ICBF - f3.p1.sa formato hoja de control de expedientes v5 0

F3.P1.SA

PROCESO Versión 5

SERVICIOS ADMINISTRATIVOS Página 1 de 3

25/09/2023 FORMATO HOJA DE CONTROL DE EXPEDIENTES Clasificación de la Información: Pública Código - Regional o Sede Código - Dependencia de la Dirección General Código -Serie CódigoSubserie Nombre del Expediente Número del Expediente ÍTEM FECHA TIPO DOCUMENTAL Y ASUNTO FOLIOS TIPO DE SOPORTE UBICACIÓN DOCUMENTOS

(DD/MM/AAAA) ELECTRÓNICOS

DE AL Físico Electrónico Responsable del diligenciamiento:

Cargo:

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SERVICIOS ADMINISTRATIVOS Versión 5

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INSTRUCTIVO PAFROA RELM DAITLOIG EHNOCJIAA MDEIE NCTOON DTRE OLAL HDOEJ AE XDPEE CDOIENNTRTOELS DE EXPEDIENTES 25/09/2023

Clasificación de la Información: indispensable para la Organización de Archivos de Gestión en soporte físico, deacuerdo con el Parágrafo del Artículo 12, el cual establece: “La persona o dependencPiaú blica responsable de gestionar el expediente durante su etapa de trámite, está obligada a elaborar la hoja de control por expediente, en la cual se consigne la información DATOS DE IDENTIFICACIÓN DEL FORMATO Clasificación de la Información: una vez diligenciado el formato, se debe clasificar de acuerdo con la Tabla de Retención Documental, si la Serie o Subserie documental en la TRD es de carácter reservada, clasificada o pública, el formato de Hoja de Control, se debe modifcar en la parte superior derecha, según corresponda.

Código - Regional o Sede de la Dirección General: registre el código y nombre de la Regional o Sede de la Dirección General.

Código - Dependencia: registre el código y nombre de la dependencia o unidad administrativa de la cual dependa la oficina productora de los documentos.

Código -Serie: registre el código y nombre completo en mayúscula fija de la serie documental, de la cual va diligenciar el formato de hoja de control.

CódigoSubserie: registre el código y nombre completo con mayúsculas iniciales de la subserie documental de la cual va a diligenciar la hoja de control.

Nombre del Expediente: registre el nombre completo en mayúscula fija del expediente del cual va a diligenciar la hoja de control.

Número del Expediente: registre el número completo del expediente para las series documenttales que llevan numeración ej. Historias de Atención, Historias Laborales, Contratos, entre otros. Si no es necesario colocar número de expediente, registre N/A ÍTEM: registre de forma consecutiva el número de registros que componen la hoja de control de 1 a n

(DD/MM/AAAA): registre la fecha del tipo documental a relacionar en la hoja de control (día/mes/año), ej. (15/09/2018), se debe registrar la fecha de radicado del ICBF, sino existe radicado, se debe tener en cuenta la fecha de recibido por el área o fecha de producción del documento.

TIPO DOCUMENTAL - ASUNTO: registre el asunto del tipo documental. Ej. Memorando, carta, acta, entre otros.

FOLIOS - del : registre el número de folio con el cual inicia el tipo documental registrado.

FOLIOS - al : registre el número de folio con el cual termina el tipo documental registrado, teniendo en cuenta los anexos que conforman el documento.

TIPO DE SOPORTE: Marque con una X el soporte de cada tipología documental según corresponda UBICACIÓN DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS: Relacionar el enlace de la ubicación de la tipología documental Responsable del diligenciamiento: registre nombres y apellidos completos del colaborador que diligencia la hoja de control.

Cargo: registre el cargo del colaborador encargado de diligenciar la hoja de control, si es contratista, registre contratista.

SERVICIOSP R AO DMCE INS IO STRATIVOS PágiF V n3 ae. rP 3s 1 ió d. n eS A 5 3

FORMATO HOJA DE CONTROL DE EXPEDIENTES Clasificación de la Informaci2 ó5 n/ :0 P9 ú/2 b0 li2 ca3 C deó d laig Do i re R ce cg ióio nn Ga el no e S rae lde 73 - Regional Tolima Código - Dependencia 10700 - Centro Zonal Espinal Código -Serie 135 - HISTORIAS DE ATENCIÓN CódigoSubserie Nombre del Expediente PARAMO VELANDIA, PEDRO ELIAS Número del Expediente Registre el número completo del registro civil o tarjeta de identidad del NNA

FOLIOS TIPO DE SOPORTE UBICACIÓN

ÍTEM FECHA TIPO DOCUMENTAL Y ASUNTO DOCUMENTOS

(DD/MM/AAAA) DE AL Físico Electrónico ELECTRÓNICOS 1 15/06/2017 Petición, apertura SIM 1 2 X 2 15/06/2017 Historia de Atención, diligenciamiento formato Historia de Atención en el SIM 3 22 X 3 04/07/2017 Auto de apertura de investigación 23 23 X

4 04/07/2017 Valoración inicial de psicología 24 29 X 5 04/07/2018 Diligencia de notificación personal 30 30 X 6 05/07/2018 Memorando, autorización visitas del NNA X https://icbfgob-my.sharepoint.com/:w:/g/personal/mariad_perezg_icbf_gov_co/EQKhaDZZOn9OqFNpZA0xRj4BWBAIjm0Pw8vuBRCsH05esw?email=Luz.Arbelaez%40icbf.gov.co&e=Z0GjVO Nombres y apellidos del responsable del PEDRO PABLO MARMOL MOLINA diligenciamiento:

Cargo: Contratista