ICBF - f1.p36.sa formato tabla de retencion documental v1

PROCESO F1.P36.SA

SERVICIOS ADMINISTRATIVOS Versión 1

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FORMATO DE TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 01/08/2023

Clasificación de la información: Pública

Entidad Productora: INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR

Código Dependencia: Dependencia Productora: SOPORTE O INDICE DE CÓDIGO SERIES, SUBSERIES, TIPOS FORMATO EXTENSIÓN DEL CLASIFICACIÓN TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICION FINAL

SOPORTE POR READH PROCEDIMIENTO

DOCUMENTALES TIPOLOGÍA SERIE SUBSERIE E F P Cl R ARCHIVO DE ARCHIVO C Mt E S

GESTIÓN CENTRAL

INFORMES DE GESTIÓN Convenciones FIRMAS RESPONSABLES Soporte: Electrónico: E Disposición Final Secretario General: ______________________________________ Físico: F Conservar: C Índice de Clasificación Pública: P READH:Registro Especial de Archivos de Medio Técnico: Mt Jefe de Gestión Documental: ______________________________ Clasificada: Cl Derechos Humanos y Memoria Histórica Eliminar: E Reservada: R Seleccionar: S Ciudad y fecha: _________________________________________

F1.P36.SA 01/08/2023

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FORMATO TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Clasificación de la Información: Pública Instrucciones para el diligenciamiento de la Tabla de Retención Documental 1.Entidad Productora: Espacio para escribir que la Tabla de Retención Documental corresponde al Instituto Colombiano de

Bienestar Familiar.

2. Oficina Productora: Espacio para diligenciar el código y nombre de la dependencia que produce la documentación.

3. Código: Espacio para diligenciar el código que corresponde a la serie y subserie (si aplica) documental en concordancia con el cuadro de clasificación doccumental de la entidad.

4. Serie, Subserie, Tipos documentales: Espacio para diligenciar el nombre que corresponde a la serie y subserie (si aplica), igualmente van relacionados dos tipos documentales que componen la serie y subserie. 5.Soporte o Formato: Espacio para indicar frente a cada tipo documental en que soporte se encuentra para documentos anàlogos o en que formato para documentos electronicos.

6. Extensión del soporte por tipología: Espacio donde se indica qué tipo de formato tiene cada tipología

7. Indice de Clasificación: Espacio para marcar con una equis (X) si el indice de clasificación de la información que contiene la serie o subserie es P: Pública, C: Clasificada o R: Reservada, segùn lo indica la Ley.

8. READH: Identifca si la serie documental aplica dentro de esta clasificación

9. Tiempo de Retención (Archivo de Gestión): Espacio para diligenciar la cantidad de años que se retendrá en el archivo de gestión la información una vez cerrado el expediente.Tenga en cuenta que el lapso de retención debe estar en numeros enteros.

10. Tiempo de Retención (Archivo Central): Espacio para diligenciar la cantidad de años que se retendrá en el archivo central la información una vez cerrado el expediente. Tenga en cuenta que el lapso de retención debe estar en rangos de 5,10, 15, 20 años a modo de ciclos cerrados como resultado de la sumatoria del tiempo en archivo de gestión con el archivo central.

11. Disposición Final: Espacio para marcar con una equis (X) si la disposición final de la serie o subserie será la Ct:

Conservaciòn Total. E: Eliminar o S: Seleccionar. Adicionalmente, si con fines de respaldo de la información y preservación de los soportes originales, se dispuso la reproducción por cualquier medio técnico (microfilmación, digitalización u otro) de la serie o subserie, marcar la opción M.

12. Procedimiento: Registrar información referente al proceso de valoración documental y actividades referentes a la implementación de las Tablas de Retención Documental – TRD, tal como:

1. Registrar el hecho a partir del cual se empiezan a contar los tiempos de retención documental para las series y subseries documentales.

2. Para las series y subseries documentales con disposición final eliminación a las cuales se les asignó reproducción por otros medios tecnológicos, indicar en que momento se eliminará la reproducción.

3. Registrar el sustento de la disposición final asignada a series y subseries documentales teniendo en cuenta el contenido de los documentos.

4. Para las series y subseries documentales con disposición final selección, indicar el tamaño de la muestra y el método de selección.

Firmas responsables: De conformidad con lo establecido en el artículo 8 del Acuerdo 04 de 2019 de AGN, Las Tablas de Retención Documental — TRD, deberán ser firmadas por el Secretario General o funcionario administrativo de igual o superior jerarquía, y por el responsable del área gestión documental de la entidad.

Ciudad y fecha (s): consignar la ciudad y fecha(s) en que se aprobaron y convalidaron las Tablas de Retención Documental – TRD.