ICBF - f1.p65.sa formato acta eliminacion documental aplicacion trd tvd v1

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POR APLICACIÓN DE TRD Y TVD ACTA DE ELIMINACIÓN DOCUMENTAL No.______ En la ciudad de _________________, el día ____ del mes ___________, de _____, se reunieron en _________________________, los colaboradores: __________________________________cargo__________________________; __________________________, cargo _________________ y Referente Ambiental, _______________, cargo____________________, para validar de forma presencial la destrucción por medio de picado o rasgado de la documentación entregada a la empresa de residuos sólidos. La documentación se encontraba en: Archivo Gestión Archivo Central Archivo Histórico Aprobada mediante Acta de Comité Institucional de Gestión y Desempeño No. ______ de fecha _________________, se procede a eliminar la documentación por medio de la empresa de reciclaje __________________________, con NIT___________________, y Representante Legal _______________________________________ identificado con cédula No. _____________ de _____________. CLASIFICADA Método aplicado por la empresa de reciclaje: Picado Rasgado A continuación, se relacionan las series y subseries que son objeto de eliminación:

FECHAS VOLUME

VERSIÓN N° ACTA N° ACTA DE SERIE Y

TRD O APROBACIÓN CONVALIDACIÓ EXTREMAS N

SUBSERIE

TVD ICBF N AGN Inicial Final ML TOTAL METROS LINEALES ELIMINADOS Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA LOS DATOS PROPORCIONADOS SERAN TRATADOS DE ACUERDO A LA POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DEL ICBF Y A LA LEY 1581 DE 2012

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POR APLICACIÓN DE TRD Y TVD Se procede a realizar registro fotográfico de

1. Entrega (inserte en este campo registro fotográfico del momento de la entrega de la documentación del ICBF al responsable de la eliminación)

2. Ejecución (inserte en este campo registro fotográfico del momento en que se realiza la eliminación de la documentación)

3. Resultado (inserte en este campo registro fotográfico del total de la documentación destruida) CLASIFICADA

FIRMA ASISTENTES:

Dependenci Nombres y apellidos Cargo Firma a o Entidad Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA LOS DATOS PROPORCIONADOS SERAN TRATADOS DE ACUERDO A LA POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DEL ICBF Y A LA LEY 1581 DE 2012

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POR APLICACIÓN DE TRD Y TVD

NOTA: Se entiende por:

1. Eliminación Documental por aplicación de TRD y TVD: la destrucción de los documentos que han perdido sus valores administrativos, legales, fiscales o que no tienen valor histórico, por cuanto carecen de relevancia para la ciencia, la historia o la cultura.

Hacen parte de esta Acta, el Inventario Documental y Certificado de Destrucción el cual se anexa.

ANEXO: Inventario Documental en ___ folios Certificado de Destrucción en ___ folios CLASIFICADA Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA LOS DATOS PROPORCIONADOS SERAN TRATADOS DE ACUERDO A LA POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DEL ICBF Y A LA LEY 1581 DE 2012

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POR APLICACIÓN DE TRD Y TVD

INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO

ACTA DE ELIMINACIÓN DOCUMENTAL No. __

(Registre el número consecutivo de acta de eliminación) En la ciudad de (registre la ciudad donde se realiza el proceso de eliminación), el día (registre el día de la eliminación documental) del mes (registre el mes de la eliminación documental), de (registre el año de la eliminación documental), se reunieron en (registre el lugar donde se realiza la eliminación documental), los colaboradores: (registre el nombre del Coordinador Administrativo o de Gestión de Soporte en regionales y Director Administrativo en la Dirección General), cargo (registre el cargo del responsable del proceso); (registre el nombre del responsable del Archivo Central o Archivo Histórico), cargo (registre el cargo del responsable del Archivo Central o Archivo Histórico) y Referente Ambiental (registre el nombre del Referente Ambiental responsable del proceso de eliminación), cargo (registre el cargo del Referente Ambiental), para validar de forma presencial la destrucción por medio de

picado o rasgado de la documentación entregada a la empresa de residuos sólidos. La documentación se encontraba en: (marque con una X si la documentación pertenece al Archivo Gestión, Archivo Central o al Archivo HistCLASIóFICADArico) Archivo Gestión Archivo Central Archivo Histórico Aprobada mediante Acta de Comité Institucional de Gestión y Desempeño No. (registre el número de acta con la cual fue aprobada la eliminación) de fecha (registre la fecha del acta), se procede a eliminar la documentación por medio de la empresa de reciclaje (registre el nombre de la empresa que realizó el proceso de eliminación), con NIT (registre el número de NIT de la empresa que realizó el proceso de eliminación) y Representante Legal (registre el nombre del representante legal) identificado con cédula No (registre el número de cédula del representante legal) de (registre la ciudad de expedición de la cédula). Método aplicado por la empresa de reciclaje: (marque con una X el método utilizado para la destrucción de la documentación) Picado Rasgado Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA LOS DATOS PROPORCIONADOS SERAN TRATADOS DE ACUERDO A LA POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DEL ICBF Y A LA LEY 1581 DE 2012

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POR APLICACIÓN DE TRD Y TVD A continuación, se relacionan las series y subseries que son objeto de

eliminación:

FECHAS VOLUME

VERSIÓN N° ACTA N° ACTA DE SERIE Y

TRD O APROBACIÓN CONVALIDACIÓ EXTREMAS N

SUBSERIE

TVD ICBF N AGN Inicial Final ML TOTAL METROS LINEALES ELIMINADOS En el campo “VERSIÓN TRD O TVD” registre el año de la versión de Tabla de retención documental a las que pertenecen las series y/ subseries documentales. Es importante aclarar que, la versión de Tabla de Valoración Documental TVD es una sola. En el campo “N° ACTA APROBACIÓN ICBF” registre el número de acta y la fecha en la cual fue aprobada por la Entidad. En el campo “N° ACTA CONVALIDACIÓN AGN” CLASIFrICADAegistre el número de acta y la fecha en la cual fue convalidada por el Archivo General de la Nación. VERSIÓN N° ACTA APROBACIÓN ICBF N° ACTA CONVALIDACIÓN AGN TRD 1999 Resolución 900 de 2003 Acuerdo 018 de 1999 2005 Acta N° 04 Comité de Archivo del 22 de diciembre de 2005 2009 Acta N° 02 Comité de Archivo del 19 de octubre de 2009 2010 Acta N° 003-2012 Comité de Archivo del 26 de abril del 2012 2012 Resolución 1234 del 04 de marzo de 2014 2019 Resolución 13130 del 30 de Certificado convalidación AGN octubre de 2018 Radicado No 2-2020-05933 del 24 de julio de 2020 TVD Acta N° 8 Comité Institucional Certificado convalidación AGN

(1968-1994) de Gestión y Desempeño del 18 Radicado No 2-2021-4341 del 05 de octubre de 2019. de mayo de 2021. Se procede a realizar registro fotográfico de: Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA LOS DATOS PROPORCIONADOS SERAN TRATADOS DE ACUERDO A LA POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DEL ICBF Y A LA LEY 1581 DE 2012

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1. Entrega (inserte en este campo registro fotográfico del momento de la entrega de la documentación del ICBF al responsable de la eliminación)

2. Ejecución (inserte en este campo registro fotográfico del momento en que se realiza la eliminación de la documentación)

CLASIFICADA

3. Resultado (inserte en este campo registro fotográfico del total de la documentación destruida) FIRMA ASISTENTES: (las firmas deben corresponder a las personas registradas en el acta)

Dependencia Nombres y apellidos Cargo Firma o Entidad Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA LOS DATOS PROPORCIONADOS SERAN TRATADOS DE ACUERDO A LA POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DEL ICBF Y A LA LEY 1581 DE 2012

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NOTA: Se entiende por:

4. Eliminación Documental por aplicación de TRD y TVD: la destrucción de los documentos que han perdido sus valores administrativos, legales, fiscales o que no tienen valor histórico, por cuanto carecen de relevancia para la ciencia, la historia o la cultura.

Hacen parte de esta Acta, el Inventario Documental y Certificado de Destrucción el cual se anexa.

ANEXO: Inventario Documental en ___ folios (registre la cantidad de folios que conforman el FUID) Certificado de Destrucción en ___ folios (registre la cantidad de folios que conforman el certificado de destrucción) CLASIFICADA Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA LOS DATOS PROPORCIONADOS SERAN TRATADOS DE ACUERDO A LA POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DEL ICBF Y A LA LEY 1581 DE 2012