ICBF - f2.p4.abs formato solicitud de servicio v6

PROCESO ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS Instructivo para el Diligenciamiento del Formato Solicitud de Servicio Campo Tipo de Dato Obligatorio Hoja Principal

SOLICITUD DE SERVICIO No. Numérico SI

FECHA DE SOLICITUD DEL EVENTO: Numérico SI

NOMBRE DE LA REGIONAL / NOMBRE

DIRECCIÓN O ÁREA DE LA SEDE Texto SI

NACIONAL

CIUDAD REALIZACIÓN DEL EVENTO: Texto SI

LUGAR REALIZACIÓN DEL EVENTO: Texto NO

FECHAS DE DURACIÓN DEL EVENTO: Numérico SI

HORARIO DEL EVENTO Numérico SI

NOMBRE DEL EVENTO: Texto SI

OBJETIVO DEL EVENTO: Texto SI

No. DE ASISTENTES AL EVENTO: Numérico SI

PÚBLICO / DIRIGIDO A: Texto si

No. PERSONAS REQUERIDAS AL

Numérico SI

OPERADOR LOGÍSTICO

NÚMERO DE DÍAS REQUERIDOS Numérico SI

NOMBRES Y APELLIDOS COMPLETOS

PERSONA CONTACTO DEL PROCESO Texto SI

SOLICITANTE

CELULARES PERSONA CONTACTO

Numérico SI

DEL PROCESO SOLICITANTE

CONTACTO REGIONAL ICBF (cuando

Texto SI aplique)

NOMBRE DE QUIEN REVISÓ Y VALIDÓ Texto SI

CARGO DE QUIEN REVISÓ Y VALIDÓ

Texto SI

FIRMA DE QUIEN REVISÓ Y VALIDÓ Texto SI

Hoja Detalle

REQUERIMIENTO

SI Texto SI NO Texto NO CANTIDAD Numérico SI

DESCRIPCIÓN REQUERIMIENTO Texto SI

Hoja Alimenación FECHA 1, 2, 3 Fecha SI

CANTIDAD REQUERIDA Numérico SI

TOTAL Numérico SI Hoja Alojamiento No. Numérico SI

NOMBRES Y APELLIDOS COMPLETOS Texto SI

LUGAR DE ORIGEN Texto SI

No. IDENTIFICACIÓN Numérico SI No. CELULAR Numérico SI

CORREO ELECTRÓNICO Texto SI

FECHA DE ENTRADA Numérico SI

HORA DE ENTRADA Numérico SI FECHA DE SALIDA Numérico SI HORA DE SALIDA Numérico SI Hoja Tiquetes aereos No. Numérico SI

NOMBRES COMPLETOS Texto SI

APELLIDOS COMPLETOS Texto SI

LUGAR DE ORIGEN Texto SI

No. IDENTIFICACIÓN Numérico SI No. CELULAR Numérico SI

CORREO ELECTRÓNICO Texto SI

CIUDAD DE SALIDA Texto SI

CIUDAD DE LLEGADA Texto SI

FECHA DE SALIDA Numérico SI HORA DE SALIDA Numérico SI

FECHA DE REGRESO Numérico SI

HORA DE REGRESO Numérico SI

AEROLINEAS QUE VIAJAN Texto SI

Hoja Reembolsos No. Numérico SI

NOMBRES COMPLETOS Texto SI

APELLIDOS COMPLETOS Texto SI

No. IDENTIFICACIÓN Numérico SI No. CELULAR Numérico SI

CORREO ELECTRÓNICO Texto SI

DETALLE Numérico SI VALOR A REEMBOLSAR Numérico SI ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

LOS DATOS PROPORCIONADOS SERÁN TRATADOS DE ACUERDO A LA POLÌTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DEL ICBF Y A LA LEY 1581 DE 2012

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PROCESO ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS Versión 6 Página 1 de 1

Instructivo para el Diligenciamiento del Formato Solicitud de Servicio Clasificación de la Información:

CLASIFICADA

Descripción Adicional Diligenciado por Hoja Principal Iniciar la numeración consecutiva desde 1 hasta el último registro. Dirección de Abastecimiento Definir la fecha en la cual se solicita el evento a la Dirección de Abastecimiento en el orden día mes y año (DD/MM/AA). Área Solicitante Es importante tener en cuenta los tiempos definidos para el envío de la solicitud de servicio. Escribir el nombre de la Regional. Para el caso de la Sede Nacional, Área Solicitante indicar el nombre de la Dirección o área solicitante. Indicar el nombre de la ciudad o el municipio donde se desarrollará el Indicar donde se desarrollaran los eventos evento junto con el nombre del Departamento. Indicar la dirección exacta del evento en los casos donde se cuente con un lugar definido sin costo para la entidad, bien sea por ser un evento compartido, la gestión realizada o un espacio físico del ICBF. Indicar donde se desarrollaran los eventos En caso de requerir este servicio con costo a la entidad, deberá escribir "pendiente por definir", Definir las fechas de duración del evento en el orden día mes y año (DD/MM/AA), dejando claro la fecha de inicio y de terminación. Este tiempo no puede ser superior a 3 días. Área Solicitante Adicionalmente cuando es un evento que lleva alojamiento, se debe indicar solo las fechas en las que se desarrollará el evento, no se debe considerar los tiempos de la logística previa o post al evento.

Indicar el horario en el cual se desarrollará el evento, indicando la hora y la jornada (AM / PM). Área Solicitante Si el evento es de más de un día deberá describir el horario por día del evento. Escribir el nombre del evento a realizar de forma clara y concisa, para ello deberá tener en cuenta a que item de la siguiente clasificación Área Solicitante esta asociado el evento: Divulgación, Socialización, Implementación o Gestión. Describir la justificación del evento, donde se evidencie porque es necesario la realización de este evento y que logramos con el Área Solicitante desarrollo del mismo. Indicar la cantidad de asistentes al evento incluyendo los Área Solicitante organizadores, expositores y talleristas si aplica. Idicar tipo de personas invitadas al evento con todo el detalle posible.

Ejemplo: madres comunitarias, funcionarios del ICBF, personas Área Solicitante externas, de qué entidades, referentes?

Indicar la cantidad de asistentes operativos que se requieren, para realizar seguimiento y control al desarrollo del evento. Dirección de Abastecimiento El supervisor del contrato será el encargado de validar este requerimiento de acuerdo con la estructura del evento. Indicar la cantidad de días que se requiere el asiste operativo. El supervisor del contrato será el encargado de definir de acuerdo Dirección de Abastecimiento con el tipo de evento los días que se atenderá. Indicar el nombre y apellido de la o las personas encargadas del desarrollo del evento por parte de la regional o área solicitante. Área Solicitante Esta persona puede ser diferente a la persona responsable de los eventos en la regional o área, la persona a relacionar en este item es la directamente encargada del evento.

Indicar el (los) número(s) de teléfono(s) de contacto de la persona(s) Área Solicitante a cargo del evento mencionada en el item inmediatamente anterior. Indicar el nombre y apellido del persona delegada por la regional o la Dirección o área de la sede nacional como responsable de los Área Solicitante eventos ante la Dirección de Abastecimeinto Indicar para el caso de las regionales el nombre y apellido del Director de la regional y para la sede nacional el director de área o Área Solicitante Jefe de Oficina. Indicar el cargo de quien firma la solicitud que para el caso de las regionales solo puede ser el Director de la regional, para el caso de la Área Solicitante sede nacional el Director de área o Jefe de Oficina. Firmar la solicitud de servicio que para el caso de las regionales solo puede ser el Director de la regional, para el caso de la sede nacional Área Solicitante el Director de área o Jefe de Oficina. Hoja Detalle Son las opciones de los servicios que tienen las regionales o áreas de la sede nacional que pueden requerir en la solicitud de servicio, dependiendo del tipo de evento a realizar. Estos servicios deben ser coherentes, algunos de los items a tener en cuenta son:

1. La cantidad de asistentes es la cantidad máxima a solicitar en alimentación, incluyendo la estación de café.

2. Las cenas y desayunos estan directamente asociados al número de asistentes con alojamiento.

3. No se podran solicitar refrigerios PM si el evento lleva incluido almuerzos.

4. La capacidad del salón esta asociado al número de asistentes.

Indicar con una "X" el o los requerimientos que necesita para el desarrollo del evento, teniendo en cuenta el tipo de evento, el Área Solicitante

procedimiento y las politicas de austeridad vigentes Indicar con una "X" el o los requerimientos que NO necesita para el Área Solicitante desarrollo del evento o dejar el espacio en blanco. Indicar la cantidad total de los requerimientos solicitados para cada ítem durante el desarrollo del evento. Área Solicitante Este item resume de manera clara el total de cada requerimiento, para ello deberan sumar cada item por el total de días del mismo. Indicar los detalles del requerimiento para ello tenga en cuenta:

1. En el sónido deberan indicar si es un lugar abierto o cerrado y la capacidad.

2. En los micrófonos definir si es fijo, inalambrico o de solapa.

3. Para el caso de tarimas y carpas definir las medidas o la capacidad que requiere.

Área Solicitante

4. Para el caso de traducción simultanea deberan indicar si requieren cabina, traductor y diademas.

5. Para el caso de los capacitadores o conferencistas deberan indicar el valor a cancelar y la justificación del mismo.

6. Para el caso de transporte terrestre se deben indicar los trayectos a realizar.

Hoja Alimenación Definir la fecha de cada día donde se entregará la alimentación (Refirgerios Am, PM, Almuerzos, Cenas y desayunos) de manera Área Solicitante consecutiva, teniendo en cuenta que la fecha 1 es el primer día del evento y asi sucesivamente hasta la finalización del mismo. Indicar la cantidad díaria a entregar de cada uno de los servicios (refrigerio Am, PM, Almuerzos, Cenas y Desayunos), teniendo en cuenta el número de asistentes registrados en la hoja principal.

Área Solicitante Recuerden que la cena y el desayuno esta unicamente asociado al numero de alojados. Sumar la cantidad de servicios de alimentación requerida por item (refrigerios, almuerzos, cenas y desayunos) para todo el evento. Área Solicitante Este total es el que se ve reflejado en la hoja de detalle. Hoja Alojamiento Iniciar la numeración consecutiva desde 1 hasta el último registro. Área Solicitante Indicar el nombre y apellido de la persona que requiere alojamiento. Área Solicitante Indicar la ciudad o municipio y el departamento de origen de la Área Solicitante persona Indicar el número de documento de identidad de la persona que va a Área Solicitante tomar el servicio de alojamiento Indicar el número de contacto (celular) de la persona que va a tomar Área Solicitante el servicio. Indciar el correo electrónico de la persona que va a tomar el servicio. Área Solicitante Indicar la fecha de entrada al hotel en el orden día mes y año (DD/MM/AA). Área Solicitante Indicar la hora de llegada estimada al hotel, de acuerdo con su itinerario de viaje. Área Solicitante Es importante tener en cuenta los tiempos definidos para el check in. Indicar la fecha de salida del hotel en el orden día mes y año Área Solicitante

(DD/MM/AA).

Indicar la hora de salida estimada del hotel, de acuerdo con su itinerario de viaje. Área Solicitante Es importante tener en cuenta los tiempos definidos para el check out. Hoja Tiquetes aereos Iniciar la numeración consecutiva desde 1 hasta el último registro. Área Solicitante Indicar los nombres completos de la persona que requiere tiquete

Área Solicitante aéreo Indicar los apellidos completos de la persona que requiere tiquete Área Solicitante aéreo Indicar la ciudad o municipio y el departamento de origen de la Área Solicitante persona Indicar el número de documento de identidad de la persona que va a tomar el servicio tiquete aéreo. Área Solicitante Es obligatorio anexar la copia del documento de identidad para poder realizar el tramite respectivo. Indicar el número de contacto (celular) de la persona que va a tomar Área Solicitante el servicio. Indciar el correo electrónico de la persona que va a tomar el servicio. Área Solicitante Indicar la ciudad o municipio y el departamento de donde saldra el vuelo. Área Solicitante Indicar la ciudad o municipio y el departamento destino. Área Solicitante Indicar la fecha de salida del vuelo en el orden día mes y año Área Solicitante

(DD/MM/AA).

Indicar la hora o rangos estimados de salida para el vuelo, de Área Solicitante acuerdo con su itinerario de viaje. Indicar la fecha de regreso del vuelo en el orden día mes y año

(DD/MM/AA).

Indicar la hora o rangos estimados de regreso del vuelo. Indicar las aerolineas que tiene itinerarios de vuelos en esas rutas y los días que prestan el servicio. Hoja Reembolsos Iniciar la numeración consecutiva desde 1 hasta el último registro. Área Solicitante Indicar los nombres completos de la persona que requiere reembolso. Área Solicitante Es de anotar que para el caso de los menores de edad se podrá delegar a un adulto responsable.

Indicar los apellidos completos de la persona que requiere reembolso Área Solicitante Es de anotar que para el caso de los menores de edad se podrá delegar a un adulto responsable. Indicar el número de documento de identidad de la persona que va a recibir el reembolso Área Solicitante Es obligatorio anexar la copia del documento de identidad para poder realizar el tramite respectivo. Indicar el número de contacto (celular) de la persona que requiere el Área Solicitante reembolso Indciar el correo electrónico de la persona que requiere el reembolso Área Solicitante Indicar los conceptos por los cuales se requiere realizar el reembolso. Para realizar el reembolso deberan presentar los recibos de pago y la copía del documento de identidad. Área Solicitante Para el caso de tiquetes terrestres deberan indicar las ciudades de donde provienen y la ciudad destino, dado que se cancelará de acuerdo con el valor comercial del tiquete. Indicar el valor estimado a reembolsar de acuerdo con el detalle. Área Solicitante ¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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SOLICITUD DE SERVICIO Página 12 de 18

Clasificación de la información Clasificada

NOMBRE REGIONAL/ÁREA SDG

SOLICITUD DE SERVICIO No.

FECHA DE SOLICITUD DEL EVENTO:

NOMBRE DE LA REGIONAL / NOMBRE

DIRECCIÓN O ÁREA DE LA SEDE NACIONAL

CIUDAD REALIZACIÓN DEL EVENTO:

LUGAR REALIZACIÓN DEL EVENTO:

FECHAS DE DURACIÓN DEL EVENTO:

HORARIO DEL EVENTO

NOMBRE DEL EVENTO:

OBJETIVO DEL EVENTO:

No. DE ASISTENTES AL EVENTO:

PÚBLICO / DIRIGIDO A:

JUSTIFICACIÓN POR NO USO DE AUDITORIO(S)

PROPIO(S) EN SEDE NACIONAL Y REGIONALES

PERSONAL PARA COORDINACIÓN DEL EVENTO

OPERADOR LOGISTICO

No. PERSONAS REQUERIDAS

NÚMERO DE DÍAS REQUERIDOS

PERSONA CONTACTO DEL

PROCESO SOLICITANTE

NOMBRES

CELULARES

CONTACTO REGIONAL ICBF

(cuando aplique)

REVISÓ Y VALIDÓ

NOMBRE:

CARGO: (Director Sede, Regional o Jefe de Oficina):

FIRMA:

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SOLICITUD DE SERVICIO Página 13 de 18

Clasificación de la información Clasificada Solicitud No.

REQUERIMIENTO SI NO CANTIDAD DESCRIPCIÓN REQUERIMIENTO

ALOJAMIENTO

TRANSPORTE AÉREO

TRANSPORTE TERRESTRE

REEMBOLSOS

DESAYUNO

ALMUERZO

CENA

REFRIGERIO AM

REFRIGERIO PM

MESEROS ESTACIÓN DE CAFÉ Y AGUA AROMÁTICA SALÓN (Indicar cantidad y tipo de acomodaciónen U, tipo aula, auditorio, etc)

COMPUTADOR

ACCESO INTERNET

VIDEO BEAM

IMPRESORA

PANTALLA PROYECCIÓN (telón)

TABLERO ACRÍLICO

SONIDO

MICRÓFONOS

SILLAS

MESAS

CARPAS

PERSONAL ASEO

PERSONAL PARA MONTAJE

TRADUCCIÓN SIMULTANEA

INTERPRETE

TARIMA

BAÑOS PORTÁTILES

POLICÍA

CRUZ ROJA - DEFENSA CIVIL

BOMBEROS

RACIONES ALIMENTARIAS

OTROS

Revisó y Validó: Nombre:

Cargo (Director Sede, Regional o Jefe de Oficina):

Firma:

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SOLICITUD DE SERVICIO Página 14 de 18

Clasificación de la información Clasificada

INFORMACIÓN DETALLADA ALIMENTACIÓN

REFRIGERIO ALMUERZOS CENAS DESAYUNOS FECHA 1 FECHA 2 FECHA 3

FECHA 1 FECHA 2 FECHA3 FECHA 1 FECHA 2 FECHA3 FECHA 1 FECHA 2 FECHA3

AM PM AM PM AM PM Cantidad Requerida TOTAL 0 0 0 0

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SOLICITUD DE SERVICIO Página 15 de 18

Clasificación de la información Clasificada

CANASTAS ALIMENTARIAS

CANTIDAD EN PRESENTACION

GRUPO GRUPO DE ALIMENTOS ALIMENTO PROPUESTO CANTIDAD KG COMERCIAL Arroz blanco pulido, crudo 4 4

Avena en hojuelas, precocida 1 2 1 Cereales, Raices, tuberculos y platanos Harina de Maiz Blanco, Precocida 2 2 Pasta Alimenticia Enriquecida, cruda 3 3 Maíz Blanco, entero crudo 2 2 2 Leche y productos lácteos Leche de Vaca, entera en polvo 3 2.7 Huevo de Gallina, entero, crudo 4.5 90 Carnes, huevos, leguminosas, frutos secos y 3 Frijol 2.5 5 semillas Leteja común, cruda 2.5 5 Grasas Aceite de soya 1 1 4 Alimento de alto valor nutricional Bienestarina MAS 1.8

PESO CANASTA KG 27

5 AGUA

,

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SOLICITUD DE SERVICIO Página 16 de 18

Clasificación de la información Clasificada INFORMACIÓN DETALLADA - ALOJAMIENTOS REQUERIDOS HOSPEDAJE NO. (Fecha de entrada y salida del hotel) No. NOMBRES Y APELLIDOS COMPLETOS LUGAR DE ORIGEN IDENTIFIFICACIÓN NO. CELULAR CORREO ELECTRÓNICO Fecha de Hora de Fecha de Hora de

Entrada Entrada Salida Salida 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70

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SOLICITUD DE SERVICIO Página 17 de 18

Clasificación de la información Clasificada INFORMACIÓN DETALLADA - TIQUETES AÉREOS REQUERIDOS No. NOMBRES Y APELLIDOS COMPLETOS LUGAR DE ORIGEN NO. IDENTIF.NO. CELULAR CORREO ELECTRÓNICO CIUDAD DE SALIDA C LIU LED GA AD D D AE FECHA DE SALIDA HORA DE SALIDA F RE EC GH RA E SD OE HORA DE REGRESO AERO VL II AN JE AA NS QUE 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50

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Versión 6

SOLICITUD DE SERVICIO Página 18 de 18

Clasificación de la información Clasificada Bogotá, XX de xxxxx de 2024 En atención a las necesidades del requerimento de la solicitud de servicio XX y en cumplimiento a lo establecido en e contrato interadministrativo No. 01019122023 suscrito entre el ICBF y la Agencia LogístIca de la Fuerzas Militares, se solicita el giro de los reembolsos o reembolso listado(s) a continuación, por concepto de: XXXXXXXXXX REEMBOLSOS SOLICITADOS CORREO TIPO DE ENTIDAD No. NOMBRES Y APELLIDOS COMPLETOS NO. IDENTIF. NO. CELULAR NO. CUENTA CONCEPTO DEL PAGO VALOR A GIRAR

ELECTRÓNICO CUENTA BANCARIA

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 Valor total $ - El valor total a girar requerido por la entidad es de: XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX ( XXXXXXXXXX ), los cuales deber hacerse efectivos a la(s) cuenta(s) bancaria(s) relacionada(s) anteriormente.

REVISÓ Y SOLICITÓ REVISÓ Y VALIDÓ

NOMBRE: NOMBRE:

CARGO: (Director Sede, Regional o Jefe de Oficina solicitante del evento): CARGO:

FIRMA: FIRMA: