ICBF - f4.p20.abs formato lista de chequeo liquidacion de contratos v4

F4.P20.ABS

Proceso 04/11/2021

ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS Versión 4

FORMATO LISTA DE CHEQUEO LIQUIDACIÓN DE CONTRATOS Página 1 de 2

Clasificación de la Información Pública

No. AÑO

CONTRATO DIRECCIÓN REGIONAL xxxxxxxx / SEDE NACIONAL

NOMBRE O RAZÓN SOCIAL DEL

CONTRATISTA:

TOMO/ CARPETA

ÍTEM TIPO DOCUMENTAL FOLIO OBSERVACIONES Documento Documento físico - DF digital - DD LIQUIDACIÓN - REQUISITOS GENERALES Memorando dirigido por el supervisor(a) a la Dirección de Contratación/ o quien haga sus veces en la Dirección 1 regional con solicitud de trámite Relación de pagos actualizada expedida por la Dirección Financiera o quien haga sus veces en la Dirección 2 Regional 3 Certificado de existencia y Representación legal ( fecha de expedición no mayor a 30 días) 4 Informe final de supervisión debidamente suscrito - F1.P18.ABS Acta de inicio del contrato o convenio (si aplica y en caso de que el supervisor del contrato no la haya allegado al 5 expediente del contrato). En caso de que ya se haya aportado al expediente contractual señalar el tomo y la página y/o folio donde se ubica el documento. Copia de los memorandos de designación de supervisión (en caso de que no reposen dentro de expediente 6 contractual) En caso de que ya se haya aportado al expediente contractual señalar el tomo y la página y/o folio donde se ubica el documento. Copias de las actas de liquidación o actas de recibo a satisfacción de la contratación derivada ( si aplica). - En 7 caso de que ya se haya aportado al expediente contractual señalar el tomo y la página y/o folio donde se ubica el

documento. Copia certificación(es) de pago al contratista avaladas por el supervisor del contrato, acompañadas de los 8 soportes si es del caso (si aplica y si no reposan dentro de expediente contractual) - En caso de que ya se haya aportado al expediente contractual señalar el tomo y la página donde se ubica el documento.

Nota: En caso de haberse reconocido la personería jurídica por parte del ICBF, y que sea la entidad quien expida el certificado de existencia y representación legal, se deberá tener en cuenta la vigencia establecida en el certificado, y por tanto, no aplicará el término de 30 días establecido en el numeral 3.

LIQUIDACIÓN / REQUISITOS ESPECÍFICOS DE ACUERDO A LA TIPOLOGÍA CONTRACTUAL Certificado de ingreso bienes al almacén (para contratos cuyo objeto consista en la adquisición de bienes ) - En 9 caso de que ya se haya aportado al expediente contractual señalar el tomo y la página y/o folio donde se ubica el documento. Certificación del aporte en especie o contrapartida (aplica para convenios y contratos de aporte) - En caso de que 10 ya se haya aportado al expediente contractual señalar el tomo y la página donde se ubica el documento. Informe de ejecución del aporte en especie o contrapartida, si es del caso (aplica para convenios y contratos de 11 aporte, donde se encuentre pactada la obligación). En caso de que ya se haya aportado al expediente contractual señalar el tomo y la página donde se ubica el documento. Acta de entrega y recibo a satisfacción (contratos de obra). En caso de que ya se haya aportado al expediente 12 contractual señalar el tomo y la página donde se ubica el documento.

13 Anexo de notificación a la aseguradora cuando aplique ampliación de pólizas. 14 Carné diplomático vigente de quien suscribe la liquidación (aplica para convenios internacionales) Resolución de nombramiento del funcionario que suscribirá la liquidación (convenios y contratos 15 interadministrativos) 16 Acta de posesión del funcionario que suscribirá la liquidación (convenios y contratos interadministrativos) Acto administrativo que delega al funcionario para suscribir el documento, si es del caso (convenios y contratos 17 interadministrativos) 18 Copia del documento de identidad del funcionario (convenios y contratos interadministrativos) Copia de consignaciones bancarias (en caso de haber rendimientos financieros y/o reintegros por parte del 19 contratista) . En caso de que ya se haya aportado al expediente contractual señalar el tomo y la página donde se ubica el documento. 20 Constancia de cierre de cuenta bancaria, si es del caso (en caso de existir rendimientos financieros). Extractos bancarios de la cuenta donde se consignan los recursos por parte del ICBF. (en caso de existir 21 rendimientos financieros). En caso de que ya se haya aportado al expediente contractual señalar el tomo y la página donde se ubica el documento. Certificación expedida por la Dirección Financiera, donde se evidencie la consignación de los rendimientos 22 financieros y/o reintegros si es del caso. (en caso de existir rendimientos financieros y/o reintegros). Certificación expedida por la Dirección Financiera, en caso de requerirse aclaraciones de recursos liberados y/o 23 fenecidos y/o expirados. 24 Acta de entrega y recibo a satisfacción del bien inmueble (contratos de comodato y arrendamiento)

Certificación suscrita por el supervisor donde avale el paz y salvo en el pago de servicios públicos e impuestos 25 (contratos de comodato y arrendamiento)

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Clasificación de la Información Pública REQUISITOS TERMINACIÓN ANTICIPADA Y/O LIQUIDACIÒN DE CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES O DE APOYO A LA GESTIÓN 26 Solicitud por parte del contratista dirigida al ordenador del gasto con copia al supervisor del contrato. Memorando de solicitud de trámite dirigido por el supervisor a la Dirección de Contratación o quien haga sus veces 27 en la regional ( con una antelación mínima de diez (10) días a la fecha de terminación solicitada) 28 Relación de pagos expedida por la Dirección Financiera o quien haga sus veces actualizada. Formato Devolución de Bienes al Almacén F2.G2.SA y/o formato F3.G2.SA Traslado Elementos devolutivos, según 29 corresponda o en caso de no tener bienes a cargo se generará correo electrónico desde Almacén con la respectiva validación realizada en el sistema de información de inventarios. 30 Oficio y/o constancia de entrega de carné dirigido al supervisor del contrato. Oficio y/o constancia de entrega de tarjeta de acceso dirigida a la Dirección Administrativa o Coordinación 31 Administrativa en las Direcciones Regionales o quien haga sus veces. Certificación de paz y salvo expedientes en préstamo expedidos por el archivo de gestión - Dirección 32 Contratación, o quien haga sus veces en las Direcciones Regionales.

Certificación de paz y salvo expedientes en préstamo expedidos por el archivo Central, o quien haga sus veces 33 en las Direcciones Regionales. 34 Copia del F2.P2.GTI Formato Acta de entrega de copia de información (Backup) cuando aplique. 35 Certificado generado desde el Sistema Orfeo para estado trámites asignados. Informes mensuales. En caso de que ya se haya aportado al expediente contractual señalar el tomo y la página 36 donde se ubica el documento. 37 Lista de Chequeo Finalización Contrato Prestación Servicios Profesionales y de Apoyo a la Gestión F1.P25.ABS Nota: Documentos requisito para terminación anticipada y/o liquidación de contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión : En caso de no aportar los documentos relacionados en los numerales 29 a 36, el supervisor deberá justificar en la columna de observaciones la razón por la cual estos elementos no fueron asignados al contratista o no son objeto de entrega de conformidad con el trámite solicitado. Supervisor del Contrato Fecha de diligenciamiento Firma día mes año :Revisado por

Nombre Cargo Nota: Para el trámite de acta de finalización y cierre financiero aplica la misma documentación que para el trámite de acta de liquidación. La única diferencia es que el supervisor del contrato adelantará y suscribirá el acta de finalización y cierre financiero, para remitirla a revisión y posterior publicación por parte de la Dirección de Contratación o quien haga sus veces en la Dirección

Regional.