ICBF - f1.p3.abs formato ficha de condiciones tecnicas fct v6

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ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS FORMATO FICHA DE CONDICIONES TÉCNICAS ESENCIALES Página 1 de PARA LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO Y/O ENTREGA DEL BIEN Versión 6 14 (FCT)

FICHA DE CONDICIONES TÉCNICAS ESENCIALES PARA LA Fecha dd/mmm/aaaa

PRESTACIÓN DEL SERVICIO Y/O ENTREGA DEL BIEN (FCT)

1. DENOMINACIÓN DEL BIEN O SERVICIO

2. CÓDIGO ESTÁNDAR DE PRODUCTOS Y SERVICIOS DE NACIONES UNIDAS

(UNSPSC, V.14.080)

3. UNIDAD DE MEDIDA

4. DESCRIPCIÓN GENERAL

5. NORMATIVIDAD APLICABLE (específica para el servicio y/o bien)

6. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS MÍNIMAS DE LOS INSUMOS, BIENES,

PRODUCTOS, OBRAS O SERVICIOS A ENTREGAR

7. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA 7.1.Obligaciones generales 7.2. Obligaciones específicas Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA LOS DATOS PROPORCIONADOS SERÁN TRATADOS DE ACUERDO A LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DEL ICBF Y A LA LEY 1581 DE 2012

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14 (FCT) 7.3 Obligaciones del Sistema Integrado de Gestión

8. LUGAR DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO

9. PLAZO DE EJECUCIÓN 10.FORMA DE PAGO DEL VALOR DEL CONTRATO Se sugieren las siguientes dos redacciones, escoger y ajustar según corresponda: Si se trata de una bolsa de recursos – El valor del contrato a suscribir será por el valor del presupuesto oficial incluidos todos los costos directos e indirectos asociados al suministro de los bienes y/o prestación del servicio, el IVA, demás impuestos de ley, y se ejecutará como una bolsa de recursos, teniendo en cuenta el valor unitario ofertado por el proponente adjudicatario dentro de la oferta económica, según las necesidades que presente la entidad.

Si no se trata de una bolsa de recursos – El valor del contrato a suscribir será por el valor resultante de la adjudicación, incluidos todos los costos directos e indirectos asociados al suministro de los bienes y/o prestación del servicio, el IVA, demás impuestos de ley.

Se pagará al contratista así: Detallar forma de pago.

Los pagos se realizarán previa presentación de la factura correspondiente, la certificación de recibo a satisfacción por parte del supervisor y la certificación del revisor fiscal o representante legal, según corresponda, sobre el cumplimiento en el pago de los aportes parafiscales y de seguridad social de sus empleados de acuerdo con lo establecido en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002 y artículo 23 de la Ley 1150 de 2007. Teniendo en cuenta la implementación de facturación electrónica, el contratista debe remitir

las facturas al buzón siifnacion.facturaelectronica@minhacienda.gov.co, indicando en el Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA LOS DATOS PROPORCIONADOS SERÁN TRATADOS DE ACUERDO A LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DEL ICBF Y A LA LEY 1581 DE 2012

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ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS FORMATO FICHA DE CONDICIONES TÉCNICAS ESENCIALES Página 3 de PARA LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO Y/O ENTREGA DEL BIEN Versión 6 14 (FCT) asunto los siguientes datos: PCI;#CONTRATO;CORREO SUPERVISOR. Se deberá adjuntar únicamente la factura electrónica en representación gráfica y el archivo XML de la factura. En las notas de la factura se debe incluir el siguiente texto: #$PCI;CONTRATONo.;CORREOSUPERVISOR#$. Las facturas se revisarán, aprobarán o rechazarán por el supervisor del contrato, directamente en la plataforma Olimpia del Ministerio de Hacienda. Si al realizar la verificación de una factura esta no cuenta con la información completa para su aprobación, será rechazada y se solicitarán las correcciones a la misma. La factura corregida debe ser enviada nuevamente al buzón de SIIF Nación. Los documentos adicionales a la factura deberán ser remitidos directamente al correo que el supervisor del contrato disponga para el efecto. El pago se realizará dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes a la radicación de la

factura y la certificación de cumplimiento, previa aprobación del PAC (Programa Anual Mensualizado de Caja). Si la(s) factura(s) no ha(n) sido correctamente elaborada(s), o no se acompañan los documentos requeridos para el pago, el término para este solo empezará a contarse desde la fecha en que se presenten debidamente corregidas, o desde que se haya aportado el último de los documentos solicitados. Las demoras que se presenten por estos conceptos serán de responsabilidad del contratista y no tendrá por ello, derecho al pago de intereses o compensación de ninguna naturaleza. Todos los pagos se realizarán conforme al PAC del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar.

11. TIPIFICACIÓN, VALORACIÓN Y ASIGNACIÓN DE LOS RIESGOS PREVISIBLES Con el fin de conocer los riesgos que afectarían el contrato que se pretende adelantar, tanto en aspectos favorables como adversos; y con el fin de contribuir a asegurar los fines que el estado persigue con la contratación, el ICBF ha preparado el Anexo No. XX Matriz de identificación, valoración y asignación de riesgos, el cual permite dilucidar aspectos que deben ser considerados en la adecuada estructuración de ofertas y planes de contingencia y continuidad del proyecto.

De este modo, corresponderá al contratista seleccionado la asunción del riesgo previsible propio de este tipo de contratación, asumiendo su costo, siempre que el mismo no se encuentre expresamente a cargo del ICBF en el anexo No. XX. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA LOS DATOS PROPORCIONADOS SERÁN TRATADOS DE ACUERDO A LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DEL ICBF Y A LA LEY 1581 DE

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ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS FORMATO FICHA DE CONDICIONES TÉCNICAS ESENCIALES Página 4 de PARA LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO Y/O ENTREGA DEL BIEN Versión 6 14 (FCT) Los riesgos que podrían afectar el normal desarrollo de las actividades previstas en esta contratación se analizan en el anexo No. XX, elaborado de acuerdo con la metodología propuesta por Colombia Compra Eficiente (CCE) detallada en el “Manual para la Identificación y Cobertura del Riesgo en los Procesos de Contratación".1 (Diligenciar la matriz en el archivo Excel A3.F1.P3.ABS Matriz de identificación, valoración y asignación de riesgos, no pegar en el Word, incluir como Anexo en Excel). 12.ANEXOS Agregar los anexos que se requieran, listados en el orden que se mencionan en la FCT. 13.ACEPTACIÓN CUMPLIMIENTO DE REQUERIMIENTOS TÉCNICOS Señor proveedor o contratista potencial: Al remitir cotización y/o propuesta, usted está aceptando que la misma cumple con la totalidad de los requerimientos incluidos en el presente documento y que incluye la totalidad de costos y gastos, directos e indirectos, así como los impuestos, asociados a la ejecución del contrato. Así mismo, que, en caso de resultar adjudicatario del proceso de selección correspondiente, podrá prestar el servicio y/o entregar el bien, con las condiciones técnicas descritas en el presente documento.

14.APROBACIONES ICBF

Aprobaciones Nombre y cargo Firma

Aprobó

Revisó: Elaboró: 1 Agencia Nacional para la Contratación Pública – Colombia Compra Eficiente (CCE) (26 de septiembre de 2013), Manual para la Identificación y Cobertura del Riesgo en los Procesos de Contratación (M-ICR-01) [documento en PDF], recuperado el 11 de octubre de 2022 de https://www.colombiacompra.gov.co/.

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ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS FORMATO FICHA DE CONDICIONES TÉCNICAS ESENCIALES Página 5 de PARA LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO Y/O ENTREGA DEL BIEN Versión 6 14 (FCT) INSTRUCCCIONES PARA EL DILIGENCIAMIENTO DE LA FCT Al remitir la FCT para revisión se debe borrar este instructivo. En la plataforma de autoformación virtual del ICBF la Dirección de Abastecimiento cuenta con el curso denominado “Elaboración de Fichas de Condiciones Técnicas Esenciales para la Prestación del Servicio y/o Entrega del Bien (FCT)”, en el cual se explica en detalle la metodología para el diligenciamiento de este formato. Se sugiere tomar este curso antes de elaborar el documento por parte de todos los que participen en su construcción. Para inscribirse por favor envíe un correo a estudiosdesector@icbf.gov.co.

Para el diligenciamiento de este formato tenga en cuenta las instrucciones y recomendaciones relacionadas a continuación. Los textos en gris en el formato corresponden a la explicación de lo que se debe incluir en cada campo y deben ser borrados a medida que se diligencian. Los textos en negro corresponden a textos que se deben mantener en todas las fichas técnicas (no borrar ni modificar). Diligenciar únicamente los numerales que apliquen de acuerdo con el bien y/o servicio a adquirir. En caso de encontrar campos que no apliquen para la contratación particular que lo ocupa, indicar “No aplica”, no borrar el ítem, la numeración se debe conservar. Una FCT está bien elaborada en la medida en que: - Contiene toda la información para que potenciales proveedores determinen el alcance del objeto del contrato y los bienes y servicios que requiere la Entidad. - Permite estimar el personal requerido para su ejecución. - Permite estimar los costos en los que incurrirá el contratista para la ejecución del contrato. - No contiene palabras u obligaciones subjetivas (“elementos de la más alta calidad”, “de tal forma que sea estética”, “balde ligero”, “respuesta rápida y efectiva”, “enviar el informe inmediatamente” son algunas expresiones que deben reemplazarse por criterios claros y medibles). - No contiene recomendaciones, sino las especificaciones técnicas mínimas del bien y/o servicio que la Entidad requiere. - No da lugar a interpretaciones.

1. Instrucciones: DENOMINACIÓN DEL BIEN O SERVICIO Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

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ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS FORMATO FICHA DE CONDICIONES TÉCNICAS ESENCIALES Página 6 de PARA LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO Y/O ENTREGA DEL BIEN Versión 6 14 (FCT) Ingrese en este numeral el objeto contractual. El área líder de la necesidad de contratación debe garantizar que el objeto contractual sea coherente con el lineamiento de programación (específicamente con el objetivo general, acciones y el clasificador del gasto del rubro). Ejemplos Ejemplo 1: Suministro de Impresoras Multifuncional Ejemplo 2: Servicios especializados en gestión documental de administración y organización de los archivos en soporte físico bajo la modalidad de outsourcing (tercerización). Ejemplo 3: Realizar la Interventoría administrativa, técnica, financiera, contable, jurídica, operativa y de control de calidad al contrato de concesión que tiene como objeto la Producción de Alimentos de Alto Valor Nutricional en las Plantas de Producción del ICBF y su Distribución mensual a los puntos primarios. Ejemplo 4: Servicio de suministro de alimentos, incluyendo la operación logística.

2. Instrucciones: CÓDIGO ESTÁNDAR DE PRODUCTOS Y SERVICIOS DE NACIONES UNIDAS (UNSPSC, V.14.080) Ingrese en este numeral la codificación del bien(es) y/o servicio(os) de acuerdo con el código estándar de productos y servicios de las Naciones Unidas, V.14.080. Se deben identificar tantos códigos como bienes o servicios incluidos en el requerimiento. Atendiendo a lo señalado en el Decreto 1082 de 2015, “La descripción técnica, detallada y completa del bien

o servicio objeto del contrato, identificado con el cuarto nivel del Clasificador de Bienes y Servicios, de ser posible o de lo contrario con el tercer nivel del mismo.” El código UNSPSC se deberá obtener del catálogo de productos del ICBF que se encuentra en el aplicativo del Plan Anual de Adquisiciones, en la opción Reportes, en el reporte “Parámetros objeto rubro producto”. En caso de tratarse de un producto o servicio que no ha sido contratado con anterioridad por la Entidad o si los códigos UNSPSC requeridos no se encuentran entre los parametrizados para el objeto, el área interesada deberá solicitar la inclusión en el catálogo al Grupo de Plan de Compras y Contratación de la Dirección de Abastecimiento, de acuerdo con los procedimientos y en los tiempos establecidos por el mencionado equipo. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA LOS DATOS PROPORCIONADOS SERÁN TRATADOS DE ACUERDO A LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DEL ICBF Y A LA LEY 1581 DE 2012

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ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS FORMATO FICHA DE CONDICIONES TÉCNICAS ESENCIALES Página 7 de PARA LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO Y/O ENTREGA DEL BIEN Versión 6 14 (FCT) El área líder de la necesidad de contratación debe garantizar que al menos el código UNSPSC principal incluido en la FCT corresponda con el registrado en el consecutivo PACCO respectivo. Para efectos informativos el catálogo de las Naciones Unidas puede ser consultado en la

página web de Colombia Compra Eficiente. De igual forma, se puede consultar la Guía para la codificación de bienes y servicios de acuerdo con el código estándar de productos y servicios de Naciones Unidas, V.14.080. Ejemplos “El UNSPSC tiene cuatro niveles: “Segmento”, “Familia”, “Clase”, “Producto”. En el Plan de Adquisiciones de la entidad estatal, usted debe codificar cada bien y servicio mínimo a Nivel 3 o de “Clase”, dependiendo de las características del producto y de la información adicional que les pueda suministrar a los proveedores. Para FCT de Mínima Cuantía se debe codificar cada bien y servicio mínimo a Nivel 4 “Producto”. Ejemplo 1: Código UNSPSC 43212110 GRUPO [E] “Productos de Uso Final” 43 SEGMENTO Difusión de tecnologías de la Información 21 FAMILIA Equipo Informatico y Accesorios 21 CLASE Impresoras de computador 10 PRODUCTO Impresoras de múltiples funciones Ejemplo 2: Código UNSPSC 80161504 GRUPO [F] “Servicios” 80 SEGMENTO Servicios de Gestión, Servicios Profesionales de Empresa y Servicios Administrativos 16 FAMILIA Servicios de administración de empresas 15 CLASE Servicios de apoyo gerencial 04 PRODUCTO Servicios de oficina Ejemplo 3: Código UNSPSC 80101500 GRUPO [F] “Servicios” 80 SEGMENTO Servicios de Gestión, Servicios Profesionales de Empresa y Servicios Administrativos 10 FAMILIA Servicios de asesoría de gestión Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA LOS DATOS PROPORCIONADOS SERÁN TRATADOS DE ACUERDO A LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DEL ICBF Y A LA LEY 1581 DE 2012

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ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS FORMATO FICHA DE CONDICIONES TÉCNICAS ESENCIALES Página 8 de PARA LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO Y/O ENTREGA DEL BIEN Versión 6 14 (FCT) 15 CLASE Servicios de consultoría de negocios y administración corporativa 00 PRODUCTO Ejemplo 4: Códigos UNSPSC 93131607 y 93131608 GRUPO [F] “Servicios” 93 SEGMENTO Servicios políticos y de asuntos cívicos 13 FAMILIA Ayuda y asistencia humanitaria 16 CLASE Planeación y programas de políticas de alimentación y nutrición 07 PRODUCTO Servicio de distribución de alimentos 08 PRODUCTO Servicio de suministro de alimentos

3. Instrucciones: UNIDAD DE MEDIDA Ingrese en este numeral el nombre de la unidad de medida que se va a utilizar para cuantificar el bien y/o servicio a adquirir, como: libra, caja, docenas…

Ejemplos Ejemplo 1: Unidad Ejemplo 2: Metro lineal de archivo organizado, digitalizado) Ejemplo 3: - Equipo administrativo: Mes - Equipo de campo: Visita realizada Ejemplo 4: - Galletas: Unidad de producto de mínimo 30 g - Productos lácteos: Unidad de producto de mínimo 200 ml - Panela en bloque de 500 g2

4. Instrucciones: DESCRIPCIÓN GENERAL Escriba en este numeral una descripción general del bien y/o servicio a adquirir, por favor no repetir el numeral 1, se trata de ampliar la necesidad de la Entidad.

2 Se debe anotar la denominación exacta de la unidad de medida que se va a utilizar para cuantificar el bien y/o servicio a adquirir, se pueden consultar en http://www.sangakoo.com/es/temas/sistema-metrico-decimal-longitud-masa-capacidadsuperficie-y-volumen; http://es.wikipedia.org/wiki/Tonelada Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA LOS DATOS PROPORCIONADOS SERÁN TRATADOS DE ACUERDO A LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DEL ICBF Y A LA LEY 1581 DE 2012

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5. Instrucciones: NORMATIVIDAD APLICABLE (específica para el servicio y/o bien) Listar en este numeral, en caso de existir, normatividad aplicable al bien y/o servicio a contratar la cual deberá ser cumplida por el contratista durante la ejecución del contrato. Este punto NO hace referencia a la modalidad de selección, a normatividad sobre contratación o a normas que debe cumplir el ICBF que justifican la contratación, las cuales deben incluirse en el numeral referente a la justificación de la necesidad o de lo modalidad de contratación del

documento Estudio Previo.

6. Instrucciones: ESPECIFICACIONES TÉCNICAS DE LOS INSUMOS, BIENES,

PRODUCTOS, OBRAS O SERVICIOS A ENTREGAR Detalle en este numeral las especificaciones técnicas del bien y/o servicio a contratar, describiendo los medios que conducen a lograr el propósito de la contratación. En este campo debe incluir una descripción específica y detallada del bien y/o servicio que se quiere contratar, incluyendo todos los conceptos que deban ser tenidos en cuenta para establecer su costo.  Si se trata de un bien o servicio de características técnicas uniformes (BSCTU), se deberá detallar al menos: - Las calidades, requisitos, especificaciones y demás características técnicas mínimas que deben cumplir los bienes y/o servicios a adquirir - Las cantidades requeridas - Coherencia técnica con bienes u otras herramientas adquiridas con anterioridad por la Entidad - Servicios conexos: entendidos como aquellos que se derivan del cumplimiento del objeto del contrato, como:  Capacitaciones: Lugar, número de asistentes y perfil laboral o profesional de los mismos, prerrequisitos de los cursos, intensidad horaria, temario, condiciones técnicas de la firma y/o expositores (certificaciones), control de asistencia, medición de satisfacción, horarios, certificados de asistencia, medios, logística, etc.  Mantenimientos preventivos y correctivos: Condiciones y cantidades de los mismos, mano de obra, medio para prestarlo y transporte de elementos, horarios para prestarlos  Condiciones del soporte técnico: Medio para prestarlo (remoto, presencial o cambiando), tiempos de respuesta, procedimiento para su solicitud y trámite, etc.  Garantía técnica (extensión, cobertura, condiciones para su mantenimiento),

entrega de manuales, etc. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA LOS DATOS PROPORCIONADOS SERÁN TRATADOS DE ACUERDO A LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DEL ICBF Y A LA LEY 1581 DE 2012

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ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS FORMATO FICHA DE CONDICIONES TÉCNICAS ESENCIALES Página 10 de PARA LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO Y/O ENTREGA DEL BIEN Versión 6 14 (FCT)  Inventario de repuestos que debe mantener el contratista.  Transporte de los bienes - Acuerdos de nivel de servicio (ANS): tiempos de respuesta a las solicitudes de la Entidad (tiempos de entrega, respuestas a solicitudes de soporte técnico, respuestas a requerimientos por garantía…) - Procedimientos para la instalación de los bienes (duración, suministro de equipos adicionales para la instalación, perfil del personal requerido, sitio de la instalación, transferencia de conocimiento durante la instalación y ejecución del contrato) - Procedimientos para solicitar, recibir, verificar y certificar los bienes y/o servicios a adquirir, y plazos para ejecutarlos. - Constancias técnicas con las que debe contar el producto como certificaciones de cumplimiento de normas técnicas, certificaciones de compatibilidad técnica, entre otros. - Informes o productos que debe presentar el contratista al supervisor del contrato, señalando periodicidad, información mínima a incluir y medio en el cual se deben presentar.

• Las demás que el área considere pertinentes a efectos de describir claramente el bien o servicio que requiere la Entidad.  Para las demás adquisiciones o contrataciones: - Las calidades, requisitos, especificaciones y demás características técnicas mínimas que deben cumplir los bienes y/o servicios a adquirir. - En los casos que se requiere un personal mínimo para llevar a cabo el objeto del contrato diligenciar el anexo Perfiles Mínimos Requeridos Para La Prestación Del Servicio (adjunto al presente documento). - Informes o productos que debe presentar el contratista al supervisor del contrato, señalando periodicidad, información mínima a incluir y medio en el cual se deben presentar. - Las demás que el área considere necesarias para describir de forma clara y precisa el bien o servicio que requiere la Entidad, por ejemplo, en la aplicación de un instrumento es necesario especificar la forma como se va a realizar la recolección de información, si la recolección de información se va a realizar con instrumento físico, es pertinente establecer la cantidad de hojas que compone el instrumento a aplicar.  Actividades que propendan por el cumplimiento de la política ambiental del ICBF. - Al establecer las actividades y productos a entregar o utilizar por parte del contratista, se debe tener en cuenta el cumplimiento de la política ambiental de la Entidad, disponible en la Intranet.

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ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS FORMATO FICHA DE CONDICIONES TÉCNICAS ESENCIALES Página 11 de PARA LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO Y/O ENTREGA DEL BIEN Versión 6 14 (FCT)  Si el requerimiento incluye recursos tecnológicos (uso durante la ejecución, compra, alquiler, donación de equipos como computadores, portátiles, impresoras y demás), o sistemas de información (análisis, prueba de concepto, donación, alquiler, compra, contratación, uso durante la ejecución, o desarrollo), la FCT debe contar con la aprobación de la Dirección de Información y Tecnología.  Identificación de bienes requeridos para la prestación del servicio: Para las contrataciones de servicios que, de acuerdo con lo dispuesto en la Ley 816 de 2003 y el Decreto 680 de 2021, aplique el análisis de bienes nacionales relevantes (BNR), la dependencia líder de la necesidad de contratación debe identificar los bienes indispensables para la prestación del servicio y remitir adjunto con la FCT el anexo “Bienes requeridos para la prestación del servicio” (A5.F1.P3.ABS).

7. Instrucciones: OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA  En el numeral 7.1 Obligaciones Generales, incluir en este espacio la versión vigente de las obligaciones generales aprobadas por la Dirección de Contratación.  En el numeral 7.2 Obligaciones Especificas, enumere las obligaciones específicas a cumplir por el contratista durante la ejecución del contrato. No se trata de repetir el

numeral 6, se deben incluir obligaciones no establecidas en el mencionado numeral.  Para el numeral 7.3 Obligaciones del Sistema Integrado de Gestión (SIGE), se deben analizar las obligaciones del SIGE incluidas en la “Guía para la adquisición de bienes y servicios con calidad”, elaborada por la Dirección de Contratación, e incluir únicamente aquellas que apliquen de acuerdo con el bien o servicio a adquirir. Estas obligaciones deberán ser aprobadas por la Subdirección de Mejoramiento Organizacional. Los anexos para evidenciar el cumplimiento de las obligaciones SIGE no son obligatorios, son opcionales en caso de que el contratista no cuente con sus propios formatos o un sistema de calidad. Al diligenciar este numeral se debe tener presente que toda obligación detallada en la FCT debe ser verificable por parte del Supervisor del contrato y para la liquidación del contrato se debe aportar evidencia documental del cumplimiento de cada obligación.

8. Instrucciones: LUGAR DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO Ingrese en este numeral el lugar de entrega del bien y/o prestación del servicio. Si el listado de sedes donde se debe entregar el bien y/o prestar el servicio es extenso, se sugiere incluir como anexo, indicando nombre de la sede y dirección.

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9. Instrucciones: PLAZO DE EJECUCIÓN Ingrese en este numeral la estimación del término en el que el contratista dará cumplimiento al objeto pactado, que debe ir en concordancia con su naturaleza (de ejecución instantánea3 o de tracto sucesivo4). Este plazo debe comprender tanto los tiempos requeridos para el cumplimiento de las obligaciones principales del contrato, como para las accesorias.

Para determinar del plazo de ejecución se deben tener en cuenta que antes de realizar la contratación, se deben surtir las fases de planeación, selección y contratación. De igual forma se debe considerar el principio de anualidad presupuestal y el PAC de la Entidad. 10.Instrucciones: FORMA DE PAGO DEL VALOR DEL CONTRATO Ingrese en este numeral el detalle de la forma de pago del valor del contrato de acuerdo con la naturaleza del contrato y los lineamientos presupuestales de la Entidad. Tenga en cuenta para definir la forma de pago la unidad de medida que se establezca en el numeral 3 de la FCT, el plazo de ejecución del contrato y los tiempos en los que el contratista deberá entregar los bienes y/o servicios a la Entidad. Para las contrataciones que involucren una bolsa de recursos para su ejecución, el valor del contrato a suscribir será hasta por el valor del presupuesto oficial, debido a que en estos casos se cuenta con un valor máximo unitario por ítem y se irán descontando del valor del

contrato los bienes y/o servicios en la medida que los vaya utilizando la Entidad. Para los demás casos, el presupuesto oficial será hasta por el valor de la adjudicación. En caso de que la forma de pago propuesta incluya anticipos, se deberán evidenciar las razones técnicas y económicas que lo justifiquen.

Nota: Los textos en gris en este numeral corresponden a la explicación de lo que se debe incluir en cada campo y deben ser borrados a medida que se diligencian. Los textos en negro corresponden a textos que se deben mantener en todas las fichas técnicas (no borrar). 3 El contrato de ejecución instantánea es como su nombre lo indica, aquel que se agota en el mismo acto en que se ejecuta. 4 El contrato de tracto sucesivo tiene por característica que su ejecución es continuada o periódica y sus efectos se prolongan en el tiempo.

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11. Instrucciones: TIPIFICACIÓN, VALORACIÓN Y ASIGNACIÓN DE LOS RIESGOS PREVISIBLES En este numeral se deben establecer los riesgos que pueden afectar los procesos de

selección de acuerdo con lo establecido en el “Manual Para la Identificación y Cobertura del Riesgo en los procesos de Contratación” publicado por la Colombia Compra Eficiente (CCE). La matriz se debe diligenciar en el anexo diseñado para el efecto y adjuntar como documento Excel protegido (no pegar en el Word). No es necesario detallar en la FCT toda la metodología de CCE, se considera suficiente citar el manual con base en el cual se elabora. 12.Instrucciones: ANEXOS Se deberán incluir todos los que se requieren a efectos de contar con la información necesaria para realizar el estudio de Sector o de costos y estimar el presupuesto oficial. Se deben listar en este numeral en el orden en el que se mencionan en la FCT. Verificar que el nombre y la información de los anexos coincida con el nombre e información que se incluye también en la FCT. A continuación, se enuncian los anexos comúnmente utilizados: 12.1. Fichas Técnicas de alimentos (A2.F1.P3.ABS) (aplica únicamente para contrataciones que i