ICBF - Concepto 0000015 de 2015

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Inicio Documento Concepto 15 de 2015 ICBF Ocultar anotaciones   Buscar  Índice CONCEPTO 15 DE 2015 (febrero 26) <Fuente: Archivo interno entidad emisora>

INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR – ICBF

10400/

MEMORANDO

PARA: Coordinadora Grupo Jurídico Regional ICBF Tolima ASUNTO: Competencia en seguimiento plan de mejora según informe de auditoría especial De manera atenta, en relación con el asunto de la referencia, en los términos previstos en los artículos 26 del Código Civil, 13 y ss del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, y 6o numeral 4, del Decreto 987 de 2012, se responde el cuestionario solicitado por la Coordinadora Financiera de la Regional ICBF Tolima, sobre el caso en cuestión, en los términos que siguen:

1. PROBLEMA JURÍDICO

¿Quién tiene la competencia en el seguimiento en un plan de mejoramiento como resultado de una auditoría?

2. ANÁLISIS DEL PROBLEMA JURÍDICO El presente problema jurídico se abordará de la siguiente forma: (2.1) Aspectos relevantes a tener en cuenta en las auditorías de calidad adelantadas por el ICBF; (2.2) Funciones de la Dirección Regional; (2.3) respuestas a las preguntas en concreto. (2.1) Aspectos relevantes a tener en cuenta de las auditorías de calidad adelantadas por el ICBF.

La Auditoría de calidad es un proceso que realiza el ICBF, con el fin de obtener evidencia objetiva que permita determinar la calidad en la prestación del Servicio Público de Bienestar Familiar. Como evidencias de la auditoría de calidad se tienen en cuenta registros, declaraciones de hechos, soportes documentales o fotográficos o videos o cualquier otra información verificable que sea pertinente para emitir un concepto sobre el cumplimiento de los requisitos en la prestación de calidad del SPBF. La evidencia de la auditoría puede ser cualitativa o cuantitativa. Los resultados de la auditoría de calidad deben precisarse en un informe, donde se describe de manera precisa, clara y concisa, los hallazgos encontrados y soportados en las presuntas normas infringidas, los cuales se obtienen de la comparación y evaluación de la información recopilada en la entidad que presta el Servicio Público de Bienestar Familiar, según los criterios establecidos para la misma. El informe de auditoría de calidad debe contener en caso de ser necesario el plan de mejoramiento y el seguimiento respectivo, aclarando que este se suscribe sin perjuicio de las acciones contractuales, disciplinarias,

fiscales, penales o de otra naturaleza que la Dirección General o Regional deba emprender o impulsar ante las instancias competencias con ocasión de estos hallazgos. Adicionalmente se debe revisar si el plan de mejoramiento planteado cumple con los criterios de oportunidad, pertinencia y eficiencia frente a las acciones propuestas, para lo cual se designa un profesional de la Oficina de Aseguramiento de la Calidad, quien verifica: - Que el plan de mejora garantice la corrección inmediata de las causas que dieron origen a los hallazgos encontrados en cada una de las entidades, según el informe de auditoría de calidad reportado por la Oficina de Aseguramiento de la Calidad, así como la implementación de las medidas necesarias para prevenir que estas situaciones se vuelvan a presentar. - Que las acciones propuestas puedan ser evidenciadas por la entidad auditada, con los debidos reportes documentales y registros fotográficos. - Que las medidas propuestas se encuentren en el marco del respectivo lineamiento técnico administrativo, rutas de atención, manuales operativos y normatividad vigente para la modalidad de atención que corresponda. - Que las medidas preventivas y correctivas permitan corregir o prevenir oportunamente los hallazgos evidenciados y/o las causas identificadas. - Que los plazos propuestos en las actividades sean realistas según la tipología de las causas que deban subsanarse. Finalmente, el profesional designado de la Oficina de Aseguramiento de la Calidad realiza el seguimiento a las acciones del plan de mejoramiento aprobado a la entidad auditada, con base en el informe remitido por el supervisor del contrato donde cita el avance frente a los compromisos de mejora y remitiendo los soportes documentales, fotográficos que den cuenta de las acciones realizadas.

(2.2) Funciones de las Direcciones Regionales El artículo 42 del Decreto 987 de 2012, establece como funciones de las Direcciones Regionales entre otras: [1] “1. Adelantar las actividades técnicas y administrativas de la Regional de conformidad con las instrucciones impartidas por la Dirección General. (…)

5. Asumir las responsabilidades de programación, organización, control, gestión, identificación de programas, proyectos, beneficiarios, servicios administrativos y financieros y los demás que determine el Director General mediante delegación y que se requieran para garantizar el cumplimiento de la misión, objetivos, funciones y obligaciones del Instituto”.

La Resolución No. 2859 de 2013, indica que: “la Dirección Regional es la dependencia encargada de liderar la [2] adecuación y aplicación de la política de protección integral de la primera infancia, la niñez, la adolescencia, el bienestar de la familia, desarrollar el Sistema de Responsabilidad Penal para adolescentes en el respectivo departamento, así como de fortalecer el funcionamiento y coordinar el Sistema Nacional de Bienestar Familiar como estructura fundamental para lograr la protección integral de niños, niñas y adolescentes en el ámbito departamental y articularse con la Dirección General para coordinar y promover la cooperación técnica y financiera que reciba y otorgue la Entidad en la región, tanto nacional como internacional”. La misma Resolución establece que las Direcciones Regionales del ICBF cuentan con grupos internos de trabajo que tienen como finalidad, desarrollar las actividades conforme a las instrucciones y lineamientos de cada uno de ellos, con el fin de articular y establecer relaciones técnicas en temas de procesos, procedimientos y actividades que se deban desarrollar para la correcta operación del ICBF. El artículo 9 de la mencionada Resolución, indica que dentro de las funciones de las Direcciones Regionales en

relación con el aseguramiento de estándares de conformidad con las instrucciones y lineamientos impartidos por la Oficina de Aseguramiento a la Calidad entre otras las siguientes: “1. Coordinar y articular con las dependencias de la Regional y Centros Zonales la implementación de los procedimientos e instructivos de aseguramiento a la calidad. (…) Ejecutar y monitorear en la Regional, las acciones de inspección, vigilancia y control y realizar visitas pertinentes que le competen al Instituto de acuerdo con la normatividad vigente”. En igual sentido el anual específico de funciones y competencias laborales del ICBF, determina como funciones esenciales entre otras: “7. Realizar mejoras en la gestión de la organización de acuerdo con los resultados del seguimiento y los parámetros institucionales.

8. Realizar seguimiento a la gestión de su equipo de trabajo según procedimientos y metas establecidas”.

En razón a lo anterior es que el Director Regional puede en cualquier momento solicitar a los grupos de trabajo, el apoyo en la realización de funciones que requiera para el correcto funcionamiento de las actividades que debe desarrollar el ICBF. Ahora bien teniendo en cuenta que la Oficina de Aseguramiento a la Calidad realiza auditorías a las instituciones que prestan el Servicio Público de Bienestar Familiar, y en los casos donde se requieran planes de mejoramiento, puede esta solicitar el apoyo de la Dirección Regional en el seguimiento, dada la cercanía territorial de la regional que permite una interacción más directa e inmediata con la institución auditada. En este proceso puede el Director Regional solicitar y asignar tareas de apoyo a dicha verificación y seguimiento a los grupos de trabajo de su regional. (2.3. Respuestas a las preguntas en concreto

1. En una auditoría especial, es procedente que desde el área financiera, se solicite toda la información pertinente a la documentación que fundamenten los papeles de trabajo del auditor y que dan base argumentativa al informe final.

De acuerdo a lo establecido en el artículo 5 numeral 5 del Decreto 987 del 2012, en el desarrollo de una auditoría especial, quien debe requerir la información es la Oficina de Aseguramiento a la Calidad, quien es la encargada de realizar auditorías selectivas de Gestión de Calidad a los prestadores de servicios del Instituto; adoptar medidas de control y proponer correctivos inmediatos cuando sean necesarios. Para lo anterior dicha oficina adelantará las siguientes acciones de planeación de acuerdo con los objetivos de la misma: - Asignación del equipo de profesionales que realizará la auditoría. - Revisión de la documentación de la entidad prestadora del servicio Público de Bienestar Familiar - Elaborar el plan de auditoría de calidad. - Preparar los instrumentos aplicables a la auditoría de calidad a la Entidad Prestadora del sistema Público de Bienestar Familiar. - Elaborar el informe de auditoría con base en las situaciones evidenciadas durante la auditoría de calidad. - Enviar el informe de auditoría de calidad al Representante Legal de la entidad auditada, incluyendo de ser necesario un Plan de Mejoramiento. De este informe, se remite copia a las Direcciones Misionales, Direcciones Regionales, Coordinaciones de Asistencia Técnica o de Protección o de Atención de Ciclos de Vida y Nutrición, Coordinaciones de Centros Zonales y Supervisores de Contratos de Aporte de Servicios Misionales (CASM), Oficina de Control Interno, Oficina de Control Interno Disciplinario (estos dos últimos en los casos que

procedan), para que cada quien adelante las actuaciones pertinentes. - Proyectar las comunicaciones para informar los hallazgos encontrados a otras entidades para que tramiten las actuaciones disciplinarias, fiscales, penales o de otra índole a que haya lugar. Es pertinente aclarar que en el proceso de seguimiento a los planes de mejoramiento, se trabaja sobre los hallazgos y las acciones del plan de mejoramiento del informe no sobre los documentos del auditor.

2. Pero al momento de elaborar los hallazgos, para el caso del ICBF, estos deben ser directamente relacionados con los competentes a los compromisos contractuales.

El Código de la Infancia y la Adolescencia – Ley 1098 de 2006-, en su artículo 16 establece la obligación de que exista una vigilancia del Estado sobre todas aquellas personas jurídicas o naturales con personería jurídica expedida por el ICBF que alberguen o cuiden a niños, niñas o adolescentes, en ese sentido, la Ley 75 de 1968 que creó el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, estableció entre unas de sus funciones, la de asistencia al Presidente de la República en la inspección y vigilancia de las entidades de utilidad común que tengan como objetivo la protección de la familia y de los menores de 18 años. [3] Sea lo primero indicar que el Servicio Público de Bienestar Familiar se desarrolla a través de instituciones que hacen parte del Sistema, pero no con todas el ICBF tiene un vínculo contractual, pues puede una institución encontrarse habilitada (licencia de funcionamiento) para operar una modalidad de servicio, sin tener un vínculo contractual con el ICBF, no obstante todas las entidades que aspiren o tengan un contrato con el Instituto deben

contar con la habilitación correspondiente. Sin embargo se debe indicar que todas las instituciones con o sin vínculo contractual están sujetas a la vigilancia del Estado. En ese sentido se debe aclarar que el ICBF puede realizar seguimiento a las instituciones que prestan servicios de bienestar familiar y tienen vínculo contractual en dos sentidos (i) seguimiento permanente y obligatorio a través del supervisor de dicho contrato sobre el cumplimiento de las obligaciones pactadas y (ii) de seguimiento a través de auditorías de calidad cuya competencia es de la Oficina de Aseguramiento a la calidad, el cual no es permanente, sino que se puede realizar a través de visitas especiales de manera esporádica y en su desarrollo se pueden encontrar aspectos relacionados con la ejecución del contrato, sin que ello sea el objeto principal de la auditoría. En razón a lo anterior es que de acuerdo con los objetivos de la Auditoría a las Instituciones Prestadoras del Servicio Público de Bienestar Familiar, los hallazgos encontrados se pueden relacionar entre otras cosas con la ejecución de los contratos de aporte de servicios misionales, cumplimiento de los lineamientos expedidos por el ICBF, manuales operativos, estándares de calidad, procesos de Inspección, Vigilancia y Control, así como también con otro tipo de normas a nivel nacional, distrital o municipal.

3. De encontrarse posibles indicios de hallazgos propios de los entes reguladores o de control, autorizados para este fin, es procedente además de dejarlo consignado en el informe no como hallazgos, proceder a oficiar a los respectivos entes para la gestión de estos por ser de su competencia.

En la ejecución de las auditorías realizadas por la Oficina de Aseguramiento a la Calidad, se remiten los informes

a aquellas Entidades o Instituciones de Control que por su competencia, deban conocer del resultado del informe realizado para su conocimiento y fines pertinentes. El ICBF tiene la obligación de poner en conocimiento de las situaciones irregulares que se presenten, a las entidades o instituciones de control que así lo requieran, una vez se genere el informe de auditoría.

4. Cuando se dejan hallazgos como los tomados en el ejemplo anterior, frente a la falta de libros contables, la legalidad de un software, él no envió de la información exógena y la ausencia de valorizaciones en los estados financieros de los socios estratégicos. ¿Es procedente que como ICBF, se realice seguimiento a un plan de mejora de temas competentes de entes de control o reguladores de estos temas?

De acuerdo con la dinámica establecida en el desarrollo de las Auditorías de calidad a las Instituciones Prestadoras del Servicio Público de Bienestar Familiar, a niel contable y tributario, se ha establecido que a los hallazgos evidenciados en este tema, se les debe hacer seguimiento por parte del ICBF a través de Planes de Mejoramiento. Igualmente, de forma paralela, se debe poner en conocimiento de las autoridades competentes que deban conocer de las irregularidades que sean evidenciadas, con el fin de que decidan si se sancionan o no a las personas naturales o personas jurídicas implicadas, teniendo claro que la responsabilidad del ICBF, llega hasta el momento en que se pone en conocimiento del ente respectivo. Se debe dejar claro que estas auditorías adelantadas por la Oficina de Aseguramiento a la Calidad son diferentes a las de gestión administrativa y/o fiscal realizadas por la Procuraduría General de la Nación y la Contraloría

General de la República, pues estas se realizan para verificar la gestión de la entidad pública que es sujeto de control en el cumplimiento de su misionalidad, y prevenir o determinar la existencia de hallazgos con connotación administrativa, fiscal, penal o disciplinaria, no a las instituciones de protección, luego sus objetivos son diferentes y sus resultados también, no obstante si se encuentran evidencias en las auditorías de calidad que realiza la Oficina que puedan tener implicaciones fiscales, penales o disciplinarias deben ponerse en conocimiento de los entes de control.

5. Desde el área financiera, se puede llegar a oficiar o ejercer control sobre temas como los mencionados en el ejemplo, ya que no lo evidenció en los procesos y procedimientos establecidos y no conozco normas que nos autoricen a estas actividades.

De acuerdo con lo establecido en el artículo 5o del Decreto 987 de 2012, le corresponde a la Oficina de Aseguramiento a la Calidad, verificar las presuntas irregularidades en la prestación del servicio público de bienestar familiar, a nivel técnico, administrativo, legal y financiero que controviertan la ley, para lo cual el área financiera de la regional cuando así se solicite debe prestar apoyo al seguimiento del plan de mejoramiento establecido de acuerdo a los hallazgos.

6. Según el informe, si hay hallazgos sobre temas como los mencionados en el ejemplo, es evidente, que para estos no se presenten en los entes auditados y los demás que operan en la regional y pensando prospectivamente, se debería ejercer un control preventivo sobre esta temática desde el ICBF ¿debe el área financiera hacerlo o existe algún equipo en el ICBF autorizado normativamente para este fin?

La Oficina de Aseguramiento de la Calidad de la Dirección General y en las Direcciones Regionales prestan

asesoría, asistencia técnica y acompañamiento a través de sus procesos de Licencias de Funcionamiento, Personerías Jurídicas, Estándares de Supervisión, actividades e Auditoría e Inspección, vigilancia y control que complementa los seguimientos que realizan las regionales, sin que ello implique un control previo a las instituciones que prestan servicios del Sistema Público de Bienestar Familiar. Así mismo por parte de las Direcciones Regionales se adelantan la supervisión financiera de los contratos de aporte en las cuales se debe verificar que las entidades que prestan el Servicio Público de Bienestar Familiar, cumpla con los lineamientos, resoluciones y normatividad que se requiera legal y financieramente.

CONSULTA

1. En este caso específico, de los informes relacionados, ¿Cuál es la competencia desde la regional?

De acuerdo a lo indicado en el punto 5 de la presente respuesta, cuando la Oficina de Aseguramiento a la Calidad lo solicite, la Regional prestará el apoyo al seguimiento del cumplimiento del Plan de Mejoramiento que desarrolle y ejecute la entidad auditada, derivada del procedimiento de Auditorías.

2. Con relación a los hallazgos mencionados como componentes financieros, en los informes ¿cuál es la competencia desde el área administrativa?

Cuando la Dirección Regional lo solicite, el equipo financiero de la Regional debe apoyar el seguimiento del Plan de Mejoramiento solicitado, generando las acciones requeridas para que dicha entidad subsane cada uno de los hallazgos encontrados, prestando asistencia técnica y seguimiento permanente a las actividades requeridas para dicho fin. 3. ¿Se debe hacer control previo desde la regional sobre temas como los mencionados en el ejemplo, para que no se presenten este tipo de hallazgos?

4. De ser positiva la inquietud del punto 3, ¿quién es el competente normativamente para hacerlo?

Como se indicó en el numeral 6 de la presente respuesta, la Oficina de Aseguramiento de la Calidad de la Dirección General y en las Direcciones Regionales prestan asesoría, asistencia técnica y acompañamiento a través de sus procesos de Licencias de Funcionamiento, Personerías Jurídica, Estándares e Supervisión, actividades de Auditoría e Inspección, Vigilancia y Control que complementa los seguimientos que realizan las regionales, proceso que no puede confundirse con control previo a las instituciones que prestan servicios del Sistema Público de Bienestar Familiar. Así mismo por parte de las Direcciones Regionales se adelantan la supervisión financiera de los contratos de aporte en las cuales se debe verificar que las entidades que prestan el Servicio Público de Bienestar Familiar, cumpla con los lineamientos, resoluciones y normatividad que se requiera legal y financieramente. Cordialmente,

LUZ KARIME FERNANDEZ CASTILLO

Jefe Oficina Asesora Jurídica

1. Por el cual se modifica la estructura del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar “Cecilia de la Fuente de Lleras” y se determinan las funciones de sus dependencias”.

2. Por la cual se modifica la Resolución No. 116 de 2006 y se reglamenta la estructura del ICBF en el Nivel

Regional y Zonal.

3. Conforme al artículo 120 de la Constitución, esta función también es confirmada por el Decreto 334 de 1980, artículo 4 numerales 6, 7 y 9 y el Decreto 1137 de 1997. Artículo 17, numerales 10 y 11: “Señalar y hacer cumplir los requisitos de funcionamiento de las instituciones y de los establecimientos de protección del menor

de edad y la familia y de las instituciones que desarrollen programas de adopción”. Ir al inicio Derecho del Bienestar Familiar La publicación "Derecho del Bienestar Familiar" ”, es responsabilidad de Avance Jurídico Casa Editorial S.A.S, de acuerdo con el contrato No. 01017062023.

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