ICBF - Concepto 0000067 de 2012

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BIENESTAR

FAMILIAR CONCEPTO 67 DE 2012

(mayo 9) <Fuente: Archivo interno entidad emisora>

INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR – ICBF

10200

MEMORANDO

PARA: Directora Financiera ASUNTO: MEMORANDO I-2012-004536-NAC De manera atenta nos permitimos dar respuesta a la consulta elevada ante esta Oficina Asesora Jurídica referente al soporte jurídico necesario para decidir el castigo de deudas de difícil cobro originadas en las multas previstas en el Código de la Infancia y la Adolescencia y el valor de las de pruebas de ADN.

1. PROBLEMA JURÍDICO. a) ¿Es procedente castigar esas cifras teniendo en cuenta que son padres de escasos recursos económicos pero

que para el caso de pruebas de ADN el ICBF ha girado recursos para establecer la paternidad y de acuerdo a (sic) resultado debe solicitar su reembolso? b) ¿Cuál es el soporte jurídicamente válido que se requiere para definir la política al respecto en cuanto a si es procedente o no el castigo de dichos valores? c) ¿Es posible no darle un tratamiento inicial de deudas, sino que se registre solo en el momento del recaudo a fin de evitar sobreestimar los saldos de deudores con cifras inciertas?

2. ANÁLISIS DEL PROBLEMA JURÍDICO. 2.1. Antecedentes Fácticos. a) Los defensores de familia en atención a lo establecido en la Ley 1098 de 2006 por la cual se expide el Código de la Infancia y de la Adolescencia, han impuesto multas a padres de familia por concepto de Código del Menor y Pruebas de ADN, las primeras por incumplimiento de cuotas alimentarias y las segundas por pruebas de paternidad. b) Según algunas Regionales, la mayoría de estas operaciones ya se convirtieron en deudas de difícil cobro a las cuales se les libró mandamiento de pago y no ha sido posible su notificación puesto que las direcciones aportadas por los juzgados han sido erradas y en otros casos el resultado de la investigación de bienes ha sido negativo puesto que no posee bienes muebles e inmuebles susceptibles de embargo. 2.2 Solución Propuesta por el Consultante.

De conformidad con la Resolución 357 de julio 23 de 2008 expedida por la Contaduría General de la Nación "por la cual se adopta el procedimiento de control interno contable y de reporte del informe anual de evaluación

a la Contaduría General de la Nación" según el numeral 3.1. Depuración contable permanente y sostenibilidad el cual señala "...Atendiendo lo dispuesto en el régimen de Contabilidad Pública, las entidades deben adelantar las acciones pertinentes a efectos de depurar la información contable, así como implementar los controles que sean necesarios para mejorar la calidad de la información. En todo caso, deben adelantar las acciones administrativas necesarias para evitar que la información contable revele situaciones como: b) Derechos u obligaciones que no obstante su existencia no es posible realizarlos mediante jurisdicción coactiva. En este caso se está frente a derechos u obligaciones que no obstante su existencia y haberse librado mandamiento de pago, no es posible ejercer los derechos por Jurisdicción Coactiva, por cuanto el deudor no posee bienes susceptibles de embargo, no fue posible ubicarlo, por tanto no existe sujeto de imputación. Teniendo en cuenta que el procedimiento de control interno contable expresa: "cuando la información contable se encuentre afectada por una o varias de las anteriores situaciones, deberán adelantarse las acciones correspondientes para concretar su respectiva depuración". 2.3 Antecedentes Normativos: 1) Resolución 357 de 2008 proferida por la Contaduría General de la Nación "Por la cual se adopta el procedimiento de control interno contable y de reporte del informe anual de evaluación a la Contaduría General de la Nación"; 2) Artículo 17 de la Ley 1066 de 2006; 3) Artículo 58 la Resolución 384 de 2008 proferida por el ICBF; 4) Artículo 3, parágrafo 2, numeral 2 de la Resolución 2336 de 2010 proferida por el ICBF;

1. Artículo 820 del Estatuto Tributario; 6) Artículo 4 de la Ley 716 de 2001 (actualmente derogada); 7) Artículo 21 de la Ley 721 de 2001. 2.4. Análisis del Problema Jurídico Es necesario aclarar que, contrario a lo mencionado por el consultante, la Resolución 357 de 2008 de la Contaduría General de la adopta el "procedimiento de control interno contable y de reporte del informe, anual de evaluación de la Contaduría General de Nación”, carece de un numeral 3.1 que se refiera a la depuración contable permanente y sostenibilidad; en el artículo 3 establece: Para efectos administrativos, los jefes de control interno, auditores o quienes hagan sus veces, de conformidad con lo establecido en la Ley 87 de 1993, tendrán la responsabilidad de evaluar la implementación y efectividad del control interno contable necesario para generar la información financiera, económica, social y ambiental de la entidad contable pública, con las características de confiabilidad, relevancia y comprensibilidad, a que se refiere el marco conceptual del Plan General de Contabilidad Pública.

El control interno contable debe implementarse y evaluarse en el marco del Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 1000:2005, adoptado mediante el Decreto 1599 de 2005. Encontramos que el precepto mencionado por el consultante hizo parte de la Ley 716 de 2001, artículo 4, referida al saneamiento de cartera y que tuvo vigencia hasta el 2005 en virtud de lo establecido en el artículo 1 de la Ley 901 de 2004; por tanto, no es aplicable a los casos de depuración contable en estudio, adicionalmente, su

contenido no respaldaba la conclusión a la que se llegó. Históricamente, con base en el mencionado artículo las entidades públicas podían llevar a cabo las gestiones necesarias para depurar los valores contables cuando correspondiera a alguna de las siguientes condiciones: 1) Valores que afectaran la situación patrimonial y no representaran derechos, bienes u obligaciones ciertos para la entidad; 2) Derechos u obligaciones que no obstante su existencia no fuera posible realizarlos mediante la jurisdicción coactiva; 3) Derechos u obligaciones respecto de los cuales no fuera posible ejercer su cobro o pago, por cuanto operara alguna causal relacionada con su extinción; 4) Derechos u obligaciones que carecieran de documentos soporte idóneos a través de los cuales se pudieran adelantar los procedimientos pertinentes para obtener su cobro o pago; 5) Cuando no hubiera sido legalmente posible imputarle a alguna persona el valor por la pérdida de los bienes o derechos; 6) Cuando evaluada y establecida la relación costo beneficio resultara más oneroso adelantar el proceso de que se tratara; 7) Los inmuebles que carecieran de título de propiedad idóneo y respecto de los cuales fuera necesario llevar a cabo el proceso de titulación para incorporar o eliminar la información contable. Se reitera que dicha ley estuvo vigente hasta el 31 de diciembre de 2005. Por otra parte, la causal contemplada en el numeral 2 se debía entender en el sentido de que el título contentivo del derecho careciera de validez jurídica o de alguna de sus formalidades, como la autenticidad, o que no cumpliera con alguno de los requisitos legales para ser exigible, como que el juez de conocimiento no contemplara en la sentencia el reembolso de los dineros pagados por el instituto al momento establecer la

paternidad mediante la toma de la prueba de ADN, haciendo imposible imputar el cobro a persona alguna. Precisado lo anterior, es importante resaltar que para dar aplicación a las medidas de depuración de cartera es necesario remitirnos a la Ley 1066 de 2006, "Por la cual se dictan normas para la normalización de la cartera [1] pública y se dictan otras disposiciones", en sus artículos 8 (Prescripción de la Acción) y 17 (Remisión de las Obligaciones), los cuales facultan a las entidades públicas a decretar de oficio o a petición de parte la prescripción y remisión de las obligaciones. Prescripción de la Acción. Las obligaciones son vínculos jurídicos entre dos o más personas determinadas o determinables, en virtud de los cuales una parte, llamada acreedor, puede exigir de otra, llamada deudor, el cumplimiento de una prestación de dar, hacer o no hacer. Se hacen exigibles por el vencimiento del plazo o el cumplimiento de la condición a la que se encuentran sometidas, o porque han nacido puras y simples. A partir de allí, la ley faculta al acreedor respectivo para que ejerza las acciones que le permiten hacer efectiva la obligación, dentro de un límite temporal que una vez cumplido, ocasiona la prescripción extintiva del derecho y la caducidad de la acción. [2] Con fundamento en lo anterior, el artículo 58 la Resolución 384 de 2008, “Por la cual se subroga la Resolución número 2385 del 25 de septiembre de 2007 y se adopta el Reglamento Interno de Recaudo de Cartera en el ICBF”, autoriza específicamente a los Directores Regionales para decretar de oficio la prescripción de la acción

de cobro y la remisión de las obligaciones que se encuentran en etapa de fiscalización y cobro persuasivo, y al funcionario ejecutor las obligaciones que se encuentran en etapa de cobro coactivo. Para decretar la prescripción es necesario que en el término de cinco (5) años desde la exigibilidad no se haya ejercido la correspondiente acción o actuaciones pertinentes para lograr la recuperación de la obligación, o que haya transcurrido el mismo término desde el momento en que se dio su interrupción. Para el caso que nos [3] compete (reembolso de pruebas de ADN), el término de prescripción debe contarse desde la fecha de ejecutoria de la sentencia judicial o del acto administrativo expedido por el defensor de familia, o del momento de la interrupción por un término igual. El procedimiento para declarar de oficio la prescripción fue contemplado en la Resolución 384 de 2008 de la siguiente forma: Cuando el servidor público que adelanta las gestiones de cobro persuasivo encuentre configurada la prescripción, remitirá el caso mediante oficio motivado al Comité que se establecerá para tal fin en la Sede Nacional, Regionales y Seccionales. El Comité estará integrado por el Director Regional o Seccional, quien lo presidirá, el Coordinador Jurídico, el Coordinador Financiero o el Coordinador de Recaudo en la Regional Bogotá, quien hará las veces de Secretario del mismo, y un servidor público del área de recaudo en las regionales y seccionales; y, en la Sede Nacional, por el Jefe de la Oficina Jurídica o su delegado, quien lo presidirá, el Coordinador del Grupo Financiero Sede Nacional, quien hará las veces de Secretario del mismo, y el Coordinador de Recaudo. Para el caso de

obligaciones diferentes a aportes parafiscales, en lugar del Coordinador o responsable de recaudo debe asistir el responsable del área en la cual se originó esa obligación. Corresponde al Comité, previo análisis de cada caso, recomendar o no la declaratoria de prescripción y remisión de las obligaciones, y a la Oficina Jurídica o los Grupos Jurídicos de las Regionales o quien haga sus veces en las Seccionales, así como al Grupo de Recaudo en la Regional Bogotá, proyectar el acto administrativo debidamente motivado para firma del Director General, Regional o Seccional. El Comité se reunirá de manera ordinaria cada mes y de manera extraordinaria cuando sea citado por su Secretario. Se levantará un acta de cada reunión celebrada, la cual será firmada por todos los asistentes y reposará en un archivo del cual será responsable el Secretario del Comité A su vez, se establece mediante Resolución 2336 de 2010 que el Comité Técnico de Sostenibilidad del [4] Sistema Contable de la Dirección General es en donde se debe "Estudiar y someter a consideración las solicitudes de depuración contable de las diferentes áreas y el informe resumen sobre la depuración y sostenibilidad contable". Remisión de la Obligación. Al igual que la prescripción, la remisión constituye una de las formas de extinción de las obligaciones y está definida doctrinariamente como la condonación o perdón de la deuda que el acreedor hace a su deudor. [5] La Ley 1066 de 2006 faculta a las entidades que tengan que recaudar rentas o caudales públicos para la aplicación de la remisibilidad, con el fin de dar por terminados los procesos de cobro coactivo y proceder a su

archivo, y suprimir de los registros contables y cuentas corrientes las obligaciones en los términos del artículo 820 del E.T., incisos 1 y 2. Para tal fin, se debe tener en cuenta, sin importar su cuantía, lo siguiente: · Que se trate de obligaciones a cargo de personas que hayan fallecido sin dejar bienes, o · Que la obligación (i) tenga una antigüedad superior a 5 años, (ii) que no se tenga noticia del deudor y (iii) que no exista garantía para el pago, por no haberse identificado bienes susceptibles de ser objeto de medidas cautelares. Competencia y procedimiento para la aplicación de la remisión de las obligaciones. El artículo 60 de la Resolución No. 384 de 2008 autorizó al Director General y a los Directores Regionales y Seccionales para declarar la remisión de las obligaciones cuando éstas se encuentren en etapa de fiscalización y cobro persuasivo, y al Funcionario Ejecutor cuando estén en etapa de cobro coactivo. o Para dar aplicación a la primera causal contemplada en el inciso 1 del artículo 820 del E.T., debe acreditarse: a. La muerte del deudor, mediante el registro civil de defunción o la certificación expedida en este mismo sentido por la Registraduría Nacional, sin importar la cuantía y antigüedad de la obligación. b. Que se adelantó investigación de bienes de manera exhaustiva arrojando un resultado negativo y que no hay bienes embargados dentro del proceso. Debe tenerse en cuenta que para aplicar esta causal no importa la antigüedad de la obligación, ni si la prescripción se encuentra o no interrumpida.

Para aplicar la segunda causal contemplada en el inciso 2º del artículo 820 Ibídem, deben concurrir los siguientes presupuestos y encontrarse debidamente acreditados en el expediente: 1) Que la obligación tenga una antigüedad igual o superior a cinco (5) años, contados a partir de la exigibilidad de la obligación, independientemente de si se produjo o no la interrupción del término de prescripción. 2) Que no se tenga noticia del deudor, esto es: a) cuando no sea posible su localización en la dirección tributaria registrada ni en aquellas que resultaron de la investigación de bienes, b) en el caso de personas jurídicas, cuando además de lo anterior, no se haya renovado la matricula mercantil por más de tres (3) años o se tenga noticia de su liquidación, y 3) Que se haya adelantado una investigación de bienes exhaustiva con resultado negativo y que no haya bienes embargados dentro del proceso. Luego de incorporar al expediente las pruebas pertinentes, el funcionario ejecutor deberá declarar la remisión dé la obligación mediante acto administrativo motivado. o Por último, acorde con el artículo 6 de la Ley 721 de 2001, el costo total del examen de ADN es sufragado por el Estado sólo cuando se trate de personas a quienes se les haya concedido el amparo de pobreza. Así las cosas, la normatividad mencionada (Ley 1066 y resoluciones del ICBF) es la vigente para depurar la cartera de la entidad pública y en el ICBF están facultados tanto los Directores Regionales como los Funcionarios Ejecutores para realizar la depuración de las obligaciones y tan sólo bajo las figuras mencionadas. Por otra parte, es necesario recalcar que durante el proceso coactivo se adelantan investigaciones periódicas de

bienes del deudor hasta que se configure la prescripción de la acción de cobro o las causales de remisibilidad de las obligaciones. Adicionalmente, resaltamos que la Oficina Asesora Jurídica atendiendo que los recursos debatidos en las obligaciones cobradas por la jurisdicción coactiva, hacen parte del erario público y que poseen una destinación específica, la cual es financiar los programas adelantados por el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, mediante memorando 8585 del día 28 de febrero de 2012 complementó el procedimiento establecido en el Manual de Cobro Coactivo, adoptado por la Resolución 2935 <sic, es 2934> de 2009, en el sentido que a partir del recibo del mencionado memorando, todos los procesos coactivos en los que en sus obligaciones se configuren causales de prescripción de la acción, de remisibilidad o condonación de la deuda, para que el Funcionario Ejecutor pueda declarar la ocurrencia de dichos fenómenos, deberá contar de forma previa a la expedición del Acto Administrativo, con el visto bueno del Jefe de la Oficina Asesora Jurídica, mecanismo que permite realizar un control más riguroso.

3. Solución del Problema Jurídico. a) No es procedente realizar el castigo de cartera bajo el criterio de que los padres son de escasos recursos, salvo que se haya concedido el amparo de pobreza a favor del deudor dentro del proceso de filiación. b) El soporte jurídico para depurar y sanear cartera es el definido en la Ley 1066 de 2006, implementada por la Resolución 384 de 2008, por la ocurrencia de la prescripción o el cumplimiento de las causales para declarar la

remisión. c) Todos los créditos reconocidos a favor del ICBF deben ser registrados contablemente en el momento en que se tuvo conocimiento de su existencia, y por tratarse de recursos a favor del estado y con destinación específica es obligatorio adelantar las gestiones de cobro en procura de su recuperación. En los términos anteriores, se rinde el concepto solicitado, de establecido en el artículo 230 de la Constitución Política, 25 del Administrativo y 26 del Código Civil. Cordialmente,

JORGE EDUARDO VALDERRAMA BELTRAN

Jefe Oficina Asesora Jurídica

1. Artículo 8. Modifíquese el Inciso 2o del artículo 817 del Estatuto Tributario, el cual queda así: "La competencia para decretar la prescripción de la acción de cobro será de los Administradores de Impuestos o de Impuestos y Aduanas Nacionales respectivos, y será decretada de oficio o a petición de parte".

Artículo 17; Lo establecido en los artículos 8º y 9º de la presente ley para la DIAN, se aplicará también a los procesos administrativos de cobro que adelanten otras entidades públicas. Para estos efectos, es competente para decretar la prescripción de oficio el jefe de la respectiva entidad.

2. Manual de Cobro Coactivo, página 51

3. A partir de la aplicación del Estatuto Tributario a las obligaciones parafiscales por disposición de la Ley 1066 de 2006, y de los artículos 818 de aquél y 57 de la Resolución No.384/08, el término de prescripción se interrumpe en los siguientes casos: a) Por la notificación del mandamiento de pago, b) Por la suscripción de acuerdo de pago,

c) Por la admisión de la solicitud de proceso de reorganización, reestructuración o liquidación judicial, y d) Por la declaración oficial de la liquidación forzosa administrativa.

4. Artículo 3, parágrafo 2, numeral 12.

5. Manual de Cobro Coactivo página 58

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