ICBF - Concepto 0000089 de 2012

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Inicio Documento Concepto 89 de 2012 ICBF Ocultar anotaciones   Buscar  Índice CONCEPTO 89 DE 2012 (junio 8) <Fuente: Archivo interno entidad emisora>

INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR – ICBF

10200/4487

MEMORANDO PARA: Directora Administrativa ASUNTO: Solicitud concepto aplicativo correspondencia.

De manera atenta, en relación con el asunto de la referencia, en los términos previstos por los artículos 230 de la o Constitución Política, 26 del C.C., 25 del C.C.A., y 6 , numeral 4, del Decreto 987 de 2012, se responde la solicitud de concepto definitivo sobre el caso en cuestión, en los términos que siguen:

1. PROBLEMA JURÍDICO ¿Es procedente la utilización e implementación del aplicativo de gestión documental ORFEO como herramienta de trabajo para el manejo de la gestión documental en el ICBF, teniendo en cuenta que se requiere disponer de un

mecanismo que le permita al Instituto la implementación de políticas consecuentes con Gobierno en Línea y, que el aplicativo de Sistemas de Información y Gestión de Archivos - SIGA -, implementado en el ICBF a finales del año 2009 como herramienta de trabajo para el manejo de la Gestión Documental, se limita al registro, radicación y tramite de las comunicaciones oficiales del ICBF?.

2. ANÁLISIS DEL PROBLEMA JURÍDICO Metodológicamente, en primer lugar se abordará el marco normativo aplicable (2.1), en segundo lugar, el lineamiento jurídico frente a la posible implementación del software ORFEO como herramienta de trabajo para el manejo de la Gestión Documental en el ICBF (2.2) y, finalmente, se harán las conclusiones y recomendaciones respectivas. 2.1. Marco normativo aplicable. · Artículos 3 y 21 de Ley 594 de 2000, "Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones". · Decreto 4040 del 31 de octubre de 2011, "Por el cual se deroga el Decreto 3816 de 31 de diciembre de 2003, mediante el cual se crea la Comisión Intersectorial de Políticas y de Gestión de la Información para la Administración Pública". · Circular No. 004 del 6 de agosto de 2010 de la Comisión Intersectorial de Políticas y Gestión de la Información - COINFO, mediante la cual se señalan los estándares mínimos en procesos de administración de archivos y gestión de documentos electrónicos y su anexo. 1 - Guía de Lineamientos para la Gestión de Archivos

Electrónicos de la Administración Pública · Circular No. 002 del 6 de Agosto de 2010 de la Comisión Intersectorial de Políticas y Gestión de la Información - COINFO: Decisiones sobre la solución tecnológica de apoyo al aplicativo de gestión documental ORFEO. · Circular Externa No. 2 del 6 de marzo de 2012 del Archivo General de la Nación: Adquisición de herramientas tecnológicas de gestión documental. · Convenio Interadministrativo de Asociación No. 000446 de 2011, "Cero Papel en la Administración Pública", suscrito entre el Archivo General de la Nación y el Fondo de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. 2.2 Lineamiento jurídico frente a la posible implementación del software ORFEO como herramienta dé trabajo para el manejo de la Gestión Documental en el ICBF, en reemplazo del aplicativo Sistemas de Información y Gestión de Archivos - SIGA. o El artículo 3 de la Ley 594 de 2000, "Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones", define la Gestión Documental como el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación. El artículo 21 ibídem permite a las entidades públicas la elaboración de programas de gestión de documentos en los que se puede contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cumplimiento de los principios y procesos archivísticos. (Subrayado fuera del texto original) Teniendo en cuenta que el uso de nuevas tecnologías por parte de la administración pública generó la creación y

procesamiento de documentos electrónicos, los cuales deben ser soportados por procesos y controles de gestión documental, la Comisión Intersectorial de Políticas y de Gestión de la Información para la Administración Pública - COINFO expidió la Circular No. 004 del 6 de agosto de 2010, mediante la cual estableció los estándares mínimos para la aplicación de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones - TIC en los procesos de administración de archivos y gestión de documentos electrónicos. La Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios - SSPP - desarrolló bajo un esquema de software libre el aplicativo de gestión documental ORFEO, con el fin de atender las necesidades que en materia de gestión documental tenía dicha entidad, y que hoy beneficia a cerca de 40 entidades públicas, ya que ha mejorado los procedimientos de gestión documental. La COINFO, con el fin de optimizar el funcionamiento de dicho aplicativo y de orientar a las entidades usuarias, mediante Circular No. 002 del 6 de agosto de 2010 adoptó las siguientes decisiones:

1. Establecer unos lineamientos generales de la política de gestión de documentos electrónicos de .archivosGDEA - y sistema de gestión documental.

2. Mejorar los mecanismos de seguridad y efectividad del aplicativo de gestión documental ORFEO conforme a las normas vigentes expedidas por el Archivo General de la Nación, para lo cual decide designar a la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios - SSPD - como la entidad responsable de su rediseño, de acuerdo con las sugerencias planteadas por las entidades usuarias en el año 2009.

3. Articular el rediseño del aplicativo de gestión documental ORFEO con los lineamientos generales de la política GDEA y sistema de gestión documental.

4. Crear un link http://www.superservicios.gov.co/reingenieriaOrfeo/ con el fin de consultar el plan de trabajo de la reingeniería del aplicativo ORFEO y sus avances.

5. Disponer un período de transición que comprende la etapa de recomendaciones por parte del Archivo General de la Nación, con el fin de garantizar el cumplimiento de los principios archivísticos y las normas vigentes en la materia, a la Superintendencia de Servicios Públicos domiciliarios, la cual a futuro tendrá la administración, actualización, formación, soporte y mantenimiento del aplicativo y de la plataforma tecnológica que requiera.

Posteriormente, y dada la importancia que actualmente tiene la información pública, se consideró necesario implementar un modelo institucional que superara las capacidades de la COINFO acorde con las prácticas internacionales y que precisara las funciones de definición y ejecución de políticas en información pública a las entidades con capacidad legal y técnica para ello, por lo que mediante Decreto 4040 de 2011 se derogó el Decreto No. 3816 de 2003, por medio del cual se había creado la precitada Comisión, y se estableció que la reforma debía estructurarse con la participación de las entidades involucradas, de modo que se constituyera un esquema de coordinación, estructura, funciones, roles y responsables de su formulación, ejecución y evaluación, el cual debía ser coordinado por la Alta Consejería para el Buen Gobierno con la participación del Departamento Nacional de Planeación, el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y el Departamento

Nacional de Estadística. Así las cosas, y a pesar de la derogación de dicho Decreto, el Archivo General de la Nación continuó con los compromisos adquiridos en el año 2010 con la COINFO y expidió la Circular Externa No. 002 del 6 de marzo de 2012, donde expuso, en razón del proceso que adelanta la SS PD para la reingeniería del aplicativo de gestión documental ORFEO, la necesidad de que éste se ajuste a la norma ISO 15498 como al Modelo de Requisitos para Sistemas de Gestión de Documentos - MOREQ-. Adicionalmente, y teniendo en cuenta la importancia de la aplicación de nuevas tecnologías de la información en la gestión documental, el Archivo General de la Nación, planteó algunas recomendaciones a las diferentes entidades interesadas en adquirir o desarrollar sistemas de gestión de documentos, incluyendo el sistema ORFEO o cualquier otro sistema propio o comercial, en los siguientes términos:

1. En el desarrollo del sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo (SGDEA) deben tenerse en cuenta como mínimo los lineamientos consignados en la Circular No. 004 de 2010 de COINFO y en el Anexo 1 de la citada circular, Guía de Lineamientos para la gestión de Archivos Electrónicos de la Administración

Pública.

2. Atender en desarrollo de sus atribuciones legales, las recomendaciones que al respecto formule el Archivo General de la Nación, como ente rector de la política archivística nacional.

3. Tener en cuenta los requerimientos particulares de cada entidad, las normas NTC IS015489-1, NTC IS0154892 y el Modelo de Requisitos para la Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo, así como las directrices del

Consejo Internacional de Archivos.

4. Adoptar estándares apropiados que aseguren la conservación a largo plazo de los documentos electrónicos de archivo, con el fin de preservar en el tiempo los documentos digitales producidos o recibidos por las diferentes entidades del Estado, y en particular aquellos que conforman el patrimonio documental del País.

5. Los SGDEA deberán contemplar el uso de instrumentos archivísticos como los Cuadros de Clasificación Documental y las Tablas de Retención Documental, de forma que se armonice la gestión documental en ambientes físicos y electrónicos, estableciendo un solo modelo para toda la entidad, en el cual se atiendan los principios de procedencia, orden original, descripción colectiva e integridad archivística de los fondos, a partir de agrupaciones documentales (serie, subserie, expediente).

En este orden de ideas y teniendo en cuenta que mediante Circular No. 002 de 2010 la COINFO creó el link http://www.superservicios.gov.co/reingenieriaOrfeo/ con el fin de consultar el plan de trabajo de la reingeniería del aplicativo ORFEO y sus avances, una vez consultado se determinó que aún no ha culminado el proceso de reingeniería del aplicativo y por lo tanto no se cuenta con un nuevo sistema que cumpla con los requisitos establecidos por el Archivo General de la Nación en su Circular No. 002 de 2012. De otro lado, y en atención a las directrices establecidas por la Presidencia de la República a través de la iniciativa "Cero Papel en la Administración Pública", con la que se busca hacer más eficientes y efectivos los [1] trámites y eliminar el uso del papel en la gestión que realizan las entidades públicas, el Archivo General de la

Nación y el Fondo de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, suscribieron Convenio Interadministrativo de Asociación No. 000446, el 15 de noviembre de 2011, con el fin de prestar asistencia a [2] las demás entidades en la implementación de soluciones técnicas, tecnológicas y de formación desde la perspectiva archivística, y avanzar en el diseño e implementación de lineamientos, soluciones y ajustes normativos relacionados con la gestión de documentos electrónicos de archivo necesarios para lograr la reducción en el consumo de papel y su sustitución por soportes electrónicos. Por último, y atendiendo la evaluación y concepto técnico de la Subdirección de Sistemas Integrados de la Dirección de Información y Tecnología sobre el aplicativo SIGA, emitido mediante Memorando No. 1-2012003529-NAC de fecha 29 de febrero de 2012, según el cual éste es un aplicativo obsoleto que ya no cumple con los estándares de programación que faciliten su mantenimiento ni versionamiento o que permitan realizar los ajustes requeridos por el grupo de Gestión Documental del ICBF, se concluye y recomienda a partir de los argumentos expuestos:

3. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Primero.- Analizada la consulta, encontramos que no se trata de un asunto jurídico sino que, por el contrario, se requiere de un análisis de tipo técnico de acuerdo con los antecedentes expuestos en la solicitud del concepto o, sea de un concepto técnico que, en este caso, debe emitir la Dirección de Información y Tecnología. Sobre esta base, la implementación del software ORFEO como herramienta de trabajo para el manejo de la gestión documental en el ICBF debe ser analizada y evaluada por la Dirección Administrativa de acuerdo con las

necesidades del instituto, especialmente si se tiene en cuenta que la ley no ha impartido ninguna orden expresa sobre la implementación de un aplicativo determinado de gestión documental, en el sentido una marca o programa específico. En efecto, se debe recordar que los textos legales aplicables sé limitan a impartir instrucciones genéricas sobre la materia, y concretamente sobre los elementos (documentos, datos, etc.) que deban ser incluidos en los sistemas de información de las entidades públicas. Segundo.- Se sugiere considerar las recomendaciones y las estrategias a corto y mediano plazo planteadas por la Dirección de Información y Tecnología del ICBF mediante memorando 1-2012-003529-NAC del 29 de febrero de 2012, ya que existen varios aspectos técnicos que requieren ser analizados y evaluados antes de adquirir o desarrollar cualquier sistema de gestión de documentos, especialmente las siguientes:

1. Ajustar la política institucional, optimizar tanto el proceso como los procedimientos relacionados con la gestión de documentos en papel y electrónicos.

2. Realizar un diagnóstico integral de la gestión documental en los procesos del ICBF. Lo anterior implica caracterizar las dependencias, las cadenas de trámite y series documentales.

3. Especificar requerimientos de gestión documental en el marco de la Ley Antitrámites y la estrategia de implantación de Gobierno en Línea 2012-2014.

4. Analizar y priorizar los procesos donde se implementará el modelo de oficina "CERO PAPEL".

5. La adquisición de un Sistema Electrónico para la Gestión Documental debe verificar el cumplimiento de recomendaciones metodológicas y técnicas consignadas en el modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos de archivo - MOREQ y la norma ISO/IEC 15489 parte 1 y parte 2

6. El estándar para la segundad de la información ISO/IEC 27001.

Tercero.- Se recomienda atender las directrices señaladas en: (i) la Circular No. 4 de 2010 y en su Anexo 1Guía de Lineamientos para la Gestión de Archivos Electrónicos de la Administración Pública, (ii) Circular No. 002 de 2010 por la Comisión Intersectorial de Políticas y de Gestión de la Información para la Administración Pública - COINFO y (iii) Circular Externa No. 002 de 2012, en relación con el aplicativo de gestión documental ORFEO. Cuarto.- Atender las recomendaciones y sugerencias que surjan con la ejecución del Convenio Interadministrativo de Asociación No. 000446 de 2011, teniendo en cuenta que el Archivo general de la Nación, como ente rector de la política archivística en el país, a través de la firma de este Convenio prestará asistencia a las demás entidades para implementar soluciones técnicas, tecnológicas y de formación desde la perspectiva archivística, y avanzará de manera directa en el diseño e implementación de lineamientos, soluciones y ajustes normativos relacionados con la gestión de documentos electrónicos de archivo, necesarios para lograr la reducción en el consumo de papel y su sustitución por soportes electrónicos. Quinto.- Se recomienda consultar la página de la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios, http://www.superservicios.gov.co/reingenieriaOrfeo/ con el fin de analizar qué reformas se han realizado al aplicativo de gestión documental ORFEO, si las mismas se ajustan a los lineamientos generales de la política de gestión de documentos electrónicos de archivos y al sistema de gestión documental, así como a las

recomendaciones del Archivo General de la Nación y a las necesidades del ICBF, como quiera el mismo no cumple con en su totalidad con los estándares del MOREQ y la norma ISO 15489, aun con las modificaciones realizadas, de acuerdo con lo expuesto por el Archivo General de la Nación. La presente respuesta tiene naturaleza de concepto jurídico; constituye un criterio auxiliar de interpretación, de conformidad con lo establecido en los artículos 230 de la Constitución Política, 26 del Código Civil y 25 del Código Contencioso Administrativo. Sin otro asunto, atentamente,

JORGE EDUARDO VALDERRAMA BELTRÁN

Jefe Oficina Asesora Jurídica

1. A cargo de la Estrategia Gobierno en Línea del Ministerio de Tecnologías de la Información y las

Comunicaciones.

2. A cargo del Archivo General de la nación como ente rector de la Política Archivística del país.

Ir al inicio Derecho del Bienestar Familiar La publicación "Derecho del Bienestar Familiar" ”, es responsabilidad de Avance Jurídico Casa Editorial S.A.S, de acuerdo con el contrato No. 01017062023.

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