ICBF - c.mi caracterizacion mejora e innovacion v4

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Responsables del Proceso por Nivel: Líder del Proceso: Nacional Subdirector (a) de Mejoramiento Organizacional (Cargos directivos o de coordinación de la planta de personal) Director (a) de Planeación y Control de Gestión Regional Coordinador (a) Grupo Planeación y Sistemas o quien haga sus veces (Cargos directivos o de coordinación de la planta de personal) Zonal Coordinador (a) de Centro Zonal (Cargos de coordinación de la planta de personal)

1. Objetivo del Proceso: Liderar la implementación del Modelo de Planeación y Sistema In tegrado de Gestión y fomentar la cultura de la calidad, mediante la generación de planes, estrategias y metodologías, con un enfoque de gestión por procesos y pensamiento basado en riesgos que conduzcan a la mejora continua a través de la modernización, la innovación, gestión del conocimiento y excelencia en la prestación del Servicio.

2. Alcance: Inicia con la identificación y proyección de los cambios que afectan el Modelo de Planeación y Sistema Integrado de Gestión del ICBF y la gestión institucional y finaliza con el seguimiento y medición del desempeño del proceso de acuerdo con la gestión y los riesgos asociados que permitan identificar acciones de mejora e innovación.

3. Alineación estratégica del Proceso: Objetivo Estratégico 8: Consolidar una cultura organizacional basada en la calidad del servicio, el conocimiento, la innovación, la toma de decisiones a partir de evidencia, el autocuidado,

la seguridad y privacidad de la información y la mitigación de los impactos ambientales, fomentando el bienestar, la mejora continua y el trabajo digno de su talento humano. Objetivo Estratégico 9: Modernizar la gestión de la entidad a través de la adecuación de la arquitectura institucional, infraestructura tecnológica y el rediseño de sus programas desde una perspectiva territorial, asegurando procesos técnicos y administrativos que soporten su gestión misional y garantizando el uso eficiente y transparente de los recursos.

4. Ciclo del Proceso en Planear, Hacer, Verificar, Mejorar (PHVM):

4.1 PLANEAR

Nivel Responsable de Generador Entradas Actividades Salidas Cliente la Actividad N R Z 1.1. Plan Indicativo institucional 1.Documentos con cambios que

1. Proceso Direccionamiento afectan el Modelo de Planeación Estratégico 1.2. Lineamientos, metodologías y Sistema Integrado de Gestión e instrumentos de Identificar y proyectar los cambios del ICBF.

2. Estado (Departamento planeación que afectan el Modelo de 1.1. 2.1. 3.1 Proceso Administrativo de la Planeación y Sistema Integrado de 2. Ajustes al Modelo de Mejora e Innovación Función Pública) X X X 1.3. Planes Institucionales Gestión del ICBF y la gestión Operación por Procesos y su aprobados institucional. documentación.

3. Proveedor (Entidad evaluadora o 1.4. Directrices Institucionales 3.Estudios de cargas de trabajo

Certificadora) 1.5. Políticas Institucionales

4. Procesos del ICBF ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

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MEJORA E INNOVACIÓN CARACTERIZACIÓN DE PROCESO Versión 4 Página 2 de 9 1.6. Resolución de distribución presupuestal 1.7. Revisión por la Dirección (Resultados del Sistema Integrado de Gestión) 1.8. Resultados e informes de gestión institucional 1.9. Metodología Contexto Interno y Externo y Partes Interesadas 1.10 Planes para el desarrollo de los ejes del Sistema Integrado de Gestión aprobados 2.1. Políticas, metodologías, modelos y resultados de seguimiento 3.1 Normas técnicas colombianas 4.1 Resultados de acciones de mejora e innovación definidas

1. Estado 1.1. Lineamientos y 1.Planes, estrategias y Metodologías metodologías de mejora Formular planes, estrategias y 1.1. Procesos del ICBF

2. Proceso Direccionamiento continua, la innovación y el metodologías para la mejora Estratégico 1.2. Resultados de seguimiento conocimiento continua, la gestión de riesgos, la 2.1. Proceso Mejora e FURAG – DAFP innovación y el conocimiento, Innovación X

3. Proceso Monitoreo y 2.Matriz de riesgos aprobada

contribuyendo a la modernización Seguimiento a la Gestión 1.3. Requisitos legales y otros requisitos de la entidad.

3. Información para la definición 3.1. Proceso Monitoreo y Seguimiento a la Gestión

4. Proceso Gestión de la de las hojas de vida de los Tecnología e Información 2.1. Planes para el desarrollo de indicadores y las actividades del los Ejes del Sistema Plan de Acción ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

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5. P roceso Adquisición de Integrado de Gestión Bienes y Servicios aprobados

6. Procesos del ICBF 3.1. Modelo de Monitoreo y

Evaluación

7. Proceso Mejora e Innovación 4.1. Sistemas de información: nuevos, adaptados o

8. Proceso Comunicación evolucionados Estratégica 5.1. Manual de contratación, memorandos y circulares, Guía de Supervisión 6.1. Acciones de mejora e innovación definidas 7.1. Documentos con cambios que afectan el Modelo de Planeación y Sistema Integrado de Gestión del ICBF. 7.2 Ajustes al Modelo de Operación por Procesos y su documentación 8.1. Documentos, campañas

y/o piezas de comunicación

4.2 HACER

Nivel Responsable de Generador Entradas Actividades Salidas Cliente la Actividad N R Z 1.1 Planes, estrategias y Coordinar, asesorar y acompañar 1.Documentos que soportan la

1. Proceso Mejora e metodologías de mejora los procesos a nivel Nacional, coordinación, asesoría y el Innovación 1.1. Proceso Mejora e continua, la innovación y Regional y Zonal, en la acompañamiento en la X X Innovación el conocimiento implementación de planes, implementación de planes,

2. Proceso Direccionamiento estrategias y metodologías. estrategias y metodologías.

Estratégico ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA LOS DATOS PROPORCIONADOS SERÁN TRATADOS DE ACUERDO CON LA POLÌTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DEL ICBF Y A LA LEY 1581 DE 2012

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MEJORA E INNOVACIÓN CARACTERIZACIÓN DE PROCESO Versión 4 Página 4 de 9 1.2 Matriz de riesgos

3. Proceso Monitoreo y aprobada Seguimiento a la Gestión 1.3 Documentos con cambios

4. Proceso Gestión de la que afectan el Modelo de Tecnología y la Planeación y Sistema

Información Integrado de Gestión del ICBF. 1.4 Ajustes al Modelo de Operación por Procesos y su documentación 2.1 Planes para el desarrollo de los ejes del Sistema Integrado de Gestión aprobados 3.1 Hojas de vida de los

Indicadores aprobadas, Plan de Acción Institucional de la vigencia 4.1 Servicios de infraestructura de Tecnología e Información 4.2 Soporte a los requerimientos de tecnología y sistemas de información atendidos 1.1 3.1. Proceso Mejora e

1. Documentos que soportan 1.1 Planes, estrategias y Innovación la ejecución de planes, metodologías de mejora estrategias y metodologías continua, la innovación y el Implementar planes, estrategias y 2.1 Procesos del ICBF para la gestión de la mejora conocimiento metodologías para la mejora continua, la innovación y el 1.Proceso Mejora e Innovación continua, la innovación y el 3.2 Proceso Gestión del X X X conocimiento. 1.2 Matriz de riesgos aprobada conocimiento, en el marco del Talento Humano

Modelo de Planeación del Sistema

2. Buenas prácticas y lecciones 1.3 Documentos con cambios Integrado de Gestión. 3.3 Proceso Relación con aprendidas. que afectan el Modelo de el Ciudadano Planeación y Sistema ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

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Integrado de Gestión del 3. Conceptos o estudios de

ICBF. cargas de trabajo. 1.4 Documentos que soportan la coordinación, asesoría y el acompañamiento en la implementación de planes, estrategias y metodologías. 1.5 Ajustes al Modelo de Operación por Procesos y su documentación 1.6 Solicitudes o estudios de cargas de trabajo 1.1. Matriz de riesgos por proceso aprobada. 1.Procesos del ICBF Administrar los riesgos asociados a 1.Resultados de evaluación de 1.1. Procesos del ICBF X X X 2.1 Planes, estrategias y los procesos de la entidad. los riesgos 2.Proceso Mejora e Innovación metodologías de mejora continua, la innovación y el conocimiento.

4.3. VERIFICAR

Nivel Responsable de Generador Entradas Actividades Salidas Cliente la Actividad N R Z 1.Proceso Mejora e Innovación 1.1 Documentos que soportan la coordinación, asesoría y el 1. Mejoras identificadas del 2.Estado acompañamiento en la Realizar seguimiento a la Modelo de Planeación y implementación de planes, implementación de planes, Sistema Integrado de estrategias y metodologías. estrategias y metodologías e Gestión. 1.1. 2.1 Procesos del ICBF X X X identificar las mejoras para el 1.2. Resultados de evaluación Modelo de Planeación y Sistema 2. Resultados de seguimiento a de los riesgos. Integrado de Gestión. la implementación de planes, estrategias y metodologías. 2.1. Requisitos legales y otros

requisitos ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA LOS DATOS PROPORCIONADOS SERÁN TRATADOS DE ACUERDO CON LA POLÌTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DEL ICBF Y A LA LEY 1581 DE 2012

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MEJORA E INNOVACIÓN CARACTERIZACIÓN DE PROCESO Versión 4 Página 6 de 9 1.1. Reporte de monitoreo y

1. Proceso Monitoreo y seguimiento a través del Seguimiento a la Gestión tablero de control

2. Proveedor (Entidad 2.1. Resultados de auditorías evaluadora o Certificadora) externas

3. Proceso Evaluación 3.1. Resultados de auditorías 1.1. 2.1. Proceso Mejora e

Independiente internas Innovación

1. Resultados de medición del Realizar seguimiento y medición del proceso

4. Proceso Mejora e 3.2. Resultados evaluaciones desempeño del proceso de acuerdo 1.2. Proceso Monitoreo y Innovación independientes con la gestión y los riesgos Seguimiento a la 2.Reporte gestión de riesgos del X X asociados, en el marco de las Gestión proceso

5. Proceso Direccionamiento 4.1. Documentos que soportan la responsabilidades del esquema de Estratégico ejecución de planes, líneas de defensa. 3.1. Proceso

3. Informe de gestión estrategias y metodologías Direccionamiento para la gestión de la mejora Estratégico continua, la innovación y el conocimiento.

4.2. Resultados de evaluación de los riesgos 5.1. Informes de ejecución presupuestal

4.4. MEJORAR E INNOVAR

Nivel Responsable de Generador Entradas Actividades Salidas Cliente la Actividad N R Z

1. Proceso Monitoreo y 1.1. Proceso Mejora e Seguimiento a la Gestión 1.1. Reporte de monitoreo y Innovación seguimiento a través del

2. Proceso Mejora e tablero de control 1.2 Proceso Evaluación Definir acciones de mejora e 1. Acciones de mejora e Innovación Independiente X X X innovación para el proceso innovación definidas 2.1. Resultados de medición del

3. Proceso Relación con el proceso 1.3 Proveedor (Entidad

Ciudadano Evaluadora o Certificadora) ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA LOS DATOS PROPORCIONADOS SERÁN TRATADOS DE ACUERDO CON LA POLÌTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DEL ICBF Y A LA LEY 1581 DE 2012

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4. P roceso Evaluación 2.2. Informe de resultados de Independiente gestión de riesgo del proceso

5. Proveedor (Entidad evaluadora o 2.3. Mejoras identificadas del

Certificadora) Modelo de Planeación y Sistema Integrado de

6. Proceso Direccionamiento Gestión Estratégico 2.4. Resultados de seguimiento

7. Procesos de ICBF de la implementación de planes, estrategias y metodologías. 2.5. Buenas prácticas y lecciones aprendidas 3.1. Informe PQRS y acceso a la Información 3.2. Reportes de herramienta tecnológica SIM (Sistema de Información Misional) 4.1. Acciones de mejoramiento formuladas 4.2. Resultados de auditorías internas 4.3. Reportes internos avance, cumplimiento y efectividad Plan de Mejoramiento 5.1. Resultados de auditorías externas 6.1. Oportunidades de mejora del

Sistema Integrado de Gestión ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA LOS DATOS PROPORCIONADOS SERÁN TRATADOS DE ACUERDO CON LA POLÌTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DEL ICBF Y A LA LEY 1581 DE 2012

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MEJORA E INNOVACIÓN CARACTERIZACIÓN DE PROCESO Versión 4 Página 8 de 9 7.1 Reporte gestión de riesgos del proceso Elaboró Revisó Aprobó

YANETH SARMIENTO FORERO

Subdirectora Mejoramiento Organizacional Responsable del Proceso JOHN MARQUEZ ALVA MILTON FORERO MELO Contratista - Subdirección Mejoramiento Organizacional Director de Planeación y Control de Gestión Promotor EPICO Líder del Proceso

DIANA VICTORIA LÓPEZ DUARTE

Contratista - Subdirección Mejoramiento Organizacional

Nota 1: Consultar los indicadores de procesos en el Tablero de Control en el SIMEI. Nota 2: Consultar los riesgos de calidad y corrupción del proceso en la web. Nota 3: Consultar las normas internas y externas que aplican al proceso en la Matriz de Requisitos Legales. Nota 4: Consultar criterios y rangos de calificación de los aspectos e impactos ambientales en la Matriz de aspectos e impactos ambientales, requisitos legales y otros requisitos. Nota 5: Consultar matriz de riesgos SGSI y de activos de información del proceso en la intranet. Nota 6: Consultar matriz de identificación de peligros, valoración de riesgos y determinación de Controles, y Matriz de requisitos legales y otros requisitos del SG-SST. Nota 7: Consultar los procedimientos y documentos asociados al proceso en el Listado Maestro de Documentos, en la Web del ICBF. Nota 8: Consultar políticas de operación en los Procedimientos. Nota 9: Las salidas marcadas con un asterisco () hacen referencia a controles operacionales del proceso. Nota 10: Se selecciona con una X el nivel responsable de la actividad (nacional, regional, zonal). ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA LOS DATOS PROPORCIONADOS SERÁN TRATADOS DE ACUERDO CON LA POLÌTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DEL ICBF Y A LA LEY 1581 DE 2012

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5. CONTROL DE CAMBIOS

Fecha Versión Descripción del Cambio

Se actualiza la Caracterización del proceso en el Objetivo del proceso, la Alineación Estratégica del proceso de acuerdo con el Plan 14/07/2020 Versión 3 C.MI Indicativo Institucional vigente y el Ciclo del Proceso en PHVM. Se actualiza la Caracterización del proceso en el Objetivo del proceso, la Alineación Estratégica del proceso de acuerdo con el Plan 23/05/2018 Versión 2 C.MI Indicativo Institucional vigente y el Ciclo del Proceso en PHVM. Teniendo en cuenta la transición de la Norma ISO 9001:2008 a la Norma ISO 9001: 2015; se actualiza la caracterización del proceso 02/09/2016 Versión 1 C.MI en su objetivo, alcance y actividades del ciclo PHVM. Una vez adoptado el Nuevo Modelo de Operación por Procesos, según Resolución 8080 del 11 de agosto de 2016, se realizan las siguientes modificaciones en el documento MPE2 Caracterización de Mejoramiento Continuo: redefinición del objetivo del proceso, 30/05/2011 Versión 8 MPE2 inclusión del alcance de objetivo estratégico dentro de la alineación estratégica, actualización de las actividades del PHVM e inclusión de actividades de innovación y de gestión del conocimiento. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA LOS DATOS PROPORCIONADOS SERÁN TRATADOS DE ACUERDO CON LA POLÌTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DEL ICBF Y A LA LEY 1581 DE 2012