ICBF - Concepto 35847 de 2009

CONCEPTO 35847 DE 2009

(julio 14) <Fuente: Archivo interno entidad emisora>

INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR – ICBF

MEMORANDO

PARA: Directora Técnica

ASUNTO: USO DE LA IMAGEN INSTITUCIONAL DEL ICBF PARA ESTRATEGIAS METODOLÓGICAS LÚDICAS Y MATERIAL EDUCATIVO De manera atenta, y en respuesta a su solicitud de concepto sobre el uso del icono del tren de la alimentación y la imagen original en algunos juegos existentes en materiales educativos de autoría del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar - Cecilia de la Fuente de Lleras por parte de un grupo de investigación de la Pontificia Universidad Javeriana, esta Oficina Jurídica, previo el análisis del ordenamiento jurídico vigente y con fundamento en los artículos 25 del C.C.A. y 5 o, numeral 4o del Decreto 3264 de 2002, se permite responder:

1. TEMA DE CONSULTA Se solicita la expedición de una autorización por parte de la Oficina Jurídica para que el grupo de investigación en educación alimentaria y nutricional del Departamento de Nutrición y Bioquímica de la Pontificia Universidad Javeriana para utilizar el icono del tren de la alimentación y la imagen original en algunos juegos y en la implementación de estrategias metodológicas lúdicas, las cuales requieren el diseño de material educativo. Tal material fue originado dentro de las guías alimentarias para la población colombiana, dentro de la estrategia para educar, orientar y promover una dieta saludable en la población y que fueron de autoría del ICBF y el Ministerio de la Protección Social, sobre los cuales conserva sus derechos.

2. ANÁLISIS JURÍDICO El presente análisis consta de tres partes: la primera se refiere a la imagen institucional del ICBF, la segunda estudia

cuales conserva sus derechos.

2. ANÁLISIS JURÍDICO El presente análisis consta de tres partes: la primera se refiere a la imagen institucional del ICBF, la segunda estudia las consecuencias del uso de los elementos que hacen parte de dicha imagen institucional por particulares y la tercera revisa las implicaciones dentro del derecho marcario por el uso del nombre de una entidad estatal, para concluir que es viable autorizar el uso de los elementos solicitados, parte de la imagen institucional del ICBF, si en ello concuerda la Dirección General del Instituto, sujetando dicha autorización a las condiciones que la Oficina de Comunicaciones y Atención Ciudadana establezca de manera clara y que sean plasmadas en un documento de autorización del ICBF que sea firmado por la Pontificia Universidad Javeriana o sus representantes en señal de su compromiso. Por otra parte, la Oficina Jurídica reitera la necesidad de que el nombre, sigla, enseña, logotipo y otros elementos de la imagen institucional del ICBF sean protegidos a futuro frente a terceros por medio de su registro. 2.1. LA IMAGEN INSTITUCIONAL DEL ICBF El nombre de las personas naturales o jurídicas es uno de sus atributos y como tal tiene la propiedad de individualizarlas de tal manera que les permite distinguirse de otras. Como atributo de la personalidad, el nombre del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF) le fue dado en el acto de su creación como establecimiento público, constituido como una entidad dotada de personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio propio, según el articulo 50 de la Ley 75 de 1968.

Como toda persona jurídica, el ICBF no sólo tiene un nombre sino adicionalmente domicilio, patrimonio, capacidad y nacionalidad, así como unos elementos que hacen parte de su imagen institucional y que lo relacionan con los particulares y las demás entidades del Estado Colombiano. El Decreto 3264 de 2002, en su artículo 3 , estableció en cabeza de la Oficina de Comunicaciones y Atención al Ciudadano la función de diseñar, articular y ejecutar la política de comunicaciones de la Institución, así como de recepcionar, organizar y realizar seguimiento a las solicitudes y quejas del ciudadano y coordinar la entrega de información actualizada y útil. También le fue encomendada la tarea de dirigir, coordinar y programar todos los aspectos relacionados con la producción y emisión de las comunicaciones del Instituto en las áreas específicas de prensa, comunicación organizacional, producción editorial y centros de documentación e información. En este mismo sentido, dicha dependencia tiene la facultad de coordinar el Consejo Editorial del ICBF, el cual velará por la calidad de la producción editorial del ICBF, tanto en el ámbito nacional como en el regional. La Oficina de Comunicaciones y la Atención Ciudadana efectuará el proceso editorial y el acompañamiento técnico a las áreas generadoras del contenido, según los numerales 3o y 5o de la misma norma.Por tal motivo, esa Oficina ha desarrollado unos lineamientos sobre el uso y manejo de los emblemas, signos, logotipo y nombre del ICBF por medio de documentos tales como “Logo ICBF ACTUAL BMP.BMP”, “Manejo del logo.ppt” o “Puntos básicos para presentaciones.doc”, que se pueden consultar en la página de Internet del Instituto en su vínculo en “Carpetas Públicas”. Por lo tanto, es recomendable que sea la Oficina de Comunicaciones y Atención al Ciudadano la dependencia que coordine y determine el modo y las condiciones en que un  particular pueda dar uso a la imagen institucional con la

en “Carpetas Públicas”. Por lo tanto, es recomendable que sea la Oficina de Comunicaciones y Atención al Ciudadano la dependencia que coordine y determine el modo y las condiciones en que un  particular pueda dar uso a la imagen institucional con la autorización del Instituto, como sería el caso del icono del tren de la alimentación y la imagen original en algunos juegos. Resultan de tal importancia los efectos derivados del uso del nombre y la imagen institucional de los entes jurídicos para sus relaciones con la comunidad y las demás instituciones y para el ejercicio de los derechos y la capacidad de contraer obligaciones entre ellos, que siendo el nombre, logotipo, sigla o demás signos distintivos elementos sujetos a registro en el ámbito del derecho, se particularizan como un conjunto de bienes que hacen parte del patrimonio de la persona moral y como tales han merecido la generación de mecanismos especialísimos de protección y promoción por parte del legislador. 2.2.  USO DE LA IMAGEN INSTITUCIONAL DEL ICBF POR PARTICULARES La solicitud que hace el Grupo de Investigación en Educación Alimentaria y Nutricional del Departamento de Nutrición y Bioquímica de la Pontificia Universidad Javeriana para que se le autorice el uso del tren de la alimentación y la imagen original de algunos juegos que fueron parte de las guías alimentarias para la población colombiana dentro del Plan Nacional de Alimentación y Nutrición 1996 - 2005 implica el uso de un elemento de la imagen institucional del ICBF y de sus productos, en especial de uno que ya ha sido conocido por la sociedad colombiana y que tiene una recordación

entre las gestiones y logros de las estrategias institucionales. Por tal motivo, la autorización para su uso y el de cualquier otro elemento de identidad institucional por un tercero debe estar condicionada al estricto cumplimiento de los lineamientos que al respecto ha desarrollado la Oficina de Comunicaciones y Atención al Ciudadano, previo su visto bueno y con la aquiescencia del representante legal de la entidad. Si el Instituto nada determina sobre el uso de su nombre, logotipo, sigla, enseña u otro elemento de su imagen institucional por parte de terceros, y si dicho uso se da a ciencia y paciencia del mismo Estado (ICBF) sin que esté regulado entre partes, la entidad es responsable frente a la comunidad en general por dicho uso y asume las implicaciones que en el tema de responsabilidad del Estado pudieren surgir ante eventuales daños antijurídicos. La regulación de estos usos por medio de convenios o contratos con particulares e instituciones es útil y conveniente para darles protección a dichos elementos susceptibles de ser amparados también como propiedad institucional. La Oficina Jurídica puede ofrecer su asesoría jurídica y la proyección del documento que rija la relación entre el Instituto y las personas autorizadas para el uso de los elementos mencionados, así como para dar su visto bueno sobre los mismos. Sin embargo, esta tarea no puede desplazar las facultades en cabeza de las dependencias autorizadas para los fines propios del manejo de la imagen institucional y la respectiva autorización del mismo. 2.3. IMPLICACIONES DEL DERECHO MARCARIO SOBRE EL USO DEL NOMBRE DE UNA ENTIDAD PÚBLICA

El nombre del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar fue adoptado en las normas legales que lo crearon y le dieron su naturaleza de establecimiento público. Así, se constituyó en un nombre civil que como tal goza de las protecciones legales que a ellos se les garantizan. Es por esto que a los terceros les está vedado registrar o usar dicho nombre como marca, en la medida en que con ello se afecte la identidad de esta persona jurídica. Un evento tal podría configurarse cuando por virtud de tal uso se origine confusión sobre la identidad del tercero que lo use y se dé a creer equivocadamente que el éste que usa indebidamente el nombre es el ICBF o está desarrollando actividades propias de éste. Sin embargo, la protección que se deriva del nombre civil puede no ser suficiente si el Instituto ofrece o presta servicios de naturaleza comercial o si fabrica o comercializa productos que distinga con su nombre o la sigla ICBF. Por ello, lo más recomendable a futuro es registrar dicho nombre y la sigla como marcas de servicios o de productos, en las clases que correspondan. Por efecto de dichos registros, el Instituto estaría facultado para impedir que terceros hicieran uso de su nombre u otro similar como marca, cuando tal uso origine confusión sobre la procedencia de los servicios o productos. Con el fin de impedir un uso indebido de la forma que se describe, una vez registrados el nombre, la sigla o los demás elementos así protegidos, se puede proceder al ejercicio de las acciones especiales que consagra la norma de propiedad industrial, las cuales son expeditas y eficaces. En el caso bajo estudio, la autorización del uso de los elementos referidos es viable, pero conviene que esté sometida a

las condiciones de manejo de la imagen institucional ya mencionados y a través de los mecanismos también señalados.

3. CONCLUSIÓN Para la Oficina Jurídica resulta de gran importancia el uso que del nombre del ICBF, su imagen, enseñas, marcas, logotipos, signos distintivos y eslóganes hagan los particulares o instituciones, mucho más si ello implica el estímulo de la investigación científica de un grupo dedicado a los dominios de la educación alimentaria y nutricional, cuyoshallazgos puedan redundar en el mejoramiento de las condiciones de vida de la población colombiana.

El Instituto tiene la responsabilidad de preservar su imagen institucional y la percepción que de ella tienen los particulares y la comunidad en general, por lo cual es recomendable regular en los convenios interinstitucionales y en los contratos estatales y sus pliegos de condiciones la manera como el ICBF quiere que se autorice, determine o limite el uso de tales signos, dado el tipo de implicaciones en los órdenes de responsabilidad estatal, imagen institucional y responsabilidad social empresarial que ello comporta. En medio de dicho uso están inmersos el buen nombre y la imagen que tenga la comunidad del ICBF si dicho nombre aparece vinculado a actividades de particulares que lo usan como una especie de aval o respaldo (lo cual en ocasiones podría llegar a ser conocido por el mismo instituto). La evaluación de las consecuencias derivadas del uso de elementos que identifican al ICBF debe ser realizada por éste. Para estos fines, la Oficina Jurídica está dispuesta a prestar su asesoría y función en la elaboración de los reglamentos. El Instituto es el ente llamado a regular ese elemento de las relaciones con los particulares, en especial con aquellos

que pueden tener otro tipo de relaciones con terceros de buena fe y el público en general, para que no se dé lugar a información que induzca a error a esos terceros. Por lo tanto, la autorización que dé la Dirección General al Grupo de Investigación de la Pontificia Universidad Javeriana debería condicionarse a los lineamientos de la Oficina de Comunicaciones y Atención al Ciudadano. Finalmente, esta Oficina reitera la recomendación de que se considere a futuro, para los casos que se puedan presentar, como la vía más idónea para impedir el uso no autorizado por parte de terceros del nombre o las siglas del ICBF, el registro de dichos elementos en la modalidad de una marca. La presente respuesta tiene la naturaleza de un concepto jurídico; solamente constituye un criterio auxiliar de interpretación, de conformidad con lo establecido en los artículos 26 del Código Civil y 25 del Código Contencioso Administrativo. Cordialmente,

JOSÉ OBERDAN MARTÍNEZ ROBLES

Jefe Oficina Jurídica

Disposiciones analizadas por Avance Jurídico Casa Editorial Ltda. Derecho del Bienestar Familiar

ISBN 978-958-98873-3-2

Última actualización: 31 de diciembre de 2023 - (Diario Oficial No. 52.604 - 9 de diciembre de 2023)