ICBF - Concepto 0046757 de 2010

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Inicio Documento Concepto 46757 de 2010 ICBF Ocultar anotaciones   Buscar  Índice CONCEPTO 46757 DE 2010 (noviembre 19) <Fuente: Archivo interno entidad emisora>

INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR – ICBF

MEMORANDO PARA: Jefe Administrativa ICBF Regional Guajira ASUNTO: Comunicación radicada con el No. 061122 del 14 de Octubre De 2010

Con el objeto de dar respuesta a la consulta planteada, nos permitimos efectuar las siguientes consideraciones:

1. CONSULTA La señora MARIBEL CUADRADO, mediante correo electrónico solicita la siguiente información: " ¿Cuántos años de vigencia tiene una historia socio familiar? porque en nuestra regional se realizo una audiencia de custodia en 1983, y en estos momentos aparece una persona con un derecho de petición solicitando copia de ella, (...) necesitamos que nos informe que artículos o decretos nos ilustran al respecto".

2. ANÁLISIS JURÍDICO En el caso que nos ocupa, es preciso señalar lo correspondiente al tema de la reserva de los documentos y de otra parte, lo relacionado con la obligación de las entidades respecto de la conservación y archivo de documentos.

En cuanto a la reserva de los documentos, esta debe ser expresa, no se presume; si no la hay, el documento es público. En aquellos eventos en los que se encuentren involucrados niños, niñas o adolescentes y con el objeto de garantizar sus derechos constitucionales fundamentales a la intimidad y dignidad; la Ley 1098 de 2006 establece en los artículos 75, 81, 153 y 159 cuáles son los documentos y actuaciones que están sujetos a reserva, así: (i) Los documentos y actuaciones administrativas o judiciales propios del proceso de adopción, por un término de 20 años a partir de la ejecutoria de la sentencia judicial, sólo se podrá expedir copia por solicitud que los adoptantes hicieren directamente, a través de apoderado, del Defensor de Familia o del adoptivo que hubiere llegado a la mayoría de edad. Por disposiciones especiales también pueden solicitarlos la Procuraduría General de la Nación, el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar a través de su Oficina de Control Interno Disciplinario, la Fiscalía General de la Nación y el Consejo Superior de la Judicatura a través de su Sala Jurisdiccional Disciplinaria, para efectos de investigaciones penales o disciplinarias a que hubiere lugar. El adoptado, no obstante, podrá acudir ante el Tribunal Superior correspondiente, mediante apoderado o asistido por el Defensor de Familia, según el caso, para solicitar que se ordene el levantamiento de la reserva y el acceso

a la información. El funcionario que viole la reserva, permita el acceso o expida copias a personas no autorizadas, incurrirá en causal de mala conducta. [1] (ii) El Defensor de Familia, en cumplimiento de las funciones que le asigna la Ley 1098 de 2006, deberá guardar reserva sobre las decisiones que se dicten en los procesos, so pena de incurrir en mala conducta. El mismo deber rige para los servidores públicos de las Defensorías de Familia. [2] (lii) Las actuaciones procesales adelantadas en el sistema de responsabilidad penal para adolescentes sólo podrán ser conocidas por las partes, sus apoderados y los organismos de control; salvo para estas personas, la identidad del procesado gozará de reserva. Queda prohibido revelar la identidad o imágenes que permitan la identificación de las personas procesadas. [3] iv) Las sentencias proferidas en procesos por responsabilidad penal para adolescentes no tienen el carácter de antecedente judicial. Estos registros son reservados, sólo podrán ser utilizados por las autoridades judiciales competentes para definir las medidas aplicables cuando se trate de establecer la naturaleza y gravedad de las conductas y la proporcionalidad e idoneidad de la medida. [4] Los servidores públicos y Judiciales están obligados a garantizar la reserva dispuesta en la ley y confidencialidad de las actuaciones en que se encuentren involucrados los niños, niñas y adolescentes, conforme con lo dispuesto en el Código Disciplinario Único, estos deben ejercer los derechos, cumplir los deberes, respetar las prohibiciones y estar sometidos al régimen de inhabilidades, incompatibilidades, impedimentos y conflictos de

intereses establecido en la Constitución Política y en las leyes, todo con el objeto de salvaguardar la moralidad pública, transparencia, objetividad, legalidad, honradez, lealtad, igualdad, imparcialidad, celeridad, publicidad, economía, neutralidad, eficacia y eficiencia en el desempeño del empleo, cargo o función. Entre otros deberes, está el de utilizar la información reservada a que se tenga acceso por razón de la función atribuida, en forma exclusiva para los fines a que están afectos. [5] Todo aquel que tenga acceso a los documentos y actuaciones señalados en el Código de la Infancia y la Adolescencia está obligado a guardar la reserva debida; si se trata de documentos y actuaciones que expresamente no se encuentran sujetos a reserva, quien tenga acceso a los mismos deberá guardar la confidencialidad para garantizar los derechos fundamentales de los niños, niñas y adolescentes que se encuentren involucrados, y en todo caso deberá garantizar la prevalencia de sus derechos. En cuanto a la conservación y archivo de documentos las normas aplicables en el ICBF son: Ley 594 de 2000 y la Resolución No. 1818 de 2010.

3. CONCLUSIÓN El derecho de acceso a documentos públicos puede ampararse bajo reserva únicamente en los casos que establezca la ley. En este orden de ideas, en el caso que nos ocupa, se puede expedir copia de la diligencia de custodia, ya que no tiene reserva.

No obstante lo anterior y para efectos de expedir copias de las actuaciones llevadas a cabo ante el Instituto, es importante se atienda lo establecido en la Ley 594 de 2000 por medio de la cual se dicta la ley General de Archivos y en la Resolución No. 1818 de 2010, por la cual se estructura el Comité de Archivo Nacional del

ICBF, se crea el Comité de Archivo en el nivel Regional y se derogan unas Resoluciones. La presente respuesta tiene naturaleza de concepto jurídico, constituye un criterio auxiliar de interpretación, de conformidad con lo establecido en los artículos 230 de la Constitución Política, 26 del Código Civil, y 25 del Código Contencioso Administrativo. Cordialmente,

JULIAN VARGAS BRAND

Jefe Oficina Asesora Jurídica

1. Artículo 75 Ley 1098 de 2006

2. Artículo 81, numeral 5 Ley 1098 de 2006

3. Artículo 153 Ley 1098 de 2006

4. Artículo 159 Ley 1098 de 2006

5. Ley 734 de 2002 y Ley 190 de 1995

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