ICBF - Concepto 0000013 de 2013

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Inicio Documento Concepto 13 de 2013 ICBF Ocultar anotaciones   Buscar  Índice CONCEPTO 13 DE 2013 (enero 28) <Fuente: Archivo interno entidad emisora>

INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR – ICBF

10400/

MEMORANDO

PARA: Defensor de Familia - Secretario Comité de Adopciones Grupo Asistencia Técnica - Regional Cauca ASUNTO: Concepto jurídico sobre la expedición de copias en un Proceso Administrativo de Restablecimiento de Derechos a la progenitora de unas niñas declaradas en situación de adoptabilidad por el Defensor de Familia.

De manera atenta, en relación con el asunto de la referencia, en los términos previstos en los artículos 26 del Código Civil, 13 y ss. del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, y 6o, numeral 4, del Decreto 987 de 2012, se responde la solicitud de concepto definitivo sobre el caso en cuestión, en

los siguientes términos:

1. PROBLEMA JURÍDICO ¿Es procedente la petición de expedición de copias de un Proceso Administrativo de Restablecimiento de Derechos por parte de la progenitora de unas niñas declaradas en situación de adoptabilidad por el Defensor de Familia, una vez la litis ya fue homologada por el Juez y se encuentra en Comité de Adopciones?

2. ANÁLISIS DEL PROBLEMA JURÍDICO Se abordara el tema analizando: 2.1. Alcance y ejercicio del Derecho de Petición. 2.2. El Derecho de acceso a la información e informaciones reservadas. 2.3. La reserva legal en el Proceso de Adopción. 2.4. Caso concreto. 2.1 Alcance y ejercicio del Derecho de Petición En el estado social de derecho colombiano, uno de los derechos fundamentales más salvaguardados por el ordenamiento jurídico y por la administración de justicia, es el de petición, consagrado en el Art. 23 de nuestra carta magna, el cual, a su tenor literal consagra: “Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución. El legislador podrá reglamentar su ejercicio ante organizaciones privadas para garantizar los derechos fundamentales”.

[1] Como desarrollo del precepto constitucional antes citado, el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, Ley 1437 de 2011, reglamentó el derecho fundamental y en su Art. 13 consagra: "Toda persona tiene derecho de presentar peticiones respetuosas a las autoridades, en los términos señalados en este Código, por motivos de interés general o particular, y a obtener pronta resolución. Toda actuación que inicie

cualquier persona ante las autoridades implica el ejercicio del derecho de petición consagrado en el artículo 23 de la Constitución Política, sin que sea necesario invocarlo, Mediante él, entre otras actuaciones, se podrá solicitar el reconocimiento de un derecho o que se resuelva una situación jurídica, que se le preste un servicio, pedir información, consultar, examinar y requerir copias de documentos, formular consultas, quejas, denuncias y recamos e interponer recursos. El ejercicio del derecho de petición es gratuito y puede realizarse sin necesidad de representación a través de abogado”. . [2] Ahora bien, frente al análisis jurisprudencial del derecho fundamental, la Honorable Corte Constitucional, en reiteradas oportunidades se ha referido al alcance y ejercicio del derecho de petición, de esta forma ha desarrollado una línea jurisprudencial sobre los presupuestos mínimos que determinan el ámbito de protección constitucional, es así, que en providencia T - 161 de 2011, reitera lo ya expuesto en Sentencia T-377 de 2000: “a) El derecho de petición es fundamental y determinante para la efectividad de los mecanismos de la democracia participativa. Además, porque mediante él se garantizan otros derechos constitucionales, como los derechos a la información, a la participación política y a la libertad de expresión. b) El núcleo esencial del derecho de petición reside en la resolución pronta y oportuna de la cuestión, pues de nada serviría la posibilidad de dirigirse a la autoridad si ésta no resuelve o se reserva para sí el sentido de lo decidido. c) La respuesta debe cumplir con estos requisitos: 1. oportunidad 2, Debe resolverse de fondo, clara, precisa y de

manera congruente con lo solicitado. 3. Ser puesta en conocimiento del peticionario. Si no se cumple con estos requisitos se incurre en una vulneración del derecho constitucional fundamental de petición. d) Por lo anterior, la respuesta no implica aceptación de lo solicitado ni tampoco se concreta siempre en una respuesta escrita. e) Este derecho, por regla general, se aplica a entidades estatales, esto es, si quienes ejercen autoridad. Pero, la Constitución lo extendió a las organizaciones privadas cuando la ley así lo determine. (,..) [3] De conformidad con las disposiciones legales y el desarrollo Jurisprudencial expuesto, se puede concluir que, en primer lugar, el derecho de petición implica una facultad de presentar peticiones respetuosas a las autoridades públicas y privadas, en segundo lugar, el derecho a obtener una respuesta clara, oportuna y completa por parte de dicha autoridad, Y en tercer lugar, que esa respuesta debe llevar implícita una solución de fondo a la solicitud impetrada, es decir, debe ser efectiva. 2.2 El Derecho de acceso a la información e informaciones reservadas. El cimiento constitucional de éste derecho se encuentra consagrado en el Art. 74 de la Constitución Política, el cual, consagra: “Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley. (…) [4] Así mismo, el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, Ley 1437 de 2011, lo desarrolla en su Art. 5, el cual preceptúa: “Artículo 5. Derechos de las personas ante las autoridades. En sus relaciones con las autoridades toda persona

tiene derecho a:

1. Presentar peticiones en cualquiera de sus modalidades, verbalmente, o por escrito, o por cualquier otro medio idóneo y sin necesidad de apoderado, así como a obtener información y orientación acerca de los requisitos que las disposiciones vigentes exijan para tal efecto. Las anteriores actuaciones podrán ser adelantadas o promovidas por cualquier medio tecnológico o electrónico disponible en la entidad, aún por fuera de las horas de atención al público.

2. Conocer, salvo expresa reserva legal, el estado de cualquier actuación o tràmite y obtener copias, a su costa, de los respectivos documentos.

3. Salvo reserva legal, obtener información que repose en los registros y archivos públicos en los términos previstos porta Constitución y las leyes”.

[5] En este orden de Ideas se vislumbra que el derecho de acceso a la información es público, no obstante, tiene unos límites de orden legal y deben ser respetados por las autoridades competentes; es así que el artículo 24 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo contempla que sólo tendrán el carácter de reservado las informaciones y documentos expresamente sometidos a reserva por la Constitución o la ley, más concretamente: "1. Los protegidos por el secreto comercial o industrial. 2. Los relacionados con la defensa o seguridad nacionales. 3. Los amparados por el secreto profesional. 4. Los que involucren derechos a la privacidad e intimidad de las personas, incluidas en las hojas de vida, la historia laboral y los expedientes pensiónales y demás registros de personal / que obren en los archivos de las instituciones públicas o privadas, así como la historia clínica, salvo que sean solicitados por los propios interesados o por sus apoderados con facultad expresa

para acceder a esa información. 5. Los relativos a las condiciones financieras de las operaciones de crédito público y tesorería que realice la Nación, así con como a los estudios técnicos de valoración de los activos de la Nación. Estos documentos e informaciones estarán sometidos a reserva por un término de seis (6) meses contados a partir de la realización de la respectiva operación". [6] En este punto, es necesario realizar una distinción jurisprudencial realizada por la Honorable Corte Constitucional, frente a la información que tiene el carácter de pública, semi-privada, privada y reservada: "Así, la información pública, calificada como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución, puede ser obtenida y ofrecida sin reserva alguna y sin importar si la misma sea información general, privada o personal. Por vía de ejemplo, pueden contarse los actos normativos de carácter general, los documentos públicos en los términos del artículo 74 de la Constitución, y las providencias judiciales debidamente ejecutoriadas; igualmente serán públicos, los datos sobre el estado civil de las personas o sobre la conformación de la familia. Información que puede solicitarse por cualquier persona de manera directa y sin el deber de satisfacer requisito alguno. La información semi-privada, será aquella que por versar sobre información personal o impersonal y no estar comprendida por la regla general anterior, presenta para su acceso y conocimiento un grado mínimo de limitación, de tal forma que la misma sólo puede ser obtenida y ofrecida por orden de autoridad administrativa en el cumplimiento de sus funciones o en el marco de los principios de la administración de datos personales. Es el caso de los datos relativos a las relaciones con las entidades de la seguridad social o de los datos relativos al comportamiento financiero de las personas. La información privada, será aquella que por versar sobre

información personal o no, y que por encontrarse en un ámbito privado, sólo puede ser obtenida y ofrecida por orden de autoridad judicial en el cumplimiento de sus funciones. Es el caso de los libros de los comerciantes, de los documentos privados, de las historias clínicas o de la información extraída a partir de la Inspección del domicilio. Finalmente, encontramos la información reservada, que por versar igualmente sobre información personal y sobre todo por su estrecha relación con los derechos fundamentales del titular - dignidad, intimidad y libertadse encuentra reservada a su órbita exclusiva y no puede siquiera ser obtenida ni ofrecida por autoridad judicial en el cumplimiento de sus funciones. Cabría mencionar aquí la información genética, y los llamados "datos sensibles" o relacionados con la ideología, la inclinación sexual, los hábitos de la persona, etc.”. [7] Por lo anterior, se vislumbra que el derecho de acceso a la información es público para todo ciudadano, sin embargo, tiene algunas excepciones o límites, los cuales, solo están regulados en la constitución o la ley y tienen como finalidad proteger derechos fundamentales o bienes constitucionalmente valiosos como la seguridad nacional o el orden público, entre otros. 2.3 La reserva legal en el Proceso de Adopción. La norma sustancial que salvaguarda el proceso de adopción es la siguiente; "Todos los documentos y actuaciones administrativas o judiciales propios del proceso de adopción, serán reservados por el término de veinte (20) años a partir de la ejecutoria de la sentencia judicial. De ellos sólo se podrá expedir copia de la solicitud que los adoptantes hicieren directamente, a través de su apoderado o del Defensor de Familia del adoptivo que hubiere llegado a la mayoría de edad, la Procuraduría General de la

Nación; el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar a través de su Oficina de Control Interno Disciplinario, la Fiscalía General de la Nación, el Consejo Superior de la Judicatura a través de su Sala Jurisdiccional Disciplinaría, para efectos de investigaciones penales o disciplinarias a que hubiere lugar. 1o. El adoptado, no obstante, podrá acudir ante el Tribunal Superior correspondiente, mediante apoderado o asistido por el Defensor de Familia, según el caso, para solicitar que se ordene el levantamiento de la reserva y el acceso a la información. 2o. EI funcionario que viole la reserva, permita el acceso o expida copia a personas no autorizadas, incurrirá en causal de mala conducta” [8] Así mismo, en los deberes del Defensor de Familia contemplados en el artículo 81 de la Ley 1098 de 2006 se establece en el numeral quinto: “Guardar reserva sobre las decisiones que deban dictarse en los procesos, so pena de incurrir en mala conducta. El mismo deber rige para los servidoras públicos de la Defensoría de Familia”. [9] Frente al tema, esta Oficina Asesora Jurídica en concepto jurídico bajo el radicado No. 023212 del 5 de junio de 2012 manifestó: "La solicitud de copias, folios, anexos o documentos en los procesos Administrativos de Restablecimiento de Derechos y de responsabilidad penal de adolescentes tiene origen y rango constitucional, según lo establecen los artículos 23 y 74 de la Carta Política. Siempre que la solicitud de expedición de copias la realicen las partes que actúan dentro del Proceso Administrativo de Restablecimiento de Derechos o una autoridad competente, y no

vaya en contravía de la reserva legal, el Defensor de Familia deberá analizar la procedencia de la entrega de copias solicitadas, de acuerdo a al <sic> confidencialidad que tiene ésta clase de procesos, sin que ello quiera decir que no puedan expedirse las copias requeridas por quienes se encuentran legitimados. En el caso bajo estudio, la autoridad administrativa deberá evaluar la conveniencia de la entrega de aquellos documentos teniendo en cuenta los argumentos aquí expuestos, siempre procurando la protección de los derechos fundamentales de los niños, niñas y adolescentes y la unidad familiar que es de rango constitucional”. Como colofón de lo anterior, se concluye que el Proceso de adopción a partir de la ejecutoria de la sentencia judicial, es una de las excepciones reguladas por la ley frente al Derecho de petición y al derecho de acceso a la información, no obstante, como consecuencia lógica se vislumbra que antes de esa situación jurídica descrita, no existe la reserva legal, no obstante, en estos casos, la autoridad administrativa deberá ponderar y tener en cuenta, las normas constitucionales y administrativas antes descritas, la jurisprudencia constitucional invocada pero por sobre todo el interés superior del niño, niña o adolescente y la calidad de parte en el proceso de quien solicita la petición, es decir, en otros términos, si se encuentra o no legitimado para hacer uso de ese derecho en el proceso.

2.4. CASO CONCRETO.

Debe partirse del presupuesto que en el subjudice no es procedente la aplicación de lo preceptuado por el Art. 75 de la ley 1098 de 2006, por cuanto, no existe sentencia judicial de adopción ejecutoriada, toda vez que, el Proceso Administrativo de Restablecimiento de Derechos se encuentra en Comité de Adopciones y no se ha

asignado aun familia adoptiva, a pesar de que las niñas ya fueron declaradas en situación de adoptabilidad por el Defensor de Familia. En este orden de ideas no existe la Reserva legal de que trata el artículo precitado, de igual forma al analizar la normativa y jurisprudencia expuesta, si bien, es restrictiva al derecho de acceso de información tratándose de derechos fundamentales, más aun si es de niños, niñas y adolescentes, no se puede desconocer que la persona, que solicita la expedición de copias del Proceso Administrativo de restablecimiento de Derechos, - progenitora-, es parte en el mismo, por cuanto, ha sido notificada de las decisiones adoptadas por el Defensor de Familia y más aún objeto éstas, por consiguiente, se encuentra legitimada para hacer uso de tal derecho y la autoridad administrativa competente no puede negarse a la expedición de las copias.

3. CONCLUSIONES Primero: El derecho de petición implica una facultad de presentar peticiones respetuosas a las autoridades públicas y privadas, y obtener una respuesta clara, oportuna, completa y efectiva de la misma.

Segundo; El derecho de acceso a la información es público pero tiene excepciones legales como son los derechos fundamentales o los bienes constitucionalmente valiosos como la seguridad nacional o el orden público, entre otros.

Tercero: El Proceso de Adopción goza de una reserva legal desde la ejecutoriada de la sentencia judicial, en el Proceso Administrativo de Restablecimiento de Derechos, la autoridad administrativa deberá evaluar la conveniencia del acceso a la información teniendo en cuenta los derechos fundamentales de los niños, niñas y adolescentes, y la unidad familiar que es de rango constitucional.

Cuarto: En el subjudice la peticionaria se encuentra legitimada para solicitar la expedición de copias del Proceso

Administrativo de Restablecimiento de Derechos, por cuanto, es la progenitora de las niñas, es parte en el proceso y no existe sentencia judicial ejecutoriada que declare la adopción. La presente respuesta tiene naturaleza de concepto jurídico; constituye un criterio auxiliar de interpretación, de conformidad con lo establecido en los artículos 26 del Código Civil y 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. Cordialmente,

JORGE EDUARDO VALDERRAMA BELTRÁN

Jefe Oficina Asesora Jurídica

1. Constitución Política de Colombia. Art. 23,

2. Sentencia T-161 de 2011, expediente T-2843S76, M.P. Humberto Sierra Porto.

3. Ley 1437 de 2011. Art. 13.

4. Constitución Política de Colombia Art, 74.

5. Ley 1437 de 2011 Art. 5.

6. Ley 1437 de 2011 Art. 24.

7. Sentencia T-729 de 2002.

8. Ley 1098 de 2006. Art. 75.

9. Ibídem, Art, 81

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