ICBF - Circular 0030 de 2010

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Inicio Documento Circular 30 de 2010 ICBF Ocultar anotaciones   Buscar  Índice CIRCULAR 30 DE 2010 (noviembre 16) <Fuente: Archivo interno entidad emisora> INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR - ICBF PARA: Directores Regionales, Directores Dirección General, Subdirectores, Jefes de Oficina, Coordinadores de Grupo.

ASUNTO: Aspectos Importantes para el Cierre Financiero 2010 y Constitución de Cuentas por Pagar y reservas Presupuestales Con el fin de brindar herramientas que faciliten un adecuado cierre presupuestal de la vigencia 2010 y el cumplimiento de la normatividad legal y presupuestal vigente, a continuación se destaca algunos aspectos relevantes a ser tenidos en cuenta dentro de este proceso.

Es importante recordar que de acuerdo con el Artículo 14 del Decreto 111 de 1996 "El año fiscal comienza el 1o

de enero y termina el 31 de diciembre de cada año. Después del 31 de diciembre no podrá asumirse compromisos con cargo a las apropiaciones del año fiscal que se cierra en esa fecha y los saldos de apropiaciones no afectados por compromisos caducarán sin excepción". Con la anterior precisión se deberá proceder a puntualizar los siguientes aspectos así:

1. REVISION EJECUCION PRESUPUESTAL.

CERTIFICADOS DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL. Es necesario revisar permanentemente los CDP constituidos a fin de evaluar si estos se encuentran amparando un proceso de contratación o si deben ser anulados o liberados, para ser utilizados de manera oportuna. COMPROMISOS. Es necesario analizar la ejecución real del contrato y establecer si existen saldos que no van a ser ejecutados con el fin de que se proceda de manera inmediata a la liberación de recursos para ser utilizados de manera oportuna. Esta liberación solamente se podrá efectuar previa liquidación del contrato o cuando el mismo estipule en alguna de sus .clausulas liquidación y liberación parcial de saldos en cuyo caso deberá efectuarse la modificación a que haya lugar. SALDOS DE APROPIACION. Dados los tiempos requeridos para los procesos de contratación, establecidos en el manual de contratación expedido por la Dirección General se debe analizar su real posibilidad de tramitar el proceso precontractual, contractual y garantizar su ejecución o en caso contrario devolver los recursos de manera oportuna al Nivel Nacional para permitir que estos sean utilizados por otras regionales o por la Sede Nacional, previa coordinación con la Dirección de Planeación y las aéreas responsables de los recursos. CONVENIOS CON ORGANISMOS INTERNACIONALES. De conformidad con el artículo 29 de la Ley 1365

del 21 de diciembre de 2009, los recursos originados en convenios celebrados con organismos internacionales que no estén amparando compromisos u obligaciones a 31 de diciembre de 2010, deben ser reintegrados en el primer trimestre de 2011 a la Dirección General de Crédito Público y del Tesorero Nacional, o a sus tesorerías cuando correspondan a recursos propios incluyendo sus rendimientos, diferencial cambiario y demás réditos originados en los mismos con el soporte correspondiente. EJECUCION DE PAC. Es necesario realizar una revisión pormenorizada de los saldos de PAC no ejecutados y de las obligaciones de pago que con el lleno de los requisitos legales deben efectuarse al Diciembre 31 de 2010 a fin de garantizar el 100% de su ejecución. Es necesario revisar la programación del PAC para los meses de Noviembre y Diciembre, con el fin de evaluar la posibilidad de adición del mismo o en su defecto la devolución del PAC que no se va a utilizar. Esta programación debe ser diligenciada en el aplicativo de Programación PAC enviado en correo electrónico del día viernes 5 de Noviembre. En caso que no se reciba propuesta de modificación alguna, se asumirá que no se requiere ningún cambio.

2. CUENTAS DE PAGAR.

a. CONSTITUIDAS EN EL AÑO 2009.

El Art. 34 de la Ley 1365 de 2009 establece: "Las cuentas por pagar y las reservas presupuestales correspondientes a la vigencia fiscal de 2009, que no se hayan ejecutado a 31 de diciembre de 2010, expiran sin excepción. En consecuencia, deben reintegrarse a la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro

Nacional". Por lo anterior aquellas cuentas por pagar que no se cancelen al 31 de diciembre de 2010 expiran por lo tanto en caso de que sobre ellas persista una obligación de pago surtida con el lleno de los requisitos legales se convertirán en un pasivo exigible Vigencias Expiradas con las implicaciones disciplinarias y fiscales que estas conllevan de acuerdo con la normatividad vigente. Para el efecto se deberá suscribir el acta de cancelación de cuentas por pagar debidamente justificada por el ordenador del gasto y el pagador y solicitar la liberación del PAC de manera inmediata.

b. A CONSTITUIR EN EL 2010

De conformidad con el artículo 6 del Decreto No. 1957 de 2007 "Cada órgano constituirá al 31 de diciembre del año cuentas por pagar con los recursos correspondientes a los anticipos pactados en los contratos, a los bienes y servicios recibidos, y con los recursos respecto de los cuales se hayan cumplido los requisitos que hagan exigible su pago" en concordancia con el inciso tercero del artículo 8 de la Ley 225 de 1995, acogido por el concepto del Ministerio de Hacienda y Crédito Público 2-2010-031475 del 22 de octubre de 2010 que dice: "(...) si existen compromisos legalmente adquiridos para ser ejecutados durante la respectiva vigencia, que no se hayan podido ejecutar a 31 de diciembre, se deberá constituir la reserva presupuestal de conformidad con el artículo 89 del Estatuto Orgánico de Presupuesto. De otra parte, si la entidad ha acordado anticipos en los contratos, ha recibido bienes o servicios, y/o se han

cumplido todos los requisitos pactados en el compromiso, que hace que el pago sea exigible a 31 de diciembre, procederá la constitución de la cuenta por pagar." Dado lo anterior se hace necesario realizar desde ya entre otras las siguientes acciones para garantizar que las cuentas por pagar se constituyen en cumplimiento de la norma: -- FACTURA O DOCUMENTO EQUIVALENTE DE LOS SERVICIOS PRESTADOS. Se debe coordinar con los contratistas, proveedores, operadores del servicio para que se expida la factura a mas tardar el 31 de diciembre que incluya los servicios prestados dentro del año fiscal, con el fin que una vez certificado por el supervisor, sirva de soporte para constituir la cuenta por pagar dentro de los plazos establecidos en el instructivo de cierre. -- CERTIFICACION DE SERVICIOS PRESTADOS. En caso de que por alguna razón no sea posible la expedición de la factura o el documento equivalente representativo del valor adeudado, se hace necesario coordinar con los contratistas, proveedores u operadores del servicio, a fin de que a más tardar a diciembre 31 se proceda a informar la cantidad y valor de los servicios prestados Y CUPOS REALMENTE ATENDIDOS y con base en el mismo los supervisores de contratos certificaran en los formatos establecidos en el instructivo de cierre, el valor a constituir como Cuenta por Pagar, previo cumplimiento de los requisitos exigidos por la normatividad para el reconocimiento de las deudas.

3. RESERVAS PRESUPUESTALES De conformidad con el artículo 8 de la Ley 225 de 1995 en el inciso 2, al cierre de la vigencia fiscal, cada órgano constituirá las reservas presupuestales con los compromisos que al 31 de diciembre no se hayan cumplido,

siempre y cuando estén legalmente contratados y desarrollen el objeto de la apropiación. Sin embargo se ha previsto que en situaciones excepcionales en que el cumplimiento de los compromiso adquiridos no haya sido posible, por cualquier circunstancia, en ese año se acuda al mecanismo de las reservas presupuestaos con los cuales se extendería una anualidad el plazo para cumplir con estas obligaciones. Para el efecto el Ordenador del Gasto y el Supervisor certificaran la excepcionalidad de la misma y se estipulara el valor a constituir la reserva en los formatos establecidos para tal fin en el Instructivo de cierre.

a. CONSTITUIDAS EN EL 2009

Art. 34 de la Ley 1365 de 2009 establece: "Las cuentas por pagar y las reservas presupuestales correspondientes a la vigencia fiscal de 2009, que no se hayan ejecutado a 31 de diciembre de 2010, expiran sin excepción. En consecuencia, deben reintegrarse a la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional". Por lo anterior aquellas Reservas Presupuestales que expiren al 31 de diciembre de 2010 y sobre ellas persista una obligación de pago surtida con el lleno de los requisitos legales se convertirán en un pasivo exigible Vigencias Expiradas con las implicaciones disciplinarias y fiscales que estas conllevan. Para el efecto se deberá suscribir el acta de cancelación de Reservas Presupuestales, debidamente justificada por el ordenador del gasto y el pagador y solicitar la liberación del PAC de manera inmediata.

b. A CONSTITUIR EN EL 2010

CERTIFICACIÓN DE LA CONSTITUCIÓN DE LA RESERVA: Para el efecto el Ordenador del Gasto y el

Supervisor certificaran la excepcionalidad de la misma y se estipulara el valor a constituir la reserva en los formatos establecidos para tal fin en el instructivo de cierre. AMPLIACION PLAZO DE LOS CONTRATOS: Para que la reserva presupuestal tenga un soporte legal es necesario que el supervisor solicite a Jurídica la ampliación del plazo de los contratos.

4. LIBERACION DE SALDOS Y RESPONSABILIDADES Cada una de las áreas responsables de proyectos y los supervisores de los contratos deben analizar cada uno de los contratos con el fin de verificar si se ha efectuado o no la liberación de saldos de compromisos, para el efecto se debe adelantar las siguientes acciones: a) Analizar cada uno de los contratos para verificar los sobrantes por cupos no atendidos. b) Solicitar a Jurídica las modificaciones a los contratos para disminuir el valor de los mismos. c) En los contratos que tengan clausula de liberación automática el supervisor y el contratistas <sic> deberán suscribir un acta disminuyendo el valor. d) Enviar copia del contrato o acta a Financiera solicitando la liberación del compromiso. e) Sobre los saldos que queden a 31 de diciembre y no se hayan constituido cuentas por pagar ni reservas se liberan automáticamente bajo responsabilidad de los supervisores del contrato y en caso de que haya obligación de pago se convierte en Pasivos Exigibles Vigencias expiradas que conlleva sanciones fiscales y disciplinarias.

5. VIGENCIAS EXPIRADAS Al margen de la responsabilidad fiscal y disciplinaria en que pueda incurrir el ordenador del gasto, el interventor o supervisor que por omisión o negligencia no hubiese solicitado la constitución de la Cuenta por Pagar o

Reserva Presupuestal en los términos antes descritos, dichas obligaciones deberán cancelarse al amparo de la figura presupuestal Pasivos Exigibles Vigencias Expiradas, contenida en el artículo 81 de la Ley 1365 de 2009.

6. VIGENCIAS FUTURAS Los cupos de vigencias futuras aprobados que no se comprometan antes del 31 de diciembre de 2010 pierden la autorización.

La Regional debe informar la ejecución de las Vigencias Futuras aprobadas para la vigencia 2010 a más tardar el 14 de Enero de 2010 según formato establecido en el instructivo de cierre. Con la presente circular más el instructivo de cierre, esperamos que se facilite el cierre de fin de año y se garanticen la oportunidad y la calidad de la información, Les deseo en unión a sus familias una Feliz Navidad y Un prospero Año Nuevo. Cordial saludo, ELVIRA FORERO HERNÁNDEZ Directora General Ir al inicio Derecho del Bienestar Familiar La publicación "Derecho del Bienestar Familiar" ”, es responsabilidad de Avance Jurídico Casa Editorial S.A.S, de acuerdo con el contrato No. 01017062023.

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