ICBF - Concepto 0000152 de 2013

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Inicio Documento Concepto 152 de 2013 ICBF Ocultar anotaciones   Buscar  Índice CONCEPTO 152 DE 2013 (noviembre 26) <Fuente: Archivo interno entidad emisora>

INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR - ICBF

MEMORANDO PARA: Director ICBF ASUNTO: Solicitud de concepto sobre acceso a las bases de datos y a los cruces masivos de información de niñas, niños y adolescente, en el marco del Convenio interinstitucional suscrito entre el

ICBF y la Registraduría Nacional del Estado Civil. De manera atenta, conforme con lo solicitado mediante correo electrónico el día 29 de octubre de 2013 y en ejercicio de la función consignada en el Decreto 987 de 2012, artículo 6, numeral 6 "Asistir a las demás Dependencias del instituto en el trámite y solución de los asuntos de carácter legal que se presenten en su

gestión", la Oficina Asesora Jurídica se permite dar respuesta en los términos que siguen:

1. Antecedentes El Plan Nacional de Desarrollo - Ley 1450 de 2011 en su artículo 137 parágrafo 2o, establece obligaciones para el ICBF y el Gobierno Nacional respecto al Sistema Único de Información -SUINen el siguiente sentido: “(…) el ICBF corno rector del Sistema Nacional de Bienestar Familiar constituirá e implementará un Sistema Único de información de la Infancia -SUIN, que permita mantener el seguimiento del cumplimiento progresivo de los derechos de los niños, niñas y adolescentes, valorando las condiciones socioeconómicas, los riesgos y la vulnerabilidad de los hogares, conforme a las fuentes disponibles.

El Gobierno Nacional identificará y articulará los diferentes sistemas de información y las bases de datos que manejen las entidades que tienen responsabilidades con los niños y las niñas, y de fas que se puedan servir para diseñar e implementar el SUIN". (Subrayas fuera del texto) Para el logro de este propósito , se realizó un Convenio Interadministrativa entre la Registraduría Nacional del [1] Estado Civil y el ICBF, con el objeto de aunar, articular, y coordinar esfuerzos, recursos humanos, técnicos, logísticos y financieros, mediante programas y acciones orientadas a garantizar la prevención, protección integral de niños, niñas y adolescentes y sus familias, en al marco de la Ley 1098 de 2006 y en el fortalecimiento del SNBF, con el fin de garantizar las servicios de identificación, documentación y registro de toda la población beneficiaría de los programas del ICBF en el marco del SNBF en el territorio nacional. Para el adecuado cumplimiento de este objeto, el mismo Convenio establece en la cláusula segunda como

obligaciones comunes de las partes, la de "apoyar la ejecución idónea y oportuna del objeto del convenio". Asimismo, como obligaciones establecidas para el ICBF, se encuentran, entre otras, la de garantizar la observancia de las limitaciones de acceso y uso referidas al derecho de habeas data, privacidad, reserva estadística, los asuntos de defensa y seguridad nacional y, en general, todos aquellos temas a los que la ley les haya otorgado el carácter de reserva; construir en conjunto con la Registraduría el Plan de Acción concertado para el desarrollo del convenio; garantizar mediante la implementación de sistemas de gestión para la seguridad de la información que el acceso a las bases de datos y la utilización de la información de la Registraduría sea seguro y confiable para no permitir el uso indebido de ella. Como obligaciones establecidas para la Registraduría Nacional del Estado Civil, se encuentran, (...) garantizar la observancia da las limitaciones de acceso y uso referidas al derecho de habeas data, privacidad, reserva estadística y en general, todos aquellos temas a tos que la ley les haya otorgado el carácter de reserva; suministrar y permitir el acceso a la base de datos con la información biográfica no sujeta a reserva legal (nombres y apellidos completos, clase, fecha y lugar de expedición del documento, estado de vigencia y número de documento de identidad correspondiente); Brindar la información con oportunidad y can las criterios de calidad requeridos y acordados por las partes en las diferentes mesas, observatorios o comités temáticos (...); entre otras. Finalmente se debe mencionar que como parte de las cláusulas también se acordó la creación del Comité Técnico Nacional integrado por las partes, como mecanismo para adelantar labores de coordinación, seguimiento y

evaluación para el cumplimiento de los objetivos y toma de decisiones para la óptima ejecución del convenio. Igualmente debe formular y aprobar un plan de acción que incluya los objetivos, estrategias y actividades interinstitucionales. Dentro de los objetivos establecidos para el Comité, se encuentran los de dinamizar e impulsar el convenio; verificar el desarrollo y definir los asuntas operativos inherentes al convenio, efectuar requerimientos a que haya lugar, para el cumplimiento del convenio, y las demás que surjan de la naturaleza del convenio.

2. Marco constitucional y normativo de la recolección, tratamiento y circulación de datos de niños, niñas y adolescentes.

El artículo 44 constitucional consagra la prevalencia de los derechos de los niños, las niñas y los adolescentes sobre los de los demás. Esta norma establece de forma expresa, entre otros, que los derechos a su nombre y nacionalidad, son fundamentales. Asimismo, dispone que la familia, la sociedad y el Estado tienen la obligación de asistir y proteger al niño, niña y adolescente para asegurar su desarrolle armónico e integral y el ejercicio pleno de sus garantías. De otro lado, el artículo 15 ibídem, consagra que "Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas. En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución. (Subrayado fuera de texto).

Ahora bien, en la jurisprudencia constitucional, ha prevalecido una línea interpretativa en relación con el derecho del "habeas data”, el cual ha sido definido como un derecho autónomo que está compuesto en esencia por la autodeterminación informática y la libertad. Incluida, la libertad económica. Según lo estableció la Corte Constitucional en su sentencia C-748 de 2011 , este derecho "requiere para su efectiva protección de [2] mecanismos que lo garanticen, los cuales demandan una institucionalidad administrativa que además del control y vigilancia, tanto para los sujetos de derecho público como privado, aseguren la observancia efectiva de la protección de datos y, en razón de su carácter técnico, tenga la capacidad de fijar una política pública en la materia, sin injerencias políticas para el cumplimiento de esas decisiones”. De acuerdo con lo anterior, para el caso concreto se puede decir que la recolección, tratamiento y circulación de datos particularmente realizada por las entidades públicas debe respetar los derechos establecidos en la Constitución y la ley, y con especial prevalencia, los derechos de la infancia y la adolescencia, de acuerdo con los postulados y principios constitucionales que los protegen. En concordancia con este marco normativo, el legislador expidió la Ley 1581 de 2012, con el objeto de desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales. Esta ley consagra dos categorías especiales de datos, unos son los datos denominados sensibles, definidos como aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación; y la otra

o referente al tratamiento de los derechos de los niños, niñas y adolescentes, (Artículo 7 ), para lo cual se debe asegurar el respeto de sus derechos prevalentes. Este artículo en su inciso segundo, proscribe el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública , vale la [3] pena resaltar que sobre este inciso, se pronunció la Corte Constitucional como parte del control de constitucionalidad previo realizado a esta ley estatutaria en el siguiente sentido: "En definitiva, el inciso segundo del artículo objeto de estudio es exequible, si se interpreta que los datos de los niños, las niñas y adolescentes pueden ser objeto de tratamiento siempre y cuando no se ponga en riesgo la prevalencia de sus derechos fundamentales e inequívocamente responda a la realización del principio de su interés superior, cuya aplicación específica devendrá del análisis de cada caso en particular” [4] Concordante con lo mencionado, el Decreto 1377 de 2013 reglamentó lo pertinente en su artículo 12 . Ahora [5] bien, frente a la autorización por parte del titular de los datos dispuesta por esta ley en el artículo 9 es [6] importante mencionar las excepciones establecidas: Artículo 10, Casos en que no es necesaria la autorización. La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de: a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; b) Datos de naturaleza pública; c) Casos de urgencia médica o sanitaria; d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos; e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

Quien acceda a los datos personales sin que medie autorización previa deberá en todo caso cumplir con las disposiciones contenidas en la presente ley. (Negrillas fuera de texto). Como se puede observar, en primer lugar se contempla la información que es requerida por una entidad pública en ejercicio de sus funciones legales, punto al que se refirió en su jurisprudencia la Corte Constitucional y del [7] cual podemos concluir que los datos y la información que recolectan las entidades públicas no son objeto de autorización previa del titular, para el tratamiento de datos; no obstante, se deben observar tres principios: (i) El suministro de datos tenga una finalidad legítima; (II) que la información recolectada sea útil; (III) que la información tenga una circulación restringida, por lo cual queda prohibida su divulgación indiscriminada. En concordancia con la norma citada, se encuentra el Código de la Infancia y la Adolescencia, el cual consagra los principios derechos y libertades de que son sujetos los niños, niñas y adolescentes, entre otros, el interés superior de los niños, la prevalen da de sus derechos, la corresponsabilidad, derechos de protección, derecho a tener una familia y no ser separado de ella, derecho a la identidad, entre otros. Conforme con lo mencionado anteriormente, se entiende que el tratamiento de tos datos de personas menores de 18 años exige un especial cuidado por parte de los responsables y encargados del mismo; y por ello, la recolección y tratamiento de éstos, debe corresponder a circunstancias concretas de un claro e inequívoco interés superior del niño, la niña y el adolescente y su tratamiento encontrarse en consonancia con ese único fin.

3. Cumplimiento de lo establecido en el convenio interadministrativo suscrito por el ICBF y la Registraduría

Nacional del Estado Civil. El Convenio interadministrativo suscrito por el ICBF y la Registraduría Nacional tiene como objeto principal la protección integral de niños, niñas y adolescentes, a través de la coordinación de esfuerzos, recursos humanos, técnicos, logísticas y financieros de las dos entidades, con el fin de garantizar los servicios de identificación, documentación y registro de la población beneficiaría de los programas del ICBF en el marco del SNBF en el territorio nacional. Para el logro de este objeto, el Convenio establece como obligación conjunta de las partes garantizar la observancia de las limitaciones de acceso y uso referidas al derecho de habeas data, privacidad, reserva estadística y, en general, todos aquellos temas a los que la ley les haya otorgado el carácter de reserva. Asimismo contiene la obligación en cabeza de la Registraduría Nacional del Estado Civil consagrada en la Cláusula o Tercera, literal B, numeral 3 de suministrar y permitir el acceso a la base de datos con la información biográfica no sujeta a reserva legal (nombres y apellidos completos, clase, fecha y lugar de expedición del documento, estado de vigencia y número de documento de identidad correspondiente). Al respecto, se debe señalar que tanto el objeto, como las obligaciones contenidas en el Convenio analizado, no se encuentran por fuera del marco legal y constitucional existente. Así, tal como se señaló en el título precedente, es pertinente reiterar que según jurisprudencia de la Corte Constitucional y de acuerdo con lo establecido por la ley 1581 de 2012 y su decreto reglamentario, los datos de niños, niñas y adolescentes si pueden ser objeto de

tratamiento, siempre que no se ponga en riesgo la prevalencia de su interés superior y se garantice su protección integral, circunstancia que no se presenta en este caso, teniendo en cuenta la misión institucional del ICBF respecto a la protección de la niñez y la adolescencia y la responsabilidad que como entidad pública tiene frente al manejo de datos personales, para lo cual debe tener en cuenta: (i) El suministro de datos tenga una finalidad legítima; (ii) que la información recolectada sea útil; (iii) que la información tenga una circulación restringida, por lo cual queda prohibida su divulgación indiscriminada. De lo anterior se colige que el Convenio Interinstitucional suscrito se ajusta a los parámetros legales y constitucionales vigentes, debido a que, de acuerdo con lo señalado, el suministro de la información por parte de la Registraduría Nacional del Estado Civil al ICBF en el marco del Convenio, tiene como objeto principal la protección integral de los derechos niños, niñas y adolescentes, y es indispensable para cumplir de manera eficaz los programas que desarrolla en el marco de la misión de la Entidad. Cordialmente,

JORGE EDUARDO VALDERRAMA BELTRAN

Jefe de Oficina Asesora Jurídica

1. Es necesario señalar que la Constitución Política, en su artículo 113 inciso 3o, establece la colaboración armónica entre los diferentes órganos del Estado, principio regulado en la Ley 489 de 1998,en su artículo 6o que indica que 'las autoridades administrativas deben garantizar la armonía en el ejercicio de sus respectivas funciones con el fin de lograr los fines y cometidos estatales, y en consecuencia, prestarán su colaboración a las

demás entidades para facilitar el ejercicio de sus funciones"'

2. Corte Constitucional, sentencia C-748 de 2011, M.P Jorge Ignacio Pretelt Chaljub

3. Ley 1581 de 2012, Artículo 7: derechos de los niños, niñas y adolescentes. En el tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes.

Queda proscrito el Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos que sean de naturaleza pública Es tarea del Estado y lee entidades educativas de todo tipo proveer información y capacitar a los representantes legales y tutores sobre los eventuales riesgos a los que se enfrenten los niños, niñas y adolescentes respecto del Tratamiento indebido de sus datos personales, y proveer de conocimiento acerca del uso responsable y seguro por parte de niños, niñas y adolescentes de sus datos personales, su derecho a la privacidad y protección de su información personal y la de los demás. El Gobierno Nacional reglamentara la materia, dentro de los de los seis (6) meses siguientes a la promulgación de esta ley.

4. Sentencia C-748 de 2011, M.P. Jorge Ignacio Pretelt Chaljub

5. Artículo 12. EI tratamiento de datos persóneles de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, de conformidad con lo establecido en el artículo 7o de la Ley 1681 de 2012 y cuando dicho tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos: 1. Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes 2. Que se asegura el respeto de sus defectos fundamentales.

Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal del niño, niña o adolescente otorgará la autorización

previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto. Todo responsable y encargado involucrado en el tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes, deberá velar por el uso adecuado de los mismos. Para este fin deberán aplicarse los principios y obligaciones establecidos en la ley 1581 de 2012 y el presente decreto, la familia y la sociedad deberán velar porque los responsables y encargados del tratamiento de los datos personales de los menores de edad cumplen las obligaciones establecidas en le Ley 1581 de 2012 y el presente decreto.

6. Ley 1581 de 1012, Artículo 9o. Autorización del Titular Sin perjuicio de las excepciones previstos en la ley, en el tratamiento se requiere la autorización previa e informar al Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior

7. Corte Constitucional, Sentencia C-748 de 2011. M.p Jorge Ignacio Pretelt Chaljub Ir al inicio Derecho del Bienestar Familiar La publicación "Derecho del Bienestar Familiar" ”, es responsabilidad de Avance Jurídico Casa Editorial S.A.S, de acuerdo con el contrato No. 01017062023.

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