ICBF - Concepto 0000114 de 2012

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Inicio Documento Concepto 114 de 2012 ICBF Ocultar anotaciones   Buscar  Índice CONCEPTO 114 DE 2012 (julio 13) <Fuente: archivo entidad emisora>

INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR – ICBF

MEMORANDO

PARA: Coordinadora Grupo Jurídico Dirección Regional ICBF Bogotá ASUNTO: Consulta radicada bajo el número 034589 del 5 de junio de 2012

De manera atenta, en relación con el asunto de la referencia, en los términos previstos por los artículos 23 de la Constitución Política, artículo 13 y siguientes del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso o Administrativo, y el numeral 20 del artículo 6 del Decreto 987 de 2012, mediante el presente se responde la solicitud de concepto definitivo sobre el caso en cuestión, en los términos que siguen:

1. PROBLEMA JURÍDICO ¿Puede el padre de unas niñas declaradas en situación de adoptabilidad por un Juzgado de Familia, solicitar la

expedición de copias de todo lo actuado en el proceso administrativo de restablecimiento de derechos mediante el derecho constitucional de petición?

2. ANÁLISIS DEL PROBLEMA JURÍDICO Metodológicamente, se abordará el tema analizando: 2.1. El derecho de petición, 2.2. El derecho de petición de información y el derecho a acceder a documentos públicos, 2.3. El carácter reservado de los documentos y actuaciones propios del proceso de adopción. 2.1. El derecho de petición En el catálogo de derechos fundamentales consagrados en la Constitución Política de Colombia está el derecho de petición, establecido en el artículo 23 que indica: "Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución. El legislador podrá reglamentar su ejercicio ante organizaciones privadas para garantizar los derechos fundamentales".

Frente al derecho de petición, la Corte Constitucional ha establecido los siguientes parámetros: "a) El derecho de petición es fundamental y determinante para la efectividad de los mecanismos de la democracia participativa. Además, porque mediante él se garantizan otros derechos constitucionales, como los derechos a la información, a la participación política y a la libertad de expresión. b) El núcleo esencial del derecho de petición reside en la resolución pronta y oportuna de la cuestión, pues de nada serviría la posibilidad de dirigirse a la autoridad sí ésta no resuelve o se reserva para sí el sentido de lo decidido. c) La respuesta debe cumplir con estos requisitos: 1. oportunidad 2. Debe resolverse de fondo, clara, precisa y de manera congruente con lo solicitado 3. ser puesta en conocimiento del peticionario. Sí no se cumple con estos

requisitos se incurre en una vulneración del derecho constitucional fundamental de petición. d) Por lo anterior, la respuesta no implica aceptación de lo solicitado ni tampoco se concreta siempre en una respuesta escrita. e) Este derecho, por regla general, se aplica a entidades estatales, esto es, a quienes ejercen autoridad. Pero, la Constitución lo extendió a las organizaciones privadas cuando la ley así lo determine (...)" [1] En el artículo 13 de la Ley 1437 de 2011 se fija que toda persona podrá hacer peticiones respetuosas a las [2] autoridades, por motivos de interés general o particular, y a obtener pronta resolución, sin necesidad de invocar o especificar que la realiza en virtud de lo establecido en el artículo 23 de la Constitución Política. Asimismo, se contempla que se podrá solicitar "(...) el reconocimiento de un derecho o que se resuelva una situación jurídica, que se le preste un servicio, pedir información, consultar, examinar y requerir copias de documentos, formular consultas, quejas, denuncias y reclamos e interponer recursos". En ese sentido, frente a la no exigencia de requisitos o formalidad para efectos de interponer petición por parte de cualquier persona, la Corte Constitucional en sentencia T-309/98 sostuvo que ni la Constitución Política ni [3] la Ley exigen formalidades especiales para ejercer el derecho de petición. Al respecto, en otro fallo la Corte Constitucional indicó que "No se encuentra en ninguno de los dos preceptos, que se imponga al particular, como requisito adicional, el de indicar a la autoridad que su solicitud se hace en

ejercicio del derecho de petición, pues es obvio que cualquier solicitud presentada ante las autoridades, que guarde relación con las disposiciones citadas, es una manifestación de este derecho fundamental y que, en caso de no indicarlo, dicha autoridad no queda relevada de la obligación de emitir una respuesta; lo contrario significaría imponer al ciudadano una carga adicional, que no contempla el ordenamiento jurídico, y que haría más gravosa su situación frente a una autoridad que, de por sí, se halla en un plano de superioridad frente al ciudadano común." (Subrayado fuera de texto) [4] Así mismo, en sentencia T-389/97 la Corte afirmó que "(...) para ejercer el derecho de petición y para redamar [5] el derecho de rango constitucional a la respuesta pronta y de fondo, no es indispensable encabezar el escrito o la solicitud verbal anunciando que se ejerce ese derecho, ni citar el artículo 23 de la Constitución, ni las pertinentes normas del Código Contencioso Administrativo. Que se trata del derecho de petición no surge de fórmulas sacramentales ni de la expresa cita de normas, sino que, en un plano de informalidad inherente a la garantía misma de tal derecho, resulta del análisis material acerca del contenido de lo que manifiesta la persona. Si solicita algo y lo hace respetuosamente, la mínima consideración a su dignidad y a sus derechos básicos impone una contestación oportuna mediante la cual se decida en sustancia si se accede o no a lo pedido" (Subrayado fuera de texto). En este orden de ideas, no existen formalidades especiales para la presentación de una petición ante una autoridad pública, por lo que, las solicitudes que se realicen revisten el carácter de petición y se entenderá que se

están haciendo en uso del derecho fundamental contemplado en el artículo 23 de la Constitución Política. Ahora, ha de precisarse que en el artículo 14 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo establece los términos para resolver las distintas modalidades de peticiones. 2.2. El derecho de petición de información y el derecho a acceder a documentos públicos Frente al derecho de petición de información, la Corte Constitucional mediante sentencia T998/99 sostuvo que " (...) para que el derecho se satisfaga como lo establece la Constitución, es menester que la información pedida sea completa, salvo caso de reserva ordenada por la ley". En este punto, resulta importante denotar que en el artículo 74 de la Constitución Política se consagra el derecho de toda persona a acceder a los documentos públicos, salvo los casos que fije la ley. Al respecto, la Corte Constitucional precisó que "(...) puede ser ejercido por personas naturales o jurídicas, nacionales o extranjeras, se impone a las autoridades públicas la obligación de brindar la información que tenga el carácter de pública, que no se limita a la producida por órganos públicos, sino que también comprende los documentos producidos por las entidades públicas y documentos privados que por ley, declaración formal de sus titulares o conducta concluyente, se entienden como tales; de manera que la restricción al acceso a la información está reservada al legislador, por lo cual no corresponde a las mismas autoridades que tienen en su poderlos documentos o la mencionada información decidir sobre su reserva". [6] Asimismo, en sentencia T-928-04 la Corte Constitucional precisó que "(...) La confidencialidad de los [7] documentos públicos en un Estado Democrático no puede ser absoluta, como quiera que la regla general es el

principio de publicidad en la actuación de las autoridades y la excepción es la reserva; por consiguiente, el operador jurídico no sólo debe valorar que una norma de rango legal autorice la reserva del documento, sino cuáles derechos, principios y valores constitucionales están afectados con la restricción, ya que en algunas ocasiones deberán prevalecer los derechos, valores y principios que inspiran la confidencialidad de la información, y en otros, los que se le oponen. Así las cosas, ponderados los intereses en juego, puede que la reserva de un documento prevalezca ante derechos como a la información; pero debe ceder frente a otros como los derechos a la defensa y de acceso a la administración de justicia, los cuales, prima facie, tienen mayor importancia en las sociedades democráticas modernas". El derecho de petición de información y el derecho a acceder a documentos públicos pueden ser ejercidos tanto por personas naturales como jurídicas, nacionales o extranjeras, ante cualquier autoridad pública. Sin embargo, resulta importante denotar que no son derechos absolutos, sino que existen ciertas restricciones para su ejercicio, como son el acceso a ciertos documentos que por sus características revistan el carácter de reservado. El carácter de reservado de los documentos públicos debe estar expresamente consagrado en la Carta Política o en la ley, de lo contrario la autoridad pública no podrá negarse a dar respuesta a la petición de información. Un ejemplo de ello, es la reserva que existe sobre los documentos y actuaciones administrativas o judiciales propios del proceso de adopción. Por ello, el artículo 12 de la Ley 57 de 1985 establece que "Toda persona tiene derecho a consultar los documentos que reposen en las oficinas públicas y a que se le expida copia de los mismos, siempre que dichos

documentos no tengan carácter reservado conforme a la Constitución o la Ley, o no hagan relación a la defensa o seguridad nacional." Asimismo, en el artículo 24 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo contempla que sólo tendrán el carácter de reservado las informaciones y documentos expresamente sometidos a reserva por la Constitución o la ley, más concretamente: "1. Los protegidos por el secreto comercial o industrial.

2. Los relacionados con la defensa o seguridad nacionales.

3. Los amparados por el secreto profesional.

4. Los que involucren derechos a la privacidad e intimidad de las personas, incluidas en las hojas de vida, la historia laboral y los expedientes pensiónales y demás registros de personal que obren en los archivos de las instituciones públicas o privadas, así como la historia clínica, salvo que sean solicitados por los propios interesados o por sus apoderados con facultad expresa para acceder a esa información.

5. Los relativos a las condiciones financieras de las operaciones de crédito público y tesorería que realice la Nación, así como a los estudios técnicos de valoración de los activos de la Nación. Estos documentos e informaciones estarán sometidos a reserva por un término de seis (6) meses contados a partir de la realización de la respectiva operación".

De lo anterior, se concluye que toda persona natural o jurídica, nacional o extranjera, tiene la posibilidad en virtud del derecho fundamental establecido en el artículo 23 de la Constitución Política a presentar peticiones respetuosas ante las autoridades públicas, por motivos de interés general o particular, y de obtener una respuesta en forma pronta y efectiva. Como se indicó, se podrá solicitar en la petición cualquier información sobre las actuaciones de las entidades

estatales o aquella que se produzca dentro del organismo en virtud de sus funciones, así como la expedición de copias y certificaciones sobre documentos públicos, salvo las excepciones contempladas en la ley. 2.3. El carácter reservado de los documentos y actuaciones propios del proceso de adopción El artículo 75 del Código de la Infancia y la Adolescencia contempla que todos los documentos y actuaciones administrativas o judiciales propios del proceso de adopción tienen el carácter de reservado por un término de veinte (20) años desde la ejecutoria de la sentencia judicial. Sólo podrán acceder a copias de los documentos los adoptantes, el adoptivo que hubiere llegado a la mayoría de edad, la Procuraduría General de la Nación, el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar a través de su oficina de Control Interno Disciplinario, la Fiscalía General de la Nación, el Consejo Superior de la Judicatura a través de su Sala Jurisdiccional Disciplinaria, para efectos de investigaciones penales o disciplinarias. o Así las cosas, en el parágrafo 2 del mencionado artículo se establece que el funcionario que viole esta reserva y permita el acceso o expida copias a personas no autorizadas, incurrirá en causal de mala conducta. De otra parte, en el listado de deberes del Defensor de Familia contemplados en el artículo 81 de la Ley 1098 de 2006 se establece en el numeral quinto "Guardar reserva sobre las decisiones que deban dictarse en los procesos, so pena de incurrir en mala conducta. El mismo deber rige para los servidores públicos de la Defensoría de Familia". En efecto, aunque cualquier persona puede solicitar el acceso o la expedición de documentos públicos, este derecho no es absoluto en cuanto la ley puede darle el carácter de reservado, y por lo tanto, el funcionario

competente deberá informar al peticionario la reserva de ley que existe frente a lo solicitado. Sobre el particular, la Corte Constitucional en sentencia T-673/00 señaló "(...) En reiteradas oportunidades, [8] [9] esta Corporación ha señalado que si bien el derecho a acceder a documentos públicos es un derecho constitucional autónomo, es también una manifestación concreta del derecho de petición, como quiera que la principal finalidad de éstos derechos es obtener una información a través de una respuesta concreta. Sin embargo, como todo derecho subjetivo, el acceso a los documentos públicos no es absoluto, en tanto y cuanto la ley puede establecer la reserva de aquellos (C.P. art. 74), con base "en una objetiva prevalencia del interés general. En este orden de ideas, es permitido a los funcionarios impedir el acceso a documentos reservados, si va autorizada, también cuando el contenido de los documentos vulnere el derecho a la intimidad". [10] Frente al tema, esta Oficina Asesora Jurídica en concepto jurídico bajo el radicado No. 023212 del 5 de junio de 2012 manifestó: "La solicitud de copias, folios, anexos o documentos en los procesos Administrativos de Restablecimiento de Derechos y de responsabilidad penal de adolescentes tiene origen y rango constitucional, según lo establecen los artículos 23 y 74 de la Carta Política. Siempre que la solicitud de expedición de copias la realicen las partes que actúan dentro del Proceso Administrativo de Restablecimiento de Derechos o una autoridad competente, y no vaya en contravía de la reserva legal, el Defensor de Familia deberá analizar la procedencia de la entrega de copias solicitadas, de

acuerdo a al <sic> confidencialidad que tiene ésta clase de procesos, sin que ello quiera decir que no puedan expedirse las copias requeridas por quienes se encuentran legitimados. En el caso bajo estudio, la autoridad administrativa deberá evaluar la conveniencia de la entrega de aquellos documentos teniendo en cuenta los argumentos aquí expuestos, siempre procurando la protección de los derechos fundamentales de los niños, niñas y adolescentes y la unidad familiar que es de rango constitucional". Bajo las anteriores consideraciones, el carácter reservado que tienen los documentos y actuaciones administrativas o judiciales del proceso de adopción aplica desde la ejecutoria de la sentencia judicial por un término de veinte (20) años, y durante ese lapso podrán acceder a copias los sujetos enunciados en el artículo 75 de la Ley 1098 de 2006. En conclusión y en el caso en concreto, el padre de las niñas declaradas en situación de adoptabilidad por un Juzgado de Familia, al ser parte dentro del proceso administrativo de restablecimiento de derechos se encuentra legitimado para solicitar la expedición de copias de los documentos que reposan en el proceso, siempre y cuando no se encuentre ejecutoriada la sentencia de adopción de las menores de edad. La autoridad administrativa debe dar estricto cumplimiento tanto a los mandatos establecidos en el ordenamiento jurídico, y por lo tanto, debe proteger y garantizar la efectiva materialización de los derechos constitucionales que le asisten a cualquier persona.

3. CONCLUSIÓN En este orden de ideas y teniendo en cuenta las consideraciones de orden legal, y para el caso en concreto podemos concluir: Primero: El padre de las niñas declaradas en situación de adoptabilidad por un Juzgado de Familia, al ser parte

dentro del proceso administrativo de restablecimiento de derechos se encuentra legitimado para solicitar la expedición de copias de los documentos que reposan en el proceso, siempre y cuando no se encuentre ejecutoriada la sentencia de adopción de las menores de edad.

Segundo: El carácter reservado de los documentos que tienen los documentos y actuaciones administrativas o judiciales del proceso de adopción aplica desde la ejecutoria de la sentencia judicial por un término de veinte (20) años.

Cordialmente,

JORGE EDUARDO VALDERRAMA BELTRÁN

Jefe Oficina Asesora Jurídica

1. Corte Constitucional, Sentencia T-377/00, expediente T-256.199, M.P: Dr. Alejandro Martínez Caballero. 2. "Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo"

3. Corte Constitucional Sentencia T-309/98, expediente T-157.776, M.P: Dr. Fabio Morón Díaz.

4. Corte Constitucional, Sentencia T-166/96, expediente T-86.927, M.P: Dr. Vladimiro Naranjo Mesa

5. Corte Constitucional, Sentencia T-389/97, expediente t-130143, M.P: Dr. José Gregorio Hernández G.

6. Corte Constitucional, Sentencia T-161/11, expediente T-2843676, M.P: Humberto Sierra Porto.

7. Corte Constitucional, Sentencia T-928-04, expediente T-928730, M.P: Jaime Araújo Rentería.

8. Corte Constitucional, sentencia T-673/00, expediente T-249.658, M.P: Alejandro Martínez Caballero.

9. Pueden verse, entre otras, la sentencias T-424 de 1998, T-605 de 1996, T-116 de 1997, T-074 de 1997, T-306 de 1993 y T-473 de 1992.

10. Sentencia T-473 de 1992 M. P. Ciro Angarita Barón.

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