ICBF - Concepto 0000064 de 2013

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Inicio Documento Concepto 64 de 2013 ICBF Ocultar anotaciones   Buscar  Índice CONCEPTO 64 DE 2013 (mayo 14) <Fuente: Archivo interno entidad emisora>

INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR – ICBF

10400/12303

MEMORANDO

PARA: Director Regional Bogotá.

ASUNTO: Consulta-Saneamiento contable por no existencia de título ejecutivo.

De manera atenta nos permitimos dar respuesta a la consulta elevada mediante su oficio No.6765, la cual fue remitida por el Coordinador Grupo de recaudo a esta Oficina Asesora bajo el radicado No. 006358 del 30 de abril de 2013, recibida por esta Coordinación el 2 de mayo de 2013. PROBLEMA JURÍDICO ¿Si para presentar los casos el Comité Técnico de Sostenibilidad Contable se requiere la reconstrucción de los documentos y/o expedientes de cada caso, o si basta con la argumentación que nos presenta para proceder a la

depuración contable?

1. ANÁLISIS DEL PROBLEMA JURÍDICO 1.1. Antecedentes Fácticos 2.1.1 Se plantean cuatro casos sin especificación del nombre del aportante.

CASO 1o.

a. En la contabilidad de la Regional, se refleja una obligación por concepto de aportes parafiscales, a cargo de una persona jurídica. b. EI registro contable fue creado en el año 1998 c. Que corresponde a un pagaré. d. La obligación se encuentra soportada en liquidaciones e. Al buscar documentos que soporten lo anterior no ha sido posible encontrarlos. f. No han obtenido antecedentes del expediente. g. No se ha encontrado el documento que soporte el registro contable. h. No cuentan con prueba siquiera sumaria del título ejecutivo ni de la liquidación.

1. Por la fecha del registro contable, presumen que la obligación corresponde a vigencias 1998 y anteriores.

j. No ha renovado matricula mercantil desde el año 1999

CASO 2o.

a. El registro contable data del año 2005. b. No ha renovado matricula mercantil desde el año 2004. El resto de información igual al caso 1o.

CASO 3o.

a. El registro contable no indica el documento que contiene la obligación (liquidación, Resolución, pagaré). b. No se ubicó ningún documento del título ejecutivo, c. No ha renovado matricula mercantil desde el año 2005.

CASO 4o.

a. Se encontró el expediente. b. El expediente no contiene los documentos soportes de la obligación. c. No reposa la liquidación y/o título ejecutivo d. La empresa renovó matricula en junio de 2011

2.2 Antecedentes normativos:

1. Literal d) del literal a. del numeral 3 de la Resolución 357 de julio 23 de 2008, expedida por la Contaduría General de la Nación en cuanto a la depuración contable permanente y sostenibilidad.

2. Art. 802 y ss, del Código de Comercio.

2.3. Solución del Problema Jurídico

A. PROCEDIMIENTO DE CONTROL INTERNO CONTABLE La Resolución 357 de 2008 de la Contaduría General de la Nación establece procedimientos de control interno con el propósito de lograr una información contable con las características de confiabilidad, relevancia y comprensibilidad, e imponiendo a las entidades públicas que su información contable refleje su realidad financiera, económica, social y ambiental, de tal manera que deben adelantar todas las veces que sea necesario las gestiones administrativas para depurar las cifras y demás datos contenidos en los estados, informes y reportes para que estos cumplan las características cualitativas de confiabilidad, relevancia y comprensibilidad de que trata el marco conceptual del Plan General de Contabilidad Pública.

De esta manera, las entidades públicas deben adelantar las acciones administrativas necesarias para evitar que la información contable revele situaciones tales como: "d) Derechos u obligaciones que carecen de documentos soporte idóneos, a través de los cuales se puedan adelantar los procedimientos pertinentes para obtener su cobro o pago”. En este caso se deberán adelantar las acciones correspondientes para concretar la respectiva depuración de la información contable afectada por esta situación, de tal manera que el reconocimiento y revelación de este proceso se hará de conformidad con el Régimen de Contabilidad Pública.

2. Caso concreto y conclusión Considerando la información remitida por la Regional Bogotá sobre la carencia de documentos de soporte

idóneos para recuperar la cartera y observando lo dispuesto en la Resolución No. 357 de 2008, deberá procederse a adelantar las actuaciones administrativas correspondientes para depurar dichas obligaciones afectadas con la situación planteada, sujetándose para el reconocimiento de este proceso al Régimen de Contabilidad Pública. Sin embargo, acorde con la información remitida por la Regional, es importante señalar que si bien no hay documentos idóneos que soporten dichas obligaciones actualmente, en algún momento debió existir, toda vez que la obligación fue registrada contablemente, por lo cual se recomienda, previa precisión sobre si los documentos soporte de dichas obligaciones son actos administrativos (caso en el cual, presuntamente carecen de firmeza y por lo cual deberá analizarse la viabilidad de adelantar la depuración de la obligación) o pagarés, para los cuales sugerimos que se estudie la viabilidad de adelantar acciones judiciales para reponer los títulos-valores que puedan soportar la obligación, con base en los documentos contables o soportes contables con los que se cuente conforme el Artículo 802 y ss, del Código de Comercio. En concepto 155492 del primero de agosto de 2010, la Contaduría General de la Nación determinó que “el proceso de depuración contable es permanente en las entidades públicas para garantizar que los saldos revelados en la contabilidad reflejen razonablemente la realidad financiera, económica, social y ambientar, y cuando operen o se presenten los presupuestos fácticos enunciados anteriormente, deberá procederse a realizar el castigo de la obligación afectada; sin embargo, para obtener dicho efecto debe definirse al interior de la entidad pública

las políticas y procedimientos que así lo permitan. Por lo tanto, con el fin de definir "las acciones correspondientes para concretar su respectiva depuración”, se expidió la Resolución 2336 del 8 de junio de 2010, en la cual se crean los Comités Técnicos de Sostenibilidad del Sistema Contable de la Dirección General y las Direcciones Regionales, comités que se encargarán de atender los asuntos relacionados con la depuración o castigo de cartera. Acorde con lo mencionado, en el artículo 1 numeral 1 de la Resolución 2336 de 2010 se determinó que el Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable de la Dirección General se encargaría de “establecer las políticas y directrices para la Dirección General y las Direcciones Regionales sobre sostenibilidad contable”, por lo cual deberá llevarse los casos mencionados ante dicho comité, para que se defina cuál será el procedimiento a seguir para los casos en comento. Se rinde el concepto solicitado en los términos de los artículos 230 de ia Constitución Política, 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y 26 del Código Civil. Cordialmente, JORGE EDUARDO VALDERRAMA BELTRÁN Jefe Oficina Asesora Jurídica Ir al inicio Derecho del Bienestar Familiar La publicación "Derecho del Bienestar Familiar" ”, es responsabilidad de Avance Jurídico Casa Editorial S.A.S, de acuerdo con el contrato No. 01017062023.

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