etapa precontractual) y al supervisor e interventor del mismo (etapa contractual y poscontractual), asegurar que en el expediente de cada contrato repose la totalidad de la documentación producida durante cada etapa de la contratación, incluidos los

informes tanto del contratista como del supervisor o interventor. Al inicio de cada expediente deberá reposar una lista de chequeo en la que se indique el contenido documental. Para tal efecto se encuentra publicado en Intranet el anexo No. 13 (Convenios), 26 (Procesos de Selección), 58 (Adiciones, Modificaciones y Prorrogas), 59 (Contratación Directa), 60(Acuerdos de Cooperación) del manual de contratación - Formato de Verificación de Requisitos. Los ordenadores del gasto deberán velar por el estricto cumplimiento de los requisitos de orden legal, así como los establecidos en las normas internas del ICBF y las directrices impartidas por la Dirección General en materia contractual, para lo cual deberán adelantar las acciones que resulten necesarias para garantizar que los expedientes contractuales se encuentren completos, de conformidad con las exigencias legal y contractualmente establecidas. En cada expediente de contrato se deberá dejar constancia de todas las actuaciones que se surtan, así como del cumplimiento de todos los requisitos previos al proceso de selección, de todo el trámite del proceso, de la publicidad de todos los procedimientos y actos asociados a la contratación, de los documentos de verificación, control y seguimiento a la ejecución de los contratos, actas, comunicaciones, informes del contratista, informes periódicos del supervisor/interventor sobre el estado de ejecución y avance de los contratos o convenios, los documentos que se establezcan como parte integral del contrato en las obligaciones del contratista y demás documentos de que trata la normatividad vigente y el Manual de Contratación de la entidad. Así mismo, se reitera que los expedientes de contratos deben encontrarse debidamente organizados y ajustarse a lo establecido en las normas de archivo y tablas de retención documental correspondientes.

Por lo anterior, antes del 27 de mayo de 2011, todos los expedientes de contratos y convenios celebrados a partir del año 2006, deberán cumplir con dichas instrucciones. Cordial saludo, ELVIRA FORERO HERNANDEZ Directora General Ir al inicio Derecho del Bienestar Familiar La publicación "Derecho del Bienestar Familiar" ”, es responsabilidad de Avance Jurídico Casa Editorial S.A.S, de acuerdo con el contrato No. 01017062023.

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