ICBF - Concepto 0000084 de 2012

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BIENESTAR

FAMILIAR CONCEPTO 84 DE 2012

(mayo 31) <Fuente: Archivo interno entidad emisora>

INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR – ICBF

10200/024857 Bogotá, D. C.

Señora XXXXXXXXXXXXX ASUNTO: Consulta radicada bajo el No. 024857 del 19 de abril de 2012.

De manera atenta, en relación con el asunto de la referencia, en los términos previstos por los artículos 230 de la Constitución Política, 26 del C.C., 25 del C.C.A., y el artículo 6o, numeral 7, del Decreto 0987 de 2012, mediante el presente se responde la solicitud de concepto definitivo sobre el caso en cuestión, en los términos que siguen:

1. PROBLEMA JURÍDICO i) Se consulta si el Decreto 2263 de 1991 se encuentra vigente, ii) si el Sistema de Información Misional (SIM) reemplaza las exigencias del artículo sexto del mencionado Decreto y iii) cuáles son los libros y registros que la institución está obligada a llevar y la manera como se debe hacerlo.

2. ANÁLISIS DEL PROBLEMA JURÍDICO Se abordará el tema analizando: (2.1) La derogación de las normas en Colombia, (2.2) El Decreto 2263 y sus modificaciones, (2.3) Vigencia del Decreto 2263, y (2.4) Qué es el sistema de Información Misional -SIMy su aplicación, libros y registros y forma de llevarlos por las instituciones autorizadas para desarrollar el programa de adopción. 2.1. La derogación de las normas en Colombia.

La derogación es el procedimiento mediante el cual se deja sin efecto una disposición normativa, ya sea de rango de ley o inferior. La derogación es, por tanto, la acción contraria a la promulgación. En general se puede decir que tienen poder de derogar normas todos aquellos órganos que tienen poder para promulgarlas. Por lo tanto, el poder legislativo puede promulgar y derogar normas con rango de ley, al igual que el ejecutivo puede promulgar y derogar normas con rango reglamentario. Al respecto, la Corte Constitucional ha manifestado: "(...) Que la derogación es la cesación de la vigencia de una disposición como efecto de una norma posterior". [1] La Sala de Consulta y Servicio Civil del Consejo de Estado escribió al respecto: "Sobre la derogación de leyes, debe decirse en primer lugar que el código civil las clasifica, así:

"Artículo 71. - La derogación de las leyes podrá ser expresa o tácita: Es expresa cuando la nueva ley dice expresamente que deroga la antigua. Es tácita cuando la nueva ley contiene disposiciones que no pueden conciliarse con las de la ley anterior. La derogación de una ley puede ser total o parcial. Artículo 72.- La derogación tácita deja vigente en las leyes anteriores, aunque versen sobre la misma materia, todo aquello que no pugna con las disposiciones de la nueva ley'. (Resalta la Sala) Como lo sostuvo la Sala en el concepto 1.675 del 31 de agosto de 2005, en la derogación expresa, el legislador señala en forma precisa y concreta los artículos que deroga. Es decir, no es necesaria ninguna interpretación, pues simplemente se excluye del ordenamiento el precepto legal, desde el momento en que así lo disponga el legislador. Por su parte, la derogación tácita supone un cambio de legislación, una incompatibilidad de lo regulado en la nueva ley frente a la que antes regía. Para determinar su ocurrencia, se hace necesaria la interpretación de ambas leyes, lo cual permite establecer si la ley anterior es insubsistente total o parcialmente. Adicional a esto, la ley 153 de 1887 en su artículo 3 estatuye otra forma de derogación: la llamada derogatoria orgánica. Al respecto, la jurisprudencia de la Corte Suprema de Justicia, en sentencia de marzo 28 de 1984, señaló que: La derogación orgánica, que para no pocos autores no pasa de ser una faz de la derogatoria tácita, sólo se da es verdad cuando la nueva ley «regule íntegramente la materia» que la anterior normación positiva regulaba.

Empero, determinar si una materia está o no enteramente regulada por la ley posterior, depende de la intención revelada por el legislador de abarcar con la nueva disposición o disposiciones toda una materia, aunque en realidad no haya incompatibilidad alguna entre éstas y las de la ley anterior". (Resalta la Sala). [2] Quiere decir lo anterior que las normas pueden desaparecer del sistema jurídico por un acto posterior que las extingue. 2.2 El Decreto 2263 y sus modificaciones El Decreto 2263 de 1991 aprobó el acuerdo No. 017 del 6 de agosto de 1991 expedido por la Junta Directiva del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, mediante el cual se reglamentó el otorgamiento de licencias de funcionamiento a las instituciones que desarrollan programas de adopción y su supervisión y asesoría por parte del ICBF. Mediante acuerdo No. 031 de 1992, aprobado por Decreto No. 082 de 1993, se modificó la estructura interna del ICBF y se establecieron las funciones de las dependencias de la Sede Nacional, razón por la cual se modificaron mediante Acuerdo No. 0024 de mayo 18 de 1994 algunos artículos del Acuerdo No. 017 de 1991. Es pertinente resaltar que el Acuerdo No. 0024 de 1994 nunca fue aprobado por decreto, toda vez que estando en trámite para su aprobación se expidió el Acuerdo No. 015 de agosto 17 de 1995, el cual fue aprobado por Decreto No. 2041 de noviembre 27 de 1995, estableció una nueva estructura interna del nivel central del ICBF y

determinó las funciones de sus dependencias, entre otras disposiciones. De este modo, el Acuerdo No. 017 no llegó a entrar en vigencia en ningún grado. El Decreto No. 2241 de 1996, que aprobaba el Acuerdo No. 047 de octubre 17 de 1996, modificó algunos artículos del Decreto 2263 de 1991. Las modificaciones fueron las relacionadas con el artículo 4, el Parágrafo del artículo 5 y el artículo 8. Posteriormente, el Decreto No. 117 de 2010 aprobó la estructura del ICBF y determinó las funciones de sus dependencias, estableciendo en su artículo 7 las funciones de la Oficina de Aseguramiento a la Calidad. 2.3 Vigencia del Decreto 2263 de 1991 Encuentra esta Oficina Asesora Jurídica que el Decreto 2263 no ha sido objeto de derogación expresa en su totalidad, pero sí de derogaciones parciales, como atrás se vio (2.1). Ahora, para determinar si ha sido derogado tácitamente, en parte o en su totalidad, es necesario confrontar su contenido con todas las normas de igual jerarquía que se hayan proferido con posterioridad sobre la misma materia. Al confrontar el artículo 5o del Decreto 2263 con el artículo 72 del Código de la Infancia y la Adolescencia, Ley 1098 de 2006, se advierte con claridad que hubo una reforma parcial en el sentido de que la vigencia de la licencia será de 2 años. El resto del artículo continúa vigente. Por otra parte, esta Oficina considera que los artículos 6 y 7 del Decreto 2263 no fueron derogados tácitamente por el artículo 77 de la Ley 1098 de 2006 (Sistema de Información de Restablecimiento de Derechos), porque el

SIM está a cargo del ICBF, en tanto que los registros, libros e historiales de que tratan esos artículos están a cargo de las Instituciones que desarrollan programas de adopción. Consideramos que las características de ambos son diferentes: mientras que el artículo 77 trata sobre un "registro especial", sin una caracterización concreta, los artículos 6 y 7 describen con más detalle los contenidos de los registros, libros e historiales, no siendo dable hablar de derogación tácita u orgánica, pues los temas tratados en la ley no llegan a reemplazar los contenidos en el Decreto. Es necesario aclarar que la norma a la que hoy hace referencia el numeral 4 del artículo 6o del mencionado Decreto es el artículo 16 de la Resolución 3899 de 2010, en el que se lee: [3] ARTÍCULO 16. REQUISITOS FINANCIEROS. Para poder obtener una licencia de funcionamiento, la persona jurídica deberá cumplir con los siguientes requisitos financieros:

1. Contar con los recursos financieros y fuentes de sostenimiento para la prestación del servicio.

2. Cuando se trate de Fundaciones deberá anexarse certificación de los bienes afectados.

3. Llevar la contabilidad por Programa o por modalidad. Cuando la persona jurídica desarrolle en diferentes sedes un mismo programa o modalidad y administre sus recursos técnicos, administrativos y financieros de manera independiente, deberá llevar contabilidad separada por sede.

4. Presentar compromiso en la que se establezca que la totalidad de los recursos comprometidos y generados en esta actividad, serán destinados al desarrollo de sus objetivos estatutarios, según lineamientos y estándares del

ICBF.

5. Tener el presupuesto debidamente aprobado por la instancia definida en sus estatutos.

6. Destinar los recursos públicos y/o privados que obtengan para el cumplimiento de su objeto social.

PARÁGRAFO. Los anteriores requisitos deberán ser certificados por Auditor Externo a través de dictamen, en el que se exprese en forma clara e inequívoca, que: a) La persona jurídica cumple con los requisitos financieros exigidos por el ICBF; b) Que los estados financieros, con sus notas explicativas cumplen con las normas contables: c) Que presenta una sólida situación financiera y un sistema efectivo de control financiero interno; d) Que está basado en las normas de auditoría generalmente aceptadas en Colombia. El Auditor Externo deberá ser Contador Público titulado, con Tarjeta Profesional vigente y contar con el Certificado de Antecedentes Disciplinarios vigente expedido por la Junta Central de Contadores, adjuntando los soportes documentales correspondientes". (Subrayas añadidas). En atención a lo anterior, podemos manifestar que el Decreto 2263 se encuentra vigente en lo que respecta a los artículos 1, 2, 3, 6, 7, 9, 10, 11 y 12; el artículo 4 fue modificado por el Decreto 2241 de 1996, el artículo 5 fue derogado parcialmente por la Ley 1098 de 2006 y el parágrafo del mismo artículo y el artículo 8 fueron modificados por el Decreto 2241 de 1996. 2.4 Respecto del Sistema de Información Misional (SIM) y su aplicación, libros y registros y forma de llevar los mismos por parte de las instituciones autorizadas para desarrollar el programa de adopción El Sistema de Información Misional - SIM es un Software desarrollado para cubrir las necesidades de

información del ICBF que se originan en sus procesos misionales (Atención al Ciudadano, Prevención y Protección), sirve de apoyo a las acciones realizadas para la prestación de los servicios y tiene como finalidad facilitar el registro, la consolidación, conectividad y reporte de información local, regional y nacional de manera oportuna y confiable. El Módulo de Adopciones permite registrar, consolidar y consultar la información y actuaciones relacionadas con el proceso que adelantan las familias interesadas en adoptar a un niño, niña o adolescente, desde la entrevista inicial o recepción de documentos hasta el Seguimiento Post-Adopción. El artículo 6 del Decreto 2263 de 1991 establece los libros y registros que deben llevar las instituciones a las que se les otorga licencia de funcionamiento, entre los cuales tenemos:

1. Registro cronológico de solicitudes de adopción

2. Libro o registro que contenga la siguiente información: a) Respecto de los padres Biológicos b) Respecto del menor c) Respecto de los padres adoptantes

3. Libro de actas de las reuniones efectuadas para la asignación de los menores y la selección de los adoptantes.

4. Los libros de contabilidad que exijan las normas vigentes.

En relación con el libro de actas, éstas deben llevarse de acuerdo con el modelo estandarizado por el ICBF. En ellas se consigna la información de las decisiones tomadas por los miembros del comité. Se debe levantar semanalmente el acta de cada comité realizado. Las actas se elaboran con número consecutivo anual y se conservan en carpetas aplicando las tablas de retención documental. La original debe reposar en la institución y una copia remitirse a la Subdirección de Adopciones.

1. CONCLUSIÓN En este orden de ideas, y teniendo en cuenta las consideraciones de orden legal, para el caso en concreto podemos concluir: Primero: El Decreto 2263 se encuentra vigente en lo que respecta a los artículos 1, 2, 3, 6, 7, 9, 10, 11 y 12; el artículo 4 fue modificado por el Decreto 2241 de 1996, el artículo 5 fue derogado parcialmente por la Ley 1098 de 2006 y el parágrafo del mismo artículo y el artículo 8 fueron modificados por el Decreto 2241 de 1996.

Segundo: El Sistema de Información Misional SIM no reemplaza la exigencia contenida en el Decreto 2263 de 1991 en lo relacionado con la obligación de llevar los libros por parte de las instituciones autorizadas para desarrollar el programa de adopción.

Tercero: Los libros que deben llevar las instituciones autorizadas para desarrollar el programa de adopción y la información que debe contener cada uno son los que indica el artículo 6 del Decreto 2263 de 1991.

Cordialmente,

JORGE EDUARDO VALDERRAMA BELTRÁN

Jefe Oficina Asesora Jurídica

1. CORTE CONSTITUCIONAL. Sala Plena. Sentencia C-159 de 2004. M.P.: Alfredo Beltrán Sierra

2. CONSEJO DE ESTADO. Sala de Consulta y Servicio Civil. Radicación número 11001-03-06-000-200800080-00(1928). Consejero Ponente: Gustavo Aponte Santos. 3. "ARTÍCULO 6o. Las instituciones a las que se les hubiere otorgado licencia de funcionamiento deberán llevar

los siguientes libros y registros: (...) 4. Los libros de contabilidad que exijan las normas vigentes". Ir al inicio Derecho del Bienestar Familiar La publicación "Derecho del Bienestar Familiar" ”, es responsabilidad de Avance Jurídico Casa Editorial S.A.S, de acuerdo con el contrato No. 01017062023.

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