ICBF - Concepto 0000035 de 2014

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Inicio Documento Concepto 35 de 2014 ICBF Ocultar anotaciones   Buscar  Índice CONCEPTO 35 DE 2014 (Marzo 19) <Fuente: Archivo interno entidad emisora> INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR – ICBF MEMORANDO Para: Coordinador Nacional Grupo de Gestión Documental Dirección Administrativa - Grupo de Gestión Documental Asunto: Consulta sobre trámite a seguir frente a las historias socio familiares anteriores al año 2006 que no presentan auto de cierre. De manera atenta, en relación con el asunto de la referencia, en los términos previstos en los artículos 26 del Código Civil, 13 y ss. del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, y 6o, numeral 4, del Decreto 987 de 2012, se responde la solicitud de concepto definitivo sobre el caso en cuestión, en los siguientes términos:

1. PROBLEMA JURÍDICO ¿Es necesario para el archivo de las historias socio familiares anteriores al año 2006 el auto de cierre proferido por el Defensor de Familia?

2. ANÁLISIS DEL PROBLEMA JURÍDICO Se abordara <sic> el tema analizando: 2.1. La función archivística del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar. 2.2. El auto de cierre en las historias socio familiares. 2.3. Caso concreto. 2.1. La función archivística del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar.

La función archivística del estado tiene su origen en el derecho fundamental de acceso a la información contenido en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, en concordancia con el 74 de la misma disposición, al establecer Artículo 15. Todas las personas tienen derecho a (...) conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas (...) Artículo 74. Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley. El anterior precepto constitucional exhortó al estado a establecer normativamente las reglas y principios generales que regulan la función archivística del estado,(1) con la finalidad de organizar los documentos e información que produzca cada una de las entidades públicas y entidades privadas que cumplen funciones públicas, y así garantizar el acceso a los ciudadanos a la información y documentos públicos que sean de su interés, siempre y cuando no tengan reserva legal, y por otro lado, procurar la salvaguarda del patrimonio documental de la nación. (2) El Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, por ser un establecimiento público del orden nacional, hace

parte del estado y debe acatar, y aplicar la Ley General de Archivo, máxime si su objeto misional es trabajar por el desarrollo y la protección integral de la primera infancia, la niñez, la adolescencia y el bienestar de las familias colombianas, al respecto, la Ley 594 de 2000, establece: “Artículo 11. Obligatoriedad de la conformación de los archivos públicos. El Estado está obligado a la creación, organización, preservación y control de los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística". Al respecto, la Corte Constitucional consagró frente a la función legal archivística del estado, lo siguiente: "Las entidades públicas tienen la obligación de propender por el manejo idóneo de la guarda y custodia de los archivos y que en caso que los documentos se extravíen o deterioren hacer todas las gestiones necesarias para su reconstrucción con el fin de que los interesados puedan acceder a ellos y a partir de los mismos ejercer sus (3) derechos, entre ellos el de acceder a la administración de justicia para promover su cumplimiento”. En este sentido, el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, en el año 2012, implemento la Guía para la Gestión Documental del ICBF, teniendo como objetivos, entre otros, la preservación y conservación de la memoria institucional del instituto, mediante la aplicación de procesos archivísticos en el marco de la normatividad que imparte el Archivo General de la Nación. Conforme lo anterior, se evidencia que es política nacional de obligatorio cumplimiento el archivo organizado y completo de la información de cada una de las entidades públicas, por lo cual, el Instituto Colombiano de

Bienestar Familiar acata y ejecuta la Ley General de Archivos y sus disposiciones que la complementen y/o modifiquen. 2.2. El auto de cierre en las historias socio familiares. El Código de Infancia y Adolescencia, Ley 1098 de 2006, no establece disposición específica frente al cierre de las historias de atención, como tampoco consagra la forma como debe cerrarse el proceso de atención de los niños, las niñas y los adolescentes que ingresan al Instituto Colombiano de Bienestar Familiar. No obstante lo anterior, el artículo 11 parágrafo de la Ley 1098 de 2006, legítima al Instituto Colombiano de Bienestar Familiar para definir los lineamientos técnicos necesarios para garantizar los derechos de los niños, las niñas y los adolescentes, y asegurar su restablecimiento. Por lo anterior, el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar establece el “Lineamiento Técnico Administrativo de Ruta de Actuaciones y Modelo de Atención para el Restablecimiento de Derechos de los Niños, Niñas y Adolescentes y Mayores de 18 Años con Discapacidad, con sus Derechos Amenazados, Inobservados o (4) Vulnerados”; en el cual, se consagra que el cierre de la historia de atención debe realizarse mediante auto proferido por el Defensor de Familia, cuando transcurridos seis (6) meses de seguimiento a la medida éste concepto es favorable, a continuación se transcribe la disposición: "Luego de confirmarse la medida por la autoridad administrativa, el equipo técnico interdisciplinario deberá realizar seguimiento al caso, mínimo por seis (6) meses, informando periódicamente al Defensor de Familia o a la autoridad competente, etapa dentro de la cual se verificará el estado de cumplimiento de los derechos.

Realizando el seguimiento y si las condiciones son favorables, la autoridad administrativa procederá al cierre del caso mediante Auto que así lo disponga”. Negrillas y subrayado fuera de texto. En este punto, debe tenerse en cuenta que el lineamiento anteriormente expuesto, es un acto administrativo proferido por autoridad competente y de obligatorio cumplimiento para sus destinatarios; al respecto, en concepto No. 18 de 2014 de ésta Oficina Asesora Jurídica expresó: "una vez se cumplen los requisitos legales para la vigencia del acto administrativo, éste adquiere obligatoriedad, fuerza vinculante y fuerza ejecutoria, es decir, su ejecución material procederá sin mediación de otra autoridad y se presumirán legales mientras no hayan sido anulados por la Jurisdicción de lo Contencioso Administrativo”. Conforme lo anterior, se evidencia que existe un trámite obligatorio, interno y de carácter administrativo en el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar para el cierre de las Historias de Atención de los niños, las niñas y los adolescentes, el cual, implica que el Defensor de Familia profiera un auto ordenando el cierre del proceso cuando existe concepto favorable en el seguimiento post egreso que realiza la Defensoría de Familia. Esta disposición, tiene su justificación en el interés superior del niño, niña y adolescente, al pretender garantizar el restablecimiento efectivo de sus derechos, previo al archivo de una Historia de Atención y por otro lado, no puede desconocerse que el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar posee el patrimonio documental de la historia de vida cronológica de los menores de edad, lo cual, le exige mayor grado de responsabilidad y organización en su gestión y archivo, siendo necesario por parte de la autoridad administrativa directora del

proceso un auto ordenando el cierre de la historia de atención posterior al restablecimiento efectivo de los derechos del niño, niña o adolescente. Como consecuencia de lo anterior, debe expresarse que el auto de cierre por parte de la autoridad administrativa es requisito sine qua non para el archivo de una Historia Socio Familiar de los niños, las niñas o los adolescentes que ingresen a los servicios de atención del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar. 2.3. Caso Concreto El consultante solicita se determine, si es necesario para el archivo de las historias socio familiares anteriores al año 2006, el auto de cierre proferido por el Defensor de Familia. El análisis del presente caso debe estudiarse desde la normatividad vigente y no teniendo en cuenta las disposiciones que regían cuando se aperturaron las historias socio familiares anteriores al año 2006, toda vez que, por regla general, en el derecho, se aplica la irretroactividad de la ley, salvo algunas excepciones, no siendo (5) el presente caso uno de ellas. Teniendo en cuenta que el Código de Infancia y Adolescencia no establece una disposición sobre el cierre de las historias socio familiares pero faculta al Instituto Colombiano de Bienestar Familiar para definir los lineamientos técnicos necesarios para garantizar los derechos de los niños, las niñas y los adolescentes, y asegurar su restablecimiento, el instituto estableció el “Lineamiento Técnico Administrativo de Ruta de Actuaciones y Modelo de Atención para el Restablecimiento de Derechos de los Niños, Niñas y Adolescentes y Mayores de 18 Años con Discapacidad, con sus Derechos Amenazados, Inobservados o Vulnerados”,(6) instrumento mediante el cual, se desarrolló la forma de cerrar las historias socio familiares de los niños, las niñas y los adolescentes que

ingresaran a los servicios de protección del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, consagrando la obligatoriedad por parte del Defensor de Familia de proferir un auto de cierre, previo concepto técnico de seguimiento de su equipo interdisciplinario por el término de seis (6) meses. En este orden de ideas, el auto de cierre proferido por el Defensor de Familia con la finalidad de archivar las historias de atención de los niños, las niñas y los adolescentes que ingresan a los servicios de atención del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, no solo es obligatorio por tratarse de un acto administrativo y de una directriz con soporte legal, sino que dada la misión institucional, el patrimonio cultural y documental de la nación, se debe garantizar que el archivo de una historia de atención ocurra cuando efectivamente se le garanticen los derechos al menor de edad y exista una decisión motivada por parte de la autoridad competente, lo cual, solo puede llevarse a cabo, a través, del auto de cierre antes mencionado.

3. CONCLUSIONES Primero: El Instituto Colombiano de Bienestar Familiar está obligado a la creación, organización, preservación y control de los archivos que se producen en ejercicio de sus funciones, con la finalidad de garantizar a los ciudadanos el acceso a la información y la salvaguarda del patrimonio documental de la nación.

Segundo: El auto de cierre por parte del Defensor de Familia es obligatorio para el archivo de las Historias Socio Familiares de los niños, las niñas o los adolescentes que ingresen a los servicios de atención del Instituto

Colombiano de Bienestar Familiar. (7) El presente concepto no es de obligatorio cumplimiento o ejecución para particulares o agentes externos, de

conformidad con lo establecido en el artículo 28 de la ley 1437 de 2011, Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. No obstante lo anterior, tiene carácter vinculante para las dependencias internas del Instituto y terceros que colaboren en la prestación del servicio público o en el desarrollo de la función administrativa de competencia del ICBF, en virtud de la función asignada a la Oficina Asesora Jurídica de mantener la unidad doctrinaria e impartir las directrices jurídicas necesarias para el desarrollo de las funciones del Instituto, de conformidad con los numerales 8 y 15 del Decreto 987 de 2012. Cordialmente,

LUISA MARINA BALLESTEROS ARISTIZABAL

Jefe Oficina Asesora Jurídica

NOTAS AL FINAL:

1. Ley 594 de 2000.

2. Ley 75 de 1968.

3. Sentencia T-295 de 2007. M.P. Alvaro Tafur Galvis.

4. Aprobado mediante Resolución No. 5929 de 2010

5. Ley 153 de 1887. ARTÍCULO 2. La ley posterior prevalece sobre la ley anterior. En caso de que una ley posterior sea contraria a otra anterior, y ambas preexistentes al hecho que se juzga, se aplicará la ley posterior.

ARTÍCULO 3. Estimase insubsistente una disposición legal por declaración expresa del legislador, o por incompatibilidad con disposiciones especiales posteriores, o por existir una ley nueva que regula íntegramente la materia a que la anterior disposición se refería.

6. Resolución 5929 de 2010 7. “Como al realizar las referidas intervenciones la Administración debe aplicar el derecho, no siempre a través de funcionarios con conocimientos jurídicos, o cuando la debida ejecución de la ley requiere precisiones de

orden técnico, se hace necesario que aquélla haga uso del poder de instrucción, a través de las llamadas circulares del servicio, o de conceptos u opiniones, y determine el modo o la forma como debe aplicarse la ley en los distintos niveles decisorios. Con ello se busca, la unidad de la acción administrativa, la coordinación de las actividades que desarrollan los funcionarios pertenecientes a un conjunto administrativo, la uniformidad de las decisiones administrativas e igualmente, la unidad en el desarrollo de las políticas y directrices generales trazadas por los órganos superiores de la Administración, con lo cual se cumple el mandato del Constituyente contenido en el art. 209 de la Constitución, en el sentido de que la función administrativa se desarrolle con fundamentos en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, eficiencia e imparcialidad.(...) cuando el concepto tiene un carácter autorregulador de la actividad administrativa y se impone su exigencia a terceras, bien puede considerarse como un acto decisorio de la Administración, con las consecuencias jurídicas que ello apareja. En tal virtud, deja de ser un concepto y se convierte en un acto administrativo, de una naturaleza igual o similar a las llamadas circulares o instrucciones de servicio." Corte Constitucional. Sentencia C - 877 de 2000. M.P. Antonio Barrera Carbonel. Ir al inicio Derecho del Bienestar Familiar La publicación "Derecho del Bienestar Familiar" ”, es responsabilidad de Avance Jurídico Casa Editorial S.A.S, de acuerdo con el contrato No. 01017062023.

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