ICBF - Circular sobre lineamiento de encargos 2025

Instituto Colombiano de Bienestar Familiar Cecilia De la Fuente de Lleras Secretaria General Direccion de Gestion Humana

PUBLICA BIENESTAR FAMILIAR

MEMORANDO

DI

Radicado No: 202512100000010123

Para: SERVIDORAS Y SERVIDORES PÚBLICOS DEL ICBF CON DERECHOS DE

CARRERA ADMINISTRATIVA Asunto: Lineamientos proceso de encargos Fecha: 04 de febrero de 2025

INTRODUCCIÓN En las entidades públicas recae la facultad de proveer a través del encargo y de forma excepcional con nombramiento en provisionalidad, los empleos de carrera administrativa que se encuentren en condición de vacancia temporal o definitiva, actuación que en todo caso deberá salvaguardar el derecho preferencial de encargo, que otorga la carrera a sus titulares, conforme lo dispuesto en los artículos 24 y 25 de la Ley 909 de 2004, y el Decreto 1083 de 2015. El encargo está concebido como una situación administrativa y una modalidad de provisión temporal de los empleos públicos que se encuentren en vacancia temporal o definitiva. Así, los empleados de carrera administrativa podrán ser encargados para asumir parcial o totalmente las funciones de empleos diferentes de aquellos para los cuales han sido nombrados, por ausencia temporal o definitiva del titular, desvinculándose o no de las propias de su cargo, siempre que cumplan con los requisitos para su desempeño!. En concepto de la Sala Plena de la Comisión Nacional del Servicio Civil “La figura de encargo para la provisión transitoria de empleos de carrera” del 28 de agosto de 2013, se indica que “(...) el encargo fue adquiriendo un status que trascendió el mero

En concepto de la Sala Plena de la Comisión Nacional del Servicio Civil “La figura de encargo para la provisión transitoria de empleos de carrera” del 28 de agosto de 2013, se indica que “(...) el encargo fue adquiriendo un status que trascendió el mero concepto de la provisión, pues a partir de la estructura normativa de carrera, comenzó a instaurarse como un medio de movilidad vertical temporal para los empleados de 1 Decreto 1083 de 2015, artículos 2.2.5.4.7, 2.2.5.5.1 y 2.2.5.5.41 www.icbf.gov.co 0ICBFColombia (3) Oicbfcolombiaoficial E) Oicbfcolombiaoficial Sede Direccion General Línea gratuita nacional ¡CBF

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Cecilia De la Fuente de Lleras Secretaria General Direccion de Gestion Humana PUBLICA BIENESTAR FAMILIAR El_ encargo deberá recaer en un empleado que se encuentre desempeñando el cargo inmediatamente inferior de la planta de personal de la entidad. (...)” (Negrilla y subrayado fuera de texto) La modificación que se realizó al artículo 24 de la Ley 909 de 2004 a través de la Ley 1960 de 2019, ajustó el proceso de encargos en dos aspectos importantes, así: i) sólo prevé que el encargo “deberá recaer en un empleado que se encuentre desempeñando el cargo inmediatamente inferior en la planta de personal de la entidad”, sin establecer que ausencia de este, deba continuarse “sucesivamente” descendiendo en la planta de personal, como en efecto se indicaba antes de la reforma; y li) frente a la evaluación del

el cargo inmediatamente inferior en la planta de personal de la entidad”, sin establecer que ausencia de este, deba continuarse “sucesivamente” descendiendo en la planta de personal, como en efecto se indicaba antes de la reforma; y li) frente a la evaluación del desempeño incluyó el nivel satisfactorio en aquellos casos en que no haya empleados con evaluación sobresaliente. Lo anterior, se puede evidenciar en el texto de la legislación anterior que se transcribe a continuación: “ARTÍCULO 24. Mientras se surte el proceso de selección para proveer empleos de carrera administrativa, y una vez convocado el respectivo concurso, los empleados de carrera tendrán derecho a ser encargados de tales empleos si acreditan los requisitos para su ejercicio, poseen las aptitudes y habilidades para su desempeño, no han sido sancionados disciplinariamente en el último año y su última evaluación del desempeño sea sobresaliente. El término de esta situación no podrá ser superior a seis (6) meses. El encargo deberá recaer en un empleado que se encuentre desempeñando el empleo inmediatamente inferior que exista en la planta de personal de la entidad, siempre y cuando reúna las condiciones y requisitos previstos en la norma. De no acreditarlos, se deberá encargar al empleado que acreditándolos desempeñe el cargo inmediatamente inferior y así sucesivamente. (...).” Así las cosas, la previsión que indicada “(...) De no acreditarlos, se deberá encargar al empleado que acreditándolos desempeñe el cargo inmediatamente inferior y así sucesivamente”, fue eliminada y no se incluyó en la modificación que se realizó al

empleado que acreditándolos desempeñe el cargo inmediatamente inferior y así sucesivamente”, fue eliminada y no se incluyó en la modificación que se realizó al artículo 24 de la Ley 909 de 2004, el cual sólo se limitó a señalar que “El encargo deberá recaer en un empleado que se encuentre desempeñe el cargo inmediatamente inferior en la planta de personal de la entidad”. www.icbf.gov.co (E) cicbfcolombiaoficial Qicbfcolombiaoficial Sede Direccion General NN | Línea gratuita nacional ICBF

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4. ASPECTOS GENERALES De conformidad con lo establecido en el artículo 24 de la Ley 909 de 2004, modificado por el artículo 1? de la Ley 1960 de 2019, y en el Decreto 1083 de 2015, se desprenden

los siguientes lineamientos generales: a) El encargo en empleos de carrera sólo es predicable respecto de empleados públicos titulares de derechos de carrera administrativa. Dicho derecho en ningún caso se extiende a empleados nombrados en provisionalidad o empleados de otra naturaleza. b) El encargo en empleos de carrera administrativa vacantes de manera definitiva será procedente, cuando se agote el orden de provisión establecido en el artículo 2.2.5.3.2 del Decreto 1083 de 2015, modificado por los Decretos 648 de 2017 y 498 de 2020. c) Sólo cuando no sea posible proveer transitoriamente un empleo a través de la

2.2.5.3.2 del Decreto 1083 de 2015, modificado por los Decretos 648 de 2017 y 498 de 2020. c) Sólo cuando no sea posible proveer transitoriamente un empleo a través de la figura de encargo, será posible acudir al nombramiento en provisionalidad?, d) El encargo de empleados de carrera en cargos de libre nombramiento y remoción no es un derecho preferencial, sino una facultad potestativa del nominador que no se desarrollará en este documento. e) El encargo se realizará en el perfil o rol, así como en la dependencia y ubicación geográfica en donde se encuentre la vacante, de acuerdo con la necesidad del servicio. f) La verificación del cumplimiento de requisitos se hará teniendo en cuenta la documentación registrada por los empleados en el aplicativo SIGEP. g) La identificación del cargo inmediatamente inferior al que alude la norma corresponde al empleo del cual se es titular de derechos de carrera administrativa, y no el empleo que estén desempeñando en encargo.

5. REQUISITOS PARA LA DESIGNACIÓN DEL ENCARGO 5.1. Cumplir los requisitos de formación académica y de experiencia exigidos para el ejercicio del empleo a proveer transitoriamente

El servidor público con derechos de carrera administrativa debe cumplir los requisitos de formación académica y de experiencia determinados en el Manual Específico de 3 Ley 909 de 2004, artículo 25 - Decreto 1083 de 2015, artículos 2.2.5.3.1 y 2.2.5.3.3 www.icbf.gov.co (NCBFColombia Qicbfcolombiaoficial (E) oicbfcolombiaoficial Sede Direccion General Línea gratuita nacional ICBF

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Cecilia De la Fuente de Lleras Secretaria General Direccion de Gestion Humana PUBLICA BIENESTAR FAMILIAR 5.4. Obtener calificación sobresaliente o en su defecto satisfactorio en la última evaluación del desempeño laboral Para el efecto se tendrá en cuenta la calificación ordinaria y definitiva en firme obtenida en el período anual inmediatamente anterior en el empleo sobre el que el servidor ostente derechos de carrera o el que desempeñe en encargo, dado que la Ley 909 de 2004, no restringe que dicho requisito deba acreditarse exclusivamente en el empleo sobre el que se tiene titularidad. En caso de que un servidor con derechos de carrera durante el período anual haya desempeñado varios empleos, la calificación definitiva corresponderá a la sumatoria de las evaluaciones parciales que se hayan producido durante el período anual, ya sea en el empleo del cual es titular o aquel que desempeñe en encargo. La verificación de este requisito será realizada por la Dirección de Gestión Humana a través del aplicativo “Evaluación del Desempeño Laboral EDL - APP” de la Comisión Nacional del Servicio Civil - CNSC. De conformidad con lo dispuesto en el inciso segundo del artículo 24 de la Ley 909 de 2004, modificado por el artículo 12 de la Ley 1960 de 2019, en el evento en que no haya empleados de carrera que desempeñen el cargo inmediatamente inferior con evaluación

2004, modificado por el artículo 12 de la Ley 1960 de 2019, en el evento en que no haya empleados de carrera que desempeñen el cargo inmediatamente inferior con evaluación del desempeño laboral del nivel sobresaliente, el encargo deberá recaer en aquel servidor con derechos de carrera que, en el mismo nivel jerárquico cumpla con los demás requisitos para el ejercicio del empleo y tenga una calificación "Satisfactoria". De no existir servidor de carrera que cumpla con lo anterior, se podrán tener en cuenta los servidores que acaban de superar el período de prueba que, cumpliendo con los demás requisitos para el encargo, hayan obtenido una calificación "Sobresaliente" en la evaluación de dicho período de prueba o, en su defecto, una calificación "Satisfactoria". 5.5. El encargo deberá recaer en un empleado de carrera administrativa que se encuentre desempeñando el cargo inmediatamente inferior de la planta de personal de la entidad El encargo deberá recaer en un empleado que se encuentre desempeñando el cargo inmediatamente inferior de la planta de personal de la entidad. www.icbf.gov.co EICBFColombia . icbfcolombiaoficial (5) eicofcolombiaoficial Sede Direccion General — Línea gratuita nacional ICBF

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Cecilia De la Fuente de Lleras Secretaria General Direccion de Gestion Humana PUBLICA BIENESTAR FAMILIAR encargos se llevará a cabo través de la modalidad de manifestación de interés por parte de los servidores públicos de carrera de ser encargados en los empleos vacantes objeto de provisión, aplicando las siguientes reglas:

PUBLICA BIENESTAR FAMILIAR encargos se llevará a cabo través de la modalidad de manifestación de interés por parte de los servidores públicos de carrera de ser encargados en los empleos vacantes objeto de provisión, aplicando las siguientes reglas: - Los servidores públicos deberán manifestar su interés en el encargo dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la publicación del memorando de apertura del proceso, en el que se indicará el medio dispuesto para ello. - Los servidores públicos podrán manifestar interés para uno (1) o varios empleos, siempre que cumplan con los requisitos exigidos establecidos en el numeral 5 del presente memorando, y se indique el orden de preferencia. - Nose tendrán en cuenta las manifestaciones de interés de los servidores públicos que desempeñen en titularidad o mediante encargo el mismo empleo, entendido como la misma denominación, código y grado de los cargos a proveer, o que no sean titulares del empleo inmediatamente inferior al cargo objeto de provisión. 6.2. Verificación del cumplimiento de requisitos para el empleo a proveer y publicación de los resultados Vencido el término para la manifestación interés, la Dirección de Gestión Humana, procederá a verificar cumplimiento de requisitos establecidos en el artículo 24 de la Ley 909 de 2004, modificado por el artículo 1? de la Ley 1960 de 2019, desarrollados en el numeral 5 “Requisitos para la designación del encargo”, del presente memorando. La verificación de requisitos sólo se realizará sobre los servidores públicos que hayan manifestado interés en el encargo. La conformación de la lista de los servidores públicos que cumplan los requisitos para el encargo, se hará teniendo en cuenta lo dispuesto en el inciso tercero del artículo 24 de

manifestado interés en el encargo. La conformación de la lista de los servidores públicos que cumplan los requisitos para el encargo, se hará teniendo en cuenta lo dispuesto en el inciso tercero del artículo 24 de la Ley 909 de 2004, según el cual “El encargo deberá recaer en un empleado que se encuentre desempeñando el cargo inmediatamente inferior de la planta de personal de la entidad.”. El estudio de verificación de requisitos preliminar será publicado por el término de dos (2) días hábiles en la página web y en la intranet del ICBF, para que los servidores públicos que hacen parte de la población a encargar, en caso de considerarlo necesario, presenten sus observaciones a través del correo electrónico evaluacioncarrera(Oicbf.gov.co. www.icbf.gov.co l eicbfcolombiaoficial CBFColombia (E) aicbfcolombiaoficial Sede Direccion General M l Línea gratuita nacional ICBF

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Cecilia De la Fuente de Lleras Secretaria General Direccion de Gestion Humana PUBLICA FAMILIAR Teniendo en cuenta que el encargo es un mecanismo para proveer un empleo vacante y atender la necesidad del servicio, el servidor público que acepte un encargo deberá tomar posesión de este en un plazo máximo de diez (10) días hábiles, de conformidad con lo establecido en el artículo 2.2.5.1.6. del Decreto 1083 de 2015. El servidor público que acepte el encargo para desempeñar un empleo vacante en una ubicación distinta a su sede habitual de trabajo deberá asumir los gastos que se generen por su desplazamiento.

El servidor público que acepte el encargo para desempeñar un empleo vacante en una ubicación distinta a su sede habitual de trabajo deberá asumir los gastos que se generen por su desplazamiento. El empleado público que acepte el encargo deberá prestar sus servicios en el lugar donde esté ubicado el empleo, no pudiendo solicitar la reubicación o el traslado del empleo a otro lugar distinto al asignado, en función de las necesidades del servicio, sin perjuicio de la facultad discrecional de la administración fundada en el concepto de planta global y flexible que rige en la entidad, para realizar los movimientos de personal que se requieran a fin de garantizar la buena marcha de la administración. Si el servidor público cambia de sede o Regional, los responsables de nómina de la sede o Regional de origen y destino deben coordinar todo lo pertinente al traslado de cuentas de transferencias, parafiscales, EPS, AFP, ARL, Caja de Compensación, etc. 7, CRITERIOS DE DESEMPATE En caso de existir pluralidad de aspirantes que cumplan la totalidad de los requisitos exigidos para el encargo y que supere el número de vacantes disponibles para cada empleo a proveer, se aplicarán, en el orden señalado, los siguientes criterios de desempate: . Desempeñar un cargo de la misma dependencia o regional en la que se encuentre en empleo objeto de provisión: Tendrán mejor opción de obtener el encargo los empleados que pertenezcan a la misma dependencia o regional en la que se encuentra el empleo a proveer. li, Evaluación del desempeño: Tendrá mejor derecho el empleado que tenga el mayor puntaje en la última Evaluación Definitiva del Desempeño Laboral en firme. Se seleccionará al empleado público que haya alcanzado el puntaje

li, Evaluación del desempeño: Tendrá mejor derecho el empleado que tenga el mayor puntaje en la última Evaluación Definitiva del Desempeño Laboral en firme. Se seleccionará al empleado público que haya alcanzado el puntaje máximo posible o aquel que más se aproxima a éste. www.icbf.gov.co [6] oicbfcolombiaoficial ICBFColombia NN Qicbfcolombiaoficial Sede Direccion General Línea gratuita nacional ICBF

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Cecilia De la Fuente de Lleras Secretaria General Direccion de Gestion Humana PUBLICA BIENESTAR FAMILIAR El hecho que se haya surtido proceso de encargo en una vacancia temporal y que con posterioridad la misma cambie a definitiva, no es causal de terminación del encargo. En este caso, se procederá a expedir acto administrativo modificando el encargo sujeto a la vacancia definitiva. Cuando el titular de la vacante temporal regrese al empleo, el encargado deberá asumir las funciones de su cargo titular en el cual ostenta derechos de carrera administrativa.

9. CONCERTACIÓN DE COMPROMISOS LABORALES Teniendo en cuenta que el encargo conlleva a asumir funciones de otro empleo, se deben concertar nuevos compromisos para la evaluación del desempeño laboral, acordes con las nuevas funciones asumidas, de conformidad con lo previsto en el Acuerdo No. 20181000006176 de 2018 de la CNSC, así como realizar la evaluación parcial del empleo que venía desempeñando.

10. ASPECTOS QUE SE DEBEN TENER EN CUENTA DENTRO DEL PROCESO DE

ENCARGO

Acuerdo No. 20181000006176 de 2018 de la CNSC, así como realizar la evaluación parcial del empleo que venía desempeñando.

10. ASPECTOS QUE SE DEBEN TENER EN CUENTA DENTRO DEL PROCESO DE ENCARGO a) Los servidores públicos que acepten un empleo en encargo, deberán desempeñar el mismo como mínimo por el término de un (1) año, para que puedan participar y ser tenidos en cuenta en los futuros procesos de encargo. Lo anterior, como medida tendiente a estabilizar la planta de personal de la entidad y lograr la provisión efectiva de las vacantes de acuerdo con las necesidades del servicio, b) Para las vacantes ofrecidas en la Regional San Andrés, los servidores públicos deben acreditar la tarjeta de residencia que otorga la Oficina de Control, Circulación y Residencia - OCCRE - y la certificación de habilidades de comunicación en el idioma inglés, de acuerdo con lo estipulado en el Decreto 2762 de 1991 y el artículo 42 de la Ley 47 de 1993. Encontrarán más información en el siguiente link: http://www.occre.gov.co/ c) Participar en el proceso no implica que todas las personas puedan ser objeto de encargo, si el número de vacantes es menor a la cantidad de empleados públicos

con derechos de carrera administrativa interesados en el mismo. d) En caso de presentarse vacancia en el empleo Auxiliar Administrativo Código 4044 en el grado más inferior existente en la planta de personal, no se www.icbf.gov.co [8] eicbfcolombiaoficial NS) OICBFColombia Ñ Sede Direccion General Línea gratuita nacional ¡CBF

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