ICBF - Concepto 0000030 de 2015

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Inicio Documento Concepto 30 de 2015 ICBF Ocultar anotaciones   Buscar  Índice CONCEPTO 30 DE 2015 (abril 27) <Fuente: Archivo interno entidad emisora>

INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR – ICBF

10400/000057

MEMORANDO PARA: Jefe Oficina Aseguramiento a la Calidad (E) ASUNTO: Solicitud de concepto.

De manera atenta, en relación con el asunto de la referencia, en los términos previstos en los artículos 26 del Código Civil, 13 y ss. del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, y 6o, numeral 4, del Decreto 987 de 2012, se responde la consulta solicitada por la Jefe de la Oficina de Aseguramiento a la Calidad, sobre el caso en cuestión, en los términos que siguen:

1. CONSULTA ¿Es viable que el jefe de la oficina de aseguramiento a la calidad designe a través de auto la participación de los

servidores de aseguramiento a la calidad de las Regionales, en la realización de visitas de inspección a las entidades el Sistema Nacional de Bienestar Familiar?.

2. ANÁLISIS El presente problema jurídico se abordará así: (2.1) normas relacionadas con la estructura de la planta de personal del ICBF, especialmente relacionado con el tema en concreto y (2.2) Macropoceso de aseguramiento a la calidad de los servicios misionales. (2.1) Normas que regulan la estructura y funcionamiento del ICBF Ley 489 de 1998 establece en su artículo 115 que: “Planta global y grupos internos de trabajo. El Gobierno Nacional aprobará las plantas de personal de los organismos y entidades de que trata la presente ley de manera global. En todo caso el director del organismo distribuirá los cargos de acuerdo con la estructura, las necesidades de la organización y sus planes y programas.

Con el fin de atender las necesidades del servicio y cumplir con eficacia y eficiencia los objetivos, políticas y programas del organismo o entidad, su representante legal podrá crear y organizar, con carácter permanente o transitorio, grupos internos de trabajo. En el acto de creación de tales grupos se determinarán las tareas que deberán cumplir y las consiguientes responsabilidades y las demás normas necesarias para su funcionamiento”. El Decreto 987 de 2012 establece que son funciones de la oficina de aseguramiento a la calidad entre otras: [1] (…) Establecer los lineamientos y directrices y conceptos para otorgar, reconocer, suspender y cancelar personerías jurídicas y otorgar, renovar, suspender y cancelar licencias de funcionamiento de las instituciones prestadoras del Servicio Público de Bienestar Familiar, que adelantan programas para la niñez y la familia.

(…) Coordinar la ejecución y seguimiento a las acciones de inspección, vigilancia y control y, realizar las visitas pertinentes que le competan al Instituto de acuerdo con la normatividad vigente. Funciones estas que debe cumplir a nivel nacional, regional y zonal, donde se involucran además a todas las áreas misionales de la entidad, razón por la cual debe garantizar la articulación e integración de las mismas, requiriendo para estos propósitos del apoyo de al menos un profesional en cada una de las regionales de la institución. Este personal debe apoyar en todas las regionales la operacionalización del nuevo macroproceso de Aseguramiento a la calidad de los servicios misionales del ICBF. La resolución No. 7707 del 29 de diciembre de 2014, establece el Manual de Funciones y de Competencias laborales para la planta de personal de carácter temporal del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, establecida mediante Decreto 2717 de 2014, en la cual se encuentran inmersos los profesionales de apoyo a la oficina de aseguramiento a la calidad. El propósito del empleo de este personal es el de realizar acciones de aseguramiento de la calidad a la gestión de las instituciones para garantizar el cumplimiento de los requisitos normativos y legales que permitan generar confianza y excelencia en la prestación del servicio público de bienestar familiar. Dentro de las funciones que deben adelantar tenemos entre otras, las siguientes: - (…) Programar, realizar, acompañar y verificar las auditorías de calidad a los operadores de los servicios misionales del ICBF en la respectiva Regional. - (…) Programar, realizar y acompañar las visitas de verificación de requisitos para los trámites de las personerías jurídicas y licencias de funcionamiento de los operadores que prestan servicios misionales del ICBF

en la respectiva Regional. - Implementar y acompañar la ejecución de la Norma Técnica de Empresa NET ICBF en los operadores de los servicios misionales del ICBF en las Direcciones Regionales. - Realizar seguimiento a los trámites y a la vigencia de personerías jurídicas y licencias de funcionamiento, así como los correspondientes plantes de mejora de las operadores de los servicios y de los Centros Zonales de las Direcciones Regionales". Es importante anotar que a pesar que la facultad nominadora de este personal esta delegada en la Secretaría General, de acuerdo a lo establecido en la Resolución 2500 de mayo 6 de 2014, su superior funcional está en [2] la Dirección Regional donde se encuentran ubicados, de acuerdo a lo establecido en el literal B la resolución No. 7780 de 2014. Por consiguiente sus funciones fas deben adelantar en cada una de las Regionales. [3] La Resolución No, 2859 de 2013, establece como unas de las funciones de la Dirección regional en relación [4] con el aseguramiento de estándares de conformidad con las instrucciones y lineamientos impartidos por la oficina de aseguramiento a la calidad las de: (...) "Ejecutar y monitorear en la regional las acciones de inspección, vigilancia y control y realizar las visitas pertinentes que le competen al instituto de acuerdo con la normatividad vigente. Adelantar el trámite para la revisión, expedición y revocatoria de los actos de otorgamiento, reconocimiento, suspensión y cancelación de personería jurídicas y otorgamiento, renovación, suspensión, cancelación y revocatoria de licencias de funcionamiento de las instituciones prestadoras del Servicio Público de Bienestar

Familiar, que adelantan programas para la niñez y la familia, previo el trámite señalado en el Resolución No. 3899 de 2010 o aquella que la modifique, sustituya o derogue, y llevar el respectivo archivo control debidamente actualizado con el fin de ser reportado periódicamente a la Sede de la Dirección General”. (2.2) Macropoceso de aseguramiento a la calidad de los servicios misionales. El dueño del macropoceso de aseguramiento a la calidad de los servicios misionales, es la oficina de aseguramiento a la calidad, tiene como responsables en la Sede de la Dirección General: el Subdirector General, Directores, Subdirectores y Jefes de Oficina; en las Regionales: los Directores Regionales, Coordinadores de Grupo, Supervisores de contratos de aporte para los servicios misionales (CASM) y equipos de apoyo de la supervisión de las CASM y a nivel zonal: coordinadores de centros zonales, supervisores de contrato de aporte para los servicios misionales (CASM) y equipos de apoyo de la supervisión. Dicho proceso tiene como objetivo planear, ejecutar, verificar y mejorar la asistencia técnica a los actores del macro proceso aseguramiento de la calidad de los servicios misionales del ICBF. Los responsables de los procesos de la entidad proporcionaran la asistencia técnica en concordancia con las normas vigentes, los lineamientos técnico administrativos, los manuales Operativos y los estándares de calidad aplicables a cada modalidad de atención.

3. CONCLUSIÓN Teniendo en cuenta las consideraciones de orden legal expuestas se puede concluir lo siguiente: Primero: El personal de apoyo designado en cada una de las regionales para la operacionalización del nuevo macropoceso de Aseguramiento a la calidad de los servicios misionales del ICBF, podrán adelantar las visitas de

inspección programadas por la oficina de aseguramiento a la calidad que tengan relación con las funciones y naturaleza del empleo. Esta oficina recomienda que las visitas se adelanten con la coordinación del director regional, quien previamente designará los profesionales que participarán no es necesaria realizar a través de auto. El presente concepto no es de obligatorio cumplimiento o ejecución para particulares o agentes externos, de [5] conformidad con lo establecido en el artículo 28 de la Ley 1437 de 2001, Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. No obstante lo anterior tiene carácter vinculante para las dependencias internas del Instituto y terceros que colaboren en la prestación del servicio público o en el desarrollo de la función administrativa de competencia del ICBF, en virtud de la función asignada a la Oficina Asesora Jurídica de mantener la unidad doctrinaria e impartir las directrices jurídicas necesarias para el desarrollo de las funciones del Instituto, de conformidad con los numerales 8 y 15 del Decreto 987 de 2012. Cordialmente,

LUZ KARIME FERNANDEZ CASTILLO

Jefe Oficina Asesora Jurídica

1. Por el cual se modifica la estructura del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar “Cecilia de la Fuente de Lleras” y se determinan las funciones de sus dependencias”.

2. Por la cual se delegan unas funciones en el Secretario General, el Director de Gestión Humana y los

Directores Regionales.

3. Por medio de la cual se distribuyen los cargos de la planta de personal temporal del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar “Cecilia de la Fuente de Lleras”.

4. Por la cual se modifica la resolución No 1616 de 2006 y se reglamenta la estructura del ICBF, en el nivel regional y zonal.

5. Como al realizar las referidas intervenciones la Administración debe aplicar el derecho, no siempre a través de funcionarios con conocimientos jurídicos, o cuando la debida ejecución de la ley requiere precisiones de orden técnico, se hace necesario que aquélla haga uso del poder de instrucción a través de las llamadas circulares del servicio, o de conceptos u opiniones, y determine el modo o la forma como debe aplicarse la ley en los distintos niveles decisorios. Con ello se busca, la unidad de la acción administrativa, la coordinación de las actividades que desarrollan los funcionarios pertenecientes a un conjunto administrativo, la uniformidad de las decisiones administrativas e igualmente, la unidad en el desarrollo de las políticas y directrices generales trazadas por los órganos superiores de la Administración, con lo cual se cumple el mandato del Constituyente contenido en el art 209 de la Constitución, en el sentido de que la función administrativa se desarrolle con fundamentos en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, eficiencia e imparcialidad (…) cuando el concepto tiene un carácter autorregulador de la actividad administrativa y se impone su exigencia a terceros, bien puede considerarse como un acto decisorio de la Administración, con las consecuencias jurídicas que ello apareja En tal virtud, deja de ser un concepto y se convierte en un acto administrativo, de una naturaleza igual o similar a las llamadas circulares o instrucciones de servicio." Corte Constitucional. Sentencia C - 877 de 2000. M.P Antonio Barrera Carbonel.

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