ICBF - Concepto 0000010 de 2017

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Inicio Documento Concepto 10 de 2017 ICBF Ocultar anotaciones   Buscar  Índice CONCEPTO 10 DE 2017 (enero 23) <Fuente: Archivo interno entidad emisora>

INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR

10400 Bogotá,

MEMORANDO PARA: Directora Financiera (E) - Sede Dirección General ASUNTO: Respuesta solicitud de directriz y procedimiento para el cobro persuasivo de cartera De manera atenta y en términos del artículo 28 de la Ley 1755 de 2015, nos permitimos dar respuesta a la consulta elevada ante la Oficina Asesora Jurídica respecto a la competencia para el cobro persuasivo de la cartera diferente a la generada a partir de los aportes parafiscales.

1. PROBLEMA JURIDICO ¿Quién tiene la competencia para realizar el cobro persuasivo de una sanción o multa o el incumplimiento de los

créditos y las pruebas de paternidad? Y ¿cuál es el procedimiento para tal efecto?

2. ANÁLISIS DEL PROBLEMA 2.1. Antecedentes normativos Con el objetivo de dar respuesta al interrogante planteado respecto al cobro persuasivo de la cartera, distinta de las obligaciones parafiscales, se dará aplicación al siguiente marco normativo: - Ley 1066 de 2006 - Resolución 384 de 2008 2.2. Caso Concreto La Dirección Financiera de la Sede de la Dirección General solicita concepto sobre la competencia para el cobro persuasivo de la cartera diferente a la generada a partir de los aportes parafiscales.

Para resolver el problema jurídico, se abordarán los siguientes temas: 1) La etapa de cobro persuasivo, 2) el procedimiento para el cobro persuasivo y 3) Pronunciamientos anteriores Oficina Asesora Jurídica. - Etapa de Cobro Persuasivo: De conformidad con lo previsto en el artículo 5 de la Ley 1066 de 2006, las entidades públicas que de manera permanente tengan a su cargo el ejercicio de las actividades y funciones administrativas o la prestación de servicios del Estado colombiano y que en virtud de estas tengan que recaudar rentas o caudales públicos, del nivel nacional, territorial, incluidos los órganos autónomos y entidades con régimen especial otorgado por la Constitución Política, tienen jurisdicción coactiva para hacer efectivas las obligaciones exigibles a su favor y, para estos efectos, deberán seguir el procedimiento descrito en el Estatuto Tributario. Antes del ejercicio de esta prerrogativa que permite a las entidades públicas cobrar las obligaciones a su favor sin

necesidad de acudir a la jurisdicción, por lo general se realiza un acercamiento al deudor con el objetivo de persuadirlo a cancelar su deuda, sin necesidad de proceder con el proceso de cobro coactivo. En palabras del Consejo de Estado, “antes de la iniciación del cobro coactivo, generalmente, tiene lugar una etapa de persuasión para obtener el pago de las deudas por parte de los contribuyentes. Tal etapa, no encuentra consagración positiva en las normas referidas del Estatuto Tributario, no obstante, es suficientemente claro que cualquier acreedor, trátese de un particular o del Estado, antes de iniciar medidas judiciales o administrativas para obtener el cumplimiento de su crédito, procura una aproximación con el deudor. En el evento en que sus [1] reclamaciones de pago no sean atendidas, para la jurisdicción coactiva el paso siguiente es el cobro". Esta etapa de cobro persuasivo, no sólo no está consagrada en el Estatuto Tributario, sino que no tiene ninguna formalidad distinta a la existencia de una obligación clara, expresa y exigible.[2] Sobre este punto, el máximo tribunal de lo Contencioso Administrativo ha indicado que, por tratarse de una etapa distinta a la de cobro coactivo, no está sujeta al rigor procesal de este último, pudiendo incluso procederse a partir de la copia del título ejecutivo que se pretende hacer valer; en palabras de este alto tribunal: “la etapa de cobro persuasivo, no forma parte del procedimiento de cobro coactivo y por lo mismo no se encuentra sujeta a ninguna formalidad distinta a la que concierne a la existencia misma de una obligación fiscal clara, expresa y actualmente exigible, independientemente de que el título ejecutivo obre o no dentro del

expediente. En ese orden de ideas, basta simplemente con que se acredite la existencia del título, acudiendo a reproducciones mecánicas, impresiones o constancias relacionadas con su contenido, a partir de la información [3] que repose en los registros o archivos oficiales que conserva la entidad”. De forma particular para el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, mediante la Resolución 384 de 2008 adoptó el Reglamento Interno de Recaudo de Cartera en el ICBF. En su artículo 2, esta Resolución prevé: ARTÍCULO 2o. AMBITO DE APLICACIÓN. Las disposiciones de la presente resolución aplican para el recaudo de la cartera derivada del aporte parafiscal sobre el valor de nómina mensual qué deben pagar los empleadores y los demás recursos públicos a favor del ICBF, así como para hacer efectivas las sanciones, garantías, multas y demás obligaciones que se deriven de la actividad contractual. Se excluyen del campo de aplicación del presente reglamento las deudas generadas en contratos de mutuo o aquellas derivadas de obligaciones civiles o comerciales en las que el ICBF desarrolla una actividad de cobranza similar o igual a los particulares, en desarrollo del régimen privado que se aplica al giro principal de sus negocios, cuando dicho régimen esté consagrado en la ley o en los estatutos sociales de la sociedad. A su turno, el artículo 8 establece: ARTÍCULO 8o. COMPETENCIA PARA GESTIONES DE COBRO PERSUASIVO. Corresponde al Coordinador Financiero de cada regional o a quien haga sus veces en las seccionales, coordinar y adelantar las gestiones administrativas de cobro persuasivo para obtener el recaudo de la cartera del ICBF por las obligaciones

señaladas en el artículo 2 de este Reglamento. Y finalmente, el artículo 13 de la Resolución prevé: ARTÍCULO 13. ACTUACIONES EN LA ETAPA DE COBRO PERSUASIVO, LLAMADA O CITACIÓN AL DEUDOR. Con el fin de obtener el pago voluntario de las obligaciones antes de iniciar el proceso de cobro coactivo, el Coordinador Financiero deberá, dentro de los quince (15) días siguientes a la ejecutoria de la resolución de declaratoria de morosidad, la resolución de imposición de una sanción o multa o el incumplimiento de los créditos, invitar al deudor moroso por medio telefónico y por oficio para que pague su obligación o, en su defecto, para que concurra a las oficinas del ICBF y celebre un acuerdo de pago, so pena de proseguir con el proceso administrativo de cobro. El oficio deberá ser enviado por correo o entregado personalmente en la dirección de la persona natural o jurídica deudora, el cual contendrá el concepto, período y monto de la obligación insoluta a su cargo, y otorgarle un plazo máximo de quince (15) días contados a partir de la fecha de envío del oficio, para que acuda a las oficinas del ICBF antes de iniciarse el proceso administrativo de cobro coactivo. De la lectura de los artículos precitados en conjunto se pueden extraer los siguientes elementos: - La Resolución 384 de 2008 es aplicable al recaudo de la cartera derivada de los aportes parafiscales y de todos los demás recursos públicos a favor del ICBF, incluidas las sanciones, garantías, multas y demás obligaciones derivadas de la actividad contractual. Excluyéndose los créditos que puedan provenir de contratos de mutuo o

aquellas derivadas de obligaciones civiles o comerciales en las que el ICBF desarrolla una actividad de cobranza similar o igual a los particulares. - La etapa de cobro persuasivo, de acuerdo con lo previsto en los artículos 8 y 13 de la Resolución 384 de 2008, está a cargo de la Coordinación Financiera, quien es la encargada de adelantar las gestiones administrativas pertinentes. Ahora bien, el parágrafo del artículo 5 de la Resolución 384 de 2008 establece que, para las obligaciones diferentes a las parafiscales, la oficina responsable de obtener el registro contable de las obligaciones será la Oficina Jurídica en la Sede Nacional y Grupos Jurídicos en las regionales y seccionales y la Oficina de Control Interno Disciplinario, según corresponda. Para las obligaciones contenidas en actos sentencias judiciales, corresponderá a la Oficina Jurídica y Grupos Jurídicos Regionales o quien haga sus veces en las Seccionales. Para tal efecto remitirán fotocopia del respectivo título al Coordinador Financiero. Así las cosas, si se trata de obligaciones diferentes a las provenientes de la cartera parafiscal, es obligación de la Oficina Asesora Jurídica remitir copia del título ejecutivo a la Coordinación Financiera, con el objetivo de que se realice el debido registro contable. Este deber consagrado en el reglamento de recaudo de cartera coincide perfectamente con lo establecido por el Consejo de Estado, quien manifestó que la copia del título ejecutivo es documento suficiente para la realización del cobro persuasivo. De esta manera, para ejercer la competencia del cobro persuasivo, la Coordinación Financiera debe adelantar las

siguientes gestiones:

1. De acuerdo con lo previsto en el artículo 13, dentro de los quince (15) días siguientes a la ejecutoria de la resolución de declaratoria de morosidad, la resolución de imposición de una sanción o multa o el incumplimiento de los créditos, desde la Coordinación Financiera se deben enviar tres (3) comunicaciones al deudor invitándolo a pagar y acercarse al ICBF a celebrar un acuerdo de pago.

2. Estos cobros deben hacerse mediante oficio enviado por correo certificado en el que se especifique: i) el concepto por el cual se tiene la obligación, ii) el periodo y monto del crédito y iii) el otorgamiento de un plazo de quince (15) días desde la fecha del envío para que se acerque a las oficinas del ICBF.

3. Si el deudor manifiesta voluntad en la celebración de un acuerdo de pago para extinguir la obligación a su cargo, el Coordinador Financiero deberá adelantar los trámites pertinentes para la celebración del respectivo acuerdo, de conformidad con lo dispuesto en el Título V de la Resolución 384 de 2008.

4. Si dentro del plazo de dos (2) meses contados a partir de la fecha del envío del primer cobro persuasivo el deudor no ha realizado el pago o se ha acercado a celebrar un acuerdo de pago, el expediente debe ser remitido a la Coordinación del Grupo Jurídico, quien a su vez dará traslado al Funcionario Ejecutor.

5. Al momento de remitir el expediente al Grupo Jurídico, se deben allegar los siguientes documentos: i) la Certificación Financiera del saldo insoluto de la obligación, ii) el título ejecutivo o su copia (si el original reposa

en jurídica), iii) la constancia de ejecutoria del título y iv) los cobros persuasivos realizados, con los soportes de envío de la correspondencia. - Pronunciamientos anteriores de la Oficina Asesora Jurídica: Este asunto ya había sido abordado de manera circunstancial por parte de la Oficina Asesora Jurídica mediante los siguientes conceptos: 1) 174 de 9 de diciembre de 2014, 2) 61 de 27 de abril de 2012 y 3) 15413 de 2010; sin que en ninguno de los pronunciamientos las conclusiones a los problemas jurídicos estuviesen relacionadas directamente con la competencia sobre el cobro persuasivo. En lo que respecta al concepto 174 de 2014, las conclusiones expuestas fueron: 1) “Los defensores de familia en el marco de la audiencia que se adelanta para el reconocimiento voluntario de paternidad, si las partes lo desean, puede ordenar la práctica de la prueba de ADN, indicando clara y expresamente en la diligencia, que quien sea encontrado madre o padre deberá correr con el costo total de la prueba y reembolsar los gastos en los que hubiere incurrido el ICBF (...)" y 2) “Para que un documento preste mérito ejecutivo, además de contener una obligación clara, expresa y exigible, según lo establecido en el artículo 488 del C.P.C., debe provenir del deudor o de su causante y también debe constituir plena prueba contra él, es decir, que no debe haber duda de que la firma es del deudor de la obligación que se demanda ejecutivamente”. Por su parte, en el concepto 61 de 2012 la conclusión tiene una redacción idéntica a la expuesta en el numeral

segundo del concepto 174 de 2014, citado precedentemente. Como se puede constatar, las conclusiones expuestas en estos documentos están directamente relacionadas con los requisitos para que el documento constituya un título ejecutivo en materia de pruebas de ADN; sin embargo, dentro de las consideraciones expuestas, se manifestó que el Grupo Jurídico era el responsable de la realización del cobro persuasivo.

3. CONCLUSION Con fundamento en el análisis que antecede y conforme al marco normativo y jurisprudencial citado, la Oficina Asesora Jurídica presenta la siguiente conclusión: El cobro persuasivo de las obligaciones a favor del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar está en cabeza de la Coordinación Financiera. Una vez finalizada esta etapa se deberá remitir a los Grupos Jurídicos los soportes que acrediten la realización de esta labor, el título ejecutivo, la constancia de ejecutoria y la certificación de la deuda.

Con el objetivo de ejercer esta competencia, la Coordinación Financiera debe seguir el procedimiento citado en el artículo 13 de la Resolución 384 de 2008, así:

1. Dentro de los quince (15) días siguientes a la ejecutoria de la resolución de declaratoria de morosidad, la resolución de imposición; de una sanción o multa o el incumplimiento de los créditos, se deben enviar tres (3) comunicaciones al deudor invitándolo a pagar y acercarse al ICBF a celebrar un acuerdo de pago.

2. Estos cobros deben hacerse mediante oficio enviado por correo certificado en el que se especifique: i) el concepto por el cual se tiene la obligación, ii) el periodo y monto del crédito y iii) el otorgamiento de un plazo de

quince (15) días desde la fecha del envío para que se acerque a las oficinas del ICBF.

3. Si el deudor manifiesta voluntad en la celebración de un acuerdo de pago para extinguir la obligación a su cargo, se deberán adelantar los trámites pertinentes para la celebración del respectivo acuerdo.

4. Si dentro del plazo de dos (2) meses contados a partir de la fecha del envío del primer cobro persuasivo el deudor no ha realizado el pago o se ha acercado a celebrar un acuerdo de pago, el expediente debe ser remitido a la Coordinación del Grupo Jurídico, quien a su vez dará traslado al Funcionario Ejecutor.

5. Al momento de remitir el expediente al Grupo Jurídico, se deben allegar los siguientes documentos: i) la Certificación Financiera del saldo insoluto de la obligación, ii) el título ejecutivo o su copia (si el original reposa en jurídica), lii) la constancia de ejecutoria del título y iv) los cobros persuasivos realizados, con los soportes de envío de la correspondencia.

Atentamente,

LUZ KARIME FERNANDEZ CASTILLO

Jefe Oficina Asesora Jurídica

1. Consejo de Estado, Sección Tercera, C.P. Ramiro Saavedra Becerra. Sentencia de 17 de mayo de 2007, Rad.

AP 00369

2. Consejo de Estado, Sección Primera, C.P. Rafael E. Ostau de Lafont Pianeta. Sentencia de 28 de enero de 2010, Rad. 00273.

3. Consejo de Estado, Sección Primera, C.P. Rafael E. Ostau de Lafont Pianeta. Sentencia de 28 de enero de 2010, Rad. 00273.

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