ICBF - Concepto 0000034 de 2012

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Inicio Documento Concepto 34 de 2012 ICBF Ocultar anotaciones   Buscar  Índice CONCEPTO 34 DE 2012 (marzo 23) <Fuente: Archivo interno entidad emisora>

INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR – ICBF

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MEMORANDO PARA: Directora Administrativa ASUNTO: Concepto jurídico sobre retención documental Convenio 080 de 2010 suscrito con XXXX Con fundamento en los artículos 25 del Código Contencioso Administrativo y 4o numeral 7, del Decreto 117 de 2010, de manera atenta la Oficina Asesora Jurídica, previas algunas consideraciones relativas a la normativa aplicable, procede a dar respuesta a la consulta planteada por usted sobre la materia indicada en el asunto.

1. PROBLEMA JURÍDICO El Grupo de Gestión Documental de la Sede de la Dirección General del ICBF solicita a la Oficina Asesora Jurídica revisar y validar las interpretaciones y opiniones expuestas por la XXXX, en desarrollo del convenio

vigente entre ambas entidades, sobre el término de retención documental que debe aplicar la Entidad en la administración de sus archivos.

2. ANÁLISIS DEL PROBLEMA JURÍDICO 2.1 Normas aplicables Las disposiciones vigentes que se relacionan con la materia son principalmente el artículo 60 del Código de Comercio, el Decreto 2527 de 1950 (modificado por el 3354 de 1954), la Ley 270 de 1996 (Estatutaria de la administración de justicia, citada en los conceptos de la XXXX y en la que no encontramos normas aplicables al tema propuesto), la Circular 2 de 1997 de la Dirección del Archivo General de la Nación, la Ley 527 de 1999

(que "define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación"), la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos, en la que no hay referencias concretas al término de conservación pero sí la mención de la indestructibilidad de documentos de valor histórico) y la Ley 962 de 2005, que contiene “disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos”. 2.2. Antecedentes La Universidad de la Salle, en desarrollo del convenio No. 80 de 2010 celebrado con el ICBF y a propósito del requerimiento formulado en reunión entre ambos el 12 de marzo de 2012, presentó dos conceptos al ICBF: el del 12 de marzo de 2012 del abogado XXXX y el del 14 de los mismos mes y año del Director del Convenio, señor

XXX. Con base en ello, el Grupo de Gestión Documental formuló la solicitud que se atiende con el presente concepto. 2.3 Revisión e interpretación de las normas que abordan el tema propuesto La Oficina Asesora Jurídica comparte el contenido de los conceptos emitidos por la XXXX, indicando en todo caso que el segundo de ellos contiene mayor información práctica y de manejo material de los archivos, en tanto que el primero se centra en el aspecto jurídico de la materia y en particular en el tiempo de retención documental.

Sin perjuicio del contenido de ambos, esta Oficina aporta algunas razones adicionales. Las normas sobre manejo de archivos y conservación de documentos no son abundantes ni precisas. Ninguna de ellas se refiere en forma específica a las obligaciones de las entidades públicas en materia de retención documental, salvo cuando la Ley 594 de 2000, de una manera que esta Oficina Asesora pone de relieve por su significación y el cuidado a que obliga a las administraciones, y que se repite en la Circular 2 de 1997 indicada, prohíbe en forma indiscutible la destrucción de los documentos de los entes públicos que revistan valor histórico. La Ley 962 de 2005 dicta “disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos”, pero a la hora de tratar el problema de la duración de las retenciones solo se refiere a los libros y papeles de comercio y de los particulares obligados a conservarlos y otorga al efecto un término de diez años, “sin perjuicio de los términos menores consagrados en normas especiales”. El Código de Comercio, en su artículo 60, dispone la conservación de los libros de comercio por el mismo

término: “diez años, contados desde el cierre de aquellos o la fecha del último asiento, documento o comprobante”, transcurrido el cual “podrán ser destruidos por el comerciante, siempre que por cualquier medio técnico adecuado garantice su reproducción exacta”. Lo que sigue de la norma, que se refiere a comerciantes, regula el procedimiento de certificación acta de destrucción) ante la cámara de comercio donde están registrados los libros, que no viene a cuento aquí. Por razón de las dudas, encontramos adecuado sugerir como medida de precaución que las expresiones “último asiento, documento o comprobante” se consideren aplicables a cualquier sello o rasgo con fecha cierta que aparezca en la pieza sometida a consideración, pues ellos también tienen el valor de “documentos”. El concepto jurídico del 12 de marzo de la XXXX, previo el examen de las tablas de retención documental del ICBF, de las que se hablará más adelante, se inclina por un lapso de conservación físico del documento es decir, del original) de diez años, a partir de cuyo vencimiento, a su juicio, procede la conservación por otros diez de una copia fidedigna, o, en general, de medio técnico adecuado para reproducirlo. En estos periodos entiende el concepto que quedan comprendidas todas las posibilidades de prescripción y caducidad y las de empleo del documento como prueba. En este última aspecto, el texto comentado se aparta de las tablas de retención documental del ICBF, cuyos términos de conservación de originales se extienden hasta en otro sentido, es importante destacar que las normas

comentadas atribuyen un valor probatorio suficiente para cualquier efecto legal a las copias conservadas por medios técnicos cuando los originales hayan sido destruidos en la oportunidad autorizada y con los procedimientos que la ley prevé. Como se dijo antes, dichos procedimientos son claros respecto de los libros de comercio, pero, dada la pobreza de las disposiciones sobre los archivos del sector público, no se podría recomendar otra cosa que efectuar la destrucción levantando un acta que suscriban las autoridades competentes de la Entidad acompañadas, en la medida de lo posible, por los órganos de vigilancia y control

3. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Recogiendo la exposición anterior, esta Oficina Asesora concluye: a) Se comparte el contenido de los conceptos emitidos por la XXXX con fechas 12 y 14 de marzo de 2012. b) No existen normas generales de conservación documental aplicables a los entes del sector público. Teniendo en consideración las que rigen el privado, el término de diez años es aceptable para la conservación de originales, y vencido éste se puede efectuar su destrucción siempre que se garantice su reproducción futura por cualquier medio técnico adecuado. No nos referimos a un término máximo de conservación por estos medios por considerar que hoy no exigen grandes espacios físicos. c) La microfilmación no es el único medio técnico adecuado en la actualidad. Incluso, existen otros que aseguran hasta la reproducción de los colores y exigen un espacio físico mucho menor para guardar la información. d) El ICBF puede revisar las normas internas (tablas de retención documental) para unificar el término de conservación de documentos, pero recordando en todo caso que el lapso inferior a diez años debe ser señalado

expresamente por la ley. e) Es conveniente, en todo caso, que el ICBF defina, con intervención de todas las dependencias que puedan incidir en la formación del respectivo concepto, cuáles son los documentos de su archivo que pueden considerarse como de valor histórico. Éstos deberán ser ofrecidos al Archivo Histórico Nacional, entidad a la que también se le puede solicitar las orientaciones necesarias. f) Queda una duda y una sugerencia, y es el tratamiento que se debe dar a las hojas de vida de los servidores desvinculados, ya que no debe descartarse la posibilidad de que mucho tiempo después dé su retiro se requiera la aducción de pruebas físicas de su vinculación con finalidades delicadas como la de la pensión de vejez o invalidez. Por tratarse de un caso excepcional y seguramente de un rubro que no figura entre los de mayor demanda de espacio físico en los archivos de la entidad, esta Oficina encuentra recomendable conservarlos por un término indefinido o en todo caso por el más largo que se considere seguro. Atentamente, JORGE EDUARDO VALDERAMMA BELTRÁN Jefe Oficina Asesora Jurídica Ir al inicio Derecho del Bienestar Familiar La publicación "Derecho del Bienestar Familiar" ”, es responsabilidad de Avance Jurídico Casa Editorial S.A.S, de acuerdo con el contrato No. 01017062023.

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