ICBF - Concepto 0000024 de 2015

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Inicio Documento Concepto 24 de 2015 ICBF Ocultar anotaciones   Buscar  Índice CONCEPTO 24 DE 2015 (marzo 20) <Fuente: Archivo interno entidad emisora>

INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR – ICBF

10400/19445

MEMORANDO PARA: Director de Planeación y Control de Gestión ASUNTO: Concepto sobre la entrega de información a la Contraloría General de la República.

De manera atenta y en el marco de nuestras competencias, de acuerdo con el asunto de la referencia, previo análisis del ordenamiento jurídico vigente y con fundamento en los artículos 26 del C.C. y 6o, numeral 4o, del Decreto 987 de 2012, esta Oficina emite concepto en los siguientes términos.

1. PROBLEMA JURÍDICO Debido a que la Contraloría General de la República ha requerido información relacionada con datos personales

de niños, niñas y adolescentes beneficiarios de los programas del ÍCBF que, incluso puede estar relacionada en bases de datos de otras entidades, se consulta ¿qué tipo de información puede ser entregada?

2. ANALISIS DEL PROBLEMA JURÍDICO Para el estudio del objeto de la consulta, es preciso analizar la regulación de la protección de datos personales respecto de niños, niñas y adolescentes. 2.1 MARCO NORMATIVO Y JURISPRUDENCIAL Son normas aplicables los artículos 7 de la Ley 1581 de 2012, 12 del Decreto 1377 de 2013 y 7 de la Resolución Orgánica de la Contraloría General de la República. 2.2 ANALISIS JURIDICO De la regulación de la protección de datos personales respecto de niños, niñas y adolescentes De conformidad con el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 está proscrito el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo que se trate de información pública. Sin embargo, la Corte Constitucional, en ejercicio del control previo que le compete, determinó que dicha información puede ser objeto de tratamiento siempre y cuando no se ponga en riesgo la prevalencia de los derechos fundamentales de los menores e inequívocamente responda a la realización del principio de su interés superior.

En consecuencia, el artículo 12 del Decreto 1377 de 2013, reglamentario de la Ley 1581 de 2012, estableció una excepción a la prohibición cuando se asegure el respeto de sus derechos fundamentales y el tratamiento de datos respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes. En este sentido, y atendiendo lo establecido por el literal a) del artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, la

información personal de niños, niñas y adolescentes, puede ser suministrada cuando sea requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial. En todo caso, la entidad destinataria de los datos personales debe velar por la protección y salvaguarda de la información de los menores. Por otra parte, para los datos pertenecientes a otras entidades como la Unidad Administrativa Especial para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas o la Agencia Nacional para la Superación de la Pobreza Extrema, de existir acuerdos de confidencialidad o cláusulas de reserva en los contratos y convenios celebrados con estas debe solicitarse la información a la entidad estatal que tiene responsabilidad y manejo directo sobre los datos requeridos. No obstante lo anterior, el artículo 7 de la Resolución Orgánica No. 6680 de 2012 de la Contraloría General de la República establece que la autoridad a quien se dirige el requerimiento de información no podrá negar el acceso a la misma, oponiendo reserva o confidencialidad de la misma, salvo que se trate de expresa reserva legal, fundada en razones de orden público, seguridad nacional o protección de derechos fundamentales que lo hagan indispensable. Así las cosas, la información que por disposición expresa de la ley goza de reserva, no puede ser entregada a la Contraloría General de la República. A modo de ejemplo se puede citar la información relacionada con los procesos de adopción, la cual, según el artículo 75 de la Ley 1098 de 2006, Código de Infancia y Adolescencia, es reservada por un término de 20 años. En ese orden de ideas, en cada caso se debe analizar la naturaleza de la información que se requiere y revisar en

qué casos es posible permitir el acceso a las bases de datos para no hacer entregas definitivas de datos sensibles, siempre bajo estrictas medidas de seguridad que garanticen el respeto a la privacidad e intimidad de los niños, niñas y adolescentes, utilizando mecanismos tales como la asignación de permisos y contraseñas a determinados empleados para que accedan a los datos que necesiten para analizar en el desarrollo de sus funciones. Conclusiones De conformidad con el análisis que antecede y con el marco normativo expuesto, presentamos las siguientes conclusiones:

1. Cuando la Contraloría General de la República solicite información relacionada con los niños, niñas y adolescentes beneficiarios de los programas del ICBF, esta puede ser suministrada cuando se asegure el respeto de sus derechos fundamentales y de sus intereses superiores, dejándole claro a la entidad solicitante que deberá velar y será responsable por la protección y salvaguarda de la información de los menores.

2. Si los datos que se solicitan se originaron en entidades diferentes del ICBF, debe examinarse si existen acuerdos de confidencialidad o cláusulas de reserva en los contratos y convenios celebrados con ellas. En caso afirmativo, se deberá optar entre pedir la información directamente a la entidad que tenga la responsabilidad y el manejo sobre los datos requeridos, solicitar su autorización para entregarla a la Contraloría o condicionar la entrega a que esta acredite dicha autorización.

3. La información que por disposición legal tenga el carácter de reservada no podrá ser entregada a la Contraloría General de la República, salvo cuando la ley disponga lo contrario.

4. En todo caso, debe analizarse la naturaleza de la información que se requiera en cada oportunidad, y revisar en

qué casos es posible permitir el acceso a las bases de datos para no hacer entregas definitivas de datos sensibles, siempre bajo estrictas medidas de seguridad que garanticen el respeto a la privacidad e intimidad de los niños, niñas y adolescentes.

5. Entre los beneficiarios de programas del ICBF o en que este tiene injerencia se encuentran los jóvenes recluidos por cuenta del Sistema de Responsabilidad Penal de Adolescentes y los que son atendidos en desarrollo de programas de atención a víctimas de hechos punibles. Estos son casos en que a nuestro entender la información solo debería circular en forma de estadísticas y en cualquier evento sin identificación del menor de edad ni de su familia, a menor que se evidenciara su carácter indispensable.

El presente concepto constituye un criterio auxiliar de interpretación de conformidad con lo establecido en los artículos 26 del Código Civil y 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. No obstante lo anterior, tiene carácter vinculante para las dependencias internas del Instituto y los terceros que colaboren en la prestación del servicio público o en el desarrollo de la función administrativa de competencia del ICBF, en virtud de la función asignada a la Oficina Asesora Jurídica de mantener la unidad doctrinaria e impartir las directrices jurídicas necesarias para el desarrollo de las funciones de la Entidad, de conformidad con los numerales 8 y 15 del Artículo 6o del Decreto 987 de 2012. Cordialmente, LUZ KARIME FERNANDEZ CASTILLO Jefe Oficina Asesora Jurídica Ir al inicio Derecho del Bienestar Familiar La publicación "Derecho del Bienestar Familiar" ”, es responsabilidad de Avance Jurídico Casa Editorial S.A.S,

de acuerdo con el contrato No. 01017062023.

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