ICBF - Concepto 0000047 de 2012

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Inicio Documento Concepto 47 de 2012 ICBF Ocultar anotaciones   Buscar  Índice CONCEPTO 47 DE 2012 (abril 13) <Fuente: Archivo interno entidad emisora>

INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR – ICBF

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MEMORANDO PARA: Secretaria General ASUNTO: Avance de viáticos a servidores públicos y contratistas De manera atenta, y en respuesta a la solicitud de concepto sobre la viabilidad de realizar avances de viáticos a los servidores públicos con ocasión de las comisiones de servicios, y a los contratistas con ocasión de la autorización de desplazamientos y pago de gastos de viaje, previo el análisis del ordenamiento jurídico vigente y con fundamento en el artículo 25 del C.C.A. y el artículo 4o, numeral 7, del Decreto 117 de 2010, esta Oficina

realiza las siguientes precisiones:

1. PROBLEMA JURÍDICO ¿Es viable realizar avances de viáticos a los servidores públicos con ocasión de las comisiones de servicios, y a los contratistas con ocasión de la autorización de desplazamientos y pago de gastos de viaje?

2. ANÁLISIS DEL PROBLEMA JURÍDICO El presente análisis consta de dos partes: la primera hace una breve reseña de la naturaleza semántica de los viáticos y la aplicación del avance en otras entidades del Estado, y la segunda se refiere a la reglamentación interna del ICBF en esta materia, para concluir que es viable realizar avances de viáticos a los servidores públicos con ocasión de las comisiones de servicios, y a los contratistas con ocasión de la autorización de desplazamientos y pago de gastos de viaje, sin perjuicio del análisis de viabilidad financiera y presupuestal por parte del área competente. 2.1. Naturaleza semántica de los viáticos y la aplicación del avance en otras entidades del Estado Resulta oportuno para iniciar el análisis de la consulta, revisar su naturaleza semántica, que reza: "viático" derivado del latín viaticum "vía, para el camino", es decir, fondos para que el comisionado se pueda desplazar.

Según el diccionario de la Real Academia Española, que es perito en materia léxica, 1. m. Prevención, en especie o en dinero, de lo necesario para el sustento de quien hace un viaje. 2. m. Subvención en dinero que se abona a los diplomáticos para trasladarse al punto de su destino. De lo anterior, se colige que su naturaleza previa está implícita en su definición léxica, lo cual supone, ya desde

una óptica de lógica jurídica, atendiendo su finalidad, que no puede ser otra que la necesidad de desplazarse con lo necesario para atender asuntos oficiales o derivado de sus obligaciones contractuales, lo último para el caso de los contratos de prestación de servicios personales. Coherente con lo anterior, el hecho de que los viáticos sean pagados antes del viaje no supone un anticipo sino que se deriva de su propia lógica, pues, ciertamente, en algunos casos podría configurar una carga desproporcionada para quien los solicita. Con las anteriores premisas, la regla indicaría que, si se ordena a alguien hacer un viaje, debe habilitárselo para ello, para costearse; y por tanto, el pago posterior sería la excepción y no la regla, y, de ser así, debería quedar expresamente pactado o regulado. Para aspectos relacionados con los elementos de una relación laboral, es razonable realizar analogía con las categorías laborales privadas y públicas en los asuntos semejantes o idénticos, y especialmente frente a ciertas disposiciones tuitivas, por lo menos como criterio de referencia. En este orden de ideas, el artículo 57 del Código Sustantivo del Trabajo encabeza: "Obligaciones especiales del empleador. Son obligaciones especiales del empleador: 1. Poner a disposición de los trabajadores, salvo estipulación en contrario, los instrumentos adecuados y las materias primas necesarias para la realización de las labores". Se debe tener presente que el trabajador no está obligado a "poner", para la efectividad de la relación con la otra parte, nada diferente de su trabajo. Los medios hacen parte, en su totalidad, de los deberes del empleador. Pues

bien, los viáticos son medios de trabajo, porque sin ellos no se puede cumplir la comisión de servicios u orden de desplazamiento; y el empleador es el único obligado a poner los medios de trabajo (de hecho, está prohibido que los ponga el trabajador). En los contratos de prestación de servicios dependerá de lo pactado. La legalización y sus incumplimientos son un problema de otra clase. Las simples consecuencias disciplinarias le exigen al servidor público y demás colaboradores total diligencia en estas obligaciones. El Decreto 4970 de 2011, por el cual se liquida el Pesupuesto <sic< General de la Nación para la vigencia fiscal de 2012, se detallan las apropiaciones y se clasifican y definen los gastos, en su Tercera parte, en el Capítulo VI, Definición de los gastos, incluye entre los de, (A) Funcionamiento, (2) Gastos Generales, (2.1.) Adquisición de servicios (2.2) y en ella los viáticos y gastos de viaje, donde se lee: Por este rubro se le reconoce a los empleados públicos y, según lo contratado, a los trabajadores oficiales del respectivo órgano, los gastos de alojamiento, alimentación y transporte, cuando previa resolución, deban desempeñar funciones en lugar diferente a su sede habitual de trabajo. (...) Obsérvese que en este inciso se emplea la expresión "deban": si el propósito fuera el reconocimiento posterior a la comisión, diría "debieron" o "desempeñaron". La Resolución No. 3494 de 2008 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, no específica el momento del pago pero sí contiene el mecanismo de control en el literal e) de su artículo 7o, consistente en que: A ningún

funcionario se le podrá autorizar una nueva comisión de servicios ni conceder avance de viáticos, si vencido el plazo estipulado (...), se encuentra pendiente la legalización de alguna comisión anterior, por otra parte, impone un término de cinco días hábiles para realizar la legalización (Subrayado fuera de texto). El Concepto No. 40657 de 2004 emitido por la Contraloría General de la República a la Procuraduría Regional de Nariño con asunto "Reglamentación avances y anticipos" se limita a indicar sin reservas la posibilidad en comento así: "cuando a un funcionario se le da un avance por este concepto, es necesario que éste presente un informe rindiendo cuenta sobre el dinero entregado así (sic) legalizarlo". La Resolución Orgánica No. 5484 de 2003 de la misma entidad, Capítulo Tercero, Pago y legalización de viáticos, dispone en su artículo 8: Para el pago de los respectivos viáticos se deberá anexar, debidamente diligenciado, el formato de avance de liquidación por cada funcionario, teniendo en cuenta los lineamientos establecidos en el capítulo segundo de esta resolución. En el avance debe especificarse la dependencia a la cual deban ser cargados los viáticos. Otro ejemplo es la Resolución No. 989 de 1995 de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., donde encontramos: 3.2. Avances para viáticos y gastos de viajes Se otorgan cuando por necesidades del servicio un funcionario de la Entidad Distrital deba desplazarse fuera de su sede de trabajo habitual para realizar labores propias de su cargo. Este avance cubre los viáticos y gastos de

viaje que el funcionado requiera para cumplir adecuadamente con su función y deberá legalizarlo dentro de los tres días hábiles siguientes a su regreso.

6. Responsabilidades El funcionario que reciba los avances en dinero, es responsable fiscal y pecuniariamente por el incumplimiento en la legalización oportuna de los mismos, así como por el manejo dado a los dineros girados a su nombre, sin perjuicio de las acciones de tipo legal a que haya lugar. 2.2. Reglamentación interna del ICBF en materia de viáticos La Resolución No. 2242 de 2011, regula la autorización de comisiones de servicios a los servidores públicos y el reconocimiento de viáticos y gastos de viaje para los contratistas del ICBF, y a pesar de que no se refiere de manera expresa a los casos en que procede el avance de viáticos, si contempla esta figura como posible al referirse a ella en el siguiente sentido: ARTÍCULO DÉCIMO SÉPTIMO. REGISTRO PRESUPUESTAL Y PAGO. El Coordinador del Grupo Financiero en la Dirección General o el encargado del área Financiera en las Direcciones Regionales, una vez reciba la Resolución que autoriza la comisión, procederá a efectuar el registro presupuestal y el trámite del avance siempre y cuando la Resolución sea entregada en el área financiera 5 días hábiles antes del inicio de la comisión.

PARÁGRAFO SEGUNDO. Cuando se presenten situaciones de emergencia podrá autorizarse por parte de la Secretaría General o del Director Regional el giro del avance con un (1) día de anticipación y en todo caso antes de iniciarse la Comisión.

CAPÍTULO VII. INFORMES Y LEGALIZACIÓN DE AVANCES Y DEMÁS GASTOS DE VIAJE.

ARTÍCULO VIGÉSIMO SÉPTIMO. DOCUMENTOS. Cumplida la comisión, el servidor público o contratista, (...) legalizará la comisión ante la Coordinación del Grupo Financiero de la Dirección General o la Coordinación Financiera en las Direcciones Regionales, con los siguientes documentos: (...) f. Original del pasabordo y recibo de pago de contado expedido por la Agencia de Viajes cuando se ha entregado el dinero como avance (...). ARTÍCULO TRIGÉSIMO. SANCIONES. Cuando el servidor público o contratista no legalice dentro de los términos establecidos el valor de la comisión o no presente los pasabordos o tiquetes de transporte terrestre ante la Dirección de Gestión Humana, o la Coordinación que corresponda en las Direcciones Regionales, se le descontará el valor correspondiente por nómina, o cuando se cauce el pago contractual. Este descuento se entiende autorizado por el comisionado o contratista con el sólo recibo del avance y del pasaje aéreo o terrestre. (Negrilla fuera de texto)

3. CONCLUSION De conformidad con el análisis que antecede, y teniendo en cuenta que los viáticos corresponden al valor en dinero que se reconoce a los servidores públicos en comisión de servicio o a los contratistas, destinado a atender sus gastos de manutención y alojamiento, con ocasión de un desplazamiento fuera de su área o sede de trabajo en desarrollo de sus funciones u obligaciones contractuales, se concluye que es viable realizar avances de viáticos a los servidores públicos con ocasión de las comisiones de servicios, y a los contratistas con ocasión de la autorización de desplazamientos y pago de gastos de viaje, lo cual está contemplado en la Resolución No. 2242

de 2011 proferida por el ICBF. La presente respuesta se emite sin perjuicio del análisis de viabilidad financiera y presupuestal por parte del área competente, y constituye un criterio auxiliar de interpretación, de conformidad con lo establecido en los artículos 26 del Código Civil y 25 del Código Contencioso Administrativo. Cordialmente, JORGE EDUARDO VALDERRAMA BELTRÁN Jefe Oficina Asesora Jurídica Ir al inicio Derecho del Bienestar Familiar La publicación "Derecho del Bienestar Familiar" ”, es responsabilidad de Avance Jurídico Casa Editorial S.A.S, de acuerdo con el contrato No. 01017062023.

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