ICBF - f1.p1.abs formato plan de seguimiento pacco v3

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Título: ICBF - f1.p1.abs formato plan de seguimiento pacco v3
Autor: ICBF
Categoría: Infralegal
Área del derecho: Familia
Año: —

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ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

FORMATO PLAN DE SEGUIMIENTO PACCO

INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO PLAN DE SEGUIMIENTO PACCO RECOMENDACIONES GENERALES: Leer el instructivo antes de diligenciar el formato El formato denominado Plan de Seguimiento permite a los asesores realizar seguimiento a la información reportada en el Sistema de Información PACCO por los usuarios de las Regionales y Áreas de la Sede de la Dirección General, evaluando el avance de subsanación en items o actividades tanto de programación, contratación y ejecución, en un periodo definido y calificable para el indicador PA-107. El formato se encuentra en la actividad 4 y 13 del procedimiento para la elaboración, modificación y seguimiento al Plan Anual de Adquisiciones; (Actividad 4: Verificar que la información registrada por los usuarios en el Sistema de Información PACCO esté acorde con las directrices y la asignación presupuestal final, después de emitido el decreto de liquidación de presupuesto, metas sociales y la estructura financiera de la vigencia y aprobado por los gerentes de recurso; Actividad 13: Comparar y realizar seguimiento de control de calidad a la información registrada por los usuarios en el Sistema de Información PACCO; las dos actividades corresponden a puntos de control). Desde la presente vigencia se incorpora en la Guia de Evaluación a la Gestión PACCO el resultado al seguimiento PACCO que corresponde al valor promedio de los porcentajes obtenidos en los seguimientos realizados permitiendo medir el cumplimiento, oportunidad y calidad en la subsanación de los hallazgos enviados mensualmente en los tiempos establecidos. En el formato se visualizá la trazabilidad de los hallazgos y subsanaciones de toda la vigencia, con el fin de monitorear aquellos casos que son

recurrentes y de esta forma informar oportunamente a los usuarios para la toma de decisiones. Este formato hará parte de las evidencias y soportes para dar cumplimiento a los Acuerdos de Gestión, Plan de Acción y Plan de Tratamiento de Riesgos de Calidad vigentes. APLICACIÓN DEL FORMATO DE SEGUIMIENTO PACCO EN EXCEL El formato “PLAN DE SEGUIMIENTO”, se diligenciará en 2 momentos por parte del Asesor: 1Se relaciona los hallazgos encontrados determinando la Regional o Área de la Sede a la cual se está evaluando, fecha en la que se realizó el seguimiento, detallando la apertura o motivo del hallazgo, el responsable en darle solución y la fecha máxima de respuesta o cumplimiento. (Desde la columna A hasta la G). 2Una vez verificado el cumplimiento de la actividad o los ajustes solicitados en la fecha prevista, el asesor diligencia el porcentaje del cumplimento y relaciona las observaciones para cerrar el hallazgo, enviando a la Regional el porcentaje alcanzado en cada seguimiento.

A tener en cuenta: Si cumplida la fecha para subsanar el hallazgo por parte de la Regional o área de la Sede de la Dirección General no se realizó ninguna acción, el porcentaje de cumplimiento es 0% quedando pendiente el hallazgo.

Los usuarios deben subsanar la observación durante el mes evaluado, de lo contrario seguirá pendiente en los siguientes seguimientos hasta que sea cerrado o aclarado, el porcentaje seguirá siendo el obtenido en el segundo momento del seguimiento. DESCRIPCION DEL FORMATO DE SEGUIMIENTO PACCO EN EXCEL Celda A2 Corresponde al mes que se esta evaluando. Regional Nombre de la Regional en la cual se ejecuta el contrato.

No. Corresponde al número de hallazgos relacionados. Hallazgo Contiene una lista desplegable donde se relaciona el tipo de observación a la evaluación. Es la fecha en la cual el asesor evidencio una inconsistencia en la calidad de la información registrada en el Sistema de Fecha del hallazgo Información PACCO. Observaciones de Hace referencia a las inconsistencias; es decir, se describe el número del consecutivo, y/o el rubro, y/o número de apertura del contratistas sin asociar, valores unitarios fuera de rangos, modalidades que no corresponden, etc. hallazgo: Responsable: El coordinador de Planeación y Sistemas de la Regional y/o el referente PACCO. Plazo de Es el tiempo que el asesor determina según la cantidad de hallazgos y la complejidad en dar respuesta por parte de los Cumplimiento: usuarios, para el cumplimiento o subsanar el hallazgo, este tiempo debe estar acorde al mes evaluado. Es la fecha real donde se realizó la subsanación por parte del usuario, ésta fecha puede ser informada por el usuario, sin Fecha de embargo, el asesor debe verificar en el sistema que se ha corregido para validar la fecha suministrada por el usuario, de Cumplimiento: lo contrario si el usuario no informa el asesor, verifica el hallazgo para informar o cerrar el hallazgo. El asesor evalúa la calidad y oportunidad de la información, si las observaciones son cuantitativas corresponde al total Cumplimiento (%): cEostrere egsipdaoc sioo bpruee edle t osetarl ddielig heanllcaiazgdoos p yo sri eels u csuuaalritioa,ti ivnofo ersm 1a0n0d%o ola 0s %d.ifi cultades o las acciones que se realizaron para

Observaciones al cerrar el hallazgo; sin embargo, si el usuario no lo diligencia, el asesor si lo considera necesario, registrará las cierre del hallazgo: observaciones de las acciones implementadas por la regional o área para cerrar el seguimiento. Este espacio permite justificar la calificación obtenida y que amerite alguna aclaración por alguna de las partes. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

LOS DATOS PROPORCIONADOS SERÁN TRATADOS DE ACUERDO A LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DEL ICBF Y A LA LEY 1581 DE 2012

F1.P1.ABS 12/04/2023

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FORMATO PLAN DE SEGUIMIENTO PACCO

Pública INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO PLAN DE SEGUIMIENTO PACCO RECOMENDACIONES GENERALES: Leer el instructivo antes de diligenciar el formato El formato denominado Plan de Seguimiento permite a los asesores realizar seguimiento a la información reportada en el Sistema de Información PACCO por los usuarios de las Regionales y Áreas de la Sede de la Dirección General, evaluando el avance de subsanación en items o actividades tanto de programación, contratación y ejecución, en un periodo definido y calificable para el indicador PA-107. El formato se encuentra en la actividad 4 y 13 del procedimiento para la elaboración, modificación y seguimiento al Plan Anual de Adquisiciones; (Actividad 4: Verificar que la información registrada por los usuarios en el Sistema de Información PACCO esté acorde con las

directrices y la asignación presupuestal final, después de emitido el decreto de liquidación de presupuesto, metas sociales y la estructura financiera de la vigencia y aprobado por los gerentes de recurso; Actividad 13: Comparar y realizar seguimiento de control de calidad a la información registrada por los usuarios en el Sistema de Información PACCO; las dos actividades corresponden a puntos de control). Desde la presente vigencia se incorpora en la Guia de Evaluación a la Gestión PACCO el resultado al seguimiento PACCO que corresponde al valor promedio de los porcentajes obtenidos en los seguimientos realizados permitiendo medir el cumplimiento, oportunidad y calidad en la En el formato se visualizá la trazabilidad de los hallazgos y subsanaciones de toda la vigencia, con el fin de monitorear aquellos casos que son recurrentes y de esta forma informar oportunamente a los usuarios para la toma de decisiones. Este formato hará parte de las evidencias y soportes para dar cumplimiento a los Acuerdos de Gestión, Plan de Acción y Plan de Tratamiento de APLICACIÓN DEL FORMATO DE SEGUIMIENTO PACCO EN EXCEL El formato “PLAN DE SEGUIMIENTO”, se diligenciará en 2 momentos por parte del Asesor: 1Se relaciona los hallazgos encontrados determinando la Regional o Área de la Sede a la cual se está evaluando, fecha en la que se realizó el seguimiento, detallando la apertura o motivo del hallazgo, el responsable en darle solución y la fecha máxima de respuesta o 2Una vez verificado el cumplimiento de la actividad o los ajustes solicitados en la fecha prevista, el asesor diligencia el porcentaje del cumplimento y relaciona las observaciones para cerrar el hallazgo, enviando a la Regional el porcentaje alcanzado en cada seguimiento.

Si cumplida la fecha para subsanar el hallazgo por parte de la Regional o área de la Sede de la Dirección General no se realizó ninguna acción, el Los usuarios deben subsanar la observación durante el mes evaluado, de lo contrario seguirá pendiente en los siguientes seguimientos hasta que sea cerrado o aclarado, el porcentaje seguirá siendo el obtenido en el segundo momento del seguimiento. DESCRIPCION DEL FORMATO DE SEGUIMIENTO PACCO EN EXCEL Corresponde al mes que se esta evaluando. Nombre de la Regional en la cual se ejecuta el contrato. Corresponde al número de hallazgos relacionados. Contiene una lista desplegable donde se relaciona el tipo de observación a la evaluación. Es la fecha en la cual el asesor evidencio una inconsistencia en la calidad de la información registrada en el Sistema de Hace referencia a las inconsistencias; es decir, se describe el número del consecutivo, y/o el rubro, y/o número de contratistas sin asociar, valores unitarios fuera de rangos, modalidades que no corresponden, etc. El coordinador de Planeación y Sistemas de la Regional y/o el referente PACCO. Es el tiempo que el asesor determina según la cantidad de hallazgos y la complejidad en dar respuesta por parte de los usuarios, para el cumplimiento o subsanar el hallazgo, este tiempo debe estar acorde al mes evaluado. Es la fecha real donde se realizó la subsanación por parte del usuario, ésta fecha puede ser informada por el usuario, sin embargo, el asesor debe verificar en el sistema que se ha corregido para validar la fecha suministrada por el usuario, de lo contrario si el usuario no informa el asesor, verifica el hallazgo para informar o cerrar el hallazgo.

El asesor evalúa la calidad y oportunidad de la información, si las observaciones son cuantitativas corresponde al total cEostrere egsipdaoc sioo bpruee edle t osetarl ddielig heanllcaiazgdoos p yo sri eels u csuuaalritioa,ti ivnofo ersm 1a0n0d%o ola 0s %d.ifi cultades o las acciones que se realizaron para cerrar el hallazgo; sin embargo, si el usuario no lo diligencia, el asesor si lo considera necesario, registrará las observaciones de las acciones implementadas por la regional o área para cerrar el seguimiento. Este espacio permite justificar la calificación obtenida y que amerite alguna aclaración por alguna de las partes. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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LOS DATOS PROPORCIONADOS SERÁN TRATADOS DE ACUERDO A LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DEL ICBF Y A LA LEY 1581 DE 2012

Código Ítems 1 Consecutivo sin contrato asociado 2 Consecutivo sin finalizar proceso 3 Contrato sin asociar en PACCO 4 Diferencia fecha inicio de contrato Vs fecha de compromiso 5 Diferencia plan de pago (programación Vs ejecución) 6 Diferencia tiempo proyectado ejecución Vs tiempo estimado en detalles 7 Diferencia valor contratado PACCO Vs financiera 8 Diferencia valor o cantidad programada Vs contratada 9 Diferencia valor total rubro Vs valor total plan de pagos 10 Diferencia valor unitario registrado PACCO Vs rangos suministrados por el área 11 Diferencias entra las fase de Programación, Contratación y Ejecución 12 Hallazgo pendiente del seguimiento PACCO anterior 13 Recursos sin programar 14 Revisar cantidades, valores unitarios, tiempo o valor total 15 Revisar centro zonal o municipio 16 Revisar fecha de inicio o terminación del servicio misional 17 Revisar modalidad de contratación o tipo de contrato 18 Revisar objeto contractual o gasto 19 Revisar servicio especial o por demanda 20 Revisar valor vigencias futuras 21 Rubro de PACCO Extendido con mas de un consecutivo 22 Rubro con saldo negativo 23 Rubros sobreprogramados y/o rubros sobreejecutados 24 No se encontraron hallazgos 25 Otros Código Regionales/Áreas Dirección Administrativa Dirección de Abastecimiento Dirección de Adolescencia y Juventud Dirección de Contratación Dirección de Familias y Comunidades Dirección de Gestión Humana Dirección de Infancia Dirección de Información y Tecnología Dirección de Nutrición Dirección de Planeación y Control de Gestión Dirección de Primera Infancia Dirección de Protección Dirección de Servicios y Atención Dirección Financiera Dirección SNBF

Oficina Asesora de Comunicaciones Oficina Asesora Jurídica Subdirección de Monitoreo y Evaluación Regional Amazonas Regional Antioquia Regional Arauca Regional Atlántico Regional Bogotá Regional Bolívar Regional Boyacá Regional Caldas Regional Caquetá Regional Casanare Regional Cauca Regional Cesar Regional Choco Regional Córdoba Regional Cundinamarca Regional Guainía Regional Guaviare Regional Huila Regional La Guajira Regional Magdalena Regional Meta Regional Nariño Regional Norte de Santander Regional Putumayo Regional Quindío Regional Risaralda Regional San Andrés Regional Santander Regional Sucre Regional Tolima Regional Valle Regional Vaupés Regional Vichada Código Meses 1 Enero 2 Febrero 3 Marzo 4 Abril 5 Mayo 6 Junio 7 Julio 8 Agosto 9 Septiembre 10 Octubre 11 Noviembre 12 Diciembre

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