ICBF - c.sa caracterizacion proceso servicios administrativos v4

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CARACTERIZACIÓN DE PROCESO

Responsables del Proceso por Nivel:

Líder del Proceso: Nacional Director (a) Administrativo (a)

Director (a) Administrativo Director (a) Regional, Coordinador (a) Grupo Administrativo, Coordinador (a) de Regional Soporte Zonal Coordinador (a) de Centro Zonal

1. Objetivo del Proceso: Gestionar, administrar y controlar los recursos, bienes y servicios de apoyo para garantizar la misionalidad del Instituto Colombiano de Bienestar familiar.

2. Alcance: Inicia con la identificación de necesidades de recursos, bienes y servicios de apoyo, su administración, provisión, custodia y control de estos, y finaliza con la definición de acciones de mejora.

3. Alineación estratégica del Proceso:

Objetivo Estratégico No.8 Consolidar una cultura organizacional basada en la calidad del servicio, el conocimiento, la innovación, la toma de decisiones a partir de evidencia, el autocuidado, la seguridad y privacidad de la información y la mitigación de los impactos ambientales, fomentando el bienestar, la mejora continua y el trabajo digno de su talento humano. Objetivo Estratégico No.9 Modernizar la gestión de la entidad a través de la adecuación de la arquitectura institucional, infraestructura tecnológica y el rediseño de sus programas desde una perspectiva territorial, asegurando procesos técnicos y administrativos que soporten su gestión misional y garantizando el uso eficiente y transparente de los recursos.

4. Ciclo del Proceso en Planear, Hacer, Verificar, Mejorar (PHVM):

4.1 PLANEAR

Nivel Responsable de Generador Entradas Actividades Salidas Cliente la Actividad N R Z

1. Estado (Departamento 1.1 Plan Nacional de Establecer las necesidades de 1. Anteproyecto de presupuesto 1.1. 4.1 Proceso Servicios Nacional de Planeación). Desarrollo. presupuesto en funcionamiento en funcionamiento e inversión. Administrativos. e inversión y planificar las

2. Proceso 1.2 Requisitos legales y acciones para la 2. Asignación de recursos a las 2.1 Proceso Direccionamiento otros requisitos. implementación, sostenimiento, Regionales conforme Direccionamiento Estratégico. y mejora del Sistema Integrado necesidades de los procesos. Estratégico. X X 1.3 Directrices externas. de Gestión.

3. Procesos del ICBF. 3.Estrategias para el 3.1 Proceso Gestión 2.1. Plan Indicativo cumplimiento de las directrices Financiera.

4. Proceso Gestión Institucional. financieras respecto a vigencias Financiera. futuras y pago de obligaciones. 4.2 Proceso Monitoreo y Seguimiento a la Gestión. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

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CARACTERIZACIÓN DE PROCESO

5. Proceso Monitoreo y 2.2. Lineamientos de 4. Información para la definición

Seguimiento a la Gestión. programación y ejecución de las hojas de vida de los 5.1. Proceso Mejora e de metas sociales y indicadores y las actividades del Innovación.

6. Proceso Mejora e financieras. Plan de Acción.

Innovación. 2.3. Directrices 5. Matriz de riesgo por proceso

7. Proceso Gestión de institucionales. aprobada.

Tecnología e Información. 2.4. Lineamientos, metodologías e instrumentos de planeación. 2.5. Políticas institucionales. 2.6. Planes institucionales aprobados (todos los planes del ICBF). 3.1. Solicitud de necesidades de servicios administrativos. 4.1 Planes y directrices para la gestión financiera del ICBF. 5.1 Modelo de monitoreo y evaluación. 6.1. Planes, estrategias y metodologías de mejora continua, la innovación y el conocimiento. 7.1. Soporte a los requerimientos de tecnología y sistemas de información atendidos. 1.Estado. 1.1 Requisitos legales y Formular el Sistema de Gestión 1. Documentos para la 1.1. Proceso Servicios otros requisitos. Ambiental. formulación del Sistema de Administrativos. X X Gestión Ambiental. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA LOS DATOS PROPORCIONADOS SERÁN TRATADOS DE ACUERDO CON LA POLÌTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DEL ICBF Y A LA LEY 1581 DE 2012

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SERVICIOS ADMINISTRATIVOS Versión 4 Página 3 de 16 CARACTERIZACIÓN DE PROCESO 2.Proceso 2.1. Directrices 1.2. Proceso Direccionamiento Institucionales. Direccionamiento Estratégico. Estratégico. 2.2. Revisión por la 3.Proceso de Mejora e Dirección (Resultados del Innovación. Sistema Integrado de Gestión). 2.3. Resolución de distribución presupuestal. 2.4. Metodología Contexto Interno y Externo y Partes Interesadas. 2.5. Planes para el desarrollo de los Ejes del Sistema Integrado de Gestión aprobados. 3.1. Planes, estrategias y metodologías de mejora continua, la innovación y el conocimiento. 1.1. Requisitos legales y

1. Estado. otros requisitos. Proyectar los servicios de apoyo 1. Reporte consolidado de las 1.1 Proceso Servicios para satisfacer de manera necesidades de los servicios de Administrativos. 2.Proceso Servicios 2.1. Solicitud con oportuna las necesidades. apoyo que requiere el ICBF.

Administrativos. necesidades de servicios administrativos (vigilancia y 3.Proceso Adquisición de seguridad, aseo y cafetería, Bienes y Servicios. tiquetes aéreos, transporte, mantenimiento, jardinería, X fumigación, lavado de tanques, ferretería, pagos de servicios públicos). 3.1. Manual de Contratación, Memorandos, Circulares.

3.2 Guía de Supervisión. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA LOS DATOS PROPORCIONADOS SERÁN TRATADOS DE ACUERDO CON LA POLÌTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DEL ICBF Y A LA LEY 1581 DE 2012

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SERVICIOS ADMINISTRATIVOS Versión 4 Página 4 de 16 CARACTERIZACIÓN DE PROCESO 1.Estado. 1.1 4.1. Requisitos legales y Realizar la programación de los 1.Reporte de programación de 1.1 Proceso Servicios otros requisitos. mantenimientos especializados mantenimientos especializados y Administrativos. 2.Proceso y proyectos viabilizados de proyectos viabilizados de Direccionamiento 2.1. Directrices infraestructura. infraestructura. Estratégico. Institucionales.

3. Proceso Servicios 3.1. Solicitudes de X Administrativos. mantenimientos especializados y de 4.Proveedores (Entidad proyectos nuevos de Evaluadora o infraestructura inmobiliaria o Certificadora). banco de proyectos.

1. Estado (Contaduría 1.1 Requisitos legales y Definir documentos de 1. Documentos de referencia 1.1. 2.1. Proceso Servicios General de la Nación, otros requisitos para tener referencia para la para la administración, registro, Administrativos.

Procuraduría General de en cuenta en la administración, registro, seguimiento, depuración, control la Nación, Contraloría Administración de los seguimiento, depuración, control y revelación de la información de 1.2 Peticionarios. General de la República, Bienes Inmuebles de y revelación de la información de los inmuebles de propiedad y a

Superintendencia de propiedad y a cargo del los bienes inmuebles a cargo del cargo del ICBF. Notariado y Registro, ICBF. ICBF. Oficina de Instrumentos 2. Reporte del estado de los Públicos, Unidad 2.1 Planes y directrices para bienes inmuebles. Administrativa Especial de la gestión financiera del Castrato Distrital, Instituto ICBF. X X Geográfico Agustín Codazzi – IGAC, 3.1. Supervisión, asesoría y Dirección de Impuestos y seguimiento del trámite Aduanas Nacionales y administrativo y judicial de demás Entes). los procesos de denuncia de bienes vacantes,

2. Proceso Gestión mostrencos y vocaciones Financiera. hereditarias. 3.Proceso Gestión 3.2 Política de Mejora Jurídica. Normativa. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

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SERVICIOS ADMINISTRATIVOS Versión 4 Página 5 de 16 CARACTERIZACIÓN DE PROCESO 4.Proceso de Adquisición 4.1 Manual de Contratación, de Bienes y Servicios. Memorandos, Circulares. 5.Proceso 4.2 Guía de Supervisión. Direccionamiento Estratégico. 5.1. Directrices Institucionales. 6.Proceso Servicios Administrativos. 5.2. Lineamientos,

metodologías e

7. Proceso Gestión de instrumentos de planeación.

Tecnología e Información. 6.1. Lineamientos para tener

8. Proceso Relación con el en cuenta para la Ciudadano. administración de los Bienes Inmuebles a cargo del ICBF. 6.2 Reportes e informes de bienes inmuebles. 7.1 Sistemas de información: nuevos o adaptados y evolucionados. 8.1 Reportes de herramienta tecnológica SIM (Sistema de Información Misional). 1.Estado (Departamento 1.1. Requisitos legales y Formular los cronogramas de 1. Cronograma de toma física Administrativo de la otros requisitos tomas físicas de inventario y de de inventarios. 1.1. 2.1 Proceso Servicios Función Pública, relacionados al manejo realización de Comités de Administrativos.

Ministerio de Trasporte, de bienes muebles. Gestión de Bienes muebles. 2. Reporte del estado de los Contaduría General de la Bienes Muebles. X X Nación, Departamento 2.1. Documentación oficial Nacional de Planeación). de bienes adquiridos (Regional y la Sede de la

2. Proceso Servicios Dirección General).

Administrativos ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA LOS DATOS PROPORCIONADOS SERÁN TRATADOS DE ACUERDO CON LA POLÌTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DEL ICBF Y A LA LEY 1581 DE 2012

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SERVICIOS ADMINISTRATIVOS Versión 4 Página 6 de 16 CARACTERIZACIÓN DE PROCESO 1.Estado (Archivo General 1.1. 2.1. Requisitos legales Formular el Programa de 1.Programa de Gestión 1.1. Proceso Servicios de la Nación – AGN, y otros requisitos para Gestión Documental (PGD). Documental (PGD). Administrativos. Departamento la Gestión Documental. Administrativo de la 2. Documentación funcional para 2.1 Proceso Gestión de la Función Pública - DAFP). 3.1. Sistemas de el desarrollo de sistemas de Tecnología e Información nuevos o información. Información.

2. Proveedores (Entidad adaptados y evolucionados.

Evaluadora o Certificadora). 3.2 Servicios de Infraestructura de X

3. Proceso Gestión de la Tecnología e Información.

Tecnología e Información.

4.2 HACER

Nivel Responsable de Generador Entradas Actividades Salidas Cliente la Actividad N R Z 1.1 Requisitos legales y

1. Estado. otros requisitos. Ejecutar, realizar seguimiento a 1. Reportes del plan de acción. 1.1. Proceso Monitoreo y los recursos asignados y Seguimiento a la 2.Proceso 2.1 Planes institucionales desarrollar las acciones para la 2. Informes de gestión. Gestión.

Direccionamiento aprobados. implementación, sostenimiento, Estratégico. y mejora del Sistema Integrado 3. Informes de seguimiento. 2.1 Proceso 2.2 Resolución de de Gestión. Direccionamiento

3.Proceso Adquisición de distribución 4. Tramites de traslados Estratégico. Bienes y Servicios. presupuestal. presupuestales. X X 3.1. Proceso Servicios

4. Proceso Mejora e 3.1 Manual de Contratación, 5.Tramites de vigencias futuras y Administrativos.

Innovación. Memorandos, Circulares. de pago de obligaciones. 4.1 5.1 Proceso Gestión

5. Proceso Monitoreo y 3.2 Guía de Supervisión. Financiera.

Seguimiento a la Gestión. 4.1 Matriz de riesgo por proceso aprobada. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA LOS DATOS PROPORCIONADOS SERÁN TRATADOS DE ACUERDO CON LA POLÌTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DEL ICBF Y A LA LEY 1581 DE 2012

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CARACTERIZACIÓN DE PROCESO

6. Proceso Gestión Financiera. 5.1 Hojas de vida de los Indicadores aprobadas, Plan de Acción Institucional de la vigencia. 6.1 Planes y directrices para la gestión financiera del ICBF. 1.Proceso Servicios 1.1 Documentos para la Implementar el Sistema de 1.Evidencias del desarrollo de las Administrativos. formulación del Gestión Ambiental. actividades para la 1.1. Proceso Servicios Sistema de Gestión implementación del sistema de Administrativos.

X X Ambiental. Gestión Ambiental.

1. Proceso Servicios 1.1. Reportes de las Gestionar y prestar de manera 1. Documentos soporte de la 1.1. Proceso Servicios Administrativos. necesidades de los oportuna los servicios de apoyo gestión y prestación de los Administrativos. servicios de apoyo que que requiera el ICBF. servicios de apoyo que requiera

2. Proceso Comunicación requiere el ICBF. el ICBF.

Estratégica. 2.1 Documentos,

3. Proceso Adquisición de campañas, contenidos, X X Bienes y Servicios. acciones y piezas de comunicación. 4.Proceso Gestión de la Tecnología e Información. 3.1 Guía de Supervisión. 4.1 Solicitud de necesidades de servicios administrativos.

1. Documentos de la gestión de 1.1 Proceso Servicios 1.1. Reporte de Gestionar la obra, consultoría, obra, conservación, Administrativos. 1.Proceso Servicios programación de mantenimiento, adecuación, restauración y dotación de Administrativos. mantenimientos conservación, restauración y infraestructuras 1.2 Peticionarios.

X X especializados y de dotación de infraestructuras. proyectos viabilizados 2. Solicitud de inicio del 2.1. Proceso Adquisición de de infraestructura. proceso administrativo Bienes y Servicios. sancionatorio. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA LOS DATOS PROPORCIONADOS SERÁN TRATADOS DE ACUERDO CON LA POLÌTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DEL ICBF Y A LA LEY 1581 DE 2012

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SERVICIOS ADMINISTRATIVOS Versión 4 Página 8 de 16 CARACTERIZACIÓN DE PROCESO 1.1. Solicitud de conceptos 1.Estado. de cumplimiento de Emitir conceptos técnicos de 1.Concepto técnico. directrices del ICBF en cumplimiento de directrices del 1.1. Estado.

2. Proceso Gestión de materia de infraestructura. ICBF en materia de Talento Humano. infraestructura. 1.2. Proceso Servicios 2.1 Documento de Administrativos.

X autorización reconocimiento y ordenación de pago comisión al interior del país o Acto administrativo de comisión de desplazamiento para comisiones al exterior. 1.Estado (Contaduría 1.1 Requisitos legales y Realizar la administración de los 1. Documentos, reportes, 1.1 3.1 5.1 Proceso General de la Nación, otros requisitos para tener bienes inmuebles a cargo del informes, comunicaciones Servicios Administrativos. Procuraduría General de en cuenta la Administración ICBF. oficiales, resoluciones asociadas la Nación, Contraloría de los Bienes Inmuebles a a la gestión del Grupo de Bienes 2.1 4.1 6.1 Proceso Gestión General de la República, cargo del ICBF. Inmuebles. Jurídica. Superintendencia de Notariado y Registro, 2.1. 4.1 Documentos de 2. Proyectos de Actos 3.2 Proceso Gestión Oficina de Instrumentos referencia para la Administrativos que deba Firmar Financiera. Públicos, Unidad administración, registro, la Dirección General y Secretaría

Administrativa Especial de seguimiento, depuración, General. Castrato Distrital, Instituto control y revelación de la Geográfico Agustín información de los 3.Reporte del estado de los Codazzi – IGAC, inmuebles a cargo del ICBF. bienes inmuebles a cargo del Dirección de Impuestos y ICBF conforme a su situación Aduanas Nacionales y 2.2 Reporte del estado de actual y uso, así como el estado X X demás Entes. los bienes inmuebles. de gestión de las donaciones en especie recibidas. 2.Proceso Servicios 3.1. Oferta de donaciones Administrativos. para los programas 4. Solicitudes de Conceptos misionales del ICBF y Jurídicos sobre temas de Interés

3. Peticionarios. solicitud vocaciones para el ICBF en el tema de bienes hereditarias de bienes inmuebles.

4. Proceso Gestión inmuebles y solicitud de Jurídica. oferta de compra de 5. Actas de los Comités de inmuebles. Gestión de Bienes.

5. Proceso Relación con el Ciudadano. 4.2 Supervisión, asesoría y 6.Informes de los procesos de seguimiento del trámite denuncia de bienes vacantes y administrativo y judicial de vocaciones hereditarias en las los procesos de denuncia de cuales el ICBF sea participe, para ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

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SERVICIOS ADMINISTRATIVOS Versión 4 Página 9 de 16 CARACTERIZACIÓN DE PROCESO bienes vacantes, su ingreso, registro y pago de las mostrencos y vocaciones participaciones económicas hereditarias. respectivas. 5.1 Documento Caracterización de Peticionarios ICBF.

1. Proceso Servicios 1.1 Documentos de bienes Administrar los bienes muebles 1.Reportes de ingreso, traslados 1.1. 2.1 3.1 4.1 Proceso Administrativos. que requieran ser del ICBF. y bajas generados por el sistema Servicios trasladados. de información Administrativos. 1.2 Documentos de baja de 2.Acta de entrega de bienes por bienes. transferencia a título gratuito.

X X 1.3 Cronograma de toma 3. Resolución de autorización física de inventarios. para la baja de bienes muebles. 1.4 Reportes e informes 4. Acta de Comité de Gestión de generados por el Bienes. sistema de información. 1.1. Proceso Servicios 1.Proceso Servicios 1.1. Programa de Gestión Implementar y realizar 1. Planes y programas Administrativos. Administrativos. Documental (PGD). seguimiento al programa de implementados como parte del X X gestión documental (PGD) con desarrollo del Programa de 1.2. Estado. su respectivo cronograma. gestión documental. 1.3. Peticionarios.

4.3. VERIFICAR

Nivel Responsable de Generador Entradas Actividades Salidas Cliente la Actividad N R Z 1.Proceso Servicios 1.1 Informes de Verificar el avance de la 1.Reportes de seguimiento a la 1.1. 3.1. Proceso de

Administrativos. seguimiento. ejecución de los recursos y las ejecución de los recursos. Servicios acciones para la Administrativos. 2.Proceso 2.1 Reporte de Monitoreo y implementación, sostenimiento, 2. Resultados del cumplimiento Direccionamiento seguimiento a ejecución de y mejora del Sistema Integrado de los planes para el desarrollo 1.2 Proceso Gestión Estratégico. metas sociales y de Gestión. de los ejes del Sistema Integrado Financiera. X X financieras. de Gestión. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA LOS DATOS PROPORCIONADOS SERÁN TRATADOS DE ACUERDO CON LA POLÌTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DEL ICBF Y A LA LEY 1581 DE 2012

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SERVICIOS ADMINISTRATIVOS Versión 4 Página 10 de 16 CARACTERIZACIÓN DE PROCESO 3.Proceso Monitoreo y Seguimiento a la Gestión. 3.1 Informes de monitoreo 3. Resultados del cumplimiento 2.1 3.2. Proceso nacional y regional. de los planes institucionales. Direccionamiento 4.Proceso Relación con el Estratégico. Ciudadano. 3.2 Reporte de monitoreo y seguimiento a través del tablero de control. 3.3 Seguimiento al Plan de Acción Institucional. 4.1 Informe de PQRS y solicitudes de acceso a la Información. 1.Proceso Servicios 1.1 Evidencias del Verificar la implementación del 1.Resultados de medición de las 1.1 Proceso Servicios Administrativos. desarrollo de las actividades Sistema de Gestión Ambiental. actividades establecidas para la Administrativos

para la implementación del implementación del Sistema de sistema de Gestión Gestión Ambiental. 1.2 Monitoreo y Ambiental. Seguimiento a la Gestión X X 1.3 Proceso Direccionamiento Estratégico Realizar seguimiento al

1. Proceso Servicios 1.1. Documentos soporte de cumplimiento a las obligaciones 1.Informes y actas de supervisión 1.1. Proceso Servicios Administrativos. la gestión y prestación de los contratos de los servicios administrativos de los servicios de de apoyo. X apoyo que requiera el ICBF. 1.Proceso Servicios 1.1 Documentos de la Realizar el seguimiento de la 1. Informes de supervisión y 1.1 Proceso Servicios Administrativos. gestión de consultoría, obra, ejecución del contrato y/o actas de recibo de la ejecución de Administrativos. mantenimiento, convenio de suministro, consultorías, obra, X X conservación, restauración consultorías, construcción y/o mantenimiento, conservación, 1.2 Proceso Gestión y dotación de mantenimientos especializados restauración y dotación de Financiera. infraestructuras. de obras. infraestructuras. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

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CARACTERIZACIÓN DE PROCESO

1.Proceso Servicios 1.1 Documentos, reportes, Verificar, analizar, conciliar la 1.Informes, reportes, 1.1. Proceso Servicios Administrativos. informes, comunicaciones consistencia de la información comunicaciones oficiales Administrativos. oficiales, resoluciones de los bienes inmuebles a cargo relacionados con la gestión de

2. Proceso Gestión asociadas a la gestión del del ICBF. los bienes inmuebles a cargo del 1.2. Proceso Gestión Jurídica. Grupo de Bienes Inmuebles. ICBF. Financiera 1.2 Proyectos de Actos 1.3 Proceso Gestión Administrativos que deba Jurídica.

Firmar la Dirección General y Secretaría General. 1.3 Reporte del estado de los bienes inmuebles a cargo del ICBF conforme a su situación actual y uso, así como el estado de gestión de las donaciones en X X especie recibidas. 1.4 Solicitudes de Conceptos Jurídicos sobre temas de Interés para el ICBF en el tema de bienes inmuebles. 1.5 Actas de los Comités de Gestión de Bienes. 2.1 Informes de los Procesos de denuncia de bienes vacantes, mostrencos y vocaciones hereditarias en las cuales el ICBF tenga interés. 1.Informes de bienes muebles. 1.Proceso Servicios 1.1 Reportes de ingreso, Verificar inventario de bienes 1.1 2.1 Proceso Servicios Administrativos. traslados y bajas generados muebles. 2.Certificación Toma Física de Administrativos. X X por el sistema de Inventarios. información. 1.1 Planes y programas Verificar la implementación y 1. Informe del seguimiento a la

1.Proceso Servicios implementados como parte ejecución de los planes, implementación del programa de 1.1. Proceso Servicios X Administrativos. programas y cronograma gestión documental. Administrativos. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA LOS DATOS PROPORCIONADOS SERÁN TRATADOS DE ACUERDO CON LA POLÌTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DEL ICBF Y A LA LEY 1581 DE 2012

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SERVICIOS ADMINISTRATIVOS Versión 4 Página 12 de 16 CARACTERIZACIÓN DE PROCESO del desarrollo del Programa asociado al Programa de de gestión documental. Gestión Documental (PGD). 1.1. Reporte de monitoreo y seguimiento a través Realizar seguimiento y medición del tablero de control. del desempeño del proceso de acuerdo con la gestión y los 1. Resultados de medición del

1. Proceso Monitoreo y 2.1. 3.1 Informes de norma riesgos asociados, en el marco proceso.

Seguimiento a la interna y externa. de las responsabilidades del Gestión. esquema de líneas de defensa. 2.Reporte gestión de riesgos del 3.2. Informes de proceso.

2. Proveedor (Entidad seguimiento. evaluadora o

3. Informe de gestión. 1.1. 2.1. 3.1 Proceso Certificadora). 3.3 Reportes internos Servicios avance, cumplimiento y Administrativos.

3. Proceso Evaluación efectividad a las acciones Independiente. formuladas. 1.2. Proceso Monitoreo y

Seguimiento a la

4. Proceso Mejora e

3.4. Informe de auditorías Gestión. X X X Innovación. internas. 2.1 Mejora e Innovación.

5. Proceso 4.1 Planes, estrategias y Direccionamiento metodologías de 3.1.Proceso Estratégico. mejora continua, la Direccionamiento innovación y el Estratégico. conocimiento. 4.2 Resultados de evaluación de los riesgos. 5.1. Informes de ejecución presupuestal.

4.4. MEJORAR E INNOVAR

Nivel Responsable de Generador Entradas Actividades Salidas Cliente la Actividad N R Z Definir acciones de mejora e 1.Acciones de mejora e 1.1. Proceso Servicios X X innovación para el proceso. innovación definidas. Administrativos. ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA LOS DATOS PROPORCIONADOS SERÁN TRATADOS DE ACUERDO CON LA POLÌTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DEL ICBF Y A LA LEY 1581 DE 2012

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CARACTERIZACIÓN DE PROCESO

1. Proceso 1.1 Resultados e Informes Direccionamiento de Gestión 1.2. Proceso Mejora e Estratégico. Institucional. Innovación. 2.Proceso Monitoreo y 1.2. Acciones de mejora del 1.3. Proceso Evaluación

Seguimiento a la Gestión. Sistema Integrado de Independiente.

Gestión. 3.Proceso Mejora e 1.4 Proveedor (Entidad Innovación. 2.1 Reporte de monitoreo y Evaluadora o Certificadora). seguimiento a través 4.Proceso Relación con el del tablero de control. Ciudadano. 3.1. Resultados de

5. Proceso Evaluación evaluación de los riesgos.

Independiente. 3.2. Mejoras identificadas del Modelo de Planeación y Sistema Integrado de Gestión. 3.3 Resultados de seguimiento a la implementación de planes, estrategias y metodologías. 3.4. Buenas prácticas y lecciones aprendidas. 4.1. Informe de PQRS y solicitudes de acceso a la Información. 5.1. Reportes internos avance, cumplimiento y efectividad Plan de Mejoramiento. 5.2 Acciones de mejoramiento formuladas. 5.3 Resultados o informes internos de avance, ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA LOS DATOS PROPORCIONADOS SERÁN TRATADOS DE ACUERDO CON LA POLÌTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DEL ICBF Y A LA LEY 1581 DE 2012

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SERVICIOS ADMINISTRATIVOS Versión 4 Página 14 de 16 CARACTERIZACIÓN DE PROCESO cumplimiento y efectividad a las acciones formuladas. 5.4 Informes de auditorías internas. Elaboró Revisó Aprobó

ANA LISSETTE AGUDELO BALLESTEROS GEORLETT SOFÍA GORDON RAMOS

Contratista Grupo de Planeación Administrativa Coordinadora Grupo de Planeación Administrativa Dirección Administrativa Dirección Administrativa Promotor EPICO YENNY EUNICE BELTRÁN PARDO ANA MARÍA RENGIFO OVALLE Contratista Grupo de Planeación Administrativa Coordinadora Grupo de Apoyo Logístico (E) EFRAÍN GARZÓN RODRIGUEZ Dirección Administrativa Dirección Administrativa Director Administrativo (E) Líder del Proceso

MILTON YESID REY CUBILLOS

EFRAIN GARZÓN RODRÍGUEZ

Contratista Grupo de Apoyo Logístico Coordinador Grupo de Infraestructura Inmobiliaria Dirección Administrativa Dirección Administrativa ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA LOS DATOS PROPORCIONADOS SERÁN TRATADOS DE ACUERDO CON LA POLÌTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DEL ICBF Y A LA LEY 1581 DE 2012

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CARACTERIZACIÓN DE PROCESO

CARLOS ALBERTO TAPICHA FALLA

MARGARITA ROSA HERNÁNDEZ VELANDIA

Contratista Grupo de Apoyo Logístico Coordinadora Grupo de Almacén e Inventarios Dirección Administrativa Dirección Administrativa

HUMBERTO JOSÉ CERON TORRES

FÉLIX JOAQUÍN OROZCO MEJÍA

Contratista Grupo de Infraestructura Inmobiliaria Coordinador Grupo de Gestión de Bienes Dirección Administrativa Dirección Administrativa

ALEXANDER YANQUEN DE PABLOS

Contratista Grupo de Almacén e Inventarios

HELMUT RUBIEL MENJURA MURCIA

Dirección Administrativa Contratista Grupo de Gestión Documental Dirección Administrativa

JUAN CARLOS MENDEZ BOUZAS

Contratista Grupo de Gestión de Bienes

YANETH SARMIENTO FORERO

Dirección Administrativa Subdirectora de Mejoramiento Organizacional Dirección de Planeación y Control de Gestión

MARÍA DE LOS ÁNGELES PEREZ GÓMEZ

ADRIANA SAAVEDRA HERNÁNDEZ

Contratista Grupo de Gestión Documental Contratista Subdirección de Mejoramiento Organizacional Dirección Administrativa Dirección de Planeación y Control de Gestión ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA LOS DATOS PROPORCIONADOS SERÁN TRATADOS DE ACUERDO CON LA POLÌTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DEL ICBF Y A LA LEY 1581 DE 2012

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CARACTERIZACIÓN DE PROCESO

GIOVANNA BAZZANI AFANADOR Contratista Subdirección de Mejoramiento Organizacional Dirección de Planeación y Control de Gestión Nota 1: Consultar los indicadores de procesos en el Tablero de Control en el SIMEI. Nota 2: Consultar los riesgos de calidad y corrupción del proceso en la web. Nota 3: Consultar las normas internas y externas que aplican al proceso en la Matriz de Requisitos Legales.

Nota 4: Consultar criterios y rangos de calificación de los aspectos e impactos ambientales en la Matriz de aspectos e impactos ambientales, requisitos legales y otros requisitos. Nota 5: Consultar matriz de riesgos SGSI y de activos de información del proceso en la intranet. Nota 6: Consultar matriz de identificación de peligros, valoración de riesgos y determinación de Controles, y Matriz de requisitos legales y otros requisitos del SG-SST. Nota 7: Consultar los procedimientos y documentos asociados al proceso e