ICBF - Concepto 0000080 de 2016

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Inicio Documento Concepto 80 de 2016 ICBF Ocultar anotaciones   Buscar  Índice CONCEPTO 80 DE 2016 (julio 14) <Fuente: Archivo interno entidad emisora>

INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR 10400 / 283643

MEMORANDO PARA: Coordinadora Grupo Administrativo Dirección Regional Cundinamarca ASUNTO: Comisiones y pago de viáticos a Defensores de Familia para asistir a capacitaciones con ACODEFAM De manera atenta y en el marco de nuestras competencias, en atención a la solicitud presentada por la Coordinadora del grupo administrativo de la Dirección Regional ICBF Cundinamarca, esta Oficina Asesora Jurídica emite concepto sobre la procedencia de conceder comisiones y pagar viáticos y gastos de transporte a los Defensores de Familia que asistan a las sesiones de capacitación organizadas por ACODEFAM.

Así, previo análisis del ordenamiento jurídico vigente y con fundamento en los artículos 23 de la Constitución Política, 26 del C.C., 13 del C.P A.C.A. y numeral 4o del artículo 6o del Decreto 987 de 2012, esta Oficina da respuesta en los siguientes términos.

1. PROBLEMAS JURIDICOS ¿Es viable otorgar una comisión de servicios para asistir a capacitaciones externas de un organismo o entidad privada no contenidas en el Plan Único de Capacitaciones? ¿Hay lugar al pago de viáticos y gastos de transporte cuando se asiste a estas capacitaciones externas?

2. ANÁLISIS DEL PROBLEMA JURÍDICO Para el estudio del objeto de la consulta, es preciso analizar: (I) Comisiones de servicios y permisos remunerados, (II) Jornadas académicas de ACODEFAM, (III) Pago de viáticos y gastos de transporte para la asistencia a capacitaciones 2.1. MARCO NORMATIVO APLICABLE Decreto 1042 de 1978. Ley 734 de 2002, Decreto 1083 de 2015, Decreto 231 de 2016, Resolución 1650 de 2016

ICBF, Circular 4 de 2016 ICBF. 2.2. ANTECEDENTES Mediante la Circular 4 del 18 de abril de 2016, la Dirección General dio instrucciones a los Directores Regionales y los Coordinadores de Centros Zonales, para facilitar y apoyar a los Defensores de Familia que hacen parte de ACODEFAM, para que puedan asistir un viernes al mes a las jornadas académicas que realiza esta asociación en relación con las funciones que ejercen en el marco de la garantía de los derechos

fundamentales de los niños, niñas y adolescentes. Teniendo en cuenta lo anterior, desde la Dirección Regional Cundinamarca solicitan se conceptúe en los siguientes términos: A pesar de que se trata de participar en una capacitación organizada por la asociación donde están organizados estos servidores públicos deben desplazarse desde sus lugares de trabajo y normalmente se reúnen en un salón de capacitación de la Sede Nacional. Regional Bogotá, o Regional Cundinamarca... ¿Es procedente el reconocimiento de viáticos? ¿Es procedente el reconocimiento de gastos de trasporte? o. ¿Es viable autorizar comisiones en $0 a fin de que estén cubiertos respecto de alguna situación que se les presente y estén amparados por la ARL respectiva? 2.3 ANÁLISIS JURÍDICO 2.3.1. Comisiones de servicios y permisos remunerados Para abordar los problemas jurídicos planteados, es necesario iniciar estudiar los conceptos de las comisiones los permisos remunerados, los casos en que pueden ser otorgados cada uno de ellos y si los mismos se ajustan a los casos expuestos. El Decreto 1083 de 2015 (Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública) establece en su artículo. 2.2.5.10.17 que “el empleado se encuentra en comisión cuando, por disposición de autoridad competente, ejerce temporalmente las funciones propias de su cargo en lugares diferentes a la sede habitual de su trabajo o atiende transitoriamente actividades oficiales distintas a las inherentes al empleo de que es titular”. La misma norma dispone en su artículo 2.2.5.10.18 que las comisiones pueden ser entre otras, de servicios o de

estudios, disponiendo que la primera tiene como fin “ejercer las funciones propias del empleo en un lugar diferente al de la sede del cargo, cumplir misiones especiales conferidas por los superiores, asistir a reuniones, conferencias o seminarios, o realizar visitas de observación, que interesen a la administración o que se relacionen con el ramo en que presta sus servicios el empleado". En cuanto a los permisos, el artículo 2.2.5.10.16 del Decreto 1083 de 2015 dispone que “El empleado puede solicitar por escrito permiso remunerado hasta por tres (3) días, cuando medie justa causa. Corresponde al jefe del organismo respectivo, o a quien haya delegado la facultad, el autorizar o negar los permisos". Así mismo, el numeral 6 del artículo 33 de la Ley 734 de 2002 establece que los empleados públicos tienen derecho a solicitar permiso remunerado hasta por tres (3) días. De lo anterior podemos evidenciar que las comisiones de servicio se encuentran contempladas para atender funciones o tareas encomendadas por la autoridad competente, constituyendo su cumplimiento un deber de todo servidor público, caso contrario de los permisos, los cuales se encuentran contemplados para atender actividades personales por fuera de los deberes o tareas propias de la calidad de servidor público. 2.3.2. Jornadas académicas de ACODEFAM Para determinar si en el presente caso podemos hablar de una comisión de servicios o de un permiso remunerado, es necesario estudiar la naturaleza de las jornadas académicas de capacitación que se adelantarán. La Asociación Colombiana de Defensores de Familia -ACODEFAM, es una asociación de carácter privado que agremia a los defensores de familia del país en pro de mejorar sus condiciones y el ejercicio de su labor,

organizando actividades tales como jornadas académicas de capacitación en asuntos de interés de los defensores de familia. Ahora bien, las jornadas académicas de ACODEFAM son externas al ICBF, no se encuentran contempladas en el Plan Anual de Capacitación -PICdel Instituto, y la participación en ellas es voluntaria. Teniendo en cuenta lo anterior, es claro entonces que la asistencia a las capacitaciones no se da en cumplimiento de una labor encomendada por el ICBF al servidor público o en representación del Instituto, ni tampoco hace parte de la formación contemplada en el PIC, no se dan los requisitos para que pueda configurarse una comisión de servicios, debiendo entonces manejarse como un permiso. Sobre la posibilidad de conceder permisos a los servidores públicos para adelantar estudios, el Departamento Administrativo de la Función Pública -DAFPtuvo la oportunidad de pronunciarse mediante concepto 20136000188051 del 11 de diciembre de 2013, en el que señaló: ..Dentro de los derechos que tienen los servidores públicos está el de obtener permisos y licencias conforme a lo previsto en la ley, (artículo 24 del Decreto 2400 de 1968 y 74 del Decreto 1950 de 1973); pero dentro de los deberes de los mismos está el de dedicar la totalidad del tiempo reglamentario de trabajo al desempeño de las funciones encomendadas, salvo las excepciones legales (artículo 8 del Decreto 2400 de 1968 y numeral 11 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002). Ahora bien, dentro de las normas de administración pública no se evidencia una que contemple permisos a favor de los empleados públicos para adelantar estudios dentro de la jornada laboral; no obstante, se considera

discrecional por parte de la entidad el acceder a estos permisos, siempre y cuando no se menoscabe la prestación del servicio Para ello podría acordarse con el Jefe de la respectiva entidad el tiempo de permiso para estudios y la forma de reposición del mismo. De acuerdo con las disposiciones legales (Decreto 1042 de 1978) la asignación mensual corresponde a jomadas de 44 horas semanales y dentro de este límite legal, los jefes de cada entidad están facultados para adecuar la jornada laboral de los servidores a las necesidades de la institución, para lo cual establecerán los horarios en los que se prestará el servicio. De esta manera, se considera viable que la entidad conceda el permiso para adelantar estudios, condicionado a que el empleado compense el tiempo correspondiente, en el horario que establezca la entidad. Ahora bien, teniendo en cuenta que la concesión de permisos para los funcionarios de las Regionales se encuentra delegada mediante el numeral 11 del artículo 3o de la Resolución 1888 de 2015 en los Directores Regionales, lo establecido en la Circular No 4 de 2016 no afecta dicha competencia, dado que la misma brinda instrucciones a los Directores Regionales para tomar las medidas que faciliten y apoyen la participación de los defensores de familia en las capacitaciones de ACODEFAM un día viernes al mes sin que se afecte el servicio, pero la decisión de concederlo continúa en cabeza del respectivo Director Regional. 2.3.3. Pago de viáticos y gastos de transporte para la asistencia a capacitaciones De conformidad con lo dispuesto en el artículo 61 del Decreto 1042 de 1978, “Los empleados públicos que deban viajar dentro o fuera del país en comisión de servicios tendrán derecho al reconocimiento y pago de

viáticos". Los viáticos fueron definidos en el artículo 3o de la Resolución 1650 de 2016 como "el valor en dinero que se reconoce a los servidores públicos en comisión de servicios, destinado a atender sus gastos de manutención y alojamiento, con ocasión de un viaje fuera de su área o sede habitual de trabajo, en desarrollo de sus funciones". Asimismo, los gastos de transporte fueron definidos en el artículo 4o de la misma norma como "los pagos por concepto de transporte aéreo, terrestre (intermunicipal), fluvial, marítimo, impuestos y tasas aeroportuarias, otorgados a los servidores públicos en comisión de servicios”. Tanto el pago de viáticos como de gastos de viaje se encuentran relacionados directamente con el otorgamiento de una comisión de servicios, y asi lo establece expresamente el inciso segundo del artículo 3o del Decreto 231 de 2016 por el cual se fija la escala de viáticos para 2016 al señalar que “….No podrá autorizarse el pago de viáticos sin que medie el acto administrativo que confiera la comisión y ordene el reconocimiento de los viáticos correspondientes ( por lo que se constituyen en figuras ajenas a los permisos remunerados en razón a su objeto, por lo que no es viable su reconocimiento. Cabe resaltar que sobre este mismo aspecto se pronunció la Dirección de Gestión Humana en respuesta a la presidenta del Sindicato de Defensores de Familia del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar - SIDEFAM con radicado de salida S-2016-295944-0101 del 20 de junio de 2016, señalando para asistir a los eventos de capacitación no habría lugar al reconocimiento de viáticos o gastos de transporte.

Por último, en cuanto a si es posible programar una comisión "en ceros' para que estén cubiertos en cualquier circunstancia que se les presente o amparados por la ARL, es preciso indicar que si bien la Resolución 1650 de 2016 no se refiere al respecto, los decretos anuales que fijan las escalas de viaticas han contemplado está posibilidad en unas circunstancias particulares El Decreto 231 de 2016 establece en el segundo inciso del parágrafo del artículo 3o que: No habrá lugar al pago de viáticos o su pago se autorizará en forma proporcional, a criterio de la entidad y con fundamento en los aspectos previstos en el artículo 2o de este decreto, cuando en el caso de otorgamiento de comisiones de servicio para atender invitaciones de gobiernos extranjeros, de organismos internacionales o de entidades privadas, los gastos para manutención y alojamiento o para cualquiera de ellos fueren sufragados por el respectivo gobierno, organismo o entidad. No obstante lo anterior, así ACODEFAM cubriera los gastos de transporte y manutención de los servidores públicos que participan en las jornadas académicas, no es posible que se apruebe una "comisión en ceros”, ya que como se ha señalado a lo largo del presente escrito estas capacitaciones son externas y comportan la voluntariedad de los funcionarios de participar en ellas, por lo que no se reúnen los elementos para que se otorgue una comisión de servicios.

3. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES § Las jornadas académicas de ACODEFAM, organización privada que agremia a los defensores de familia, son externas al ICBF y no se encuentran contempladas dentro del Plan Anual de Capacitaciones, siendo su

participación en ellas libre y voluntaria por lo que no se dan las características de la comisión de servicios, debiéndose manejar a través de permisos remunerados sin que se afecte la prestación del servicio. § Como quiera que no se dan las características para otorgar comisiones de servicios, no hay lugar al pago de viáticos ni gastos de transporte, ni hay lugar a programar las denominadas comisiones en ceros. § Al ser las jornadas académicas eventos ajenos al ICBF, el servidor público es libre de participar en ellos de acuerdo a los permisos que se le concedan para ello, por lo que cualquier imprevisto en su desarrollo se considera ocurrido por fuera de sus labores y horario de trabajo. La presente respuesta tiene naturaleza de concepto jurídico y constituye un criterio auxiliar de interpretación de conformidad con los establecido en los artículos 26 del Código Civil y 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, sustituido por el artículo 1o de la Ley 1755 de 2015. No obstante lo anterior, tiene carácter vinculante para las dependencias internas del Instituto y terceros que colaboren en la prestación del servicio público o en el desarrollo de la función administrativa de competencia del ICBF en virtud de la función asignada a la Oficina Asesora Jurídica de mantener la unidad doctrinaria e impartir las directrices jurídicas necesarias para el desarrollo de las funciones del Instituto, de conformidad con los numerales 8 y 15 del Artículo 6o del Decreto 987 de 2012. Cordial saludo LUZ KARIME FERNANDEZ CASTILLO Jefe Oficina Asesora Jurídica Ir al inicio Derecho del Bienestar Familiar La publicación "Derecho del Bienestar Familiar" ”, es responsabilidad de Avance Jurídico Casa Editorial S.A.S,

de acuerdo con el contrato No. 01017062023.

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