ICBF - f6.p1.sa formato unico de inventario documental v4

F6.P1.SA

PROCESO SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

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FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL

07/05/2019 Clasificación de la Información

PÚBLICA

SEDE HOJA No. DE

SECCIÓN

SUBSECCIÓN REGISTRO DE ENTRADA

OBJETO AÑO MES DIA

AAAA MM DD Fechas Número Código Nombre de la Serie, Consecutivo Extremas Unidad de Conservación Volumen de Folios de Orden Subserie o Asunto Nombre del Expediente Número Desde Hasta Inicial Final Caja Carpeta Tomo Otro Carpetas de al Soporte Notas Elaborado por: ___________________________ Aprobado por: ___________________________ Recibido por: ___________________________ Fecha: __________________________________ Fecha: __________________________________ Fecha: __________________________________ Firma: __________________________________ Firma: __________________________________ Firma: __________________________________

F6.P1.SA 07/05/2019

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FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL Clasificación de la Información:

PÚBLICA No. de

Ítem: NOMBRE DESCRIPCIÓN DATOS PARA EL ENCABEZADO 1 SEDE Registre el nombre de la Dirección General, Regional o Centro Zonal.

Registre código y nombre de la unidad administrativa de mayor jerarquía, de la cual 2 SECCIÓN dependa la oficina productora. 3 SUBSECCIÓN Registre código y nombre de la oficina que produce la documentación. 4 OBJETO Indique la finalidad del inventario documental. 5 HOJA N° Registre el número consecutivo de la hoja. 6 DE Registre el número total de hojas del inventario. 7 REGISTRO DE ENTRADAConsigne la fecha (año/mes/día) de diligenciamiento del FUID.

DATOS PARA EL ENCOLUMNADO Número de orden Registre de forma consecutiva y ascendente el número de cada uno de los registros, 8 que corresponden a las unidades documentales que se relacionan en el FUID. 9 Código Registre el código de la serie y/o subserie documental. Nombre de la serie, 10 subserie o asunto Registre el nombre de la serie y/o subserie documental tal como aparece en la TRD. 11 Nombre del expediente Registre el nombre asignado al expediente. Registre el número asignado al expediente para el caso de historias laborales, 12 Número contratos, historias de atención, entre otros. Registre el rango del número consecutivo para las series actas, resoluciones, 13 Consecutivo comprobantes de pago, notas de contabilidad, entre otros. Registre la fecha inicial y final de cada expediente, teniendo en cuenta la fecha del 14 Fechas extremas documento principal y no de los anexos, en orden de día/ mes/año. Consignar el número asignado a cada unidad de almacenamiento: Caja: consigne el número de la caja en la cual se encuentra ubicado el expediente.

Carpeta: consigne el número de la carpeta que tiene asignada la unidad de conservación.

Tomo: consigne el número del tomo (aplica para la documentación que se 15 Unidad de conservación encuentra en empastes), que tiene asignado la unidad de conservación.

Otro: consigne el número asignado a la unidad de conservación contenida en otro soporte.

Registre el número de cada unidad de almacenamiento, cuando el expediente esté 16 Volumen de carpetas conformado por varias carpetas, se describirá cada carpeta con su número respectivo y el total de carpetas que conforman el expediente 1 de 2; 2 de 2; etc.

17 Folios del - al Registre el número de folios que conforman la carpeta. Registre el soporte en el que se encuentra registrada la información (papel, 18 Soporte magnético, CD, DVD o electrónico). Diligencie esta casilla en caso que la carpeta o expediente presente alguna 19 Notas relevancia o característica que requiera aclaración. REGISTROS PARA LA DATACIÓN Registre el nombre del colaborador que elaboró el inventario documental, para el caso de transferencias primarias. 20 Elaborado por Registre el nombre del colaborador del Archivo Central que elaboró el inventario documental, para el caso de transferencias secundarias. Registre la fecha en la cual firma el inventario documental (día/mes/año). Firme con su puño y letra el inventario documental, como responsable de su elaboración. Registre el nombre del Jefe de área responsable de aprobar el inventario documental, para el caso de transferencias primarias. Para el caso de transferencias secundarias, registre el nombre del Coordinador del Grupo de Gestión Documental y/o Director Administrativo, aplica para la Dirección General; a nivel regional, registre el nombre del Coordinador Administrativo o Coordinador de Gestión y Soporte, responsables de aprobar el inventario documental. Registre la fecha en la cual el Jefe de área firma el inventario documental (día/mes/año). 21 Aprobado por El Jefe de área debe firmar con su puño y letra el inventario documental, como responsables de su aprobación (transferencia primaria). El Coordinador del Grupo de Gestión Documental y/o Director Administrativo, de la Dirección General; el Coordinador Administrativo o Coordinador de Gestión y Soporte, deben firmar con su puño y letra el inventario documental, como

responsables de aprobar el inventario documental (transferencia secundaria). Registre el nombre del responsable del Archivo Central y/o Histórico que recibe la documentación objeto de transferencia documental. 22 Recibido por Registre la fecha en la cual el responsable del Archivo Central y/o Histórico recibe el inventario objeto de transferencia documental (día/mes/año). El responsable de Archivo Central y/o Histórico, debe firmar con su puño y letra el inventario documental, como responsable de su recepción. Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente! Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

F6.P1.SA 07/05/2019

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FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL

Clasificación de la Información:

PÚBLICA

SEDE REGIONAL CÓRDOBA HOJA No. 1 DE 5

SECCIÓN 43000 REGIONAL CÓRDOBA

SUBSECCIÓN 43300 GRUPO DE ASISTENCIA TÉCNICA REGISTRO DE ENTRADA OBJETO TRANSFERENCIA DOCUMENTAL PRIMARIA 2021 AÑO MES DIA 2019 3 11 dN e ú Om rde ero n Código Nombre de la Serie, Consecutivo Fechas Extremas Unidad de Conservación Volumen de Folios Subserie o Asunto Nombre del Expediente Número Desde Hasta Inicial Final Caja Carpeta Tomo Otro Carpetas de al Soporte Notas ACTAS / Actas de Actas comité adopciones 1 2-4 Comité Regional de 1 25 02/01/2019 30/12/2019 1 1 1 de 1 1 200 Papel No se encuentra el Acta N°7

2019 Adopciones ASISTENCIA Asistencia técnica Centro 5 10/01/2019 28/04/2019 1 2 1 de 3 1 200 Papel 2 TÉCNICA Zonal Sahagún ASISTENCIA Asistencia técnica Centro 3 5 03/05/2019 26/08/2019 1 3 2 de 3 201 400 Papel TÉCNICA Zonal Sahagún ASISTENCIA Asistencia técnica Centro El folio 420 se encuentra 5 07/09/2019 28/12/2017 1 4 3 de 3 401 560 Papel 4 TÉCNICA Zonal Sahagún rasgado PROCESOS/ El folio 170 contiene un sobre 5 40-12 Apellidos, nombres NUIP o TI 17/03/2019 23/04/2019 2 1 1 de 2 1 200 Papel Procesos de Adopción con CD PROCESOS/ 40-12 Apellidos, nombres NUIP o TI 24/04/2019 23/06/2019 2 2 2 de 2 201 400 Papel Procesos de Adopción 6

Elaborado por: ___________________________ Aprobado por: ___________________________ Recibido por: ___________________________ Fecha: __________________________________ Fecha: __________________________________ Fecha: __________________________________ Firma: __________________________________ Firma: __________________________________ Firma: __________________________________ Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

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