ICBF - Concepto 0000164 de 2016

Gov.co Gobierno de Colombia Derecho del Bienestar Familiar Buscar en la compilación   Logo ICBF Inicio Compilación normativa interna Compilación normativa externa Compilación normativa funcionamiento Índice temático de asuntos misionales Restablecimiento de derechos Jurisprudencia Doctrina Menú principal Inicio Compilación normativa interna Compilación normativa externa Compilación normativa funcionamiento Índice temático de asuntos misionales Restablecimiento de derechos Jurisprudencia Doctrina Novedades Búsqueda avanzada

Usted está en: 

Inicio Documento

Usted está en: 

Inicio Documento Concepto 164 de 2016 ICBF Ocultar anotaciones   Buscar  Índice CONCEPTO 164 DE 2016 (diciembre 26) <Fuente: Archivo interno entidad emisora>

INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR

10400/ 121415 Bogotá, D. C

MEMORANDO PARA: Coordinadora de Autoridades Administrativas ASUNTO: Respuesta solicitud de concepto sobre la procedencia de cerrar PARD en el SIM sin historia de atención Atendiendo al asunto de la referencia y de acuerdo con lo previsto en el artículo 26 del Código Civil, artículo 28 de la Ley 1755 de 2015, y numeral 4 del artículo 6 del Decreto 987 de 2012, se procede a emitir concepto en los

siguientes términos:

I. SOBRE LA SOLICITUD.

Se solicita concepto sobre la procedencia de cerrar en el SIM los procesos de restablecimiento de derechos cuando por múltiples razones no es posible acceder a la historia de atención.

II. PROBLEMA JURÍDICO.

Con base en los anteriores hechos y consideraciones, se identifica el siguiente problema jurídico: ¿El cierre del proceso administrativo de restablecimiento de derechos requiere del cierre de la historia de atención?

III. ANÁLISIS DEL PROBLEMA JURÍDICO.

Para dar respuesta a los problemas jurídicos planteados, el presente concepto desarrollará la siguiente estructura: 3.1 El cierre del proceso administrativo de restablecimiento de derechos; 3.2 El sistema de información misional. 3.1. El cierre del proceso administrativo de restablecimiento de derechos. La Oficina Asesora Jurídica, mediante concepto No.35 de marzo 19 de 2014 y su alcance, determinó sobre el cierre de proceso administrativo de restablecimiento de derechos y las historias de atención, lo siguiente: "El Código de Infancia y Adolescencia, Ley 1098 de 2006, no establece disposición específica frente al cierre de las historias de atención, como tampoco consagra la forma como debe cerrarse el proceso de atención de los niños, las niñas y los adolescentes que ingresan al Instituto Colombiano de Bienestar Familiar. No obstante lo anterior, el artículo 11 parágrafo de la Ley 1098 de 2006, legitima al Instituto Colombiano de Bienestar Familiar para definir los lineamientos técnicos necesarios para garantizar los derechos de los niños, las niñas y los adolescentes, y asegurar su restablecimiento. Por lo anterior, el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar establece el “Lineamiento Técnico Administrativo de Ruta de Actuaciones y Modelo de Atención para el Restablecimiento de Derechos de los Niños, Niñas y Adolescentes y Mayores de 18 Años con Discapacidad, con sus Derechos Amenazados, Inobservados o

Vulnerados”; en el cual, se consagra que el cierre de la historia de atención debe realizarse mediante auto proferido por el Defensor de Familia, cuando transcurridos seis (6) meses de seguimiento a la medida éste concepto es favorable, a continuación se transcribe la disposición: "Luego de confirmarse la medida por la autoridad administrativa, el equipo técnico interdisciplinario deberá realizar seguimiento al caso, mínimo por seis (6) meses, informando periódicamente al Defensor de Familia o a la autoridad competente, etapa dentro de la cual se verificará el estado de cumplimiento de los derechos. Realizando el seguimiento y si las condiciones son favorables, la autoridad administrativa procederá al cierre del caso mediante Auto que así lo disponga". Negrillas y subrayado fuera de texto. En este punto, debe tenerse en cuenta que el lineamiento anteriormente expuesto, es un acto administrativo proferido por autoridad competente y de obligatorio cumplimiento para sus destinatarios; al respecto, en concepto No. 18 de 2014 de ésta Oficina Asesora Jurídica expresó: “Una vez se cumplen los requisitos legales para la vigencia del acto administrativo, éste adquiere obligatoriedad, fuerza vinculante y fuerza ejecutoria, es decir, su ejecución material procederá sin mediación de otra autoridad y se presumirán legales mientras no hayan sido anulados por la Jurisdicción de lo Contencioso Administrativo”. Conforme lo anterior, se evidencia que existe un trámite obligatorio, interno y de carácter administrativo en el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar para el cierre de las Historias de Atención de los niños, las niñas y los adolescentes, el cual, implica que el Defensor de Familia profiera un auto ordenando el cierre del proceso

cuando existe concepto favorable en el seguimiento post egreso que realiza la Defensoría de Familia. Esta disposición, tiene su justificación en el interés superior del niño, niña y adolescente, al pretender garantizar el restablecimiento efectivo de sus derechos, previo al archivo de una Historia de Atención y por otro lado, no puede desconocerse que el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar posee el patrimonio documental de la historia de vida cronológica de los menores de edad, lo cual, le exige mayor grado de responsabilidad y organización en su gestión y archivo, siendo necesario por parte de la autoridad administrativa directora del proceso un auto ordenando el cierre de la historia de atención posterior al restablecimiento efectivo de los derechos del niño, niña o adolescente. Como consecuencia de lo anterior, debe expresarse que el auto de cierre por parte de la autoridad administrativa es requisito sine qua non para el archivo de una Historia Socio Familiar de los niños, las niñas o los adolescentes que ingresen a los servicios de atención del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar. El análisis del presente caso debe estudiarse desde la normatividad vigente y no teniendo en cuenta las disposiciones que regían cuando se aperturaron las historias socio familiares anteriores al año 2006, toda vez que, por regla general, en el derecho, se aplica la irretroactividad de la ley, salvo algunas excepciones, no siendo el presente caso uno de ellas. Conforme a lo anterior, tenemos que el ICBF en ejercicio de la función establecida en el parágrafo del artículo 11 de la Ley 1098 de 2006, expidió el Lineamiento Técnico para el Proceso Administrativo de Restablecimiento de los Derechos, aprobado mediante Resolución No.911 de 2007. Instrumento mediante el cual, se desarrolló la

forma de cerrarlas historias socio familiares de los niños, las niñas y los adolescentes que ingresaran a los servicios de protección del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, consagrando la obligatoriedad por parte del Defensor de Familia de proferir un auto de cierre, previo concepto técnico de seguimiento de su equipo interdisciplinario por el término de seis (6) meses. Acto administrativo de obligatorio cumplimiento para sus destinatarios. En consecuencia, no es procedente exigir en la actualidad a las autoridades administrativas elaborar una actuación administrativa (auto de cierre), que no se encontraba regulada en el año 2006 e igualmente, no era requisito para el archivo de una historia de atención”. De acuerdo con lo anterior, se tiene que si bien el cierre del proceso procede una vez se constate el restablecimiento efectivo de los derechos del niño, niña o adolescente o a otras situaciones que pueden presentarse de manera intempestiva en el curso del mismo, tales como la muerte o la evasión del menor de edad, la historia de atención será un insumo y principal medio de prueba para que la autoridad administrativa profiera dicho acto administrativo, por lo cual la relación entre el cierre del proceso y la historia de atención es directa, dado que en principio solo procederá el primero con base en lo que conste en la historia y está podrá cerrarse una vez se expida dicho acto. No obstante lo anterior, es claro que sólo podrá exigirse dicho acto administrativo de cierre y en consecuencia la de la historia, a partir de la vigencia del Código de la Infancia y la Adolescencia. De otra parte y cuanto al archivo y conservación de las historias de atención, el “Lineamiento Técnico Administrativo de Ruta de Actuaciones y Modelo de Atención para el Restablecimiento de Derechos de los

Niños, Niñas y Adolescentes y Mayores de 18 años con Discapacidad, con sus Derechos Amenazados, Inobservados o Vulnerados”, aprobado mediante Resolución No. 5929 de 2010, consagraba: "La Historia de Atención debe permanecer disponible en el lugar donde se encuentra ubicado el niño, la niña o adolescente y manejarse con criterio de confidencialidad, poniéndose sólo a disposición del Equipo Técnico Interdisciplinario de la Institución y de los funcionarios de seguimiento o asesoría tanto del ICBF como de otros organismos de control. Esta carpeta debe estar actualizándose permanentemente y encontrarse organizada de acuerdo con las normas de archivo vigentes. Además debe permitirla trazabilidad, entendida como la capacidad para seguir la historia, la aplicación o la localización de todo aquello que está bajo consideración

(NTCGP1000:2004)".

Por su parte, el Lineamiento Técnico Administrativo de ruta de actuaciones para el restablecimiento de derechos de niños, niñas y adolescentes con sus derechos inobservados, amenazados o vulnerados, aprobado por la Resolución 1526 de 2016, modificada por la Resolución 7547 de 2016, que derogó la Resolución 5929 de 2010, establece que “una vez finiquitado el término de seguimiento y previa verificación del cumplimiento de la medida, la autoridad procederá al cierre del proceso y a la remisión a la unidad de archivo para la conservación y guarda documental”. Conforme lo anterior, se evidencia que existe un trámite obligatorio, interno y de carácter administrativo en el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar para que, una vez cerradas las Historias de Atención de los niños, las

niñas y los adolescentes se conserven las carpetas. [1] Al respecto las tablas de retención documental del ICBF determinan que: “Por ser una serie documental considerada de valor histórico, se deberá garantizar su conservación de acuerdo al tipo de activo o soporte en que haya sido generado el documento (físico, electrónico o digital).” Y sobre el ciclo vital de las carpetas contentivas de las historias en los archivos de gestión y central, establecen tiempos de retención en 3 y 17 años, respectivamente, después de los cuales se deberán remitir al archivo histórico para su conservación permanente, conforme los procedimientos establecidos por la Dirección Administrativa del ICBF, a través del Grupo de Gestión Documental. En caso de pérdida o deterioro de las historias de atención, se debe adelantar el proceso de reconstrucción de las mismas de acuerdo con lo establecido en el Código General del Proceso. 3.2. La información que se reporta en el sistema de información misional. El artículo 77 del Código de la Infancia y la Adolescencia determinó la creación de un sistema de información de restablecimiento de derechos a cargo del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar cuya finalidad será llevar el registro de los niños, las niñas y los adolescentes cuyos derechos se denuncian como amenazados o vulnerados. Dentro de la información mínima que debe registrarse en el sistema se estableció la medida de restablecimiento adoptada, el funcionario que adelantó la actuación y el término de duración del proceso, así como un registro especial para el desarrollo del programa de adopción. El ICBF en cumplimiento de dicha disposición normativa, ha desarrollado el Sistema de Información Misional

SIM, como una herramienta tecnológica que permite registrar la información relativa a los niños, niñas y adolescentes y sus atenciones en el marco del sistema de protección. Así, el SIM si bien es una herramienta fundamental en el desarrollo de la gestión del ICBF, pues permite conocer de primera mano la información relativa al restablecimiento de los derechos de los niños, niñas y adolescentes, dado que allí se registran por parte de la autoridad competente la información correspondiente a sus actuaciones y con ello la posibilidad de realizar un seguimiento, consolidar estadísticas y adoptar decisiones, la información que allí se registra no sustituye los procedimientos establecidos en la ley, ni es un fin en sí mismo, pues la propia ley determina las actuaciones a surtir en el proceso administrativo de restablecimiento de derechos. 3.3. Caso Concreto. La Coordinadora de Autoridades Administrativas presenta el siguiente interrogante, el cual, de acuerdo con el marco jurídico expuesto, se entra a resolver, así: 1. "¿Es posible dar cierre en el Sistema de Información Misional SIM de los procesos administrativos de restablecimiento de derechos, cuando no se tiene la historia de atención en físico?

2. En caso de ser positiva la respuesta, ¿cómo podría efectuarse dicho cierre?" De acuerdo con lo manifestado en los acápites 3.1 y 3.2, se considera que la posibilidad de cerrar en el sistema de información misional SIM, de los procesos administrativos de restablecimiento de derechos, cuando no se tenga la historia de atención en físico, no es un asunto que pueda definirse por esta Oficina, dado que no reviste un punto de derecho que requiera interpretación, pues la determinación de la información registrada en el SIM corresponde a una necesidad de mantener información actualizada sobre las atenciones de los niños, niñas y

adolescentes en protección, pero no constituye ni sustituye el proceso mismo ni las actuaciones derivadas de éste, ni es prueba de las mismas. No obstante lo anterior, se considera que dado que para el cierre del proceso y de la historia de atención se requiere un acto administrativo, es necesario que dicho acto y la historia que como se indicó tienen una relación estrecha, sean conservados de acuerdo con las tablas de retención documental vigentes y en caso de que se pierdan o destruyan, se debe proceder a su reconstrucción, dado que son documentos que contienen información sensible y fundamental sobre el niño, niña y adolescente y que pueden servir de insumo para el registro de información en el SIM, sin que esto constituya un requisito sine quanon para el reporte de información, pues dicho sistema no tiene valor probatorio como sí lo tienen los documentos que conforman el expediente administrativo o historia de atención. Finalmente, es preciso indicar que el presente concepto no es de obligatorio cumplimiento o ejecución para particulares o agentes externos, de conformidad con lo establecido en la Ley 1755 de 2015. No obstante, lo anterior, tiene carácter vinculante para las dependencias internas del Instituto y terceros que colaboren en la prestación del servicio público o en el desarrollo de la función administrativa de competencia del ICBF, en virtud de la función asignada a la Oficina Asesora Jurídica de mantener la unidad doctrinaria e impartir las directrices jurídicas necesarias para el desarrollo de las funciones del Instituto, de conformidad con los numerales 8 y 15 del Decreto 987 de 2012. Cordialmente,

LUZ KARIME FERNANDEZ CASTILLO

Jefe Oficina Asesora Jurídica

1. Actualizadas mediante resolución 1234 del 4 de marzo de 2014

Ir al inicio Derecho del Bienestar Familiar La publicación "Derecho del Bienestar Familiar" ”, es responsabilidad de Avance Jurídico Casa Editorial S.A.S, de acuerdo con el contrato No. 01017062023.

ISBN : 978-958-98873-3-2

Créditos y reserva de derechos de autor ICBF - DRA © 2023

Última actualización: Control de versiones logo logo co

Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF) Dirección Sede de la Dirección General: Av. Carrera 68 # 64C - 75 Bogotá, Colombia.

Código Postal: 111061

NIT: 899999.239-2

Horario de Atención: Lunes a viernes de 8:00 a.m. a 5:00 p.m.

Consultar Entidades del Sector de la Inclusión Social y Reconciliación.

@ICBFCOLOMBIA

ICBFCOLOMBIAOFICIAL

ICBFCOLOMBIA

ICBFINSTITUCIONALICBF

Contacto

Teléfono Conmutador: +57 601 437 76 30, Disponible lunes a viernes de 8:00 a.m. a 5:00 p.m.

Línea gratuita nacional ICBF: 01 8000 91 80 80, Disponible lunes a viernes 8:00 am a 5:00 pm.

Línea 141: Línea gratuita nacional para protección, emergencia y orientación. Disponible las 24 horas.

Linea Anticorrupción : 01 8000 91 80 80, opción 4.

Correo Atención al Ciudadano: atencionalciudadano@icbf.gov.co

Correo Notificaciones Judiciales ICBF: Notificaciones.Judiciales@icbf.gov.co Política de Seguridad y Privacidad de la Información, Seguridad Digital y Continuidad de la Operación Consultar también: Políticas del Sistema Integrado de Gestión ICBF Política de Privacidad y Condiciones de Uso Política de Tratamiento de Datos Personales Política Editorial y de Actualización de Contenidos Web × Contraste Contraste Reducir Reducir letra Aumentar Aumentar letra Restaurar Retornar valores Ir arriba Ir arriba Ir abajo Ir abajo