ICBF - Circular 0028 de 2010

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Inicio Documento Circular 28 de 2010 ICBF Ocultar anotaciones   Buscar  Índice CIRCULAR 28 DE 2010 (noviembre 3) <Fuente: Archivo interno entidad emisora>

INSTITUTO COLOMBIANO DE BINESTAR FAMILIAR – ICBF

PARA: DIRECTORES, SUBDIRECTORES Y JEFES DE OFICINA DE LA DIRECCIÓN

GENERAL Y DIRECTORES REGIONALES.

ASUNTO: POLITICA AUSTERIDAD DEL GASTO EN EL ICBF El Instituto Colombiano de Bienestar Familiar en desarrollo de la política de austeridad del gasto de funcionamiento, resalta que las actividades de los servidores públicos y contratistas deben estar enmarcadas bajo los principios de eficiencia, economía y eficacia, por lo que se requiere un mayor compromiso en la aplicación y

seguimiento de las siguientes instrucciones:

1. Horas extras. 1.1. Solamente procede el reconocimiento y pago de horas extras a los servidores públicos a quienes previamente el jefe inmediato ha autorizado el desarrollo de actividades en horario diferente al habitual, por necesidades

estrictas y justificada del servicio; efecto para el cual se deberá tener en cuenta lo establecido en la reglamentación interna.

2. Comisiones de Servicio. 2.1 Las comisiones de servicios serán autorizadas sólo cuando respondan a necesidades estrictas del servicio y deben ser previamente valoradas y autorizadas por el jefe de la dependencia a la que esté vinculado el servidor público y/o contratista. 2.2 En el evento de comisiones que implique desplazamiento aéreo se deberá propender por que el mismo, se efectué en el primer vuelo disponible y regreso en el último con el fin de reducir los días pernoctados a reconocer como viáticos al servidor o gastos de viaje al contratista. 2.3 En el evento en que el asunto se pueda resolver mediante teleconferencia o cualquier otro medio de comunicación, se preferirán estos medios y no la comisión. Para el efecto, las teleconferencias deberán ser programadas al menos con dos (2) días de antelación, con el fin de que sea eficiente su celebración.

3. Servicio telefónico. 3.1 Las líneas y el servicio telefónico deberán ser utilizados exclusivamente para uso oficial. 3.2 Únicamente la Dirección General, la Subdirección de Adopciones y la Oficina de Cooperación y Convenios tienen autorizado el uso de discado directo internacional, efecto para el cual deberán dar estricta aplicación a las normas internas sobre la materia. 3.3 En el evento en que se requiera comunicación con las diferentes Regionales la misma deberá efectuase a través del servicio IP, por lo que no podrá usarse el servicio de larga distancia para las Regionales que cuentan con este servicio. 3.4 El servicio de larga distancia nacional únicamente podrá ser utilizado para la comunicación con Regionales

sin servicio IP y para la comunicación con entidades oficiales o particulares, siempre y cuando el carácter de la llamada sea oficial.

4. Asignación y uso de vehículos oficiales 4.1 El uso de los vehículos del ICBF será exclusivo para el cumplimiento de funciones y actividades de carácter oficial. 4.2 Los vehículos oficiales deberán ser conducidos por los funcionarios que tengan asignada esta función, no obstante, por necesidades del servicio, los podrán conducir los funcionarios públicos a quienes se les haya asignado el uso de los mismos, u otros funcionarios expresamente autorizados por aquellos a quienes se les haya asignado el uso y que acrediten la idoneidad suficiente para cumplir con diligencia y eficiencia este servicio. 4.3 Con el fin de preservar los vehículos oficiales estos deberán permanecer en los parqueaderos del ICBF durante los días no laborales; no obstante en el evento en que se requiera su uso durante dichos días, deberán solicitar autorización previa y por escrito a la Dirección Administrativa justificando plenamente tal requerimiento. Una vez otorgada la autorización por la Dirección Administrativa el uso del vehículo estará bajo la responsabilidad exclusiva del funcionario al cual esté asignado. 4.4 La Dirección Administrativa fijará el cupo de combustible de cada vehículo, con base en las características y cilindraje respectivo. 4.5 Los vehículos oficiales únicamente podrán desplazarse a otros municipios o departamentos previa autorización mediante acto administrativo suscrito por la Secretaria General en la Dirección General y por el Director en las Regionales. 4.6 El Coordinador del Grupo de Apoyo Logístico de la Dirección General y el Coordinador Administrativo en

las Regionales deberán elaborar un informe, a más tardar el 30 de noviembre de 2010, en el cual determine el costo de mantenimiento, consumo de combustible y puesta en funcionamiento de los vehículos oficiales, a fin de establecer y justificar la necesidad de reposición del parque automotor de la entidad. Para el efecto la Dirección Administrativa establecerá el formato y parámetros del informe. 4.7 El Coordinador del Grupo Administrativo en las Regionales y el Coordinador del Grupo de Apoyo Logístico de la Dirección General serán los responsables de registrar permanentemente el uso de los vehículos en el sistema ERP-SEVEN. 4.8 El Coordinador del Grupo de Apoyo Logístico de la Dirección General y el Coordinador del Grupo Administrativo en las Regionales deberán establecer medidas de control para que los vehículos oficiales únicamente se utilicen para cumplir actividades propias del servicio.

5. Uso de los servicios públicos. 5.1 La Dirección Administrativa deberá comunicar a las Direcciones Regionales el estándar promedio de consumo de cada uno de los servicios públicos, sobre el cual estas deberán, a más tardar el 30 de noviembre de 2010, formular y comunicar a la Dirección Administrativa las acciones tendientes a garantizar su cumplimiento y aumentar el ahorro por cada concepto. 5.2 La Dirección Administrativa diseñará y comunicará de manera concomitante con los estándares de consumo, los incentivos que se otorgarán a las Regionales que registren mayor nivel de ahorro en servicios públicos. 5.3 El jefe de cada dependencia deberá designar un funcionario encargado de realizar seguimiento adecuado al uso de los servicios públicos dentro de su área de trabajo, quien será el encargado de reportar las anomalías que

evidencie al Coordinador Administrativo en las Regionales y al Coordinador del Grupo de Apoyo Logístico en la Dirección General; con el objeto de que las mismas generen una solución inmediata.

6. Elementos de papelería y útiles menores de oficina. 6.1 El uso de los elementos de papelería y oficina suministrados por el ICBF es de uso exclusivo para el desarrollo de las funciones del Instituto. 6.2 Los tóneres a color únicamente estará autorizado para la Dirección General y la Oficina Asesora de Comunicaciones. 6.3 El jefe de cada dependencia será el responsable de reintegrar al almacén de la Regional o de la Dirección General los cartuchos de impresión usados que han sido efectivamente reemplazados, efecto para el cual el responsable de bodega llevará el registro necesario y entregará los mismos al proveedor de papelería; quien está obligado a dar cumplimiento al Plan de Manejo Ambiental. 6.4 El uso del papel deberá estar acorde a las impresiones realizadas, por lo cual los Coordinadores del Grupo Administrativo en las Regionales y las Dirección Administrativa deberán implementar controles para el adecuado uso del papel.

7. Servicios de impresión y fotocopiado. 7.1 La revisión y ajuste de documentos deberá realizarse en medio magnético, razón por la cual únicamente se podrán imprimir los documentos para su suscripción. 7.2 En el evento en que sea dable realizar la impresión múltiple del mismo documento o la toma de fotocopias, deberá optarse por esta última. 7.3 El servidor público que suscriba un documento deberá garantizar que el original llegue al destinatario que le corresponde atender el trámite requerido de acuerdo con la competencia y que el envió de copias se realice a los

destinatarios estrictamente necesarios, cuando se requiera pronunciamiento de los mismos. Para el caso de copias internas de carácter informativo, el interesado o productor del documento seleccionará del aplicativo SIGA la imagen correspondiente y la enviará por medio electrónico a los destinatario que considere pertinentes, con el ánimo de evitar la generación de copias en medio físico. 7.4 Las Direcciones Regionales que requieran efectuar este procedimiento deberán escanear este documento y remitirlo como imagen en PDF 7.5 La contratación de servicios de fotocopiado deberá realizarse a través de subastas, en el entendido que la oferta más favorable para la entidad será aquella que garantice óptima calidad de las fotocopias y el servicio a un menor precio. 7.6 Los actos administrativos únicamente se producirán en un original. 7.7 Los documentos de trabajo que no estén destinados a hacer parte del archivo de la entidad, deberán ser impresos a doble cara o en papel reciclaje. 7.8 Las Direcciones Regionales deberán diseñar mecanismos de reciclaje y adelantar procesos de contratación de permuta del mismo, por papel bond o elementos de papelería, según las necesidades que se determine en los estudios previos. 7.9 Las actas y documentos de reuniones de trabajo deben revisarse y ser avalados por los integrantes del Comité o interesados de la reunión a través de las cuentas de correo electrónico y solo se hará la impresión de un original con destino a la Oficina que ejerza la Secretaría del respectivo Comité, una vez el documento este validado por los interesados. 7.10 Las comunicaciones de carácter masivo o con destino a más de diez destinatarios servidores públicos del ICBF, deberán radicarse en el Grupo de Gestión Documental o quien haga sus veces en las Direcciones

Regionales y posteriormente, se fijará la imagen escaneada en la intranet, para consulta pública de los interesados. De esta manera, será responsabilidad directa de los servidores públicos del ICBF incrementar sus visitas en la página de intranet y cumplir oportunamente con las directrices, orientaciones, solicitudes, recomendaciones e información en general. 7.11 Las cartas y memorandos, se deben imprimir en original y dos copias, siendo el original para el destinatario, la primera copia para el expediente que deberá conservarse en la dependencia productora y la segunda copia para el consecutivo de correspondencia. Se prohíbe la producción y envío de copias informativas en papel a servidores o instancias que no tienen relación con el asunto. De requerirse alguna copia informativa deberá tramitarse mediante las cuentas de correo por parte de los productores de los documentos. 7.12 Los supervisores de contratos suscritos con el ICBF, vigilarán para que los informes mensuales de avances de los respectivos contratos se produzcan en un (1) original con destino al expediente que reposa en la Oficina Asesora Jurídica. Cada supervisor deberá guardar, de ser necesario, la copia informativa o de apoyo en medio magnético para su consulta. 7.13. No podrán realizarse impresiones de carácter personal, so pena de incurrir en falta disciplinaria. La implementación, aplicación y seguimiento a las instrucciones dadas debe arrojar resultados de impacto en el ahorro de los recursos, el cual debe ser fácilmente detectable en los informes que presente la Dirección Administrativa y las Direcciones Regionales. En cumplimiento a lo señalado en el Decreto 1737 de 1998, el Jefe de Control Interno deberá hacer estricto

seguimiento a las medidas de austeridad. Cordial saludo, ELVIRA FORERO HERNANDEZ Directora General Ir al inicio Derecho del Bienestar Familiar La publicación "Derecho del Bienestar Familiar" ”, es responsabilidad de Avance Jurídico Casa Editorial S.A.S, de acuerdo con el contrato No. 01017062023.

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