ICBF - f5.p1.sa formato de feferencia cruzada v2 0

F5.P1.SA

PROCESO Versión 2

SERVICIOS ADMINISTRATIVOS Página 1 de 3

11/02/2019 FORMATO REFERENCIA CRUZADA Clasificación de la Información:

PÚBLICA

SEDE:

CÓDIGO NOMBRE

SECCIÓN: /

SUBSECCIÓN: /

SERIE: /

SUBSERIE: /

UBICACIÓN FÍSICA DE LA CARPETA O EXPEDIENTE

Nombre Carpeta: No del expediente:

Caja: Carpeta:

DESCRIPCIÓN DEL DOCUMENTO A SEPARAR

Nombre documento: Fecha: No. Folio:

Descripción: UBICACIÓN TOPOGRAFÍCA DEL DOCUMENTO O SOPORTE CRUZADO Ubicación: Archivo Central de la Regional Guaviare, estiba en el rincon derecho del deposito, Caja 5, Carpeta 3

Estanteria: No. Folio o Posición: 30

Razón de la separación o enlace:

F5.P1.SA 11/02/2019

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SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

FORMATO REFERENCIA CRUZADA Clasificación de la Información

PÚBLICA No. de

Ítem: NOMBRE DESCRIPCIÓN DATOS DEL SOLICITANTE 1 Código y Sede: Registre el codígo y el nombre de la Dirección General, Regional o Centro Zonal.

Registre el codígo y el nombre de la unidad administrativa de mayor jerarquía, de la cual dependa la 2 Código y Sección: oficina productora. 3 Código y Subsección: Registre el codígo y el nombre de la oficina que produce la documentación. Consiganar el nombre de la serie y/o subserie documental, conforme a lo establecido en la Tabla de

4 Serie y Subserie: Retención Documental. UBICACIÓN FÍSICA DE LA CARPETA O EXPEDIENTE 5 Nombre de Carpeta: Registrar el nombre completo y legible del expediente. indicar el número completo del expediente, para las series documentales que llevan numeración, en 6 No del expediente: el caso que no contenga una numeración colocar la siguiente abreviatura N/A. 7 Caja: Consignar el número de la unidad de almacenamiento, donde se encuentra el expediente. 8 Carpeta: Consignar el número de la carpeta que fue asignado dentro de la caja. DESCRIPCIÓN DEL DOCUMENTO A SEPARAR 9 Nombre documento: Consignar el nombre del documento o soporte a separar del expediente. 10 Fecha: Registrar la fecha del documento o soporte. Indicar el número de folio que tiene asignado el tipo documenta dentro del expediente y en su lugar 11 No. Folio: se dejara el formato de referencia cruzada. Registrar en el caso de que sea un soporte diferente al papel, el tipo de soporte ( CD, DVD, Disco, Memoria USB, mapa, plano, cartilla, etc) 12 Descripción: Si los documentos presentan algún tipo de deterioro fisíco o biológico. Dado el caso que no se requiera la separación de un tipo documental, y se necesite generar un enlace sobre un documento de referencia que reposa en la carpeta principal del proceso, no se deben diligenciar los siguientes los campos del item de DESCRIPCIÓN DEL DOCUMENTO A

Nota especial: SEPARAR.

UBICACIÓN TOPOGRAFÍCA DE LA CARPETA O EXPEDIENTE DONDE SE TRASLADA EL DOCUMENTO O SOPORTE CRUZADO Describa la ubicación de forma especifica del lugar donde será almacenado el documento o soporte,

13 Ubicación: que fue objeto de separación. Consigne signatura topografíca que se asignó en la estantería del Archivo de Gestión, Central o 14 Estanteria: Historíco, a la unidad de conservación que almacena el documento o soporte que fue separado. Registrar el número de folio donde quedo ubicado el documento, dentro de la unidad de 15 No. Folio o Posición: conservación o el número de posición si es un soporte. Describir la razón por la cual se separa o enlaza el tipo o soporte documental en los siguientes casos: - Documento: Indicar la razón por la cual la hoja de referencia cruzada, remite a consultar el tipo documental en la carpeta principal. - Soporte: Indicar la razón por la cual se separa la tipología de la carpeta principal (tamaño del 16 Razón de la separación: soporte, soporte diferente a papel, contaminación biológica). Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

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Clasificación de la Información

FORMATO REFERENCIA CRUZADA PÚBLICA

SEDE: REGIONAL GUAVIARE

CÓDIGO NOMBRE

SECCIÓN: 95 / DIRECCIÓN REGIONAL GUAVIARE SUBSECCIÓN: 40 /GRUPO GESTIÓN DE RECURSOS SERIE: 30 /CONTRATOS ESTATALES SUBSERIE: 1 /Contratos de Bienes, Obras o Servicios UBICACIÓN FÍSICA DE LA CARPETA O EXPEDIENTE Nombre Carpeta: Contrato de S&S Asociados por el Mundo No del expediente: 555000

Caja: 15 Carpeta: 6

DESCRIPCIÓN DEL DOCUMENTO A SEPARAR Nombre documento: Informe de seguimiento

Fecha: 30/06/2018 No. Folio: 15-16

Descripción: 2 CD UBICACIÓN TOPOGRAFÍCA DE LA CARPETA O EXPEDIENTE DONDE SE TRASLADA EL DOCUMENTO O SOPORTE CRUZADO Ubicación: Archivo Central de la Regional Guaviare, estiba en el rincon derecho del deposito, Caja 5, Carpeta 3

Estanteria: No. Folio o Posición: 30

Razón de la separación: Se realiza la separación para la preservación del soporte magnético.

Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.