ICBF - Concepto 0000165 de 2013

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Inicio Documento Concepto 165 de 2013 ICBF Ocultar anotaciones   Buscar  Índice CONCEPTO 165 DE 2013 (diciembre 23) <Fuente: Archivo interno entidad emisora>

INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR – ICBF

MEMORANDO

10400/54161

PARA: Defensora de Familia Regional ICBF Guainía ASUNTO: Expedición de copias del Proceso Administrativo de Derechos a la Defensoría del Pueblo De manera atenta, en relación con el asunto de la referencia, en los términos previstos en los artículos 26 del Código Civil, 13 y ss. del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, y 6o, numeral 4, del Decreto 987 de 2012, se responde la solicitud de concepto definitivo sobre el caso en cuestión, en

los siguientes términos:

1. PROBLEMA JURÍDICO ¿La Defensoría del pueblo está facultada para solicitar copias de las actuaciones adelantadas en un Proceso

Administrativo de Restablecimiento de Derechos?

2. ANÁLISIS DEL PROBLEMA JURÍDICO Se abordará el tema analizando: (2.1) naturaleza jurídica y funciones de la Defensoría de Pueblo y (2.2) La confidencialidad del Proceso Administrativo de Derechos según la Ley 1098 de 2006. 2.1 Naturaleza jurídica y funciones de la Defensoría del Pueblo La Ley 1098 de 2006, establece normas sustantivas y procesales tendientes a la protección integral de los niños, niñas y adolescentes, garantizando el ejercicio de sus derechos y libertades y su restablecimiento, sus normas son de orden público e irrenunciable sus principios y normas se deben aplicar preferentemente a las disposiciones contenidas en otras leyes.

La norma mencionada establece en su artículo 95 la integración y funciones del Ministerio Público, indicando que está integrado por la Procuraduría General de la Nación, la Defensoría del Pueblo, y las personerías distritales y municipales. Entre las funciones que se le asigna a la Defensoría del Pueblo cabe resaltar las siguientes: (i) Promover, divulgar, proteger y defender los Derechos Humanos de la infancia en las instituciones públicas y privadas con énfasis en el carácter prevalente de sus derechos, de su interés superior y sus mecanismos de protección frente a amenazas y vulneraciones y (ii) tramitar de oficio o por solicitud de cualquier persona, las peticiones y quejas relacionadas con amenazas o vulneraciones de derechos de los niños, las niñas y los adolescentes y su contexto familiar, y abogar en forma oportuna, inmediata e informal, porque la solución sea eficaz y tenga en cuenta su

interés superior y la prevalencia de los derechos. Asimismo se asigna a las personerías distritales y municipales. Por lo anterior, podemos dilucidar que a la Defensoría del Pueblo le atañe un interés legal de intervenir ante las demás autoridades en defensa de los derechos de los niños, niñas y adolescentes. 2.2 De la Confidencialidad del Proceso Administrativo de Restablecimiento de Derechos El Proceso Administrativo de Restablecimiento de los Derechos de los niños, las niñas y los adolescentes es "(...) el conjunto de actuaciones administrativas y de otra naturaleza, que la autoridad competente debe desarrollar para la restauración de su dignidad e integridad como Sujetos de Derechos, y de su capacidad para disfrutar efectivamente de los derechos que le han sido vulnerados; lo anterior, dentro del contexto de la protección integral y los principios de prevalencia, interés superior; perspectiva de género, exigibilidad de derechos, enfoque diferencial y corresponsabilidad de la familia, la sociedad y el Estado". [1] En efecto, dicho proceso constituye un instrumento fundamental para la realización de los mandatos constitucionales y para la operatividad del Código de la Infancia y la Adolescencia. Este proceso especial, incluye las acciones, competencias y procedimientos necesarios para que las autoridades administrativas facultadas por la Ley, restablezcan a los niños, las niñas y los adolescentes el ejercicio pleno y efectivo de sus derechos. Las medidas de restablecimiento de derechos son decisiones de naturaleza administrativa que decreta la autoridad competente para garantizar y restablecer el ejercicio de los derechos de los niños, niñas y adolescentes, estas pueden ser provisionales o definitivas y deberán ser proporcionales al derecho amenazado o vulnerado.

La confidencialidad o reserva de la historia de atención en los procesos administrativos de restablecimiento de derechos se debe entender como la orden legal o judicial de que determinados documentos o actuaciones que hacen parte de la misma, revistan el carácter de reservados con el objeto de que no se cause perjuicio al ámbito de la intimidad y la privacidad de los niños, niñas o adolescentes. La Ley 1098 de 2006, en los artículos 75, 81, 153 y 159, determina expresamente cuáles son los documentos y actuaciones que están sujetos a reserva, así: (i) Los documentos y actuaciones administrativas y judiciales propios del proceso de adopción, por un término de 20 años contados a partir de la ejecutoria de la sentencia judicial; sólo se podrá expedir copia por solicitud que los adoptantes hicieren directamente a través de apoderado, del Defensor de Familia o del adoptivo que hubiere llegado a la mayoría de edad. Por disposiciones especiales también pueden solicitarlos la Procuraduría General de la Nación, el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, la Fiscalía General de la Nación y el Consejo Superior de la Judicatura, para efectos de las investigaciones penales o disciplinarias a que hubiere lugar. (ii) EI Defensor de Familia, en cumplimiento de las funciones que le asigna la Ley 1098 de 2006, deberá guardar reserva sobre las decisiones que se dicten en los procesos, so pena de incurrir en mala conducta. El mismo deber rige para los servidores públicos de la Defensoría de Familia. (iii) Las actuaciones procesales adelantadas en el sistema de responsabilidad penal para adolescentes sólo podrán ser conocidas por las partes, sus apoderados y los organismos de control; salvo para estas personas, la identidad

del procesado gozará de reserva. Está prohibido revelar la identidad o imágenes que permitan la identificación de las personas procesadas. Los registros de antecedentes en los procesos originados en este sistema son reservados; sólo podrán ser utilizados por las autoridades judiciales competentes para definir las medidas aplicables cuando se trate de establecer la naturaleza y gravedad de las conductas y la proporcionalidad e idoneidad de la medida. Por otra parte, el Código de la infancia y la Adolescencia dispone que el Estado - contexto institucional en el desarrollo integral de los niños, las niñas y los adolescentestiene la obligación de garantizar el ejercicio de todos sus derechos. Para garantizar el derecho a la intimidad personal de los niños, las niñas y los adolescentes, el Estado los debe proteger contra toda injerencia arbitraria o ilegal en su vida privada, la de su familia, domicilio y correspondencia y contra toda conducta, acción o circunstancia que afecte este derecho y su dignidad. En ese sentido, frente al tema de la reserva de las actuaciones realizadas por las autoridades administrativas, esta Oficina Asesora Jurídica mediante concepto 23212 del 5 de junio de 2012 indicó: “(…) Los servidores públicos y Judiciales están obligados a garantizar la reserva dispuesta en la Ley y confidencialidad de las actuaciones en que se encuentren involucrados los niños, niñas y adolescentes. En efecto, todo aquel que tenga acceso a los documentos y actuaciones señalados en el Código de la infancia y la Adolescencia está obligado a guardar la reserva debida; si se trata de documentos y actuaciones que expresamente no se encuentran sujetos a reserva, quien tenga acceso a los mismos deberá guardar la confidencialidad para garantizar los derechos fundamentales de los niños, niñas y adolescentes que se encuentren

involucrados". Frente al tema de la expedición de copias de documentos que reposan en los procesos administrativos de restablecimiento de derechos, esta Oficina Asesora Jurídica en concepto jurídico bajo el radicado No. 023212 del 5 de junio de 2012 manifestó: “(...) Siempre que la solicitud de expedición de copias la realicen las partes que actúan dentro del Proceso Administrativo de Restablecimiento de Derechos o una autoridad competente, y no vaya en contravía de la reserva legal, el Defensor de Familia deberá analizar la procedencia de la entrega de copias solicitadas, de acuerdo a al <sic> confidencialidad que tiene ésta clase de procesos, sin que ello quiera decir que no puedan expedirse las copias requeridas por quienes se encuentran legitimados." En los Procesos Administrativos de Restablecimiento de Derechos existe la figura de la confidencialidad, la cual es entendida como la obligación de todo, servidor público de guardar la debida privacidad o intimidad de la información que conozca en ocasión de su función esto en aras de garantizar los derechos fundamentales de los niños, niñas y adolescentes. Es decir que no hay reserva legal sobre la información contenida en los Procesos Administrativo de Restablecimiento de Derechos, donde no haya sentencia de adopción ejecutoriada, pero si existe confidencialidad sobre la misma, la cual debe ser acatada por los funcionarios que tengan acceso a la información.

3. CONCLUSIONES Bajo las anteriores consideraciones, se concluye que se debe expedir las copias del proceso administrativo de restablecimiento de derechos a la Defensoría del Pueblo, autoridad que se encuentra legitimada para solicitarlas y quien a su vez tiene el deber de velar por la confidencialidad de la información suministrada, lo anterior, siempre

y cuando no haya sentencia de adopción ejecutoriada, momento en el cual entra en reserva el proceso. El presente concepto no es de obligatorio cumplimiento o ejecución para particulares o agentes externos, de [2] conformidad con lo establecido en el artículo 28 de la Ley 1427 de 2011, Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. No obstante lo anterior, tiene carácter vinculante para las dependencias internas del Instituto y terceros que colaboren en la prestación del servicio público o en el desarrollo de la función administrativa de competencia del ICBF, en virtud de la función asignada a la Oficina Asesora Jurídica de mantener la unidad doctrinaria e impartir las directrices jurídicas necesarias para el desarrollo de las funciones del Instituto, de conformidad con los numerales 8 y 15 del Decreto 987 de 2012. Cordialmente,

JORGE EDUARDO VALDERRAMA BELTRÁN

Jefe Oficina Asesora Jurídica

1. Resolución No. 005929 del 27 de diciembre de 2010 ICBF

2. Como al realizar las referidas intervenciones la Administración debe aplicar el derecho, no siempre a través de funcionarios con conocimientos jurídicos, o cuando la debida ejecución de la ley requiere precisiones de orden técnico, se hace necesario que aquélla haga uso del poder de instrucción, a través de las llamadas circulares del servicio, o de conceptos u opiniones, y determine el modo o la forma como debe aplicarse la ley en los distintos niveles decisorios. Con ello se busca, la unidad de la acción administrativa, la coordinación de las actividades

que desarrollan los funcionarios pertenecientes a un conjunto administrativo, la uniformidad de las decisiones administrativas e igualmente, la unidad en el desarrollo de las políticas y directrices generales trazadas por los órganos superiores de la Administración con lo cual se cumple el mandato del Constituyente contenido en el art. 209 de la Constitución, en el sentido de que la función administrativa se desarrolla con fundamentos en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, eficiencia e imparcialidad.(...) cuando el concepto tiene un carácter autorregulador de la actividad administrativa y se impone su exigencia a terceros, bien puede considerarse como un acto decisorio de la Administración, con las consecuencias jurídicas que ello apareja. En tal virtud, deja de ser un concepto y se convierte en un acto administrativo, de una naturaleza igual o similar a las llamadas circulares o instrucciones de servicio. Corte Constitucional. Sentencia C – 877 de 2000. M.P. Antonio Barrera Carbonel. Ir al inicio Derecho del Bienestar Familiar La publicación "Derecho del Bienestar Familiar" ”, es responsabilidad de Avance Jurídico Casa Editorial S.A.S, de acuerdo con el contrato No. 01017062023.

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