ICBF - Circular 0049 de 2011

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Inicio Documento Circular 49 de 2011 ICBF Ocultar anotaciones   Buscar  Índice CIRCULAR 49 DE 2011 (diciembre 30) <Fuente: Archivo interno entidad emisora> INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR – ICBF <NOTA DE VIGENCIA: Circular derogada por la Circular 4 de 8 de abril de 2015> Resumen de Notas de Vigencia

PARA: DIRECTORES, SUBDIRECTORES, JEFES OFICINA, COORDINADORE DE GRUPO SEDE

DIRECCIÓN GENERAL, DIRECTORES REGIONALES COORDINADORES CENTROS

ZONALES.

ASUNTO: PRESENTACIÓN EN EL SISTEMA DE RENDICIÓN ELECTRÓNICA DE LA CUENTA E INFORMES - "SIRECI", DE LA RENDICIÓN DE CUENTA INFORMES A LA

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA.

FECHA: 30 DIC. 2011

En atención a lo establecido en la Resolución Orgánica 6289 del 8 de marzo de 2011 de la Contraloría General de la República - CGR, "por la cual se establece el Sistema de Rendición Electrónica de la Cuenta e InformesSIRECI", que deben utilizar los sujetos de control fiscal, esta Dirección General en aras de garantizar que la Institución cumpla en términos de oportunidad, calidad, confiabilidad y pertinencia con el reporte de la información que se debe rendir a la CGR, señala lo siguiente: El Instituto Colombiano de Bienestar Familiar - ICBF, como parte de las entidades del orden nacional, que administra y/o maneja fondos, bienes y/o recursos públicos de la nación, se encuentra sometido a la vigilancia y control fiscal de la Contraloría General de la República, por disposición constitucional y legal, lo cual implica la obligatoriedad de reportar los resultados de la gestión realizada, en los términos establecidos por el ente de control para las modalidades determinadas: · Cuenta e Informe Anual Consolidado: "Es la información que deben presentar las entidades y particulares sujetos de control del orden nacional sobre la administración, manejo y rendimiento de fondos, bienes o recursos públicos, por una vigencia fiscal determinada". · Informe de la Gestión Contractual: "Es la información que deben presentar las entidades y particulares sujetos de control del orden nacional sobre los procesos contractuales realizados con recursos públicos". · Plan de Mejoramiento: "Es la información que contiene el conjunto de las acciones correctivas o preventivas que debe adelantar un sujeto de control fiscal en un período determinado, para dar cumplimiento a la obligación de

subsanar y corregir las causas que dieron origen a los hallazgos administrativos identificados por la Contraloría General de la República, como resultado del ejercicio del proceso auditor-". · Acta al Culminar la Gestión: "Es la información que comprende todos los asuntos de competencia, gestión y estado de los recursos financieros, humanos y administrativos que tuvieron asignados los titulares o representantes legales y particulares que administren fondos o bienes del Estado para el ejercicio de sus funciones, al separarse del cargo, al finalizar la administración por el período que estuvieron al frente del mismo o cuando es ratificado en el cargo al vencimiento del período, según sea el caso, desagregado por vigencias fiscales". El período para la rendición de tos informes antes mencionados será: · La modalidad de Informe Anual Consolidado de Rendición de la Cuenta, corresponde al período de una vigencia fiscal, comprendida entre el 1 de enero y el 31 de diciembre del respectivo año. -- La modalidad de Informe de Gestión Contractual, cubre los siguientes periodos trimestrales: enero 1 a marzo 31; abril 1 a junio 30; julio 1 a 30 de septiembre y 1 de octubre a 31 de diciembre. -- La modalidad del Plan de Mejoramiento cubre el período que adopte para sus acciones correctivas o preventivas el sujeto de vigilancia y control fiscal o entidad territorial para su ejecución con base en los resultados del proceso auditor. -- La modalidad de Acta al Culminar la Gestión, cubre todo el período durante el cual el representante legal ejerció su cargo en el sujeto de vigilancia y control fiscal. La fecha establecida para la rendición, está considerada en el SIRECI, para cada sujeto de control fiscal, de

conformidad con las modalidades de rendición así: -- Cuenta e Informe Consolidado: En una única fecha establecida en el "SIRECI" para cada sujeto de vigilancia y control fiscal, la cual estará comprendida para el ICBF entre el último día hábil del mes de febrero y el cuarto (4) día hábil del mes de marzo. -- Planes de Mejoramiento: Dentro de los quince (15) días hábiles, contados a partir del recibo del informe de auditoría final. -- Acta al Culminar la Gestión: Dentro de los quince (15) días hábiles, contados a partir de la fecha efectiva del retiro del responsable. El Sistema de Rendición Electrónica de Cuentas e Informes "SIRECI", posibilita el manejo de la información sistematizada tanto para los sujetos de vigilancia y control fiscal, como para la Contraloría General de la República, y de igual manera, contribuye a la preservación del Medio Ambiente, al obviar la utilización de insumos como papel y tintas, destacándose también su reporte en tiempo real y oportuno, libre de radicaciones y registros manuales, que representarán importantes ahorros tanto en apoyo Humano como logístico. El Director General deberá realizar la correspondiente rendición a la Contraloría General de la República, a través del Sistema de Rendición Electrónica de Cuenta e Informes – SIRECI, para lo cual contará con el apoyo y participación de todos los Directores, Subdirectores, Jefes de Oficina, Coordinadores de Grupo de la sede de la Dirección General y los Directores Regionales. Dicha información se constituye en plena prueba para cualquier proceso que adelante la Contraloría General de la República, por lo que los documentos soportes reposarán en las correspondientes dependencias a disposición del

Ente de Control, quien podrá solicitarlos, examinarlos, evaluarlos o consultarlos en cualquier tiempo dentro del ejercicio de los procesos auditores. Para el Ente de Control, se entenderá por no rendida la información, cuando no se realice a través del SIRECI, por lo cual es fundamental el compromiso de todos los responsables directos de la información en el ámbito nacional y regional para el cumplimiento de los procedimientos y términos establecidos. La no presentación de la rendición o los informes previstos o la presentación extemporánea o incompleta, son causales para efecto de la imposición de sanciones, de conformidad con lo establecido en la Ley 42 del 26 de enero de 1993, en particular, las previstas en los artículos 100 y 101 y en la Resolución Orgánica número [1] [2] 5554 de marzo 11 de 2004 o la norma que esté vigente en materia de causales y sanciones por incumplimiento en materia de la rendición de cuentas e informes. Los responsables fiscales podrán solicitar prórrogas para la rendición de cuenta e informes en cualquiera de sus modalidades a través del SIRECI, debidamente motivada en circunstancias de fuerza mayor o caso fortuito, con anterioridad no inferior a cinco (5) días hábiles antes de la fecha de su vencimiento. Por lo anterior, el ICBF procederá de la siguiente manera:

1. Designar un responsable directo para el registro de la información en el aplicativo establecido por el ente de control (SIRECI), informando a la Dirección General con el fin de apropiarlo del usuario y la contraseña de acceso.

2. Instalar el modulo Storm User en el equipo del responsable directo del diligenciamiento de la información.

3. Los responsables de la información en la sede de la Dirección General serán los encargados tanto de solicitar el diligenciamiento de los formularios por parte de las Regionales, así como de consolidar y validar los datos registrados y cuando aplique deberán adjuntar los soportes y anexos correspondientes.

4. La transmisión de la información a través del aplicativo SIRECI de la Contraloría, se hará mediante el usuario y contraseña entregado para tal fin al Representante Legal de la Entidad y según la modalidad estará a cargo de las

siguientes dependencias: -- Cuenta Anual. Oficina de Control Interno -- Informe de la Gestión Contractual: Oficina Asesora Jurídica -- Plan de Mejoramiento: Oficina de Control Interno -- Acta al culminar la Gestión: Dirección de Gestión Humana

5. A continuación se relacionan los formularios por modalidad:

RELACIÓN DE FORMULARIOS RENDICIÓN ANUAL DE LA CUENTA

Identificación Formulario Contenido Responsable(s) ORIGEN DE INGRESOS F1 F1.1 Estado de Ingresos correspondiente Dirección a toda la vigencia 2011. Financiera. Coordinación Grupo de Presupuesto. PROGRAMACIÓN Y EJECUCIÓN F25 Informe de la programación y Dirección PRESUPTAL DE GASTOS - ejecución presupuestal de gastos y Financiera. TARIFA FISCAL la composición patrimonial para la Coordinación vigencia 2011. Grupo de Presupuesto.

COMPOSICIÓN PATRIMONIAL F25.1

PÚBLICA Y PRIVADA CIERRE PRESUPUESTAL F33 Informe de la ejecución Dirección presupuestal de los programas de Financiera. inversión establecidos por la ley Coordinación para la vigencia 2011. Grupo de

Presupuesto. PLAN ANUAL DE COMPRAS F2 Plan de compras y su ejecución Dirección de correspondiente a la vigencia 2011. Agencia Logística y Abastecimiento Subdirección Abastecimiento Estratégico PROCESOS JUDICIALES F9 Informe sobre Procesos Judiciales Oficina Asesora que lleva la Entidad a favor o en Jurídica. contra, correspondiente a toda la Coordinación Grupo vigencia 2011. de Representación Judicial PLANES DE ACCION Y F4 Plan de acción y su ejecución Dirección de EJECUCION correspondiente a toda la vigencia Planeación y Control 2011. de Gestión. Subdirección de Evaluación . INDICADORES DE GESTION F6 Indicadores de gestión Dirección de correspondiente a toda la vigencia Planeación y Control 2011. de Gestión Subdirección de Evaluación. COMPROMISOS F8.1 Informes sobre compromisos Dirección de PRESUPUESTALES DE LA presupuestales para actividades Planeación y Control VIGENCIA PARA ACTIVIDADES ambientales, proyectos o de Gestión. AMBIENTALES actividades que han solicitado trámite ambiental, política de Subdirección de gestión ambiental, estudios de Mejoramiento valoración de costos ambientales Organizacional. correspondiente a la vigencia 2011.

PROYECTOS 0 ACTIVIDADES F8.3

QUE HAN SOLICITADO

TRÁMITE AMBIENTAL

POLÍTICA DE GESTIÓN F8.5

AMBIENTAL INSTITUCIONAL

ESTUDIOS DE VALORACIÓN DE F8.7

COSTOS AMBIENTALES

INFORMACION OPERATIVA F10 Informe Operativo correspondiente Dirección de

a la vigencia 2011. Planeación y Control de Gestión. Subdirección de Programación PLAN DE INVERSION Y F11 Informe de proyectos que afectan el Dirección de EJECUCIÓN DEL PLAN DE plan de desarrollo del sector para la Planeación y Control DESAROLLO NACIONAL vigencia 2011. de Gestión. Subdirección Programación RECURSOS DESTINADOS PARA F39 Informe sobre los recursos Dirección de PARTICIPACIÓN, LA destinados y las actividades Planeación y Control PREVENCIÓN Y ATENCIÓN DE desarrolladas para la participación de Gestión. DESASTRES ciudadana, la prevención y atención de desastres. Subdirección de Programación. Oficina Asesora de Comunicaciones

ACTIVIDADES Y RESULTADOS F39.1

DE PARTICIPACIÓN CIUDADANA Y PREVENCION RELACION PROYECTOS F7.1 Informe de los proyectos Oficina de FINANCIADOS CON BANCA F7.2 financiados con Banca Multilateral Cooperación y MULTILATERAL Y DE y de Cooperación Internacional Convenios COOPERACION (Empréstitos, Donación y/o INTERNACIONAL Cooperación), correspondientes a la vigencia 2011.

RELACION DE ANEXOS RENDICION ANUAL DE LA CUENTA

Identificación Responsable(s)

ESTADOS FINANCIEROS DIRECCIÓN FINANCIERA

PLAN ESTRATEGICO DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN Y CONTROL DE

GESTIÓN.

POLÍTICA DE GESTIÓN AMBIENTAL DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN Y CONTROL DE

INSTITUCIONAL GESTIÓN.

SUBDIRECCIÓN DE MEJORAMIENTO

ORGANIZACIONAL ESTUDIOS DE VALORACIÓN DE COSTOS AMBIENTALES DE LA VIGENCIA Cordial saludo,

DIEGO ANDRÉS MOLANO APONTE

Director General

1. Ley 42 de 1993 Artículo 100. "Los contralores podrán amonestar o llamar la atención a cualquier entidad de la administración, servidor público, particular o entidad que maneje fondos o bienes del Estado, cuando consideren, con base en los resultados de la vigilancia fiscal que han obrado contrariando los principios de eficiencia, economía, eficacia, equidad y valoración de los costos ambientales, así como por obstaculizar las investigaciones y actuaciones que adelanten las contralorías, sin perjuicio de las demás acciones a que pueda haber lugar por los mismos hechos2. Parágrafo. Copia de la amonestación deberá remitirse al superior jerárquico del funcionario y a las autoridades que determinen los órganos de control fiscal

2. Ley 42 de 1993 Artículo 101. "Los contralores impondrán multas a los servidores públicos y particulares que manejen fondos o bienes del Estado, hasta por el valor de cinco (5) salarios devengados por el sancionado a quienes no comparezcan a las citaciones que en forma escrita les hagan las contralorías; no rindan las cuentas e informes exigidos o no lo hagan en la forma y oportunidad establecidos por ellas; incurrirán reiteradamente en errores u omitan la presentación de cuentas e informes; se les determinen glosas de forma en la revisión de sus cuentas; de cualquier manera entorpezcan o impidan el cabal cumplimiento de las funciones asignadas a las contralorías o no les suministren oportunamente las informaciones solicitadas; teniendo bajo su responsabilidad asegurar fondos, valores o bienes no lo hicieren oportunamente o en la cuantía requerida: no adelanten las acciones

tendientes a subsanar las deficiencias señaladas por las contralorías: no cumplan con las obligaciones fiscales y cuando a criterio de los contralores exista mérito suficiente para ello”. (Aparte subrayado

CONDICIÓNALMENTE EXEQUIBLE).

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