ICBF - Concepto 0021696 de 2010

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Inicio Documento Concepto 21696 de 2010 ICBF Ocultar anotaciones   Buscar  Índice CONCEPTO 21696 DE 2010 (junio 4) <Fuente: Archivo interno entidad emisora>

INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR – ICBF

10200/24464

MEMORANDO PARA: Directora Regional ICBF Risaralda ASUNTO: Consulta sobre la validez de las actuaciones en los procesos de Restablecimiento de Derechos generadas desde la herramienta SIM.

De manera atenta, y teniendo en cuenta el análisis emitido por esta Oficina Asesora Jurídica mediante radicado No. 1-2010-005684-NAC del 20 de mayo de 2010 con ocasión de la solicitud de concepto por usted realizada, así como la respuesta que dio la Dirección de Información y Tecnología respecto de los interrogantes técnicos que requería esta dependencia para poder absolver de fondo su solicitud, me permito atender la petición y darle

traslado del radicado No. 1-2010-005875-NAC del 25 de mayo de 2010, en donde se responde a nuestros interrogantes de la siguiente manera: 1. ¿Las actuaciones registradas en el SIM son "mensajes de datos"? "De acuerdo al literal a de la Ley 527 de 1999, se puede afirmar que las acciones registradas en el SIM son mensajes de datos." 2. ¿Puede obtenerse una copia electrónica o digital de las actuaciones que se registran en el SIM? "Es factible obtener una copa electrónica o digital de las actuaciones que se registran en el SIM." 3. ¿Cómo puede certificarse la autenticidad de una actuación que se encuentra únicamente registrada en el SIM? "De acuerdo a la Ley no hay manera de certificar la autenticidad de las actuaciones registradas en el SIM." 4. ¿Existen para el SIM firmas digitales?; de no existir, ¿Es posible implementarlas? "En el SIM no está implementada la firma digital, es factible implementarla técnicamente pero se sugiere incluir el componente jurídico en este esfuerzo para alcanzar su asimilación y connotación en la entidad." Esta Oficina Asesora Jurídica, mediante radicado No. 1-2010-005684-NAC del 20 de mayo de 2010, consideró que era acertada su preocupación respecto de la herramienta SIM, ya que, efectivamente, el hecho de no poder generar un archivo a partir de ésta podría llegar a vulnerar el derecho de los ciudadanos de conocer y controvertir las pruebas que obren en su contra, derivadas de una actuación judicial o administrativa. No obstante, se reconoció que el no tener la información técnica respecto de la posibilidad de obtener una copia electrónica no

nos permitía, en ese momento, atender de fondo su solicitud. Lo anterior quedo resuelto, ya que de conformidad con lo expresado por la Dirección de Información y Tecnología, sí es posible obtener una copia electrónica o digital de las actuaciones que se registran en el SIM, por lo que se considera que este tipo de archivo digital podría ser válidamente entregado a los ciudadanos y a las autoridades judiciales que así lo requieran, evitando el riesgo de vulnerar los derechos constitucionales y legales de los ciudadanos de tener a su disposición los documentos públicos que sean de su interés, siempre que no se encuentren cobijados por una reserva de tipo legal. Seguidamente, expuso esta Oficina que era indispensable conocer si la herramienta SIM contenía mensajes de datos, con el fin de que se pudiera certificar la validez de la Información allí registrada, de conformidad con las disposiciones contenidas en la Ley 527 de 1999. La Dirección de Información y Tecnología respondió que las actuaciones que se registran en la herramienta SIM constituyen mensajes de datos. No obstante, señala que no es posible certificar la autenticidad de las mismas, lo cual no es comprensible, pues según lo expuesto en el artículo 11 de la Ley 527 de 1999, "Para la valoración de la fuerza probatoria de los mensajes de datos a que se refiere esta ley, se tendrán en cuenta las reglas de la sana crítica y demás criterios reconocidos legalmente para la apreciación de las pruebas. Por consiguiente habrán de tenerse en cuenta: la confiabilidad en la forma en la que se haya generado, archivado o comunicado el mensaje, la confiabilidad en la forma en que se haya conservado la integridad de la información, la forma en la que se identifique a su iniciador y cualquier otro factor pertinente." (Subrayado fuera del texto original).

Así pues, se solicitará nuevamente a la Dirección de Información y Tecnología que, teniendo en cuenta su respuesta a los interrogantes técnicos, se permita aclarar esta inconsistencia y tomar los correctivos que sean del caso para lograr que la herramienta sea útil y eficaz para el cumplimiento de las funciones del Instituto. Por último, esta Oficina explicó que, si bien reconoce dentro del ordenamiento jurídico la validez de la firma digital en los documentos electrónicos, no conocía, en ese momento, la forma como realmente operaba el SIM frente a los documentos que en él se generan, por lo que, de no existir la firma digital, consideraba conveniente su implementación para la herramienta SIM del ICBF. Frente a este punto, la Dirección de Información y Tecnología respondió que es posible implementarla técnicamente, pero que sugería incluir el componente jurídico en el esfuerzo de lograr su asimilación y connotación en la entidad. Así las cosas, teniendo en cuenta que esta Oficina Asesora Jurídica ya emitió concepto respecto de la importancia de contar con la firma digital para aquellos servidores públicos que lo requieran y sobre la validez probatoria de los documentos electrónicos, y dando alcance de la respuesta dada por la Dirección de Información y Tecnología, esperamos que sus inquietudes hayan sido resueltas. En adelante se recomienda solicitar directamente al área técnica disponer la adopción de los instructivos y correctivos que le permitan atender sus necesidades y permitan que la herramienta SIM sea realmente útil y eficaz para el cumplimiento de las funciones del Instituto. Cordialmente,

ÁNGELA MARÍA MORA SOTO

Jefe Oficina Asesora Jurídica. Ir al inicio Derecho del Bienestar Familiar

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