ICBF - f1.p1.sa formato identificacion de expediente v5 0

F1.P1.SA

PROCESO Versión 5

SERVICIOS ADMINISTRATIVOS Página 1 de 5

25/09/2023 FORMATO IDENTIFICACIÓN EXPEDIENTE Clasificación de la Información:

PÚBLICA

SEDE Código Nombre

SECCIÓN

SUBSECCIÓN

SERIE

SUBSERIE

NOMBRE DEL

EXPEDIENTE NÚMERO FOLIOS del al FECHAS EXTREMAS de hasta

VOLUMEN DE

CARPETA No. de

Archivo Gestión Archivo Central Archivo Histórico SIGNATURA Estante Caja Carpeta Depósito Estante Caja Carpeta Depósito Estante Caja Carpeta

TOPOGRÁFICA

Tiempo de Retención Documental Disposición Final TVD TRD (versión) (periodo) Archivo Gestión Archivo Central Conservación Eliminación Medio Técnico Selección TRD o TVD QUE Total

APLICA

F1.P1.SA 25/09/2023

PROCESO Versión 5 Página 1 de 1 SERVICIOS ADMINISTRATIVOS Clasificación de la Información FORMATO IDENTIFICACIÓN EXPEDIENTE PÚBLICA No. de Ítem: NOMBRE DESCRIPCIÓN Para TRD: Registre el nombre de la Dirección General o Regional. 1 Sede: Para TVD: Registre las siglas ICBF Para TRD:Registre el código y el nombre de la unidad administrativa de mayor jerarquía, de la cual dependa la oficina productora.

Código y Sección: Para TVD: Registre el código y el nombre de la unidad administrativa de mayor jerarquía, de la cual dependa la oficina productora, para periodos 5,6 y 7 se debe indicar la categoría o el tipo

de regional. 2 Categorías TVD, ver Procedimiento de organización de archivos 3 Código y Subsección: Registre el código y el nombre de la oficina que produce la documentación. Consigne el nombre de la serie y/o subserie documental, conforme se encuentra registrado 4 Serie y Subserie: (mayúsculas o minúsculas) en la Tabla de Retención Documental. 5 Nombre del expediente: Registre el nombre completo en mayúscula fija del expediente. Registre el número completo del expediente, para las series documenttales que llevan Número del expediente: numeración ej. Historias de Atención, Historias Laborales, Contratos, entre otros. Si no cuenta 6 con número de expediente, registre N/A. 7 Foliosde: Registre el número de folio con el cual inicia el expediente.

Foliosal: Registre el número de folio con el cual termina el expediente.

8 Registre la fecha del tipo documental principal que da inicio al expediente y la fecha del último Fechas extremas: tipo documental principal (no se debe tener en cuenta las fechas de los anexos), el cual cierra 9 el expediente, en orden de día, mes y año. Ejemplo: del 07/11/2004 al 11/12/2013. 10 Volumen de carpeta No: Registre el número de carpeta con la cual inicia el expediente. 11 Volumen de carpeta de: Registre el número de carpeta con la cual finaliza el expediente. Ejemplo 1 de 2. Diligencie los campos de Archivo de Gestión, Central o Histórico, según la fase en la cual se Signatura topográfica: 12 encuentre el expediente.

Archivo Gestión: 13 Registre el número de estante, caja y carpeta donde se ecuentra ubicado el expediente.

Registre el número de depósito, estante, caja y carpeta donde se ecuentra ubicado el Archivo Central: 14 expediente.

Archivo Histórico: Registre el número de depósito, estante, caja y carpeta donde se ecuentra ubicado el 15 expediente.

TRD o TVD que aplica 16 TRD (versión): Registre la versión de TRD con la que se creó el expediente. TVD (periodo): Registre el periodo de TVD con la cual se creó el expediente Registre el tiempo de retención que contemple la TRD para el archivo de gestión, central o histórico y marque con un X la disposición final que contempla la tabla de retención documental Tiempo de retención y 17 que aplique: conservación total, eliminación, medio técnico y selección. disposición final: Para TVD, registre el tiempo de retención en la casilla de archivo central y marque con un X la disposición final que contempla la tabla de valoración documental que aplique: conservación total, eliminación, medio técnico y selección. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

F1.P1.SA 25/09/2023

PROCESO Versión 5 Página 1 de 1 SERVICIOS ADMINISTRATIVOS Clasificación de la Información

FORMATO IDENTIFICACIÓN EXPEDIENTE PÚBLICA

SEDE REGIONAL AMAZONAS

Código Nombre

SECCIÓN 11100 DIRECCIÓN REGIONAL

SUBSECCIÓN 11110 CENTRO ZONAL

SERIE 98 EXPEDIENTE SOCIO-FAMILIAR

SUBSERIE

NOMBRE DEL

CLEMENT ZUÑIGA ZORIS

EXPEDIENTE

NÚMERO 2365

FOLIOS del 1 al 180 FECHAS EXTREMAS de 25/04/2004 hasta 18/11/2015

VOLUMEN DE

No. 1 de 2

CARPETA

Archivo Gestión Archivo Central Archivo Histórico SIGNATURA Estante Caja Carpeta Depósito Estante Caja Carpeta Depósito Estante Caja Carpeta TOPOGRÁFICA 1 6 10 Tiempo de Retención Documental Disposición Final TVD TRD (versión) (periodo) Archivo Gestión Archivo Central Conservación Eliminación Medio Técnico Selección TRD o TVD QUE Total APLICA 1999 1 30 X X Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

F1.P1.SA 25/09/2023

PROCESO Versión 5 Página 1 de 1 SERVICIOS ADMINISTRATIVOS Clasificación de la Información

FORMATO IDENTIFICACIÓN EXPEDIENTE PÚBLICA

SEDE ICBF

Código Nombre SECCIÓN 0 REGIONAL TIPO 1 - BOGOTÁ

SUBSECCIÓN 3100 DIVISIÓN JURÍDICA

SERIE 13 CONTRATOS

SUBSERIE 1 Contratos de Aporte NOMBRE DEL ASOCIACIÓN BARRIO ESTRELLA Y HOGAR INFANTIL CASITA DEL SOL DE LA LOCALIDAD DE CIUDAD BOLÍVAR

EXPEDIENTE

NÚMERO 055-1993

FOLIOS del 1 al 215 FECHAS EXTREMAS de 21/02/1993 hasta 10/01/1994

VOLUMEN DE

No. 1 de 2

CARPETA

Archivo Gestión Archivo Central Archivo Histórico

SIGNATURA

Estante Caja Carpeta Depósito Estante Caja Carpeta Depósito Estante Caja Carpeta TOPOGRÁFICA 1 6 10 ACH REG-0011555

BOGOTÁ

Tiempo de Retención Documental Disposición Final TVD TRD (versión) (periodo) Archivo Gestión Archivo Central Conservación Eliminación Medio Técnico Selección TRD o TVD QUE Total

APLICA 20 X

7 Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.